1.1 表格規(guī)范——好習(xí)慣事半功倍

很多財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員常常忙于處理不規(guī)范的數(shù)據(jù)和表格，浪費(fèi)了很多寶貴時(shí)間。因?yàn)楸砀裨O(shè)計(jì)不規(guī)范導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理統(tǒng)計(jì)的工作量大大增加。本節(jié)主要介紹Excel表格設(shè)計(jì)的名稱規(guī)范、結(jié)構(gòu)規(guī)范和格式規(guī)范，以及要避免的表格制作“陋習(xí)”。

1.1.1 名稱規(guī)范

Excel表格涉及的名稱主要分為存放文件夾名稱、工作簿名稱、工作表名稱和區(qū)域名稱四類，如圖1-2所示。

常常看到很多人的計(jì)算機(jī)桌面上堆放著無序和混亂的文件，極大地影響了計(jì)算機(jī)性能和辦公效率。很多人會(huì)認(rèn)為硬盤空間又不夠了，計(jì)算機(jī)性能又跟不上了，需要再換一臺(tái)新的計(jì)算機(jī)了。事實(shí)上，真正需要的是坐下來，好好花時(shí)間將計(jì)算機(jī)里的文件真正管理起來，這樣會(huì)為自己日后省下更多的時(shí)間。

建議對(duì)文件和文件夾進(jìn)行分類管理和規(guī)范命名。按照工作和生活需要，建立合理的文件保存架構(gòu)。為方便管理，文件夾層級(jí)不要太多，層級(jí)數(shù)量一般不超過5個(gè)。此外，所有的文件和文件夾都要規(guī)范化命名。

常用的文件命名方法有編號(hào)命名法和日期命名法，如圖1-3所示。

編號(hào)命名法可以根據(jù)文件夾、文件的重要程度或處理流程的順序進(jìn)行編號(hào)，不至于排序時(shí)打亂原有順序。日期命名法將數(shù)據(jù)記錄日期或文件存儲(chǔ)日期放在最前，有助于按照日期進(jìn)行排序。當(dāng)然有人也習(xí)慣于將日期放在名稱后面，只是這樣就不能保證按日期排序了。

但對(duì)處理大量數(shù)據(jù)文檔的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員來說，單層級(jí)的文件命名已不完全適用，可以采取多層級(jí)的命名方法。可以遵照“時(shí)間－項(xiàng)目類別－名稱關(guān)鍵詞－相關(guān)人員”四層格式進(jìn)行命名，比如：201903－應(yīng)收賬款－XX金融控股集團(tuán)－銷售部張三。

工作表名稱主要根據(jù)表格數(shù)據(jù)的用途和時(shí)間進(jìn)行命名，比如“2019年3月收入明細(xì)表”。工作表名稱和內(nèi)容要一致，“2019年3月收入明細(xì)表”中就不能出現(xiàn)成本、費(fèi)用等數(shù)據(jù)，如有類似數(shù)據(jù)，建議單獨(dú)保存一張工作表，避免數(shù)據(jù)混淆。

同一類工作簿的名稱也應(yīng)保持一致的格式，以方便表格數(shù)據(jù)更新時(shí)批量修改公式引用，如收費(fèi)臺(tái)賬名稱為“2019年1月收費(fèi)明細(xì)表”，那么其他月份的名稱應(yīng)分別為“2019年2月收費(fèi)明細(xì)表”~“2019年12月收費(fèi)明細(xì)表”，而不應(yīng)為“2月收費(fèi)明細(xì)表”或“公司2019年1月收費(fèi)表”等表格名稱。

在Excel軟件中，名稱是一種較為特殊的公式，多數(shù)由用戶自行定義，也有部分名稱隨著創(chuàng)建列表或設(shè)置打印區(qū)域等操作自動(dòng)產(chǎn)生，常常用于體現(xiàn)某個(gè)指定區(qū)域，本書稱為“區(qū)域名稱”。每個(gè)名稱都具有一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)，方便在其他名稱或公式中調(diào)用。

合理使用區(qū)域名稱，可以方便編寫公式，它有以下優(yōu)點(diǎn)。

? 增強(qiáng)公式的可讀性。

? 方便公式的統(tǒng)一修改。

? 代替需重復(fù)使用的公式，有利于簡(jiǎn)化公式。

? 可以快速定位名稱包含的區(qū)域。

比如圖1-4中的區(qū)域B2：B5定義成“費(fèi)用”，單元格B6中的求和公式就可以寫成：

＝SUM（費(fèi)用）

通過名稱就能明顯看出該區(qū)域是對(duì)費(fèi)用進(jìn)行求和。

名稱命名是有一定限制的，比如：

? 不能以純數(shù)字命名或是以數(shù)字開頭。

? 不能以字母R、C、r、c作為名稱命名。

? 不能使用除下劃線、點(diǎn)號(hào)和反斜杠（＼）以外的其他符號(hào)。

? 字符不能超過255個(gè)。

? 不區(qū)分大小寫。

知識(shí)拓展

定義名稱的方法有三種：

1.使用名稱框快速創(chuàng)建名稱

選中A2：A9，在名稱框中輸入名稱后，按【Enter】鍵確認(rèn)，如圖1-5所示。

2.在【新建名稱】對(duì)話框中定義名稱

選擇數(shù)據(jù)區(qū)域范圍，通過【公式】-【定義名稱】打開“新建名稱”對(duì)話框，如圖1-6所示，輸入名稱即可。

3.根據(jù)所選內(nèi)容批量創(chuàng)建名稱

可以根據(jù)數(shù)據(jù)區(qū)域的首行或首列內(nèi)容批量創(chuàng)建名稱。選中數(shù)據(jù)區(qū)域，通過【公式】-【根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建】，只勾選【首行】復(fù)選框，如圖1-7和圖1-8所示。

創(chuàng)建后，可以通過【公式】-【名稱管理器】查看已經(jīng)定義的區(qū)域名稱，如圖1-9所示，也可以用快捷鍵【Ctrl+F3】快速調(diào)出。

1.1.2 結(jié)構(gòu)規(guī)范

在實(shí)際工作中，先根據(jù)數(shù)據(jù)量的大小和表格用途來確定選用表格的類型，然后確定各類表格的結(jié)構(gòu)和布局，主要分為清單型表格和報(bào)表型表格兩類。

1.清單型表格

清單型表格以方便數(shù)據(jù)分析處理為原則，不同類信息用不同字段來表達(dá)和存儲(chǔ)，避免同一列信息存儲(chǔ)多類信息，如圖1-10所示。

用途：主要用于存儲(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)來源主要是直接錄入，也可能是外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入，如收費(fèi)臺(tái)賬、憑證序時(shí)簿、業(yè)務(wù)明細(xì)表都是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)型表格。

清單型表格特點(diǎn)：

? 結(jié)構(gòu)布局合理，重要字段排在前面，以方便查找引用數(shù)據(jù)。

? 要有列標(biāo)題，字段名不能重復(fù)。

? 各條數(shù)據(jù)記錄間不能有空行空列，尤其是行間不能有用合計(jì)等公式計(jì)算得出的數(shù)據(jù)。

? 同一列為同一數(shù)據(jù)類型，且要保證各列數(shù)據(jù)格式的規(guī)范性。

? 不能有合并單元格。

2.報(bào)表型表格

報(bào)表型表格以用戶需求為原則，準(zhǔn)確直觀地反映信息，如圖1-11所示。

用途：當(dāng)數(shù)據(jù)量較大時(shí)，將信息經(jīng)過加工處理后提煉而成，比如各種匯總表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。

報(bào)表型表格特點(diǎn)：

? 要求結(jié)構(gòu)合理清晰、重點(diǎn)突出、排版美觀，同時(shí)要方便閱讀與打印。

? 該類表格的數(shù)據(jù)最好能用公式從清單型表格中引用或自動(dòng)取數(shù)自動(dòng)生成。

? 注意保護(hù)工作表，防止誤操作破壞公式與數(shù)據(jù)。

? 該類表格要準(zhǔn)確表達(dá)信息使用者需要的信息，表格排版要考慮使用者的習(xí)慣。

1.1.3 格式規(guī)范

表格中的各類數(shù)據(jù)要使用統(tǒng)一和規(guī)范的格式，方便表格使用者加工處理，且統(tǒng)一的要求排在規(guī)范要求之前，比如日期型數(shù)據(jù)不能輸入20190106、2019.1.6、19.1.6等不規(guī)范的格式，即使輸入格式不規(guī)范，也要保持統(tǒng)一，以方便表格使用者批量修改。

比如把2019年5月8日在Excel中輸入為“2019.5.8”。這樣，軟件只會(huì)當(dāng)文本處理，無法認(rèn)為是時(shí)間，自然也就無法參與計(jì)算了。

圖1-12列出了Excel中常見的規(guī)范和不規(guī)范的日期格式，不規(guī)范的日期在Excel中不能直接進(jìn)行日期的查詢、統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，需要進(jìn)行規(guī)范化才能實(shí)現(xiàn)這三種操作。

分列功能可以很好地解決這幾種日期的“疑難雜癥”，如圖1-13所示。選擇不規(guī)范數(shù)據(jù)后，在分列操作向?qū)У牡?步設(shè)置日期格式，“YMD”表示按“年月日”的順序顯示，目標(biāo)區(qū)域不更改，就可以在原區(qū)域快速規(guī)范日期格式，而且一次可以操作多種不規(guī)范的日期格式，特別方便。

知識(shí)拓展

Excel數(shù)據(jù)匯總為什么差了1分錢？

在數(shù)據(jù)匯總時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽到有人抱怨，“僅僅是1分錢的差異，卻讓我檢查了好久，怎么看也沒看出錯(cuò)誤在哪里”。其實(shí)，有時(shí)候真的不是我們的錯(cuò)誤，因?yàn)镋xcel中單元格數(shù)據(jù)顯示值與實(shí)際值不一樣，是典型的“表里不一”。

以工資計(jì)算為例，圖1-14所示是某公司一張工資計(jì)算表，出勤工資的計(jì)算公式如下。

出勤工資＝基本工資×出勤天數(shù)/22

你會(huì)發(fā)現(xiàn)D7單元格中用SUM函數(shù)得到的合計(jì)是24840.91元，實(shí)際報(bào)送銀行的合計(jì)數(shù)應(yīng)該是24840.92元，兩者差了1分錢。

其實(shí)，通過調(diào)整小數(shù)位數(shù)可以看出原因所在，如圖1-15所示。

由于使用除法運(yùn)算中產(chǎn)生了無限不循環(huán)小數(shù)，例如王衛(wèi)平的工資額為：6000/22×20＝5454.54545454545，并非顯示的5454.55元，從而造成求和運(yùn)算的差額。

解決方法是用ROUND四舍五入函數(shù)確保計(jì)算精度，讓每人的出勤工資實(shí)現(xiàn)“表里如一”。對(duì)每個(gè)人的出勤工資按“四舍五入”保留2位小數(shù)，則D7單元格SUM函數(shù)求和可得到正確結(jié)果，如圖1-16所示。

1.1.4 表格使用中的那些“坑”

每個(gè)人在不同的時(shí)期對(duì)Excel的理解和熟練程度不同，都會(huì)形成一些后來認(rèn)為是不良的習(xí)慣，很可能就會(huì)降低Excel的功能，也會(huì)給自己挖了好多“坑”。下面說說表格使用中幾個(gè)常見的陋習(xí)。

1.合并單元格

有人會(huì)覺得合并單元格很好用或者合并居中很好看，不但標(biāo)題行使用，甚至在表格中還要不停使用。千萬(wàn)記住，合并單元格是Excel表格中的“毒素”，最好遠(yuǎn)離。如圖1-17所示，很多人習(xí)慣做成左圖的樣子，表格確實(shí)好看很多并有層次感，但是在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候會(huì)非常麻煩。

比如，需要統(tǒng)計(jì)北京和山東的銷量數(shù)據(jù)合計(jì)，就會(huì)使原本很簡(jiǎn)單的公式變得復(fù)雜。而做成右圖的效果，用SUMIFS公式或數(shù)據(jù)透視表都很容易完成。其實(shí)這類問題在表格設(shè)計(jì)階段完全可以避免，盡量少做或不做單元格合并。即使在表格中做了單元格合并，請(qǐng)保留下最原始的未合并數(shù)據(jù)，這樣最終的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)會(huì)簡(jiǎn)單很多。

2.多行表頭

人們經(jīng)常會(huì)見到這樣的表頭，如圖1-18所示。

除了有合并單元格，還出現(xiàn)了行1和行2兩層表頭。這樣的表格，很多功能也會(huì)無法使用。比如應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表就會(huì)有圖1-19所示的錯(cuò)誤提示。

3.多空格

中國(guó)人的名字有三個(gè)字的，也有兩個(gè)字的。有些人為了所謂的美觀，常常在兩個(gè)字的名字中間輸入空格，可是常常輸入空格的個(gè)數(shù)又不一致。Excel可是分得很清楚，稍微有一點(diǎn)不同，就認(rèn)為是兩個(gè)不同的人。

如圖1-20所示，單元格B2和B4都是業(yè)務(wù)員“趙軍”，但是單元格B2中輸入了空格，Excel就會(huì)認(rèn)為是不同的姓名，會(huì)直接影響數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)或透視的結(jié)果。

4.同一單元格信息太多

請(qǐng)看圖1-21上圖的表格，如何計(jì)算？這樣的表格曾經(jīng)困擾很多人，只能用手工辦法或者計(jì)算器計(jì)算好，再輸入C列單元格中。如果這樣做基礎(chǔ)表，到月末和年終統(tǒng)計(jì)時(shí)你絕對(duì)會(huì)成為大忙人。

因?yàn)锳2~A5單元格中包含了材料、單價(jià)和單位三類信息，通過改進(jìn)將這三類信息拆分在三列單元格中，如圖1-21下圖所示。

也有很多人在輸入客戶地址信息時(shí)，會(huì)把省份、城市、所在區(qū)的信息放在同一列，如圖1-22左圖。這樣的設(shè)計(jì)在按照省份、城市、區(qū)縣街道進(jìn)行分級(jí)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，一般需要用函數(shù)提取數(shù)據(jù)或?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行分列。

為了避免這種情況，建議大家把表的單元格信息做到原子化。這樣會(huì)給數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)帶來很大便利。不必因?yàn)閿?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)用公式或分列提取信息而浪費(fèi)大量時(shí)間，而且做透視表、分類匯總都會(huì)非常方便。

上面介紹了Excel表格數(shù)據(jù)管理的一些分類和基本原則，有助于讀者建立良好的數(shù)據(jù)管理理念，大家在平時(shí)的工作中要注意以下幾方面數(shù)據(jù)管理習(xí)慣的培養(yǎng)。

? 當(dāng)要設(shè)計(jì)和創(chuàng)建一個(gè)Excel表格時(shí)，要根據(jù)想要實(shí)現(xiàn)的目的來選擇正確的表格類型（清單型表格或者報(bào)表型表格）。

? 數(shù)據(jù)錄入時(shí)對(duì)于同一類型的數(shù)據(jù)錄入，規(guī)則和格式要統(tǒng)一。

? 需通過計(jì)算得出結(jié)果的單元格要盡量使用公式，不直接輸入結(jié)果。

? 公式中盡量少用常數(shù)項(xiàng)，可以引用某單元格的數(shù)據(jù)，方便統(tǒng)一修改公式。

? 盡量不要使用合并單元格。

? 定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，臨時(shí)性的操作最好在復(fù)制的副本上進(jìn)行。