第五節(jié) 別小看文件夾管理

不知道大家有沒有這樣的經(jīng)歷，有人想找一份早前的文件，你記得是有這么一個文件，就是不知道放在了哪里，怎么也搜索不到，手忙腳亂了大半天還是沒有收獲，你自己也感覺不好意思。或者有時候你搜索了文件，但是出來一堆同名文件，你要一一打開才知道哪個是最終版本，這種情況不僅耗時、降低工作效率還會給人雜亂無章的印象。我早前剛參加工作時就經(jīng)常會發(fā)生此類的事情，后來文件日益增多，尋找更是麻煩，于是一邊請教前輩，一邊開動腦筋，終于把文件進(jìn)行了合理化的管理，找東西時也不再慌張無序了。是什么方法呢？就是利用文件夾對文件進(jìn)行管理。

千萬別小看文件夾，充分利用好文件夾，可以大大提高存儲、提取文件的效率，也能讓自己的思路更加清晰。

首先要將可能產(chǎn)生的文件進(jìn)行分類，這時候要按大類進(jìn)行區(qū)分，一般來說，我們可以按照電腦里的硬盤分區(qū)分大類，電腦一般有四個分區(qū)，C盤為系統(tǒng)盤，D盤為臨時文件盤，鑒于重做系統(tǒng)時C、D盤容易遺失文件，最好將文件存儲在E、F盤中（也可以將電腦多分出幾個區(qū)、幾個文件類別，但一般來說四個區(qū)域足夠用）。E盤可設(shè)置為“工作文件盤”，F(xiàn)盤可設(shè)置為“個人休閑文件盤”，在后面講文檔存放的一節(jié)中會詳細(xì)講到，本節(jié)重點講文件夾管理。

接著，在E盤中根據(jù)年份建立年份文件夾。將同一年份的文件歸類在同一個文件夾里。再在同一個年份文件夾里按照自己的業(yè)務(wù)類別建立業(yè)務(wù)板塊文件夾。如下：

之后再將業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行細(xì)分，將細(xì)分后的子模塊以數(shù)字進(jìn)行編號排序。如下：

編號是為了便于自己或他人查找和檢索。以上文件夾的意思是，2017年人力資源管理文件里有6個子業(yè)務(wù)，招聘、培訓(xùn)、勞動關(guān)系、績效考核、薪酬福利、人力資源規(guī)劃。在建立這些子文件夾后，我們可以將已經(jīng)或正在進(jìn)行的文件分類儲存。例如，招聘信息、招聘網(wǎng)站收費信息、獵頭信息、現(xiàn)場招聘會信息、簡歷、面試考評表、面試記錄表等與招聘有關(guān)的文件都可以放在這個文件夾內(nèi)，再根據(jù)文件月份建立子文件夾，分配到相關(guān)月份中，以此類推。

這時候要注意，文件夾命名應(yīng)盡量簡潔，要一眼就能看出核心內(nèi)容，知道里面裝的是什么。另外，子文件夾里的文件數(shù)量要加以適當(dāng)控制，把沒用的、無效的、重復(fù)的刪掉，盡量保證不混淆。實在需要保留就在后綴里加上日期，以便區(qū)分。

在建立文件夾之后還要注意以下幾小點：

1.如果子文件過大，則將過大的文件壓縮單獨放置，一個是方便查詢不擠占空間，另一個也便于備份。

我們也經(jīng)常會遇見反復(fù)修改文件的情況，這時候存儲要注意，要么將原有的覆蓋，要么就要在文件名后加日期作為后綴。沒用的文件要刪除，避免擠占空間和混淆。

2.經(jīng)常整理，發(fā)現(xiàn)無用、重復(fù)的文件便刪除。

3.為文件夾設(shè)置密碼，有些很重要的文件如果不想被外人知道，可以為文件夾設(shè)置密碼。

4.如果經(jīng)常使用某個文件夾，可以將這個文件夾做成快捷方式，利用快捷方式訪問。