第二節　應用文寫作基礎知識

情境導入

“我村所屬××果蔬加工有限公司去年借助外部東風，生產一度像穿云燕子，飛向百尺竿頭……”

此段話是從××果蔬加工有限公司領導所寫的工作總結中摘錄的，這樣寫是否合適？你能說說理由嗎？

必備知識

應用文的寫作要注意把握主題、材料、結構、語言這幾個要素。掌握這些要素的要求，才能寫出主題明確、材料充實、結構嚴謹、語言簡潔的合乎應用文體要求的各種文書。

一、應用文的主題

1.主題的含義

應用文的主題就是通過文章內容所表現出來的核心思想、主要意圖、基本觀點或要說明的主要問題。

應用文的主題是應用文的靈魂，它決定著應用文質量的高低、價值的大小、社會作用的強弱。應用文主題決定材料的取舍和使用，統領文章的結構，制約語言的運用。詞語的選擇、句式的運用、表達方式的使用都受到主題的制約。

應用文的主題形成，往往是“意在筆先”，即根據應用文撰寫目的確定主題和文體，并搜集和選擇材料。

2.應用文主題的要求

寫作應用文對主題的要求：正確、鮮明、深刻、集中、新穎。

（1）正確　是指主題能反映客觀實際，符合客觀事物發展的規律，具有科學性，符合黨和國家的路線、方針、政策，有益于時，有補于世。

（2）鮮明　是指作者的基本態度、文章的基本思想十分明確，毫不含糊。對問題的認識，對事物的評價，主張什么，反對什么；應該怎樣做，不應該怎樣做；解決什么問題，達到什么目的：都要旗幟鮮明地表達出來，不能含糊其辭，模棱兩可，要用“直筆”。

（3）深刻　是在主題正確的基礎上，要有思想深度，要反映和提示客觀事物的深層本質，闡明事物之間的必然聯系，具有深刻的思想意義和豐富的內涵。

（4）集中　是指一篇文章只能有一個主題，材料的使用，謀篇布局，遣詞造句，都要為突出這個主題服務。

（5）新穎　即主題要有新意，所反映的作者的觀點、感受、主張、意見，不落俗套，不拾人牙慧，有自己的獨特性，給人以新鮮醒目之感，使人耳目一新。

3.應用文確立主題的原則

（1）工作需要和寫作目的　動筆之前，首先要考慮寫作的具體目的是什么，主題必須符合行文目的，作者在確立主題時要正確理解和深刻領會辦公意圖。

（2）符合實際，切實可行　確立主題要立足實際，要從個人、本地區、本部門的實際情況出發，只有這樣，所作的指示，所提出的意見和辦法，所總結的經驗，才能有的放矢，切實可行。

（3）以豐富、真實的材料為基礎　必須深入生活，掌握豐富真實的材料，了解全面、真實的情況，才能提煉出正確、深刻的主題。

4.表現主題的方法

（1）顯現法　又叫直接法，它是在文章的某一部位，用明確而簡練的語言，直截了當地把主題表述出來。應用文大都采用這種方法。常見的有以下幾種方式。

①標題明旨，就是在標題中直接點明主題。

②開宗明義，就是開門見山，在開頭部分亮出觀點、點明主題，給人以鮮明的印象，然后再逐步展開闡述。

③文中點旨，就是在行文中，當敘述或議論到一定程度的時候，在主體部分自然引出主要論點或中心思想。

④篇末結意，就是在文章結尾處，用簡明扼要的文字歸納出主題，加深讀者的印象。

表明主題有時需要幾種方法綜合運用。大多數的應用文，常常是開頭點題，結尾重復強調，做到上下呼應，首尾圓合。

（2）對比法　又叫比較法，是通過文章不同側面或不同性質內容的對比來揭示主題，主要有下面兩種方法。

①抑揚法，指對于要表現的人、事、物采用有揚有抑的方法，形成鮮明的對比，以突出主題。

②疏密法。疏，指疏筆，即略寫；密，指密筆，即詳寫。通過略寫和詳寫的鮮明對比，使文章主次分明，中心突出。凡與主題關系密切，就詳寫；與主題關系不大，就略寫。

二、應用文的材料

1.材料的含義

材料，是指作者為完成文章的寫作，體現自己的寫作意圖和目的，從實際工作、學習、生活中搜集到的或寫入文章中的一系列事實根據和理論根據，如人物、事件、數據、例證、原因、道理等。它包括作者在寫作之前搜集積累的原始材料和經過作者選擇提煉后寫進具體文章中的材料。

材料是寫作活動的基礎，是構成文章的一個基本要素，應用文寫作的過程，就是作者將各式各樣的原始材料進行分析、提煉、綜合加工的過程。有了切實、充分、具體的材料，構思才有依托，剪裁加工才有對象，寫作活動才得以進行。

2.材料的采集

（1）材料的采集要求　首先是全面，著眼于一個“博”字；其次是深入，著眼于一個“透”字；第三是細致，著眼于一個“細”字。

（2）材料的采集方法

①觀察，是作者憑借自己的感覺對對象進行有目的、有計劃、比較持久的感知，記錄所得的材料。這是取得第一手材料的主要途徑。

②體驗，即置身于對象所處的環境之中，用整個身心去感受。其價值在于它的“親歷性”。通過體驗，獲得切身感受，以積累素材。

③調查訪問，即通過向知情人、有經驗的人詢問以了解真實情況，獲得材料。可以采用開座談會、個別訪問、現場了解、蹲點調查、問卷調查等方法，有目的、有計劃地采集第一手和第二手的材料。

④閱讀觀聽，就是從各種文獻、音像資料中獲取材料。通過廣泛的閱讀視聽，可以掌握大量的知識與信息，從而進行比較、分析、歸納，提煉出正確的決策或論題。

⑤計算機檢索，是當今最便利、最普遍的采集材料的方法。通過計算機網絡，可以在很短時間內比較容易地調用所需材料，而且收集保存也極為方便。

3.材料的選擇

材料的選擇要掌握以下原則。

（1）符合文章主旨　凡是與主題有關，并能很好表現主題的材料，就選用；凡是與主題無關或似是而非的材料，就舍棄。對已經選定的材料，根據主題需要決定詳略。

（2）真實　要確有其人，確有其事，符合實際情況，不能杜撰，也不能夸大或縮小，引文也必須認真核對，不能出錯。

（3）典型　指材料所具有的代表性和普遍意義，能起到以少勝多，以一當十的作用。選材貴在精，精就精在“典型”上。

（4）新穎　一是新近發生的別人未曾使用過的、鮮為人知的材料，如新人、新事，新方針、政策，新的統計數字，新成果，新發生的問題等；二是雖為人知，卻因被變換角度而具有新意的材料。

4.材料的使用

選好材料之后，要正確使用，應注意以下幾方面。

（1）量體裁衣，決定取舍　所謂取舍，針對的是一些法規性、指令性文書，多數材料只是作為寫作的依據，不進入正文，雖然通過了挑選，但實際寫作過程中還是要舍的。“量體裁衣”，是根據文章體裁不同，對選定的材料進行不同的剪裁加工。

（2）主次分明，詳略得當　使用材料時，能直接說明和表現主題的，應置于主要核心地位；配合或間接說明、表現主題的，應置于次要地位。兩者是“紅花”與“綠葉”的關系。核心材料，要注意詳盡；過渡材料、交代性材料，要相應從略；讀者感到生疏或難以把握的材料應詳，讀者所了解或容易接受的材料可從略。

（3）條理清晰，排好順序　對已選定的材料，應根據事物發展的過程、人們的認識規律或材料之間的邏輯關系排好順序，將各種不同類型的材料合理搭配，有條不紊地寫出來。

大多數應用文，是選擇若干材料，從不同角度、不同層次，闡明主題。寫作過程中，將同類型的材料結合使用，可以優勢互補，提高整體表達效果。常用的結合方式有：理論材料與事實材料結合；具體材料與概括材料結合；文字材料與數字材料結合。

三、應用文的結構

1.結構的含義

結構是指文章內部的組織和構造，是作者按照主題的需要，對材料所進行的有機組合和編排，又稱謀篇布局。文章的結構具有兩重含義：一是宏觀結構，即文章的總體構思、大體框架；二是微觀結構，即對文章的層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。

2.結構的作用

（1）使文章言之有體　“體”指體裁。應用文在長期的寫作實踐過程中，大都形成了比較固定的結構形態，也叫程式。

（2）使文章言之有序　“序”指條理。合理安排結構，就是根據一定的思路，將零散的材料組織起來，使之條理清楚，成為一個有機的整體。

（3）使文章言之成文　通過精心安排結構，可以增加文章的文采，從而增強其可讀性。

3.安排結構的原則

（1）要服從表現主題的需要　主題是作者的寫作目的、意圖的體現，結構必須服從主題的需要，為表現主題、突出主題服務。例如怎樣安排開頭與結尾、怎樣劃分層次與段落、怎樣設置過渡與照應、怎樣確定主次與詳略等，都要圍繞主題進行。這樣，才能使文章組成一個嚴謹周密、內容形式統一的有機整體。

（2）要正確反映客觀事物的發展規律和內在聯系　應用文是對現實生活、客觀事物的反映，客觀事物總有一個發生、發展、結局的過程，作者對它的認識也遵循一定的規律。這種規律性，也就表現為文章結構的基本形式。

（3）要適應不同文體的要求　文體不同，結構的樣式和要求也會不同。應用文不同于文學作品，不同類型的應用文體結構方式也存在著區別。

4.結構的要求

（1）嚴謹自然　指文章結構嚴密，順理成章。要求作者思路清晰，思維嚴密，以主旨貫穿全文始終，不枝不蔓。層次段落的劃分要恰當，組織嚴密，聯系緊湊，脈絡暢通，行止自如。過渡和照應要自然，不能刻意地雕鑿，更不能牽強拼湊。

（2）完整勻稱　指文章各部分要配置齊全，比例協調，詳略得當，完整合理，重點突出，符合格式要求。如文章一般都有開頭、主體和結尾三部分，三部分比例要協調，主體要內容充實，不能虎頭蛇尾或尾大不掉；對并列內容的處理，要注意處理好詳寫和略寫的關系，以保證結構的完整和勻稱，使之渾然一體。

（3）清晰醒目　大多數應用文不要求行文曲折波瀾，而要求綱舉目張、清晰醒目，以便讀者把握要領或貫徹執行，所以常采用加小標題、寫段首提要、條目式等形式。這在一些法規性文體中最為明顯。

5.結構的內容

（1）層次與段落　層次是文章中作者表達主題的階段和順序，是文章內容展開的次序；層次體現了事物發展的階段，是問題的各個側面和作者思維的過程，又稱為意義段、邏輯段、章、節等。段落，又稱自然段，是組成文章、表達思想最基本、相對獨立的最小單位；段落的形式是層次的再分割，是文章意思的間歇或轉換，以換行為標志。兩者有明顯的區別，層次側重于內容的劃分，段落側重于文字形式的表現。有時一個段落恰好是一個層次，有時幾個段落表現一個層次或一個段落內有幾個層次。安排層次有兩種模式。

①縱式，即思路縱向展開的結構方式。具體有兩種類型：時間順序式和邏輯順序式。前者是按照事物的生產流程、事情或事件的發展過程或時間的先后順序安排層次。需要注意的是，采用這種結構方式，不能事無巨細地記流水賬，要抓住事物發展的關鍵環節。邏輯順序是按照事理內在的邏輯順序安排層次。這種邏輯關系表現為：現象—本質，原因—結果，宏觀—微觀，個別—一般等。按照這樣的關系先后為序、環環相扣、層層遞進地安排結構，就是邏輯順序。

②橫式，即思維橫向發展的結構方式。表現在形式上，它是把整體劃分為若干相對的層次，各層次之間互不交織、平等并列，從不同方面和角度共同揭示了事物的整體面貌和主旨，或按照空間方位的變換，或按照材料的不同性質和類型，或按照問題的不同側面等。這種結構形式，在應用寫作中運用很廣泛，述職報告、調查報告、總結等均可采用。

（2）過渡與照應　過渡是指層次或段落之間的銜接與轉換，在文章中起著承上啟下、穿針引線的作用。照應是指文章內容的前后呼應和關照，可以使文章結構周密嚴謹，渾然一體，還能使某些關鍵內容得到強調，突出主題。

一般情況下，內容由總到分或由分到總、意思轉換以及表達方式變化時，需要安排過渡。過渡的形式有段落、句子或詞語。如上下文空隙大，轉折也很大，常用過渡段。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此通告如下”“現將有關事項告知如下”“為此，特制定本條例”等作過渡。在意思轉折不大的情況下，多用關聯詞，如“因為”“所以”“但是”等作為過渡詞。

在應用文中，常用的照應方法有以下幾種。

①首尾照應，即在文章的結尾處，把開頭交代的事或提出的問題再次提起，有的進一步加以概括、歸納、補充，如論文、總結、調查報告等。

②文題照應，即指在行文中時時照應標題，對主題加以強調、提示。如大多數公文標題中都包含著“事由”，文章內容自然要與標題相照應。

③文中照應，即文章自身前后內容間的照應，如某些細節和問題在行文中不斷被提起，這樣能強化印象，更好地實現作者的表達意圖。

（3）開頭與結尾　開頭是全篇文章的第一步，可以起到統領全篇、展開全文的作用。

常見的開頭方式有以下幾種。

①目的式，就是將寫作的目的和意義直接說明。一些公文常用這種方式，常用介詞“為”“為了”領起下文。

②根據式，就是開頭闡明撰文的根據，或引據政策法令和規定指示，或引述全文，或引據事實和道理，常用“根據”“按照”“遵照”等領起下文。

③原因式，就是以交代行文的緣由作為開頭，常用“由于”“因”“鑒于”等引出原因或簡述某種情況作為原因，再引出寫作目的。

④概述式，就是在開頭部分對文章內容的背景、基本情況、主要內容加以概述。采用這一方式，能起到提綱挈領的作用。

⑤結論式，就是將結論、結果先作交代，再由果溯因。

⑥提問式，就是開篇提出問題，然后引起下文，常見于調查報告的寫作。

⑦引述式，常用于有具體規定格式的文體中，如“合同”，或引述下級來文、上級指示精神，或有關政策法規，以此作為撰文的依據。如批復、函等常用這種方式。

結尾是全文的收束和結局，能幫助讀者加深認識，把握全篇，達到預期的寫作目的。應用文的結尾講究言盡意盡，不留“余味”，不添“蛇足”，更不能草率。

常見的結尾方式有以下幾種。

①自然收尾式，就是在主體部分寫完之后，事盡言止，自然收結。

②總結歸納式，指在主體寫完后，對全文的主旨進行簡要的概括，總結全文。

③強調說明式，是在應用文的結尾處，對全文的主旨意義、重要性進行強調，以引起讀者的注意。

④希望號召式，就是在結尾部分提出希望，發出號召，展望未來，以鼓舞斗志。

⑤補充說明式，對與主體內容有關但性質不同的問題或事項作補充交代和說明，以保證內容的完整性，如公文結尾交代施行日期、執行范圍、傳達對象、與該文規定不符的原有規定如何處置等；有的結尾處說明尚未解決而應另作討論的問題。

⑥專門結尾用語式，就是在結尾處，采用特定的用語結束全文。

四、應用文的語言

寫作應用文要從以下幾個方面注意語言的表述。

1.準確

準確，就是要正確地、恰當無誤地表達出所要表達的內容，用詞用語含義清楚，概念恰當明確，不產生歧義，不引起誤會，無溢美之詞，無隱惡之嫌。

要做到語言準確，必須要把握詞語的分寸感和合適度。特別是要區分同義詞、近義詞在適用范圍、詞義輕重、搭配功能、語體雅俗、詞性差別等方面的細微差別。

要做到語言準確，還要注意語意鮮明，不能模棱兩可，含糊其辭，以免產生歧義，延誤工作。如“大致尚可”“有關部門”“條件許可時”“事出有因，查無實據”等表達含糊的詞應謹慎使用。

2.簡明

簡明，指文字的簡潔、明白，用較少的文字清楚表達較多、較豐富的內容，要“有話則長，無話則短”。要做到簡明，首先要精簡文意，壓縮篇幅，突出主干，把無關或關系不大的內容刪去。其次要反復錘煉，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語，適當使用縮略語。第三，要推敲詞語，錘煉句子，一句話就能說明白的不用兩句話，一個詞能概括清楚的不用兩個詞。恰當地運用成語、文言詞語等，也有助于語言的簡明。第四，要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句。應該指出的是，“簡”要得當，不能茍簡，要以不妨礙內容的表達為前提，絕不能為簡而生造詞語、亂縮略、濫用文言，不能讓人不明白或產生歧義，引起誤解。

3.平實

應用文是為解決實際問題而寫的，它的語言重在實用。一個字、一句話，往往至關重要。為了便于讀者理解，應用文語言應力求平實。行文時多用平直的敘述，恰當的議論，簡潔明了的說明。比如公文，它具有行政約束力和法定的權威性，因此，用語必須樸素、切實，不能浮華失實，不能亂用形容詞或俚俗口語。

4.得體

應用文實用性強，講究得體。一方面要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，保持該文體的語言特色。如公文宜莊重，調查報告須平實，學術論文應嚴謹，社交文書需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語言，使用說明書則需具體實在，商業交際文書要委婉，合同書則要精確等。另一方面要考慮作者自己的身份，閱讀的對象，約稿的單位，行文的目的，甚至與客觀環境的和諧一致，恰如其分。比如需要登報或張貼的，語言要通俗易懂；需要宣讀或廣播的，語言應簡明流暢、便于朗讀；書信的寫作，要根據遠近親疏、尊卑長幼的關系使用相應的語言；公文的寫作要根據不同文種和行文關系而使用相應的語言，否則就不得體。總而言之，作者應有針對性地運用得體的語言取得最佳的表達效果。

五、應用文慣用語匯

應用文慣用語匯是寫作實踐的產物，是應用寫作中常用的習慣用語，這種語言已經約定俗成，得到廣泛的認可。學習掌握這種語言的關鍵是表達要簡明而又合乎規范。應用文慣用語匯根據功用不同，可大致分為下列幾類。

（1）起始用語　根據、按照、依照、茲、茲因、茲定于、為了、關于、鑒于、由于、據核實。

（2）稱謂用語　本、我、貴、你、該、本公司、我廠、我單位、你、你局、你公司、貴公司、該項目、該產品。

（3）遞送用語　報、呈、送、發、頒發、下達、印發。

（4）經辦用語　茲經、業經、已經、即經、前經、業已、報經、經由、未經。

（5）引敘用語　悉、收悉、近悉、欣悉、驚悉、近接、現接、鑒于。

（6）期請用語　即請查照、希即遵照、希、希予、望、希望、請、擬請、懇請、特請、務請、務希、如蒙、勿誤。

（7）祈使用語　著、著令、特命、交辦、試辦、責成、令其、毋違。

（8）謙敬用語　請、承蒙、惠允、惠示。

（9）時限用語　當即、立即、從速。

（10）表態用語　照辦、同意、可行、不宜、不予、不可、不同意、遵照執行、擬同意、擬原則同意。

（11）征詢用語　當否、可否、妥否、是否可行、是否妥當、是否同意。

（12）期復用語　請批示、請批復、請復、盼復、請告知、請批轉、請審核。

（13）回復用語　此復、特此批復、特此函復、收悉。

（14）結尾用語　為要、為盼、為荷、特此函達、特此證明、此致、致謝、特此通知。

思考題

1.應用文的材料選擇有哪些原則？

2.應用文的開頭和結尾分別有哪些方式？