3.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

Access是一個功能強(qiáng)大的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以組織、存儲并管理大量各種類型的信息。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)庫。

3.2.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫，首先應(yīng)根據(jù)用戶需求對數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行分析和研究，全面規(guī)劃，再根據(jù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設(shè)計規(guī)范創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。

Access創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫有兩種方法：一種是創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫，另一種是使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。

1．創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫

如果沒有滿足需要的模板，或需要按自己的要求創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，就可以創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫。空白數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)庫的外殼，沒有任何數(shù)據(jù)和對象。

創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫的操作步驟如下。

1）啟動Access，打開Access啟動窗口，如圖3-7所示。

2）在“可用模板”中選擇“空數(shù)據(jù)庫”，在右側(cè)設(shè)置數(shù)據(jù)庫文件名，單擊文件名欄右側(cè)的“瀏覽”按鈕，設(shè)置數(shù)據(jù)庫文件的存放位置，單擊“創(chuàng)建”按鈕，在指定位置創(chuàng)建一個空白數(shù)據(jù)庫。

2．使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

如果能找到接近需求的數(shù)據(jù)庫模板，則可使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，這是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建的一種捷徑。除了Access提供的本地方法創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫外，還可以利用如Office.com網(wǎng)站提供的模板，將它下載到本地計算機(jī)中，即可創(chuàng)建所需的數(shù)據(jù)庫。

使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫是在Access啟動窗口中，通過選擇“可用模板”中的“樣本模板”，在打開的可用模板中選擇接近需要的模板，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，具體操作步驟如圖3-8所示。

3.2.2 數(shù)據(jù)庫的簡單操作

1．打開數(shù)據(jù)庫

在對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作前，通常需要打開數(shù)據(jù)庫文件。在Access環(huán)境中打開數(shù)據(jù)庫的操作方法有如下幾種。

●直接雙擊要打開的數(shù)據(jù)庫文件。

●在Access環(huán)境中，單擊工具欄上的“打開”按鈕，或選擇“文件”→“打開”命令，在彈出的“打開”對話框中找到要打開的數(shù)據(jù)庫文件，單擊“打開”按鈕。

●在“開始”菜單的“Access”級聯(lián)列表中有最近操作過的數(shù)據(jù)庫，單擊可打開。

注意：在打開數(shù)據(jù)庫文件時，如果由于計算機(jī)中安裝了防病毒軟件，則系統(tǒng)提示“打開的文件會對計算機(jī)系統(tǒng)造成破壞，是否阻止時”，請單擊“否”按鈕，否則可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫非正常工作。

2．關(guān)閉數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫使用完畢后需要關(guān)閉，可采用如下幾種操作方法。

●單擊Access窗口的“關(guān)閉”按鈕。

●單擊“文件”菜單的“關(guān)閉數(shù)據(jù)庫”命令。

●雙擊數(shù)據(jù)庫窗口的“控制”按鈕。

●單擊“文件”菜單的“退出”命令。

●按<Alt+F4>組合鍵。