為什么你的日計劃總是完不成？

記得剛參加工作那會兒，我作為新人，為了好好表現(xiàn)，大大小小的事都想?yún)⑴c，別人不愿意做的，別人請求幫忙的我都不會拒絕。這樣做導(dǎo)致的結(jié)果是每天看起來很忙，但做的事都是各種瑣事，自己負責的工作內(nèi)容，在上班時間常常完不成，因為在工作過程中經(jīng)常被打斷，所以只能加班來完成。

原以為這樣表現(xiàn)能夠順利通過試用期，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)給的評語是“與同事關(guān)系融洽，但做事無計劃，不能按時完成工作，經(jīng)常拖延，影響項目整體進度，建議繼續(xù)試用”。

拿到這樣的評語我很不服氣。我沒偷懶，每天都在加班，怎么就無計劃，不能按時完成了呢？正好領(lǐng)導(dǎo)找我談話，我就把想法和領(lǐng)導(dǎo)直說了。

領(lǐng)導(dǎo)說了很多，但我印象最深的兩句話是“加班說明你效率低”“先做好自己的工作，再去幫助別人”。

職場中是看結(jié)果、看效率的，不是看你的人際關(guān)系的。

明白了這個道理，我就開始想辦法提高工作效率，學(xué)習(xí)時間管理。

剛開始學(xué)習(xí)時間管理時，我看很多書都要求把要做的事情列出來，然后安排時間，最常見的是今日待辦列表。把一天要做的事都列出來，就是在制訂日計劃。

但是把今日待辦事項列出來，只能讓你知道有哪些事要做，卻沒告訴你如何保證完成這些事。

先來看這個例子（圖1-1-1），這是最常見的制訂日計劃的方法，就是列清單。

清單是列出來了，但一天過去了，真正完成的可能只有兩項。

為什么列的日計劃不能全部完成？主要有以下三個方面的原因。

圖1-1-1

列太多

上面這個例子中列出的事項多不多？其實我還看到過列出20多項的，細到把喝水、吃飯也都列了出來。

列出這么多事項，肯定是難以完成的，首先心理上就會感到壓力，其次時間也不好安排。

今日待辦列表清單中列出自己要完成的事即可，像這些習(xí)慣養(yǎng)成類的事，如早睡早起、喝水吃飯，完全沒必要列。沒有形成的習(xí)慣，在培養(yǎng)習(xí)慣階段，可以單獨列個習(xí)慣養(yǎng)成計劃表，按計劃進行，不要和今天要做的事混在一起。習(xí)慣養(yǎng)成類的事就算今天失敗了，也沒關(guān)系，所以不要列到今日待辦事項里給自己壓力。

然后，按時間節(jié)點來羅列，只列今天必須完成的事情。像上圖的清單里，取快遞之類的事，如果今天不取，明天也可以取，那就沒必要把它列出來。

有人會說，不列出來自己就會忘了。可以做個任務(wù)收集籃，把需要做的，但不是今天必須完成的，放到收集籃里。優(yōu)先保證今天必須要完成的，當你把今天的事情都做完以后，再從收集籃里看看有哪些事情是可以做的。

還有，最好將清單進行一下分類，比如，簡單分為工作、生活、學(xué)習(xí)這三類。整理后，今日待辦事項列表就變成了這樣：

圖1-1-2

這樣看是不是更清晰了呢？

太緊湊

今日待辦事項列完后，需要評估一下時間安排，時間安排一定不要太緊湊。每天至少留出半個小時不安排任務(wù)，用來保證正常的進度。

比如，工作時長為8小時，今日待辦事項的總時間長度應(yīng)該控制在約7個半小時，留出半小時來處理一些因為臨時事情影響的進度。同時，每小時一定要留出5—10分鐘的休息時間。

休息是用來恢復(fù)精力的，只有適度休息，才能保持一整天的精力，這樣工作效率也能提高。如果時間安排得太緊湊，根本沒有休息時間，精力耗損太快，一般上午忙完，下午就沒精神繼續(xù)做了。

未拆解

今日待辦列表沒有完成的一個重要原因是沒有進行合理的拆解。

面對新的工作內(nèi)容，如新品發(fā)布會，之前從沒做過，完全不知道新品發(fā)布會該怎么做，覺得很難，所以就會放一放，先去做簡單的事，這就出現(xiàn)了拖延現(xiàn)象。

面對今日待辦列表，首先要進行區(qū)分，明確哪些是項目，哪些是任務(wù)，哪些是行動。項目是由許多任務(wù)組成的，任務(wù)又是由許多行動組成的。

圖1-1-3

像項目報告，只需幾個步驟就能完成，收集數(shù)據(jù)、整理數(shù)據(jù)、匯總數(shù)據(jù)、發(fā)送報告，這都是任務(wù)。每個步驟中又由幾個行動組成，如收集數(shù)據(jù)，由查看歷史數(shù)據(jù)、確認數(shù)據(jù)無誤這兩個行動組成。

將項目拆分成任務(wù)，再將任務(wù)拆分成行動，最后形成的今日待辦列表應(yīng)該是這樣的：

圖1-1-4

現(xiàn)在我們來對比一下，這個列表和一開始寫的列表，哪個更具有可執(zhí)行性？

至于項目、任務(wù)具體如何拆解，后續(xù)章節(jié)會教大家一步一步操作。