3.1 Access概述

隨著社會的飛速發展，在社會生活的各個領域，大量用戶都面臨著很多數據處理的問題：數據量大、需要處理的問題又多種多樣，使用大型數據庫軟件投資成本高，還需要專業人員開發，往往又不能滿足要求，因此，選擇一個簡單易用的數據庫系統工具，自行開發，Access是一個很好的選擇，尤其適合非計算機專業的普通用戶開發自己所需的各種數據庫應用系統。

Access可以高效地完成各種類型中小型數據庫管理工作，它可以廣泛應用于財務、行政、金融、經濟、教育、統計和審計等眾多的管理領域，使用它可以大大提高數據處理的效率。

3.1.1 Access的特點

Access 2010不僅繼承和發揚了以前版本的功能強大、界面友好、易學易用等優點，且在以前版本的基礎上有了巨大的變化，主要包括：智能特性、用戶界面、創建Web網絡數據功能、新的數據類型、宏的改進和增強、主題的改進、布局視圖的改進以及生成器功能的增強等方面，使數據庫應用系統的開發變得更簡單方便，同時，數據共享、網絡交流更加便捷安全。

1．完備的數據庫窗口

Access數據庫窗口由3部分組成：功能區、Backstage視圖和導航窗格。功能區中相關功能的選項卡、功能按鈕分門別類放置，用戶觸手可及；Backstage視圖是功能區的“文件”選項卡上顯示的命令集合，是基于文件操作的功能集區域；導航窗格是組織歸類數據庫對象，并且是打開或更改數據庫對象設計的區域。

2．應用主題實現了專業設計

使用主題工具可以快速設置、修改數據庫外觀，以制作出美觀的窗體界面、表格和報表。

3．更高的安全性

提供了經過改進的安全模型，該模型有助于簡化將安全性應用于數據庫以及打開已啟用安全性的數據庫的過程。其中包括新的加密技術和對第三方加密產品的支持。

4．強大的網絡功能

Access Services提供了創建可在Web上使用的數據庫的平臺。可以使用Access和SharePoint設計、發布Web數據庫，用戶可以在Web瀏覽器中使用Web數據庫。加強了信息共享和協同工作的能力。

Access提供了兩種數據庫類型的開發工具，一種是標準的桌面數據庫類型，一種是Web數據庫類型，使用Web數據庫可以輕松方便地開發出網絡數據庫。

5．新的數據類型和控件

Access新增了計算字段，可實現原來需要查詢、控件、宏或VBA代碼時進行的字段，方便了使用；多值字段，為每條記錄存儲多個值；添加了文件的附件字段，允許在數據庫中輕松存儲所有種類的文檔和二進制文件，不會使數據庫大小發生不必要的增長；備注字段，允許存儲格式文本并支持修訂歷史記錄，提供了用于選取日期的日歷。

6．強化的智能特性

Access的智能特性表現在各個方面，其中表達式生成器表現更為突出，用戶不需要花費時間來考慮有關的語法和參數問題，在輸入時，表達式的智能特性為用戶提供了所需要的所有信息。

7．更方便的宏設計

Access提供了一個全新的宏設計器，可以更加高效地工作，減少編碼錯誤，并輕松地組合更復雜的邏輯以創建功能強大的應用程序。重新設計并整合宏操作，通過操作目錄窗口把宏分類組織，使得運行宏操作更加方便。

3.1.2 Access的啟動與退出

1．啟動Access

啟動Access的方式與啟動其他應用程序的方式相同，通常有3種方式，具體如下。

●選擇“開始”菜單的“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Access 2010”命令啟動。

●桌面快捷方式啟動。

●雙擊已存在的Access數據庫文件啟動。

2．關閉并退出Access

單擊標題欄右側的“關閉”按鈕?，或選擇“文件”→“退出”命令，或按<Alt+F4>組合鍵，都可以退出Access系統。

無論何時退出Access，系統都將自動保存對數據的更改。如果在最近一次的“保存”操作之后，又更改了數據庫對象的設計，則Access在關閉之前將詢問是否保存這些更改。

3.1.3 Access數據庫的結構

現代數據庫的結構，是包含數據以及對數據進行各種基本操作的對象的集合。Access正是這樣一種結構，所有對象都存放在同一個ACCDB文件中，而不是像其他數據庫那樣將各類對象分別存放在不同的文件中，這樣做的好處是方便了數據庫文件的管理。Access中將數據庫文件稱為數據庫對象。

數據庫對象是Access最基本的容器對象，它是關于某個特定主題的信息集合，具有管理本數據庫中所有信息的功能。在數據庫對象中，用戶可以將自己不同的數據分別保存在獨立的存儲空間中，這些空間被稱為數據表。可以使用查詢從數據表中檢索需要的數據，也可以使用聯機窗體查看、更新數據表中的數據；同樣可以使用報表以特定的版面打印數據；還可以通過Web頁實現數據交換。

Access數據庫對象共有6類不同的子對象，它們分別是表、查詢、窗體、報表、宏和模塊。不同的對象在數據庫中起不同的作用，表是數據庫的核心與基礎，存放著數據庫中全部的數據；報表、查詢都是從數據表中獲得信息，以滿足用戶特定的需求；窗體可以提供良好的用戶操作界面，通過它可以直接或間接地調用宏或模塊，實現對數據的綜合處理。圖3-1為數據庫“設計”視圖窗口，其左側列出了Access數據庫的6類對象。

1．表對象

表是數據庫中用來存儲數據的對象，是整個數據庫系統的基礎。Access允許一個數據庫包含多個表，通過在表之間建立“關系”，可以將不同表中的數據聯系起來，以供用戶使用。

在表中，數據以行和列的形式保存。表中的列被稱為字段，字段是Access信息最基本的載體，說明了一條信息在某一方面的屬性。表中的行被稱為記錄，一條記錄就是一條完整的信息。

2．查詢對象

通過查詢，可以按照一定的條件或準則從一個或多個表中篩選出需要的字段和記錄，并將它們集中起來，形成動態數據集，這個動態數據集將顯示在虛擬數據表中，以供用戶瀏覽、打印和編輯。需注意的是，如果用戶對這個動態數據集中的數據進行了修改，則Access會自動將修改內容反映到相應的表中。

查詢對象必須基于數據表對象而建立，雖然查詢結果集是以二維表的形式顯示，但它們不是基本表。查詢本身并不包含任何數據，它只記錄查詢的篩選準則與操作方式。每執行一次查詢操作，其結果集顯示的總是查詢那一時刻數據表的存儲情況，也就是說，查詢結果是靜態的。

可以使用查詢作為窗體、報表和數據訪問頁的記錄源。

3．窗體對象

窗體是用戶和數據庫聯系的一種界面，它是Access數據庫對象中最具靈活性的一個對象，其數據源可以是表或查詢。可以將數據庫中的表鏈接到窗體中，利用窗體作為輸入記錄的界面，或將表中的記錄提取到窗體上供用戶瀏覽和編輯處理；可以在窗體中使用宏，把Access的各個對象方便地聯系起來；還可以在窗體中插入命令按鈕，編制事件過程代碼以實現對數據庫應用的程序控制。

窗體的類型比較多，概括來講，主要有以下3類。

●數據型窗體：主要用于實現用戶對數據庫中相關數據的操作，也是數據庫應用系統中使用最多的一類窗體。

●控制型窗體：在窗體上設置菜單和命令按鈕，用以完成各種控制功能的轉移。

●提示型窗體：顯示文字、圖片等信息，主要用于數據庫應用系統的主界面。

4．報表對象

報表是用打印格式展示數據的一種有效方式。在Access中，如果要打印輸出數據或與數據相關的圖表，可以使用報表對象。利用報表可以將需要的數據從數據庫中提取出來，并在進行分析和計算的基礎上，將數據以格式化的方式發送到打印機。

多數報表都被綁定到數據庫中的一個或多個表和查詢中。報表的記錄源來自于基礎表和查詢中的字段，且報表無須包含每個基礎表或查詢中的所有字段，可以按照需要控制顯示字段及其顯示方式。利用報表不僅可以創建計算字段，而且還可以對記錄進行分組以便計算出各組數據的匯總值。除此以外，報表上所有內容的大小和外觀都可以人為控制，使用起來非常靈活。

5．宏對象

宏是指一個或多個操作的集合，其中每個操作都可以實現特定的功能。使需要多個指令連續執行的任務能夠通過一條指令自動完成，這條指令就被稱為宏。

宏可以是包含一個操作序列的宏，也可以是由若干個宏組成的宏組。Access中，一個宏的執行與否還可以通過條件表達式予以控制，即可以根據給定的條件決定在哪些情況下運行宏。

利用宏可以簡化操作，使大量重復性的操作得以自動完成，從而使管理和維護Access數據庫更加方便和簡單。

6．模塊對象

模塊是將VBA的聲明和過程作為一個單元進行保存的集合，即程序的集合。設置模塊對象的過程也就是使用VBA編寫程序的過程。盡管Access是面向對象的數據庫管理系統，但其在針對對象進行程序設計時，必須使用結構化程序設計思想。每一個模塊由若干個過程組成，而每一個過程都應該是一個子程序（Sub）過程或一個函數（Function）過程。

需要指出的是，盡管Microsoft在推出Access之初就將產品定位為不用編程的數據庫管理系統，但實際上，只要用戶試圖在Access的基礎上進行二次開發以實現一個數據庫應用系統，用VBA編寫適當的程序是必不可少的。總而言之，開發Access數據庫應用系統時，必然需要使用VBA模塊對象。

3.1.4 Access設置

1．Access用戶界面

Access 2010的用戶界面主要由3個部件構成。

●功能區是一個包含多組命令且橫跨程序窗口頂部的帶狀選項卡區域。

●Backstage視圖：是功能區的“文件”選項卡上顯示的命令集合。

●導航窗格：是Access程序窗口左側的窗格，可以在其中使用數據庫對象。導航窗格取代了之前Access版本中的數據庫窗口。窗口具體結構如圖3-2所示。

（1）功能區

功能區是替代Access之前的版本中存在的菜單和工具欄的主要功能。它主要由多個選項卡組成，這些選項卡上有多個按鈕組。功能區選項卡含有：將相關常用命令分組在一起的主選項卡、只在使用時才出現的上下文選項卡，以及快速訪問工具欄。

其操作方式與Office 2010的其他應用程序操作相似，這里不再贅述。

（2）Backstage視圖

Backstage視圖是Access 2010中的新功能。它包含應用于整個數據庫的命令和信息（如“壓縮和修復”），以及早期版本中“文件”菜單的命令（如“打印”）。

在Backstage視圖中，可以創建新數據庫、打開現有數據庫、通過SharePoint Server將數據庫發布到Web以及執行很多文件和數據庫維護任務。

（3）導航窗格

導航窗格可用于組織歸類數據庫對象，并且是打開或更改數據庫對象設計的主要方式。導航窗格取代了Access之前版本中的數據庫窗口。

在導航窗格中，數據庫按類別和組進行組織。可以從多種組織選項中進行選擇，還可以在導航窗格中創建自己的自定義組織方案。默認情況下，新數據庫使用“對象類型”類別，該類別包含對應于各種數據庫對象的組。“對象類型”類別組織數據庫對象的方式，與早期版本中的默認“數據庫窗口”相似。

導航窗格可以最小化，也可以被隱藏，但是不可以在導航窗格前面打開數據庫對象來將其遮擋。

2．選項設置

Access安裝后，會采用系統的默認狀態，如果需要對它進行一些個性化設置，則可以通過Access的“選項”進行設置。

（1）默認文件格式的設置

Access默認的文件擴展名是ACCDB。默認的文件格式是Access 2007，如果需要更改文件的默認格式，則可以通過“Access選項”對話框來進行設置。如果采用Access 2003及以前的版本的數據庫，雖然能夠在Access 2010環境中運行，但不能向所創建的文件中添加Access2010新功能，如多值查閱字段、計算字段等。

選擇“文件”→“選項”命令，打開“Access選項”對話框，在“常規”選項卡的“創建數據庫”選項組中，既可以設置空白數據庫的文件格式，同時還可設置數據庫文件默認的保存位置，如圖3-3所示。

在此選項卡中，還可設置用戶界面和配色方案等。

（2）數據表外觀定義

在“Access選項”對話框的“數據表”選項卡中，可以定義數據表的外觀效果，如網格線顯示方式、單元格效果及默認字體等，如圖3-4所示。

（3）對象設計器定義

在“對象設計器”選項卡中，可以更改用于設計數據庫對象的默認設置。如表設計時的默認字段、文本字段和數字字段的大小等；查詢設計時，是否顯示表名稱、是否自動連接、查詢的字體等；窗體和報表等模板的使用等，如圖3-5所示。

在Access的選項設置中，還有如功能區的自定義、快速訪問工具欄的定義等，與Office的其他應用程序的定義方式相同，這里不再贅述。

3.1.5 幫助系統

任何人在學習和使用Access 2010時都會碰到問題，善于使用幫助是解決問題的好方法。系統提供了兩種幫助系統：Access幫助和在線幫助（Office Online）。

在工作窗口的右上角，“關閉”按鈕下方有一個“幫助”按鈕，單擊該按鈕或者按<F1>鍵，打開“Access幫助”窗口，如圖3-6所示。

1．幫助系統

打開幫助窗口，可以看到窗口由兩個窗格組成。左側是折疊式窗格，右側是展開式窗格，在右側窗格中展示信息。在窗格上方有一個搜索欄，在其中輸入要查找的信息，或單擊“搜索”按鈕右側的下拉按鈕，在打開的列表中將顯示搜索的歷史信息。

2．使用幫助

使用幫助的常用方法有3種。

●從目錄中，選擇幫助主題，逐步進入查看幫助內容。

●在幫助窗口的關鍵字搜索欄中輸入要搜索的關鍵詞，通過搜索找到相關的幫助信息。

●在某個對象窗口，選中要查看幫助的關鍵字，然后按<F1>鍵，打開幫助窗口，顯示搜索的幫助信息。

3．上下文幫助

上下文幫助，主要出現在表的設計視圖和宏的設計視圖。在操作過程中，通常會在設計視圖上顯示當前狀態的幫助信息。

4．示例數據庫

在Access 2010中，帶有多個示例數據庫，其中有代表性的有：羅斯文數據庫和慈善捐贈Web數據庫，它們是非常好的幫助示例。在幫助系統中，很多示例都來自于這兩個數據庫。初學者可以通過學習它，掌握Access數據庫的相關概念和Access的相關操作方法。