6.把握當下，確定你能立即去做的任務

試想一下：

現在是你制定好任務列表后的第一個早上。

你神清氣爽地走到了辦公室里，坐在了自己的位置上。新的一天開始了！你打開公文包，拿出精心準備好的日清單，自豪地將它擺在桌子的正中間，心想：“我的安排簡直是天衣無縫！”

可是，就在這時，你突然發現自己的辦公桌上根本不止“日清單”一張紙：各種各樣的文件就靜靜地躺在那里等著你處理，早上秘書拿來的信件堆成了厚厚的一摞，重要的項目這幾天也沒有什么突破性的進展……

這時候你要怎么辦？

要徹底地放棄自己好不容易制定好的清單，再次陷入任務的汪洋大海中嗎？這樣做當然不行。

其實，正確答案很簡單：不要思前想后，把握當下，馬上開始工作！

●用“立即原則”，馬上開始工作

“立即原則”最大的好處就在于：哪怕在最初的半小時里，你只完成了任務列表中原本僅需要幾分鐘就可以解決的小事，那也不要緊，因為在短時間內完成第一件任務的成就感足以使你重燃斗志。

可以看得出來，“立即原則”在剛剛使用時間表來解決混亂問題時是十分有效的，不過，它的用處卻不僅僅局限于此：一旦我們養成了這種良好的習慣，這一原則就會給我們的日常生活帶來不少益處：

◆若我們接手一項工作后馬上著手對其進行審視，并做出或是委派，或是親自來做的處理，這項任務被滯留下來的可能性就會大大減少。因為高效能人士對自己負責的工作領域往往是十分熟悉的，相應的處理方法與解決方案也早已刻印在腦子里。既然如此，何不將無謂的反復斟酌省去，為自己爭取到更多的時間呢？

◆對處于管理職位的高效能人士而言，很多問題都是不能拖延的，組織上層的拖延往往會導致基層的混亂，而且多半任務都有這樣的特點：拖延時間越長，由此衍生的問題就會越多，解決總體問題的難度也會不斷地增大，這就無形之中增加了高效能人士、下屬甚至是整個團隊的工作量。因此，我們要有意識地培養這種習慣，一遇到問題就立即開始尋找相應的解決辦法。

遵循“立即原則”，高效能人士自然不會忘記或者遺漏任何一項任務，更能在統籌全局的基礎上，掌握更加清晰的團隊工作脈絡，因為一旦一項整體性的任務得以完成，我們便可以放心地將它從自己的日程表中徹底刪除。

立即得到處理的任務不會再占用你的辦公桌，更不會再消耗你的腦力。將這些思維障礙都清除了以后，你便可以更加輕松地將精力都集中在重要的事情上。

●以三分鐘為基準，判斷任務是否可以“立即完成”

值得注意的是，“立即原則”并不是要求你毫無選擇地蠻干，這一原則僅適用于那些最簡單的、一目了然的任務，也就是你可以在三分鐘內判斷其去向或做法的任務。

你或許會認為：“三分鐘太短了，根本什么事情都辦不了！”其實不然，三分鐘的時間里，你可以做完很多工作，比如打一通電話，上網查詢一個數據，整理好自己的文件夾。

值得高效能人士特別注意的是“做完”兩個字：這種瑣碎的事情，一定要一次性完成。舉個反面例子來說：

若你在寫重要報告的時候，突然想起要查詢一下某位重要客戶的身份信息，于是，將報告放在一邊去公司資料庫里查詢。那么，待你查完地址以后，最可能發生的事情是，你已經忘記了之前寫作的頭緒，又要從頭再看、再思考一遍。這種缺乏條理性的做法會浪費你大量的時間，使你在不知不覺間失去了對時間的掌控。

●在無法立即處理的情況下，估算任務需要的具體時間

如何在無法立即處理的情況下，應對其他的任務呢？在這種情況下，我們就需要估算該任務所需要的具體時間了。

僅僅列舉出一天中的任務、活動內容并不足以做到更好地管理時間，在此之后，我們還需要根據自身往日經驗，進一步估算出每一項任務安排所需要的具體時間。很多高效能人士在面對時間估算這一步時，往往會過高地估計自己的辦事效率，將太多的事情安排在一天的時間里，最終導致計劃擱置。

此外，還有一種更常見的可能性，即你在工作實施的過程中發現，完成每一件事情都需要很長的時間，于是，不得不將大段寶貴的時間分配出去。其實，我們完全沒有必要這么浪費時間。

時間管理中的“帕金森定律”

人始終是根據任務的時間期限來調整工作速度的。

若某人知道自己有一個月時間來完成某項任務，他會不知不覺放慢工作速度，將整個月的時間都用在這項任務上。

若同樣的任務只給出了一周時間的話，他便會調整自我工作速度與工作狀態，以此保證自己可在一周內完成任務。

人有拖延時間的行動傾向，若不加以具體限制，很多事情可能會拖延一輩子。因此，在執行這一步驟時，你應注意時間限制的現實性，可以一小時完成的事情，絕不用兩小時。更重要的是，一旦定好了計劃，你就必須嚴格地要求自己，遵守已定的時間限制。

這種定時定量的計劃往往可以為工作提供更加明確的目的性，使我們可以更有效地抵御外界的干擾。

●預留出彈性空間

現在，你已經開始嚴格地按照自己的計劃工作了，但是，你的頂頭上司突然派給了你一份重要的、只能你去做的工作——如果你不是公司的最高管理者，那么這種事情很有可能會發生在你的頭上——現在，你必須先去做這件重要的事情。如此一來，計劃完全被打亂了。

這是否證明了你的計劃是有缺陷的？的確，一份切實可行的計劃中的任務應該滿足兩個選項：

◆它包括了那些你想做的事情；

◆那些你想做的事情中，是你可以真正切實完成的事情。

你肯定知道“多米諾效應”：成百上千的多米諾骨牌緊密地排成一列，只要其中有一塊不慎倒下，后面便會發生連鎖反應，導致所有的骨牌一塊接一塊地倒下。

同樣，若你將一天中的日程排得過滿的話，每一件事情之間沒有足夠的彈性空間，那么它們便會變得如一列列密密麻麻的多米諾骨牌一樣危險：一旦有突發事件出現，其后所有安排都會受到牽連。而就高效能人士的工作經驗來看，突發事件出現的概率是非常高的。

因此，你一定要在制訂計劃時，為自己預留出足夠的彈性空間，以防萬一。預留的辦法也很簡單：將已知的活動與安排計劃在50%的時間以內，剩余的50%時間預留出來，用于處理可能會發生的突發事件。

在搞清楚彈性空間的必要性以后，你便可以在制定第二天的任務清單時，更好地運用時間管理的新原則了。依據這些原則，你在次日會發現，你能夠更快更好地進入工作狀態，展開一天的工作內容。