2.4　會計電算化檔案管理要求

電算化檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作之一，單位必須加強對會計檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保存、調(diào)閱和銷毀管理制度，切實把會計檔案管好。單位實現(xiàn)會計電算化后，鑒于會計檔案的磁性化和不可見特點，《會計法》對會計電算化檔案的管理做了相應(yīng)的基本要求。

會計電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面形式的會計信息，包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。嚴(yán)格來說，會計電算化檔案資料的內(nèi)容多于傳統(tǒng)的手工會計核算。

計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬單位的重要工作。采用電子計算機打印輸出的會計憑證、賬簿和報表應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

如果采用磁帶、磁盤和光盤等存儲介質(zhì)保存會計檔案，則由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

會計電算化檔案管理的主要任務(wù)是監(jiān)督和保證電算化核算軟件按照要求生成各種會計檔案，同時保證會計檔案的安全和完整，做好保密工作，從而使會計檔案得到合理和有效的利用。

會計電算化檔案管理要求做到以下幾點。

1.保存打印出的紙質(zhì)會計檔案

由于電子數(shù)據(jù)的特殊性，一般在實行會計電算化后，要求將有關(guān)記錄會計業(yè)務(wù)的資料進(jìn)行打印輸出，一方面能夠保證會計檔案的長期保存，另一方面也能實現(xiàn)會計檔案的證據(jù)作用，便于追查和確定會計責(zé)任。

會計電算化大部分會計檔案以電子數(shù)據(jù)的形式存放在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)中，具有一定的不安全性，同時有的電子數(shù)據(jù)也不具有法律效力。因此，要求已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化核算的單位，其會計檔案必須打印輸出，以紙質(zhì)形式按《會計檔案管理辦法》進(jìn)行保管。

實行會計電算化，根據(jù)原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，由計算機打印輸出。記賬憑證上應(yīng)有錄入人員、復(fù)核人員和會計主管的簽名和蓋章，收、付款憑證還應(yīng)有出納的簽名和蓋章。

打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證立卷歸檔管理。保存打印輸出的紙質(zhì)會計檔案，相關(guān)規(guī)定如下。

（1）現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結(jié)。日記賬的打印，由于受到打印機的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊，要求每天登記并打印；如果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

（2）明細(xì)賬要求每年打印一次或在需要的時候打印輸出。一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印輸出。發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿，可滿頁打印，然后裝訂成冊進(jìn)行保管；業(yè)務(wù)量較大的，如電子賬記錄滿一個整頁，可先打印輸出整頁賬冊。在保證賬簿清晰的條件下，打印機打印輸出的賬簿中表格線應(yīng)適當(dāng)減少。

（3）會計電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次。

（4）會計報表每月打印一次進(jìn)行保管。

各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)部門保管1年。期滿后，原則上應(yīng)由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。

2.制定與實施會計電算化檔案管理制度

檔案管理制度一般有以下內(nèi)容。

（1）存檔的手續(xù)，如審批手續(xù)、打印輸出的賬表，必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

（2）各種安全和保密措施。

（3）檔案管理員的崗位責(zé)任制度。

（4）檔案分類管理辦法。

（5）檔案使用的各種審批手續(xù)。

（6）各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)。

會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計檔案保管期應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。

3.會計電算化檔案安全和保密措施

會計電算化檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格執(zhí)行財政部有關(guān)規(guī)定。

對電算化檔案要做好防磁、防火、防潮、防塵和防蟲蛀等工作。重要會計檔案應(yīng)有雙備份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同的建筑物內(nèi)。

對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改后5年。

各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借。

各單位對會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。