1.6 備份與恢復(fù)——給文件加個(gè)保險(xiǎn)

有時(shí)在編輯Excel文檔時(shí)，由于斷電或其他原因?qū)е挛臋n未保存就異常退出，當(dāng)再次打開(kāi)文檔時(shí)卻發(fā)現(xiàn)之前編輯的內(nèi)容不見(jiàn)了。那么該如何恢復(fù)沒(méi)有保存的Excel文檔呢？

1.6.1 自動(dòng)保存與恢復(fù)

首先要做的事情就是開(kāi)啟Excel自動(dòng)保存文檔功能，可以讓數(shù)據(jù)丟失的可能性減少到最低，如圖1-58所示，設(shè)置自動(dòng)保存的時(shí)間和自動(dòng)恢復(fù)的文件位置。

如果遇到異常情況，可以通過(guò)之前所設(shè)置的【自動(dòng)恢復(fù)文件位置】目錄中恢復(fù)未保存的文檔。也可以通過(guò)命令來(lái)恢復(fù)未保存的工作簿，如圖1-59所示，功能簡(jiǎn)單卻可以解決大問(wèn)題。筆者建議還是養(yǎng)成良好的文檔保存習(xí)慣，在文檔編輯過(guò)程中經(jīng)常保存，快捷鍵是【Ctrl+S】。

1.6.2 重要文件生成備份

在使用Excel時(shí)，存在著這樣一群用戶(hù)：每周、每月、每季度、每年都要匯總各類(lèi)相同格式的表格，只是數(shù)字有些變化而已。很多人為了圖方便，都是打開(kāi)上一次的報(bào)表，修改數(shù)據(jù)后一保存就覆蓋了上個(gè)月的報(bào)表數(shù)據(jù)，上個(gè)月的報(bào)表就立馬丟失了。

為了不出現(xiàn)這種尷尬，微軟早就設(shè)計(jì)出這樣的功能，文件保存時(shí)同時(shí)備份原有文件的功能。現(xiàn)在就告訴大家，選擇【文件】-【另存為】-【工具】，在展開(kāi)的選項(xiàng)中選擇【常規(guī)選項(xiàng)】，在打開(kāi)的【常規(guī)選項(xiàng)】對(duì)話框中勾選【生成備份文件】復(fù)選框，可以設(shè)置密碼，也可以不設(shè)置密碼，如圖1-60和圖1-61所示。