1.1 公文的特點與作用

黨政機關公文有其獨特的特點和作用，熟悉這些特點和作用，可以更好地了解公文，更好地為實際工作服務。

1.1.1 公文的特點

黨政機關公文的特點主要體現在權威性、規范性、可靠性、特定性、實用性、公務性、政策性、時效性等幾個方面。

1．權威性

黨政機關公文是為表達意志、處理公務等工作活動而擬定的，是各級黨政機關處理公務、開展工作、管理國家的法定依據，要想實現這些目的，公文就必須具有權威性。

2．規范性

黨政機關公文從起草到成文，再到收發、傳遞、執行、立卷、歸檔、銷毀等各個階段，都要遵循一定的規范化制度。同時，每一種公文都有其特定的格式，包括文體、結構、用紙尺寸、文件標記等都有統一規定，每種公文只適用于特定的范圍，用來表達特定的內容，這些都是其規范性的體現。而隨著社會和科技的發展，黨政機關公文的標準化和處理的現代化也變得更為重要，公文格式也有更加嚴格的規定，這都對規范性提出了更高的要求。

3．可靠性

可靠性即真實性，指的是黨政機關公文涉及的事實以及所引用的材料和數據都必須真實可靠，不得有任何虛假和錯漏。公文寫作一定要核準事實和數據，確保材料的可靠性和內容的真實性。

除數據材料要真實可靠以外，黨政機關公文在方針政策上也應該真實可靠。制定方針政策時，要在遵循事物發展規律的基礎上，根據客觀實際的需要，確立明確的寫作目標，科學地擬定相關方針政策。

4．特定性

黨政機關公文的特定性包括特定的作者、特定的讀者和特定的處理程序。

（1）特定性首先是指黨政機關公文的作者是特定的，即必須由法定的作者擬訂和發布，這和文學作品的作者沒有特殊限定是有區別的。黨政機關公文的法定作者是指依據法律法規成立的，能以自己的名義行使其法定權利和擔負義務的機關、組織或相應的法定代表人。也就是說，有權利進行公文寫作的社會組織，必須依照法律在有關政府部門登記注冊。

（2）黨政機關公文的讀者，即行文對象也有特定性。不同公文的讀者會有所不同，這是由黨政機關公文自身具有的特定功能決定的。如在公文格式要素中的“主送機關”“抄送機關”等，就是為了指定目標讀者而對黨政機關公文所做的格式設置。

（3）黨政機關公文的處理程序也是特定的，其處理質量、過程和處理結果直接關系到國家利益和廣大人民群眾的切身利益，這就決定了黨政機關公文的處理程序具有高度的政治性、權威性、周密性和機密性，它的處理過程必須履行法定的程序。

5．實用性

黨政機關公文是用來處理公務的文書，必須根據現實需要、針對實際問題而制發，要有明確的寫作目的。公文的制發要求深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是、認真負責，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，行為要少而精，注重效用。

另外，黨政機關公文的制發是為了解決現實生活中出現的問題和矛盾，也是黨政機關傳達意圖、頒布法規、進行政治活動、商務活動和經濟活動的工具，這就更加要求公文要有實用性，能夠解決實際問題，能夠在各種公務活動中真正起到作用。

6．公務性

黨政機關公文的公務性，指的是公文以處理公共事務為內容，即公文的內容反映和傳達的是社會組織的公務信息。

7．政策性

黨政機關公文是黨政機關行使管理職能、辦理具體事務的重要工具，是維護和發展社會主義制度、建設物質文明和精神文明的保障。各級黨政機關制發的公文都必須用來貫徹執行黨和國家的有關政策，執行國家的法律法規。因此其具有明顯的政策性，是一種觀點鮮明，且嚴肅鄭重的文體。

8．時效性

時效性即時間性。黨政機關公文是各級黨政機關在進行各種活動時形成的，是解決問題的一種手段，因此每一份公文都有具體的擬定目標和公務職能，這就要求公文在處理公務、解決問題時要迅速、及時，因此黨政機關公文必須具有一定的時效性。如公文中明確規定的生效時間，或未明確規定而是以成文日期作為生效時間的格式就體現了它的時效性這一特點。

1.1.2 公文的作用

黨政機關公文是各級黨政機關單位的工具，是將相關單位的工作思路、想法或措施等轉換為實際行動的橋梁，它的作用體現在以下幾個方面。

1．領導和指導作用

黨政機關公文雖然種類繁多，但共同點是都體現了黨和國家的意志，是黨政機關進行管理的工具。上級機關通過制發公文，傳達黨的路線、方針、政策，頒布國家的法律法規，組織開展各種公務活動，責成下級機關嚴格按照所發公文的要求，采取切實有效的措施予以貫徹落實。當然，上級機關制發的公文不一定都具有指令的性質，有的只對本行業、本系統的業務工作提出原則性的指導意見，要求下級機關結合本地區、本部門的實際情況，創造性地貫徹執行。但無論哪種情況，公文一經擬定與下發，無論是各個下級行政機關還是企事業單位，都必須嚴格執行公文規定。如果脫離了公文的這種作用，管理工作就會無章可循，變得混亂不堪。

2．規范和約束作用

黨政機關使用的公文中，有些是用來頒布行政法規、發布各種命令或制定法律的，如命令（令）、通告、通知等，這類公文是一定范圍內人們行動的準則或行為的規范，具有明顯的規范和約束作用，一旦制發生效，就必須遵照執行，不得違反。黨和國家會通過強制手段保證公文的執行，維護它的權威，使其真正起到規范和約束的作用。

3．組織和協調作用

黨政機關公文是黨和國家、各單位制訂計劃和決策并進行傳達、實施的載體，這些計劃和決策依附公文而進一步轉化為具體的執行過程。如通過命令（令）、意見、決議等公文對下級工作進行組織并提出具體實施要求；通過請示、報告對上級的工作計劃、意圖進行深入的了解與掌握，從而有利于自身活動的組織與督促等。

公文的協調作用主要是指調整與改善各個黨政機關、各個部門以及各個社會團體之間的關系，使之協調、有序，最終使各項工作順利開展，各種管理工作有條不紊地進行。如通過制定決議、決定來規范協調人們的活動；通過頒布法令來糾正不良的行為；通過制定條例、規定來約束與調節人們的規范等。黨政機關公文的這種協調作用，能使黨和國家、企事業單位以及社會組織齊心協力來完成各種工作。

4．宣傳和教育作用

要想使黨和國家的路線、方針及政策順利及時地貫徹實施，除了黨和國家制定的路線、方針正確，符合廣大人民群眾的利益外，還要以某種形式進行宣傳，這就要用到黨政機關公文。黨政機關制發的許多重要公文，在做出工作部署，提出貫徹要求的同時，往往要分析國際國內形勢，闡明黨的理論、路線、方針、政策和國家的法律法規，對廣大干部群眾進行宣傳教育，以便統一思想認識，增強貫徹執行的自覺性。一些公文，如表彰性或批評性的通告，就是為了達到宣傳教育的目的所制發的，其宣傳教育作用更為突出。

另外，黨和國家的各級機關會制定一部分可以對廣大干部群眾進行思想教育的公文，用來加深人們的認識，提高人們的覺悟，增強人們建設中國特色社會主義的信心以及調動建設中國特色社會主義的積極性，這也是黨政機關公文教育作用的體現。

5．溝通和聯系作用

各級黨政機關要通過制發公文來聯系和商洽工作，傳遞和反饋信息，介紹和交流經驗，因此公文是各單位之間進行溝通與聯系非常有效的紐帶。如公告、通告、通知、通報、報告、請示、函等公文都具有溝通交流的作用，可以增強各個機關單位之間的聯系，既方便上情的下達，也方便下情的上報。有了公文這種交流與溝通的橋梁，各級黨政機關、企事業單位和社會組織都能做到互相溝通、互相了解，可以更好地進行配合協作，有利于各項工作的開展。

6．依據和憑證作用

黨政機關公文作為處理公務的專門文書，反映了發文機關的意圖，具有法定效力，是收發機關做出決策、處理問題、開展工作的依據和憑證，黨政機關公文的時效性本身也是進行各種公務活動的依據。歸根結底，黨政機關公文負責公務活動的記錄，就是公務活動的憑證。如上級機關制發的決議、決定、通知等，是下級機關組織開展工作的依據和憑證；下級機關制發的請示、報告等，是上級機關制定決策、指導工作的依據和憑證；平級或不相隸屬機關制發的各種函件，則是雙方交流情況、洽談工作的依據和憑證。

當然，公文在完成使命后會進行整理歸檔，這也為今后的各項工作起到記載、憑證與參考的作用。