第四章　商務文書運轉管理

一、單項選擇題（以下各小題所給出的4個選項中，只有1項最符合題目要求，請將正確選項的代碼填入括號內）

1．以下屬于文書制作內容的是（　　）。[2014年12月真題]

A．校對 B．簽收　 C．傳閱  D．歸檔

【答案】A

【解析】文書工作的對象是文書，而文書只有被制作出來，才能進入運轉階段。因此，文書處理的首要任務就是制作文書。文書的制作包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、蓋章等環節。

2．文書工作中的（　　）是保證文書制作質量，提高文書工作效率，克服文牘主義的重要手段。[2014年12月真題]

A．安全 B．統一　 C．精簡  D．高效

【答案】B

【解析】統一是保證文書制作的質量、提高文書工作效率、克服文牘主義的重要手段。文書工作的統一性原則，具體的有：①要求統一標準，要在單位內部實行文書名稱、適用范圍、標印格式、行文規則及其技術規范的統一化和標準化，防止各自為政；②要求統一管理，秘書部門是文書工作的管理機構，主管本單位的文書處理工作。秘書部門也應當配備專職人員負責文書處理工作，尤其是必須統一負責一些關鍵性的文書處理環節。

3．下列關于邀請函描述錯誤的是（　　）。[2014年12月真題]

A．一般由標題、正文、落款、日期組成

B．最好有主辦方的名字或形象標志

C．內容要概括　

D．語言要懇切、樸實

【答案】A

【解析】A項，邀請函一般由標題、稱呼、正文、落款、日期組成。

4．（　　）是收文處理的最后一個環節。[2014年12月真題]

A．擬辦 B．承辦　 C．注辦  D．批辦

【答案】C

【解析】文書注辦是承辦部門在文書辦理完畢后對文書的承辦情況和承辦結果所作的簡要說明。注辦是收文處理的最后一個環節，其主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一文書的承辦過程、承辦方式、承辦結果提供依據。同時，這項活動還有利于建立井然有序的承辦工作秩序，避免重復和混亂。

5．（　　）是文書有效傳遞信息的基本保證。[2014年5月真題]

A．及時 B．安全　  　C．準確  D．精簡

【答案】C

【解析】準確是文書有效傳遞信息的基本保證。沒有準確，及時也就毫無意義，甚至還會產生負面效果。文書工作只有既迅速又準確，才能體現其既定效用。

6．以下關于備忘錄描述正確的是（　　）。[2014年5月真題]

A．備忘錄需要簽名　  B．備忘錄的寫法不拘一格

C．備忘錄以敬語結束  D．在商務活動中，有六種典型的備忘錄格式

【答案】B

【解析】備忘錄，顧名思義，就是為了防止遺忘而作的記錄。它是備忘錄通信的簡化書面形式，是對內、對外所使用的一種提示性或記事性文件。人們把那種隨時記載、幫助記憶的文件統稱之為備忘錄。特別是類似信簽或便條式的備忘錄，短小靈活，記事方便，很適合于寫很短的評論意見給關系很好的同事或朋友。備忘錄傳遞的優點：是書面的，便于查閱和參考；文字不必向商業信件那樣正規；使用方便。

7．感謝信貴在及時，一般宜在事情發生后（　　）寄出。[2014年5月真題]

A．8小時內  B．當天下班前　  C．24小時內　  D．48小時內

【答案】C

【解析】感謝信是對給予自己關心、支持和幫助的單位和個人表示感謝的專用書信。寫感謝信貴在及時，一般宜在事情發生后的24小時內寄出。

8．由單位領導對收文的辦理提出指示性的處理意見的決策過程屬于（　　）。[2014年5月真題]

A．擬辦 B．承辦　 C．注辦  D．批辦

【答案】D

【解析】A項，擬辦實際上是秘書人員參與辦文的重要環節，也是秘書輔助領導決策的重要體現；B項，承辦是由相關部門及人員根據文書的內容以及領導的批辦決定，對文書所涉及的相關事項進行具體辦理、落實和執行；C項，文書注辦是承辦部門在文書辦理完畢后對文書的承辦情況和承辦結果所作的簡要說明。

9．以下描述正確的是（　　）。[2013年12月真題]

A．當稱呼上分不清是“女士”還是“小姐”時，一般統稱小姐

B．一般的國際商務文書可選用顏色與內容相匹配的信箋

C．國際商務文書無需特別的修飾，可少用形容詞或描述性句子

D．“we acknowledge of your sample with thanks”優于“thank for your sample”

【答案】C

【解析】A項，一般情況下，稱呼上如分不清稱呼“女士”還是“小姐”，一般統稱“女士”；B項，除非必要，一般商務文書不可用有顏色的紙；D項，文書必須具有明確的意思表達，要求主題鮮明，條理清晰，言簡意賅，不必冗贅。“Thank you for your sample”比“We acknowledge of your sample with thanks”清楚簡潔。

10．關于文書傳閱描述正確的是（　　）。[2013年12月真題]

A．文書傳閱的順序：單位主管業務部門、主要負責人、主要領導

B．傳閱文書通常用的方法是“輪軸式傳閱”

C．國際商務秘書應在重要的傳閱文件首頁附上“文書傳閱單”

D．文件傳閱過程中，如領導對文件進行批示應在“文書傳閱單”上簽注姓名和日期

【答案】B

【解析】A項，文書傳閱的順序，一般應先送給單位的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀，然后送其他有關需要閱知的對象；C項，每份傳閱的文書，都應由秘書人員在首頁附上“文書傳閱單”；D項，文書閱畢后，閱文者要在“文書傳閱單”上簽注姓名和日期。

11．感謝信的結構應是（　　）。[2013年12月真題]

A．標題+正文+落款+成文日期　 B．標題+稱謂+正文+落款+成文日期 

C．稱謂+正文+落款+成文日期　 D．標題+稱謂+正文+落款

【答案】B

【解析】感謝信是對給予自己關心、支持和幫助的單位和個人表示感謝的專用書信。感謝信由標題、稱謂、正文、落款、日期組成。

12．文書處理的首要任務是（　　）。[2013年6月真題]

A．文書傳遞　 B．文書管理　  C．文書辦理　 D．文書制作

【答案】D

【解析】文書工作的對象是文書，而文書只有被制作出來，才能進入運轉階段。因此，文書處理的首要任務就是制作文書。文書的制作包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、蓋章等環節。

13．以下不屬于備忘錄書寫必要內容的是（　　）。[2013年6月真題]

A．眉題　 B．附言　  C．首字母簽名 D．證明身份行

【答案】B

【解析】備忘錄一般是由眉題、正文、首字母簽名、證明身份行、附件符號、副本抄送符號和附言七項內容組成。其中，附件符號、副本抄送符號和附言并非備忘錄書寫的必要內容。

14．以下關于邀請函描述錯誤的是（　　）。[2013年6月真題]

A．邀請函一般由標題、稱呼、正文、日期四部分組成　 

B．邀請函最好有主辦方的名字或形象標志

C．撰寫邀請函，內容要概括，事項要具體

D．RSVP意為要求對方回復

【答案】A

【解析】A項，邀請函一般由標題、稱呼、正文、落款、日期組成。

15．收文辦理中（　　）往往需要擬訂新的文書。[2013年6月真題]

A．簽收　 B．傳閱　  C．承辦　 D．注辦

【答案】C

【解析】承辦是由相關部門及人員根據文書的內容以及領導的批辦決定，對文書所涉及的相關事項進行具體辦理、落實和執行。承辦文書的方式有多種，包括傳達承辦、專案承辦和答復承辦。承辦的過程往往需要擬定新的文書，因此，承辦又是本單位發文程序的開始。

16．發文辦理的一般程序是（　　）。[2013年6月真題]

A．擬稿、核稿、簽發、注發、分發、繕印　 

B．擬稿、核稿、簽發、注發、繕印、分發　

C．擬稿、核稿、注發、簽發、分發、繕印 

D．擬稿、核稿、注發、簽發、繕印、分發

【答案】B

【解析】發文辦理程序是指單位內部撰擬、制作和發出一份文書所需經過的步驟和環節。發文辦理的一般程序為：擬稿、核稿、簽發、注發、繕印、用印或簽署、分裝、發出，處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。

17．發文處理的起始環節是（　　）。[2012年12月真題]

A．擬稿　 B．核稿　 C．簽發　 D．繕印

【答案】A

【解析】擬稿是文書處理的起始環節，決定著文書質量的好壞。

18．在會議文件審核修改之后，要由（　　）進行終審。[2011年12月真題]

A．主管秘書

B．主要領導或主管領導

C．文件起草者

D．辦公室主任

【答案】B

【解析】簽發是對文書負有責任的領導人或被授權的相關人員在秘書部門審核的基礎上，對文稿進行終審，批注發出意見并簽署姓名及日期的發文環節。

19．關于會議通知描述錯誤的是（　　）。[2010年5月真題]

A．會議通知的關鍵是要把與會議有關的事項一次性交代清楚

B．會議名稱應寫清楚

C．會議通知屬于憑證型通知范疇

D．會議通知中的與會人員有兩種

【答案】C

【解析】憑證型通知既起告知有關情況的作用，又起證明對方身份的作用，其行文對象都是與某一事項有關的單位和個人。憑證性通知是非正式公文通知，會議通知并不屬于憑證性通知范疇。

20．通知的特點不包括（　　）。[2009年12月真題]

A．使用頻率高　 B．用途廣

C．寫法相對簡單 D．固有格式

【答案】D

【解析】商務活動中，通知具有以下特點：①使用頻率高；②用途廣泛，可以用來布置工作、發布文件、傳達精神、任免人員和其他信息告知；③寫法相對簡單，一般的通知需要將相關要素寫清楚即可，無需論述。

21．收文辦理中的（　　）有利于加速文書的有效運轉，防止失控，有助于避免文書的積壓延誤，提高辦文和工作效率。[2009年12月真題]

A．催辦  B．承辦  C．擬辦 D．注辦

【答案】A

【解析】催辦是指根據一般文書承辦時限和文書本身的內容要求對文書的承辦情況進行督促和檢查。這項活動有利于加速文書的有效運轉，防止失控，有助于避免文書的積壓延誤，提高辦文和工作效率。

22．（　　）不屬于商務文書工作的特征。[2009年5月真題]

A．嚴肅性　 B．時限性　 C．機要性　 　D．規范性

【答案】A

【解析】商務文書工作的特性包括：①時限性；②機要性；③規范性。

23．請柬的結構應是（　　）。[2008年12月真題]

A．標題＋正文＋落款＋成文日期　 B．標題＋稱謂＋正文＋落款＋日期

C．稱謂＋正文＋落款＋成文日期　 D．標題＋稱謂＋正文＋落款

【答案】B

24．文書辦理的核心是（　　）。[2008年12月真題]

A．登記 B．分文 C．承辦  D．批辦

【答案】C

【解析】文書的辦理包括簽收、拆封、登記、分文、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦等環節。其中，承辦是核心，其他環節都是圍繞承辦而展開的。

25．（　　）是本單位發文程序的開始。[2008年5月真題]

A．承辦　 B．催辦 C．擬辦  D．注辦

【答案】A

26．關于商務文書的描述錯誤的是（　　）。[2008年5月真題]

A．根據受文對象選擇合適的文體

B．分不清是“女士”還是“小姐”用“女士”

C．時效性是對受文者尊重

D．根據不同的書寫目的選擇不同顏色紙張

【答案】D

【解析】商務文書有規范的要求，除非必要，一般商務文書不可用有顏色的紙。

27．文書處理工作是以文書（　　）為前提。[2007年12月真題]

A．及時　 B．準確　  C．安全 D．高效

【答案】C

【解析】文書處理工作是以文書的安全為前提的。沒有安全保障，輕則造成秘書的無效勞動，重則產生經濟方面的嚴重后果。

28．成立某一機構需發布（　　）通知。[2007年5月真題]

A．啟事型  B．會議　  C．憑證型　  D．事項

【答案】D

【解析】當發文單位需要向有關方面知照某一事項或交流某些信息時，可使用事項通知。如成立、合并、撤銷、調整某一機構，啟用新的印章，更換單位名稱，更正某一次發文的差錯等，都需要用到這種通知。

29．下列關于文書傳遞的正確說法是（　　）。

A．文書傳遞途徑必須依靠人工方法

B．文書傳遞要安全保密，但不一定要及時

C．絕密文件也可以用計算機、傳真機來傳輸

D．當前，利用計算機網絡傳遞公文已是文書傳遞的主要方式之一

【答案】D

【解析】A項，隨著計算機技術和網絡通信技術的發展，文書傳遞的手段出現了巨大的變化，數字化和自動化傳遞已經成為當前文書傳遞的重要手段；B項，文書具有時效性，所以文書傳遞必須及時；C項，絕密文件不可以用計算機、傳真機來傳輸，以免泄密。

30．國際商務秘書人員應嚴格把好行文關，杜絕濫送、濫發，這體現了商務文書處理工作的（　　）。

A．及時原則  B．準確原則　 　C．精簡原則　  D．高效原則

【答案】C

31．備忘錄中必須包括的內容有（　　）。

A．會談雙方姓名  B．會談雙方簽名

C．使用敬語結束  D．書寫格式嚴謹

【答案】A

【解析】備忘錄中必須包括眉題、正文、首字母簽名和證明身份行。BC兩項，在備忘錄中一般不需要簽名或表示敬意的結束語；D項，備忘錄的寫法不拘一格，只要寫清楚，能起到提醒、備忘的作用即可。

32．邀請函的適用范圍包括（　　）。

A．會議通知　 B．朋友相聚 C．結婚邀請　 D．重大商業活動

【答案】D

【解析】邀請函又稱邀請信，是為了增進友誼，發展業務，主辦方邀請相關單位或個人參加慶典、會議及各種活動的書面材料。一些重大的商業活動或大型的會議經常以邀請函的形式邀請社會各界人士參加。

33．書寫感謝信時應（　　）。

A．不需要有標題  B．落款時不需要注明日期

C．感謝事件相關的所有人物　  D．突出感謝事件的主要人物

【答案】C

【解析】AB兩項，感謝信由標題、稱謂、正文、落款和日期組成。D項，感謝對象和范圍應盡可能全面，不能漏掉一個該致謝的人。

34．秘書部門和秘書人員在辦文過程中發揮參謀作用的環節是（　　）。

A．擬辦  B．批辦　  C．承辦　  D．催辦

【答案】A

【解析】擬辦實際上是秘書人員參與辦文的重要環節，也是秘書輔助領導決策的重要體現。由秘書人員對來文的辦理提出建設性意見，供相關領導決策時參考。

35．文稿形成定稿的最后一個環節是（　　）。

A．審核 B．簽發　  C．校對　  D．蓋章

【答案】B

【解析】簽發是對文書負有責任的領導人或被授權的相關人員在秘書部門審核的基礎上，對文稿進行終審，批注發出意見并簽署姓名及日期的發文環節。可以說，簽發是對文稿的又一次全面核查，更是對文書質量與正式效用的最終確認，文書一經簽發即成為定稿。

36．下列關于用印的說法中不正確的是（　　）。

A．文書用印時，必須有領導人簽字

B．加蓋印章的文書份數少于印制份數

C．文書用印一定要與發文單位、簽發人名稱相一致

D．文書用印要端正、清晰，上不壓正文，下要騎年蓋月

【答案】B

【解析】用印時，一定要核實份數，超出份數的不能蓋印。

37．發文處理的環節中，保證文書準確傳遞的前提是（　　）。

A．擬稿　  B．校對 C．簽署　  D．封發

【答案】D

二、多項選擇題（下列每小題的選項中，有兩個或兩個以上答案是正確的，請將正確選項的代碼填入括號內）

1．感謝信的特點（  ）。[2013年6月真題]

A．渲染性  B．真實性 C．感召性 D．權威性 E．及時性

【答案】BC

【解析】感謝信是對給予自己關心、支持和幫助的單位和個人表示感謝的專用書信。感謝信的特點：①真實性。主要體現在感謝的對象要真實，敘述的事情要真實；②感召性。感謝信充滿了熱情洋溢的感激之情，可以使被謝的一方受到鼓舞和激勵，感謝的一方從中受到教育和鞭策，對其他人也有一定的感染力和號召力。

2．下列描述正確的是（  ）。

A．商務性文書無需作什么修飾

B．請柬的書寫要規范

C．在商務信函中，如果不清楚受文的具體對象，可以用“敬啟者”之類

D．要求對方提供資料，寫成“請按時將報告寄來”，比“這份報告不能延誤”更直接了當

E．“未解決的問題”優于“問題”

【答案】ABC

【解析】D項，商務文書對遣詞造句大有講究，包括稱呼上的尊重、選詞的寬容和敬語的妥帖，以免一言不慎釀成不快，甚至造成很大的誤會矛盾，影響工作和關系的發展。比如，要求對方提供資料，寫成“請按時將報告寄來”，比“這份報告不能延誤”來得婉轉。E項，不管使用中文還是英文寫作，都應該做到用詞簡潔，表達清楚而不書面化；含義明確，表達準確，使人不誤會、不費解、不產生歧義。比如“未解決的問題”可以直接寫成“問題”。

3．事項通知的適用范圍具體包括（  ）。

A．啟用新的印章

B．更正某一次發文的差錯

C．撤銷、調整某一機構

D．向有關人員或單位知照某一會議的時間、地點及會議要求

E．把一些臨時發生的情況和準備采取的措施告知有關單位和個人

【答案】ABC

【解析】當發文單位需要向有關方面知照某一事項或交流某些信息時，可使用事項通知。如成立、合并、撤銷、調整某一機構，啟用新的印章，更換單位名稱，更正某一次發文的差錯等，都需要用到這種通知。D項屬于會議通知的適用范圍；E項屬于啟事型通知的適用范圍。

4．撰寫會議通知時，需要寫清楚的內容包括（  ）。

A．召開會議的根據、原因

B．會議名稱

C．會議的主持單位（主持人）

D．會議的內容或主要目的

E．會議的起止時間

【答案】ABCDE

【解析】除ABCDE五項外，還需要在會議通知中寫清楚的內容包括：①與會人員；②會議地點、報到日期及具體報到地點；③與會人員的具體要求；④聯系單位（聯系人）、聯系電話等。

5．下列關于請柬的概念和書寫規范的說法，正確的是（  ）。

A．請柬的標題如在封面，往往要做些圖案裝飾

B．國際上使用“RSVP”，相當于中文的“如不出席請賜電告”

C．國際上使用“Regrets only”，相當于中文的“能否出席，請回電賜告”

D．正文的結尾一般要寫上“此致”、“敬請光臨”、“恭候”等敬語

E．請柬是組織和個人邀請客人在預定的時間或地點參加某項重要的或有意義的活動的通知性的信件

【答案】BC

【解析】BC兩項，對于是否要求對方回復，國際上通行的做法是：如果在電話號碼前注明“Regrets only”，表示如不出席，必須電話回告；如出席活動，就不必回話，屆時可直接前來。中文一般寫為“如不出席請賜電告”。如果注明“RSVP”，則表示不管出席與否，一定要電話告知。中文可以寫為“能否出席，請回電賜告”。這種做法可以避免屆時活動現場出現空座位的尷尬情況。

6．有關收文辦理程序各個環節的處理方式，說法正確的是（  ）。

A．要由指定的秘書人員拆去收到的商務文書

B．收到的文件如事務性的通知便函等應當登記，以便于管理、查找、統計和催辦

C．一般的事務性通知、業務性信函或文書抬頭，通常需要得到領導的處理意見后再交給相關部門和人員辦理

D．所有傳閱的文書均應以秘書人員為中心進行傳遞

E．秘書人員不必對所有的文件都出具擬辦意見

【答案】ADE

【解析】B項，收到文件應當登記，以便于管理、查找、統計和催辦。為了提高效率，公開的出版物、一般性的簡報、事務性的通知便函、領導人的親啟件等可不必登記；C項，一般事務性文書直接轉交給相關部門處理。例如，一般的事務性通知、業務性信函或文書抬頭或信封上直接寫明給某一部門或人員的，通常直接交給相關部門處理就可以了。

7．有關發文辦理程序各個環節的處理方式，說法不正確的是（  ）。

A．發文辦理程序具有不確定性與可逆性

B．文書擬稿應在按統一標準印制的發文稿紙上書寫或打印

C．文書一經簽發即成為定稿，具有法律和行政效力

D．不是所有的文書都要找正職領導人簽發

E．文書接收單位判斷一份文書是否生效，就是看這份文書是否經簽發

【答案】AE

【解析】A項，發文辦理的一般程序為：擬稿、核稿、簽發、注發、繕印、用印或簽署、分裝、發出，處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性；E項，用印和簽署是文書生效的標志。文書接收單位判斷一份文書是否生效，就是看這份文書是否用印或簽署。

8．發文辦理程序中，用印、簽署及封發環節的正確做法有（  ），

A．文書用印時，必須以經領導人簽發的文書原稿為依據

B．簽署的權限僅限于在職的領導人

C．入封文件要折疊平整，并略短于信封長度

D．封發時，應注意單位的名稱要寫全稱或者通用的簡稱

E．文書的封口要密實，可以用書釘封口

【答案】ABCD

【解析】E項，文書封發時，應注意：發文如系密件、急件、親啟件必須分別注明，文書的封口要密實，但不能用書釘封口，絕密文書應蓋專用密封章或貼密封簽。

9．下列對文書處理的說法正確的是（  ）。

A．文書處理的安全包括信息安全和政治安全兩個方面

B．書寫感謝信的稱謂時必須另起一行空兩格書寫，后面加冒號

C．簽收是指秘書人員收到文件時在發文單位提供的簿單上進行簽字的一項手續

D．催辦是指根據一般文書承辦時限和文書本身的內容要求對文書的承辦情況進行督促和檢查

E．一切對外發出的文書，均須經嚴格的登記，以便于管理、查找、統計和催辦

【答案】CDE

【解析】A項，文書處理的安全包括信息安全和物質安全兩個方面。其中，信息安全是指要確保文書中的秘密信息不泄漏、不失密，為此必須建立嚴格的保密制度，采取切實的保密措施；物質安全是指要維護好文書的質地，避免各種因素的破壞，延長文書的使用壽命，為文書發揮作用打好基礎；B項，書寫感謝信的稱謂時必須另起一行頂格書寫，后面加冒號。

三、判斷題（判斷以下各小題的對錯，正確的打“√”，錯誤的打“×”）

1．發文中的簽發程序只是對文稿的瀏覽，及形式的最終確認。（　　）[2009年5月真題]

【答案】×

【解析】簽發是對文書負有責任的領導人或被授權的相關人員在秘書部門審核的基礎上，對文稿進行終審，批注發出意見并簽署姓名及日期的發文環節。

2．無保存價值的文書一律銷毀。（　　）[2008年12月真題]

【答案】√

3．文書的制作包括簽收、拆封、登記、分文、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦等環節。（　　）

【答案】×

【解析】文書的制作包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、蓋章等環節；文書的辦理包括簽收、拆封、登記、分文、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦等環節。

4．文書管理包括簽收、登記、借閱、翻印、整理、平時歸卷，以及在文書的質量、數量、時效、安全等方面進行管理。（　　）

【答案】√

5．商務文書具有兩個基本的特點，第一是其實用性，第二是其慣有的格式。（　　）

【答案】√

6．書寫備忘錄時必須使用辦公用品商店出售的標準式打印備忘錄信紙。（　　）

【答案】×

【解析】在國際商務活動中，很多公司會專門印制空白備忘錄，用紙一般與正式公文紙基本一致，多為A4紙的大小。

7．當發文單位需要向有關方面知照某一事項或交流某些信息時，可使用啟事型通知。（　　）

【答案】×

【解析】當發文單位需要向有關方面知照某一事項或交流某些信息時，可使用事項通知；當需要把一些臨時發生的情況和準備采取的措施告知有關單位和個人時，多使用啟事型通知。

四、填空題（請在每小題的空格中填上正確答案）

1．商務文書的處置活動主要包括清退、銷毀、（　　）和立卷歸檔。[2011年12月真題]

【答案】暫存

【解析】商務文書工作是指相關單位在使用文書，處理日常事務的活動中，圍繞著文書的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔進行的一系列銜接有序的工作。商務文書的處置活動主要包括文書的清退、銷毀、暫存和立卷歸檔。

2．根據商務文書書寫的要求Please do not fail to send us your reply by fax by June 20最好改寫為（　　）。[2007年1月真題]

【答案】Please be sure to fax us your reply by June 20

【解析】文書書寫要求言簡意賅，不必冗贅。當能完滿表達意思時，就力求不出現多余的和不恰當的詞語，以使自己的文句更明確、精煉。

3．收文登記的形式分為（　　）、聯單式和卡片式。

【答案】簿冊式

4．每份傳閱的文書，都應由秘書人員在首頁附上（　　）。

【答案】文書傳閱單

【解析】每份傳閱的文書，都應由秘書人員在首頁附上“文書傳閱單”。文書閱畢后，閱文者要在“文書傳閱單”上簽注姓名和日期。

五、主觀題

1．商務文書工作的特性是什么？

答：商務文書工作的特性主要有：

（1）時限性

商務文書是為反映和解決商務活動中的現實問題而制發的，必須按照商務活動的重要性和嚴肅性，使對方能及時收知有關信息并作出妥當的安排，因此商務文書的時限性顯得尤為重要。延誤時間、錯過機會，不僅會使商務文書失去應有的效用，成為一紙空文．而且會給實際工作帶來一定的損失。

（2）機要性

文書工作是秘書的重要的基本性的工作。在商務工作中，秘書人員必然要接觸大量的關鍵事務，如領導系統內部不宜公開或者暫時不宜公開的事項，甚至包括商業秘密。一旦泄露，往往給領導工作造成極大的被動，也會給單位或當事人造成一定的經濟損失。所以，對于商務文書，企業單位一般都會制定文書處理制度，秘書不但要自身做到嚴格保密，還要按照規范的程序進行保管和處理。

（3）規范性

文書管理工作具有瑣碎、復雜、涉及人多、涉及面廣的特點，所以商務文書必須具有明確的意義表達，這就要求在名稱、種類、適用范圍、標印格式、處理程序等方面實行統一的規范和標準。

2．簡述商務文書工作的原則。

答：在處理文書工作時，必須準確、及時、安全，加強集中統一管理，堅持按要求和規定進行。商務文書工作的原則具體表現為：

（1）及時

文書是記載和傳遞管理信息的載體，同時又是實施管理的重要工具，其運轉的時效如何，直接影響領導工作乃至整個單位的工作效率。只有迅速地完成文書處理的所有程序和環節，才能及時解決現實工作中的問題，發揮文書在現代管理的作用。

（2）準確

準確是文書有效傳遞信息的基本保證。沒有準確，及時也就毫無意義，甚至還會產生負面效果。文書工作只有既迅速又準確，才能體現其既定效用。準確性必須落實到文書工作的每一個具體環節。文書工作中任何一個細小的差錯，都會影響文書運行的質量和效率。

（3）安全

文書處理工作是以文書的安全為前提的。沒有安全保障，輕則造成秘書的無效勞動，重則產生經濟方面的嚴重后果。文書處理的安全包括信息安全和物質安全兩個方面。其中，信息安全是指要確保文書中的秘密信息不泄漏、不失密，為此必須建立嚴格的保密制度，采取切實的保密措施；物質安全是指要維護好文書的質地，避免各種因素的破壞，延長文書的使用壽命，為文書發揮作用打好基礎。

（4）精簡

精簡是現代文書管理的要求。精簡，從根上說就是要盡可能消除管理信息的冗長。對于領導人而言，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，反對把制發文件當作開展工作的惟一手段，避免不必要的行文。對于秘書人員來說，要實事求是，注重實效，嚴格把好行文關、審核關，杜絕濫送、濫發、濫報的傾向。

（5）高效

文書工作的高效表現在以下三個方面：①在堅持準確性的前提下，做到文書的格式簡化、文字簡要、篇幅簡短，以提高書寫、輸入、打印、閱讀以及將來檔案管理的效率；②在規范的基礎上，盡可能減少多余重復的處理環節，縮短文書運轉的周期，提高文書工作的效率；③通過科學、合理、動態的配置，使文書工作的組織形式、責任分工、人員組合始終保持最佳狀態，從而在根本上確保文書處理工作的高效性。

（6）統一

統一是保證文書制作的質量、提高文書工作效率、克服文牘主義的重要手段。文書工作的統一性原則，一是要求統一標準，要在單位內部實行文書名稱、適用范圍、標印格式、行文規則及其技術規范的統一化和標準化，防止各自為政。二是要求統一管理，秘書部門是文書工作的管理機構，主管本單位的文書處理工作。秘書部門也應當配備專職人員負責文書處理工作，尤其是必須統一負責一些關鍵性的文書處理環節，如收發、登記、分文、擬辦、審核、用印等。

3．您是宏遠公司行政秘書陸米，下面是行政經理蘇明需要您完成的任務。[2014年12月真題]

答：擬定會議通知如下：

4．您是宏遠公司行政秘書陸米，下面是行政經理蘇明需要您完成的任務。[2014年5月真題]

答：卡片式會議通知如下：

5．指出下列邀請函的錯誤之處。[2013年12月真題]

******大學：

根據省委宣傳部的統一部署，我廳將舉辦“迎新年大型歌會”，并由省電視臺等單位負責承辦。歌會定于12月25日下午，在****室外演出并現場直播。今正式向貴單位發出參加活動邀請函。請將回執填好并傳真給省電視臺節目編導組。具體事宜與編導組聯系。

二○一三年十二月七日

答：上述邀請函的錯誤之處有：

（1）缺少邀請單位；

（2）缺少邀請單位公章；

（3）缺少聯系電話；

（4）缺少聯系人員名字；

（5）缺少結尾敬語；

（6）缺少標題。

6．請找出該文存在的問題并改正。[2013年6月真題]

**飲食連鎖店城北分店關于申請購置一臺早點售貨車的請示

因我店地處郊區，位置偏僻，營業狀況逐年下降。為了改變這種情況，我分店擬購置一臺早點售貨車。

以上請示妥否，請審閱。

　  二零一三年四月十五日

答：文章存在問題及改正：

（1）標題去掉“申請”；

（2）該文缺少主送單位；

（3）該文結尾應改為“以上請示，妥否，請批復”；

（4）該文應注明簽發人、會簽人的姓名。

7．您是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經理蘇明需要您完成的任務。[2009年5月真題]

答：備忘錄撰寫如下所示：

8．您是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經理蘇明需要您完成的任務。[2007年5月真題]

答：商務文書工作是指相關單位在使用文書，處理日常事務的活動中，圍繞著文書的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔進行的一系列銜接有序的工作。商務文書工作的主要內容有：

（1）文書的制作

文書工作的對象是文書，而文書只有被制作出來，才能進入運轉階段。因此，文書處理的首要任務就是制作文書。文書的制作包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、蓋章等環節。

（2）文書的傳遞

文書形成后，除了存本和定稿直接歸卷保存外，其他文書文本都要進行傳遞、運轉。廣義上的文書傳遞，包括文書處理程序中每道環節之間的交割，如職能部門擬稿后交由秘書部門統一審核，秘書部門審核后交由領導人簽發等，每個環節都有一個傳遞過程。

（3）文書的辦理

文書是為了推動現實工作而制發的，具有突出的現實性。文書的辦理包括簽收、拆封、登記、分文、擬辦、批辦、傳閱、承辦和催辦等環節。其中，承辦是核心，其他環節都是圍繞承辦而展開的。

（4）文書的管理

文書的處理工作是一個動態的過程。文書在處理過程中會受到來自各種因素的干擾，致使文書運行停滯、物質滅失、信息泄密，因此必須從靜態和動態兩個方面加強對文書的管理，以保證其準確、高效、安全運行。文書管理包括簽收、登記、借閱、翻印、整理、平時歸卷以及在文書的質量、數量、時效、安全等方面的管理。

（5）文書的立卷歸檔或銷毀

文書具有歷史的憑據和參考作用，因此，在其運行完畢后，應擇其具有保存價值的部分，按一定的方法和要求立卷歸檔，以供查考、研究和利用。沒有保存價值的文書則按一定程序予以銷毀。