第二節(jié)　公文的作用

公文是實(shí)施社會(huì)或單位內(nèi)部管理的一種重要手段，是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，一個(gè)國(guó)家、一個(gè)政黨、一個(gè)部門(mén)或社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位要履行職能，進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)，都離不開(kāi)公文。充分認(rèn)識(shí)公文的作用是使用好公文的重要前提。公文的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一、領(lǐng)導(dǎo)與指揮作用

公文是傳達(dá)貫徹黨和政府方針政策的有效形式，黨和國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可以經(jīng)常通過(guò)制發(fā)公文來(lái)部署工作，傳達(dá)自己的決策和意見(jiàn)，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)的工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和指揮。同時(shí)，黨和政府的方針政策，各級(jí)政府機(jī)關(guān)的工作決策和安排，是各機(jī)關(guān)開(kāi)展各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)的指導(dǎo)綱領(lǐng)和重要依據(jù)。有些公文要求下級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)結(jié)合自己的實(shí)際情況參照?qǐng)?zhí)行。上級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖與下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行相結(jié)合，就使公文成為聯(lián)系上下級(jí)機(jī)關(guān)的紐帶，從而發(fā)揮其領(lǐng)導(dǎo)與指揮的作用。

二、規(guī)范和制約作用

公文作為管理國(guó)家和社會(huì)事務(wù)的重要工具，其本身所具有的權(quán)威性和法定性賦予了它很強(qiáng)的規(guī)范和約束作用。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的各種法規(guī)、規(guī)章、政令、條例、決定、公告、通告、通知等公文一經(jīng)正式發(fā)布，便成為全黨、全社會(huì)的行為規(guī)范，在它的有效時(shí)間和范圍內(nèi)，無(wú)論各級(jí)各類社會(huì)組織，還是個(gè)體成員都必須依照?qǐng)?zhí)行，不得違反。黨和國(guó)家各項(xiàng)管理活動(dòng)做到有法可依、有章可循，是實(shí)現(xiàn)國(guó)家管理法制化、科學(xué)化的重要基礎(chǔ)與保證。

三、聯(lián)系和溝通作用

一個(gè)機(jī)關(guān)的公務(wù)活動(dòng)，涉及上下左右各機(jī)關(guān)的工作聯(lián)系。公文是請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和商洽工作以及溝通情況的重要手段，是加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門(mén)之間橫向聯(lián)系的紐帶。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位之間，需要經(jīng)常地用公文傳遞信息、溝通情況、商洽工作、交流經(jīng)驗(yàn)。如上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)策令、布置工作，需要用決議、決定、命令、通知等公文；下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、請(qǐng)求批準(zhǔn)和指示，需要用報(bào)告、請(qǐng)示等公文；不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、交流信息、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，需要用函等公文。

四、宣傳和教育作用

公文是黨政機(jī)關(guān)直接向廣大干部和群眾宣傳黨和國(guó)家重大方針政策、宣傳單位個(gè)人的典型經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)事跡的載體，是進(jìn)行宣傳教育的工具。許多公文針對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中普遍存在的某一方面的問(wèn)題，或認(rèn)識(shí)上的偏差，擺事實(shí)，講道理，進(jìn)行啟發(fā)誘導(dǎo)，使大家明白應(yīng)該確立什么立場(chǎng)，應(yīng)該堅(jiān)持什么原則，應(yīng)該怎么做。因此，公文不僅起著統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)、鼓舞信心的作用，而且擔(dān)負(fù)著對(duì)廣大干部、群眾進(jìn)行思想政治教育的重要任務(wù)。公文的宣傳教育作用較之新聞報(bào)道、理論文章來(lái)說(shuō)，更具有直接的權(quán)威性，也是新聞廣播、電視等媒體進(jìn)行宣傳教育的重要依據(jù)。

五、依據(jù)和憑證作用

公文反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意志、愿望和要求，因此是各級(jí)各類機(jī)關(guān)開(kāi)展工作、處理公務(wù)的重要依據(jù)。一方面，上級(jí)機(jī)關(guān)所發(fā)的公文無(wú)疑都是下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作的依據(jù)。另一方面，下級(jí)機(jī)關(guān)所發(fā)的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等，同樣也是上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況、制定政策、指導(dǎo)工作、答復(fù)詢問(wèn)的重要依據(jù)。

公文是機(jī)關(guān)檔案的主要來(lái)源。公文完成了它的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用后，要立卷歸檔，使其成為機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的信息載體而存儲(chǔ)起來(lái)，以備日后查考。這時(shí)公文就成為記載當(dāng)時(shí)某一事件、問(wèn)題或活動(dòng)的歷史憑證。有的還能成為研究歷史的第一手資料，具有重要的史料價(jià)值。

總之，公文的作用不是單一的，一種公文往往同時(shí)具有多種作用。如一份上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，它對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)同時(shí)既有領(lǐng)導(dǎo)與指揮的作用，又具有規(guī)范和制約作用，還具有聯(lián)系和溝通作用。公文的作用還是變化的，它會(huì)隨時(shí)間、地點(diǎn)和讀者對(duì)象的不同發(fā)揮不同的作用。如一份公文此時(shí)可能起領(lǐng)導(dǎo)與指揮作用、規(guī)范與制約作用、聯(lián)系與溝通作用、宣傳與教育作用，而彼時(shí)則可能起憑證的作用。再如一份公文對(duì)某些機(jī)關(guān)或群體起規(guī)范和制約作用，而對(duì)另一些機(jī)關(guān)或群體則起宣傳和教育作用。

思考題

1. 什么是公文？它有哪些特點(diǎn)？

2. 公文有哪些作用？

---

[1]《辭海》，上海辭書(shū)出版社1999年版。