2.1 Access 2013概述

Microsoft Office Access是由微軟發布的關系數據庫管理系統，它結合了MicrosoftJet Database Engine和圖形用戶界面兩項特點，是Microsoft Office的系統程序之一。

2.1.1 了解Access數據庫

數據庫是一種用于收集和組織信息的工具，它可以存儲有關人員、產品、訂單或其他任何內容的信息。許多數據庫剛開始時只是文字處理程序或電子表格中的一個列表。

1．Access數據庫概述

Access數據庫是Microsoft公司于1994年推出的微機數據庫管理系統。它具有界面友好、易學易用、開發簡單、接口靈活等特點，是典型的新一代桌面數據庫管理系統。其主要特點如下。

?完善地管理各種數據庫對象，具有強大的數據組織、用戶管理、安全檢查等功能。

?強大的數據處理功能，在一個工作組級別的網絡環境中，使用Access開發的多用戶數據庫管理系統具有傳統的xBASE（DBASE、FoxBASE的統稱）數據庫系統所無法實現的客戶服務器(Cient/Server)結構和相應的數據庫安全機制，Access具備了許多先進的大型數據庫管理系統所具備的特征，如事務處理/出錯回滾能力等。

?可以方便地生成各種數據對象，利用存儲的數據建立窗體和報表，可視性好。

?作為Office套件的一部分，可以與Office集成，實現無縫連接。

?能夠通過發布數據，實現與Internet的連接。Access主要適用于中小型應用系統，或作為客戶機/服務器系統中的客戶端數據庫。

2．Access數據庫用途

Access數據庫的用途非常廣泛。不僅可以作為個人的RDBMS（關系數據庫管理系統）來使用，而且還可以用在中小型企業和大型公司中來管理大型的數據庫。

?個人的RDBMS Access是家用計算機中管理個人信息的出色工具。可以使用它來創建一個包含所有家庭成員的姓名、電子郵件、愛好、生日、健康狀況等信息的數據庫。

?小型企業中的數據庫 在一個小型的企業或者學校中，可以使用Access簡單而強大的功能來管理運行業務所需要的數據。

?大型公司中的數據庫 Access在公司環境下的重要功能之一就是能夠鏈接工作站、數據庫服務器或者主機上的各種數據庫格式。

?大型數據庫解析 在大型公司中，Access特別適合創建客戶機/服務器應用程序的工作站部分。

2.1.2 Access 2013新增功能

Access 2013主要增強了“應用程序”這一功能，Access Web應用程序是用戶在Access中生成，然后在Web瀏覽器中作為SharePoint應用程序使用并與他人共享的一種新型數據庫。

1．構建應用程序

用戶可以使用SharePoint服務器或Office 365網站作為主機，來生成一個完美的基于瀏覽器的數據庫應用程序。啟動Access 2013組件，然后在啟動屏幕上，選擇【自定義Web應用程序】選項即可。

2．新增表模板功能

Access 2013為用戶新增了表模板功能，用戶可使用預先設計的表模板將表快速地添加到應用程序中，另外，如果需要跟蹤任務，則需要搜索任務模板并單擊需要的模板。

如果用戶看到模板旁邊有多表指示符，則表示Access將同時添加常用的相關表，以便用戶可以從真正的“關系數據庫”開始處理數據。另外，Access將為每個表創建視圖，以顯示相關表的數據。

3．新增外部數據功能

在Access 2013中，用戶可以從Access桌面數據庫、Microsoft Excel文件、ODBC數據源、文本文件和SharePoint列表導入外部數據。

4．啟動應用程序功能

當用戶完成設計后，無需查找兼容性檢察器或單擊“發布”按鈕，只需執行【啟用應用程序】命令，即可激活應用程序。

5．自動創建用戶界面

用戶在自定義Access應用程序時，無需構建視圖、切換面板和其他用戶界面（UI）元素，系統會自動將每個表的視圖顯示在頂部，將表名稱顯示在窗口的左邊緣，而且所有應用程序的導航結構都相似，方便用戶對應用程序的操作和自定義。

除此之外，每個內置的視圖均具備一個包含添加、編輯、保存和刪除項目按鈕的操作欄，以方便運行構建的任何自定義宏。

另外，應用程序還允許用戶通過拖放控件的方法，來自定義布局。用戶只需將某個控件拖放到所需移動的位置，其他控件會自動移開并預留出相應的空間。

6．處理相關數據的新控件

應用程序中的相關項目控件，提供快速列出和匯總相關表或查詢中的數據的方法，用戶只需單擊項目便可打開該項目的詳細信息視圖。

而自動完成控件是一個組合框，其工作原理類似于即時搜索框，它可以從相關表中查找相應數據。

除了自動完成控件之外，應用程序還內置了鉆取按鈕，運用該按鈕可以幫助用戶快速查看相關項目的詳細信息。

7．權限改進

Access 2013改進了應用程序的權限功能，以幫助用戶更好地控制修改應用程序的使用者。SharePoint附帶了設計者、創作者和讀者3個默認權限級別。目前，只有設計者能夠對視圖和表作出設計更改。創作者可更改數據，但無法更改設計；而讀者只可讀取現有數據。

8．打包和分發應用程序

Access應用程序可另存為包文件，然后將其添加到用戶的企業目錄或Office應用商店。而在Office應用商店中，既可以免費分發上傳的應用程序，又可以收取一定的使用費用。

2.1.3 Access 2013工作界面

Access 2013為用戶提供了一個新穎、獨特且簡易操作的用戶界面。其工作界面與Office其他組件的工作界面大致相同，也是由標題欄、功能區、狀態欄等組成的。

1．標題欄

標題欄由Access標志、快速訪問工具欄、文檔名稱欄和窗口管理按鈕4部分組成。

雙擊Access標志，可立刻關閉所有Access窗口，退出Access程序，而單擊或右擊Access標志后，用戶可在彈出的菜單中執行相應的命令，以管理Access程序的窗口。

快速訪問工具欄是Excel提供的一組可自定義的工具按鈕，在默認狀態下，其中包含了【保存】、【撤銷】、【恢復】和【自定義快速訪問工具欄】等按鈕。用戶可單擊【自定義快速訪問工具欄】按鈕，執行【其他命令】命令，將Excel中的各種預置功能或自定義宏添加到快速訪問工具欄中。

2．選項卡

選項卡欄是一組重要的按鈕欄，它提供了多種按鈕，用戶在單擊該欄中的按鈕后，即可切換功能區，應用Access中的各種工具。另外，當用戶雙擊選項卡名稱時，可隱藏或展開選項組。

3．選項組

選項組集成了Access中絕大多數的功能。根據用戶在選項卡欄中選擇的內容，功能區可顯示各種相應的功能。

在功能區中，相似或相關的功能按鈕、下拉菜單以及輸入文本框等組件以組的方式顯示。一些可自定義功能的組還提供了擴展按鈕，輔助用戶以對話框的方式設置詳細的屬性。

4．導航窗格

當用戶打開數據庫或創建新數據庫時，數據庫對象的名稱將顯示在導航窗格中。導航窗格取代了早期版本的Access中所用的數據庫窗口。用戶可通過單擊【百葉窗開/關】按鈕，來展開或隱藏導航窗格。

5．選項卡式文檔

在Access 2013數據庫中，可以用選項卡式文檔代替重疊窗口來顯示數據庫對象。

用戶可通過執行【文件】|【選項】命令，來啟用或禁用選項卡文檔的顯示。

6．記錄導航按鈕

記錄導航按鈕，主要用于查看文檔中的記錄內容，包括第一條記錄、上一條記錄、當前記錄、下一條記錄、尾記錄和新（空白）記錄等按鈕。

7．狀態欄

狀態欄可顯示當前所使用的視圖模式，以及Access中可切換的視圖模式、啟用Num Lock時的數字模式。

在狀態欄的自定義區域內，用戶可右擊，在彈出的菜單中選擇相應的選項，即可自定義狀態欄。

2.1.4 Access 2013中的對象

Access數據庫是一個簡單、可視化的數據庫操作系統，一切數據庫操作功能，幾乎都可以通過界面進行操作。但是要實現數據操作的具體功能，則需要通過選擇數據庫相應的對象，來進行操作。

1．表對象

該對象是整個數據庫中的基礎。它主要用于存儲用戶需要的數據信息，也可以說是數據的容器。

表包含有關特定主題（如產品名稱）的數據，表中的每條記錄包含關于某個項目（如特定的產品）的信息。記錄由字段（如產品編號、單位和單價）組成，而記錄和字段通常也分別稱作行和列。

數據庫可以包含許多表，每個表用于存儲有關不同主題的信息。另外，每個表可以包含許多不同類型的字段，包括文本、數字、日期和圖片。

2．查詢對象

查詢是對數據結果、數據操作或者這兩者的請求。可以使用查詢回答簡單問題、執行計算、合并不同表中的數據，甚至添加、更改或刪除表數據。

例如，執行【創建】|【查詢】|【查詢設計】命令，在彈出的【顯示表】對話框中，選擇所需添加的表，單擊【添加】按鈕。

然后，在【產品編號】列的【條件】單元格中，輸入“[ ]”，并按Ctrl+S鍵進行保存。然后，在彈出的【另存為】對話框中，輸入“編號查詢”文字，并單擊【確定】按鈕。

此時，在【導航】窗格中，展開【查詢】組，將顯示【編號查詢】表。雙擊該表，在彈出的【輸入參數值】對話框中，輸入A3-1編號，單擊【確定】按鈕，即可在查詢表中顯示其查詢結果。

一般情況下，用于從表中檢索數據或進行計算的查詢稱為選擇查詢。用于添加、更改或刪除數據的查詢稱為操作查詢。

3．窗體對象

窗體是一個數據庫對象，可用于為數據庫應用程序創建用戶界面。“綁定”窗體是直接鏈接到數據源（如表或查詢）的窗體，并可用于輸入、編輯或顯示來自該數據源的數據。

另外，用戶也可以創建“未綁定”窗體，該窗體不會直接鏈接到數據源，但仍然包含操作應用程序所需要的命令按鈕、標簽或其他控件。

除此之外，使用窗體還可以控制其他用戶與數據庫數據之間的交互方式。例如，可以創建一個只顯示特定字段且只允許執行特定操作的窗體。這有助于保護數據并確保輸入的數據的正確性。

4．報表對象

報表可用來匯總和顯示表中的數據。一個報表可以描述一些問題，并做出簡單的回答，例如，用戶可以通過報表，來查看客戶信息。

報表可以在任何時候運行，而且將始終反映數據庫中的當前數據。通常將報表的格式設置為適合打印的格式，但是報表也可以在屏幕進行查看、導出到其他程序或者以電子郵件的形式發送。

5．宏對象

用戶通過制作的宏，可以簡化一些重復而煩瑣的操作。例如，可將一個宏附加到窗體上的某一命令按鈕，這樣每次單擊該按鈕時，所附加的宏就會運行。

首先，執行【創建】|【窗體】|【窗體設計】命令，在該模式下，雙擊視圖中的任意位置，打開【屬性表】窗口。激活【事件】選項卡，單擊【成為當前】文本框后面的【瀏覽】按鈕。

然后，在彈出的【選擇生成器】對話框中，選擇【宏生成器】選項，并單擊【確定】按鈕。然后，在彈出的對話框中，單擊【添加新操作】下拉按鈕，在其下拉列表中，選擇所需執行的命令。

最后，在展開的新對話框中，設置操作數據表及記錄內容即可。

6．模塊對象

模塊與宏一樣，可用于向數據庫中添加功能的對象。

在Access中，用戶除了通過宏操作，來簡化對象部分操作外，還可以通過Visual Basic for Applications (VBA)的宏語言編寫模塊。

模塊是聲明、語句和過程的集合，它們作為一個單元存儲在一起。一個模塊可以是類模塊也可以是標準模塊。如在【Microsoft Visual Basic-產品管理】窗口的【代碼】編輯區中，編寫了數字四舍五入方法。

其代碼如下。

Public Function RoundToLarger   (dblInput As Double, intDecimals   As Integer) As Double
'定義函數
    Dim strFormatString As String
    '定義變量
    If dblInput <> 0 Then
    '判斷變量值是否大于零
        strFormatString = "#." &          String(intDecimals, "#")
        '提取數字小數位數
        RoundToLarger = Format              (dblInput, strFormatString)
    Else
        RoundToLarger = 0
    End If
End Function