2.3 數據有效性驗證

數據有效性驗證是指讓指定單元格中所輸入的數據滿足一定的要求，如只能輸入指定范圍的整數，只能輸入日期，設置可選擇輸入序列，添加公式驗證等，根據實際情況設置數據有效性后，可以有效防止在單元格中輸入無效的數據。

2.3.1 限制只能輸入指定類型數據

1．只允許輸入日期

例如，某些單元格區域中只允許輸入當月的日期，可以按如下方法設置數據驗證。

①選擇需設置的單元格區域，在“數據”選項卡的“數據工具”組中單擊“數據驗證”按鈕，如圖2-65所示，打開“數據驗證”對話框。

②在“允許”下拉列表中選擇“日期”，在“數據”下拉列表中選擇“介于”，然后設置“開始日期”和“結束日期”，如圖2-66所示。

③單擊“確定”按鈕完成設置。當在單元格中輸入程序無法識別為日期的數據時會彈出錯誤提示，如圖2-67所示；當在單元格中輸入不在指定區間的日期時也會彈出錯誤提示，如圖2-68所示。

2．只允許輸入指定范圍的整數

①選擇需設置的單元格區域，在“數據”選項卡“數據工具”組中單擊“數據驗證”按鈕，如圖2-69所示，打開“數據驗證”對話框。

②在“允許”下拉列表中選擇“整數”，在“數據”下拉列表中選擇“介于”，然后設置“最大值”和“最小值”，如圖2-70所示。

③切換到“出錯警告”選項卡，在“標題”文本框中輸入警告標題，如圖2-71所示。

④在單擊“確定”按鈕即可。當單元格數據不是介于22～40之間整數時，即會彈出警告提示框，如圖2-72所示。

2.3.2 建立可選擇輸入的序列

①選中B2:B13單元格區域，在“數據”選項卡的“數據工具”組中單擊“數據驗證”按鈕，如圖2-74所示，打開“數據驗證”對話框。

②單擊“允許”設置框右側下拉按鈕，在下拉列表中選擇“序列”。接著在“來源”文本框中輸入“白板系列，財務用品，文具管理，書寫工具，紙張制品”（注意輸入數據間注意使用半角逗號間隔），如圖2-75所示。

③單擊“確定”按鈕，返回到工作表中，單擊B2單元格右側下拉按鈕，在下拉菜單中顯示出可選擇的序列如圖2-76所示，選擇相應的產品類別即可。

2.3.3 用公式建立驗證條件

1．禁止輸入重復值

面對信息龐大的數據源表格，在錄入數據時，難免出現重復輸入數據的情況，這會給后期的數據整理及數據分析帶來麻煩。因此對于不允許輸入重復值的數據區域，可以事先設置禁止輸入重復值。

①選中A2:A13單元格區域，在“數據”選項卡的“數據工具”組中單擊“數據驗證”按鈕，如圖2-77所示。

②打開“數據驗證”對話框，單擊“允許”設置框右側下拉按鈕，在下拉列表中選擇“自定義”，如圖2-78所示。

③接著在“公式”文本框中輸入公式“=COUNTIF (A:A,A1)=1”，如圖2-79所示。

④在單擊“確定”按鈕，返回到工作表中。在A列中輸入的數據不能出現重復，一旦出現重復，則會彈出如圖2-80所示的提示框。

2．禁止輸入空格

對于需要后期處理的數據庫表格，在輸入數據時一般都要避免輸入空格字符，因為這些無關字符可能會導致查找不到結果，計算時出錯等情況發生。通過數據驗證設置則可以實現禁止空格的輸入。

①選中目標數據區域，在“數據”選項卡的“數據工具”組中單擊“數據驗證”按鈕，如圖2-81所示。

②打開“數據驗證”對話框，單擊“允許”設置框右側下拉按鈕，在下拉列表中選擇“自定義”，然后在“公式”文本框中輸入公式“=ISERROR (FIND (" ",A2))”，如圖2-82所示。

③單擊“確定”按鈕，返回到工作表中，當在A列中輸入姓名時，只要輸入了空格就會彈出警示并阻止輸入，如圖2-83所示。

2.3.4 顯示輸入提示

①選中想要設置的單元格區域（可以一次性選中不連續的單元格區域），在“數據”選項卡的“數據工具”組中單擊“數據驗證”按鈕，如圖2-85所示，打開“數據驗證”對話框。

②單擊“輸入信息”選項卡，在“標題”和“輸入信息”文本框中輸入要提示的信息，如圖2-86所示。

③單擊“確定”按鈕，返回到工作表中，此時當鼠標指向設置了數據驗證的單元格時，系統會顯示所設置的提示信息，如圖2-87所示。

2.3.5 圈釋無效數據

例如，下面表格中要求將小于70的成績直接圈釋出來。

①選中D2:D11單元格區域，在“數據”選項卡的“數據工具”組中單擊“數據驗證”按鈕，如圖2-89所示。

②打開“數據驗證”對話框，在“允許”下拉列表中選擇“小數”，在“數據”下拉列表中選擇“大于”，在“最小值”文本框中輸入“70”，如圖2-90所示。

③單擊“確定”按鈕，返回到工作表中，再次單擊“數據驗證”下拉按鈕，在下拉菜單中選擇“圈釋無效數據”命令，如圖2-91所示，系統自動將單元格區域小于70的數據圈釋出來，效果如圖2-92所示。