2.5　建設工程監理的組織協調

2.5.1　建設工程監理組織協調的概述

2.5.1.1　組織協調的概念與目的

在建設工程實施監理過程中，為了實現項目目標，組織協調工作是必不可少的。所謂組織協調工作，是指為了實現項目目標，監理人員所進行的監理機構內部人與人之間、機構與機構之間以及監理組織與外部環境組織之間的溝通、調和、聯合和聯結工作，以達到在實現項目總目標的過程中，相互理解信任、步調一致、運行一體化。組織協調工作最為重要，也最為困難，是監理工作能否成功的關鍵。只有通過積極的組織協調，才能實現整個系統全面協調控制的目的。

建設工程監理組織協調的目的就是對項目實施過程中產生的各種關系進行疏導，對產生的干擾和障礙及時排除或緩解，解決矛盾，處理爭端，使整個項目的實施過程處于一種有序狀態，并不斷使各種資源得到有效合理的優化配置，實現所監理項目質量好、投資省、工期短，最終實現預期的目標和要求。

2.5.1.2　組織協調的分類

按監理人員與被協調對象之間的組織關系的“遠、近”程度可分為組織內部協調、“近外層”協調、“遠外層”協調三類。

1）項目監理機構內部協調包括與監理單位的內部協調和項目監理機構自身組織的內部協調。

2）近外層協調是與工程項目建設有合同關系單位之間的協調。如建設單位（甲方代表）、勘察、設計、總施工單位、專業分包單位、供貨商、招標代理單位等，協調主要是相互配合，履行合同義務，共同實現項目目標。

3）遠外層協調指的是與社會環境單位的協調，與工程項目建設沒有合同關系，這些單位一般是政府執法部門或相關管理機構，主要的任務是維護社會公共利益，協調主要是聯絡溝通，滿足遠外層單位對建設項目的要求。

2.5.1.3　組織協調內容

（1）項目監理機構的內部協調

1）建立項目監理機構并明確各部門的組織管理關系。明確各部門和各崗位的目標、職責和權限，制定監理工作制度和工作程序，并在監理規劃中明確。

2）召開監理工作交底會議。介紹工程項目的前期工作情況和監理規劃交底。

3）發揮總監理工程師的核心作用。

4）建立內部溝通機制。

（2）項目監理機構的近外層協調

近外層協調主要是指監理組織（企業）與建設單位（業主）、勘察設計單位、施工單位、材料設備供應等參與工程建設單位之間關系的協調。

1）監理企業與業主的協調。工程項目法人責任制與建設工程監理制這兩大體制的關系，決定了業主與監理企業這兩類法人之間是一種平等的關系，是一種委托與被委托、授權與被授權的關系，更是相互依存、相互促進、共興共榮的緊密關系。監理工程師應從以下幾方面加強與業主的協調。

首先，監理工程師要清楚建設工程總目標，理解業主的建設意圖。我國的實際情況是監理工程師一般不能參與項目決策過程，因此在開展監理工作之前必須了解項目構思的基礎、起因和出發點，否則可能對監理目標及完成任務有不完整的理解，導致實際監理工作困難。

其次，監理工程師要利用工作之便做好監理宣傳工作，增進業主對監理工作的理解，特別是對建設工程管理各方職能及監理程序的理解，以自己規范化、標準化、制度化的工作去影響和促進雙方工作的協調一致。

最后，監理工程師要尊重業主，讓業主一起投入到建設工程的全過程中，力求業主滿意。對于業主提出的不適當要求，應尋求適當時機，以合適的方式進行說明和解釋，以避免不必要的誤解。

2）監理企業與承建商的協調。這里所說的承建商，不單是指施工企業，而是包括承接工程項目規劃的規劃單位、承接工程勘察的勘察單位、承接工程設計業務的設計單位、承接工程施工的總承包和分包單位，以及承接工程設備、工程構件和配件的加工制造單位在內的所有承建商。也就是說，凡是承接工程建設業務的單位，相對于業主來說，都叫作承建商。與承建商之間的協調，監理工程師要注意以下幾個方面。

首先，要堅持原則，實事求是，嚴格按規范、規程辦事，講究科學的態度。在監理工作中，監理工程師應強調各方面利益和建設工程總目標的一致性，鼓勵承建商將工程的實際進展狀況、實施結果和遇到的困難及意見及時向監理方匯報，以找出影響目標控制可能的干擾因素。雙方了解得越多、越深刻，監理工作中的對抗和爭執就會越少。

其次，要注意協調的方式和方法。與承建商的協調工作不僅是方法問題、技術問題，更是語言藝術、感情交流和用權適度的問題。如何用高超的協調能力，把正確的協調意見表達出來，使對方容易接受，使各方都能滿意，這是監理工程師必須仔細研究的問題。

（3）項目監理機構的遠外層協調

遠外層協調主要指監理組織（企業）與政府有關部門、社會團體等單位之間關系的協調。一個建設工程的開展還存在政府部門及其他單位的影響，如政府部門、金融組織、社會團體、新聞媒介、毗鄰單位等，它們對建設工程起著一定的控制、監督、支持、幫助作用，這些關系若協調不好，建設工程實施也可能嚴重受阻。

1）與政府部門的協調　工程質量監督站是由政府授權的工程質量監督的實施機構，對委托監理的工程，質量監督站主要是核查勘察設計單位、施工單位和監理單位的資質，監督這些單位的質量行為和工程質量。監理單位在進行工程質量控制和質量問題處理時，要做好與工程質量監督站的交流和協調。

重大質量、安全事故，在承包商采取急救、補救措施的同時，應敦促承包商立即向政府有關部門報告情況，接受檢查和處理。

建設工程合同應送公證機關公證，并報政府建設管理部門備案；協助業主的征地、拆遷、移民等工作要爭取政府有關部門支持和協作；現場消防設施的配置，宜請消防部門檢查認可；要敦促承包商在施工中注意防止環境污染，堅持做到文明施工。

2）與社會團體的協調　一些大中型建設工程建成后，不僅會給業主帶來效益，還會給該地區的經濟發展帶來好處，同時給當地人民生活帶來方便，因此必然會引起社會各界關注。業主和監理單位應把握機會，爭取社會各界對建設工程的關心和支持。這是一種爭取良好社會環境的協調。

對本部分的協調工作，從組織協調的范圍看是屬于遠外層的管理。根據目前的工程監理實踐，對遠外層關系的協調，應由業主主持，監理單位主要是協調近外層關系。如業主將部分或全部遠外層關系協調工作委托監理單位承擔，則應在委托監理合同專用條件中明確委托的工作和相應的報酬。

2.5.2　組織協調的方法與要點

2.5.2.1　組織協調方法

監理機構進行組織協調可以采用如下方法。

（1）會議協調法

會議協調法是建設工程監理中最常用的一種協調方法，實踐中常用的會議協調法包括第一次工地會議、監理例會、專業性監理會議（工程監理三大會議）等。

1）第一次工地會議　第一次工地會議是建設工程尚未全面展開前，履約各方相互認識、確定聯絡方式的會議，也是檢查開工前各項準備工作是否就緒并明確監理程序的會議。第一次工地會議應在項目總監理工程師下達開工令之前舉行，會議由建設單位主持召開，監理單位、總承包單位的授權代表參加，也可邀請分包單位參加，必要時邀請有關設計單位人員參加。

第一次工地會議應包括以下主要內容：

①建設單位、承包單位和監理單位分別介紹各自駐現場的組織機構、人員及其分工；

②建設單位根據委托監理合同宣布對總監理工程師的授權；

③建設單位介紹工程開工準備情況；

④承包單位介紹施工準備情況；

⑤建設單位和總監理工程師對施工準備情況提出意見和要求；

⑥總監理工程師介紹監理規劃的主要內容；

⑦研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員，召開工地例會周期、地點及主要議題。

第一次工地會議紀要應由項目監理機構負責起草，并經與會各方代表會簽。

2）監理例會　監理例會是由總監理工程師或其授權的專業監理工程師主持，按一定程序召開的，研究施工中出現的計劃、進度、質量及工程款支付等問題的工地會議。監理例會應當定期召開，宜每周召開一次，參加人包括：項目總監理工程師（也可為總監理工程師代表）、其他有關監理人員、承包商項目經理、承包單位其他有關人員。需要時，還可邀請其他有關單位代表參加。

工地例會應包括以下主要內容：

①檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完事項原因；

②檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；

③檢查分析工程項目質量狀況，針對存在的質量問題提出改進措施；

④檢查工程量核定及工程款支付情況；

⑤解決需要協調的有關事項；

⑥其他有關事宜。

3）專題會議　專題會議是由總監理工程師或其授權的專業監理工程師主持或參加的，為解決監理過程中的工程專項問題而不定期召開的會議。為解決監理工作范圍內工程專項問題，項目監理機構可根據需要主持召開專題會議，并可邀請建設單位、設計單位、施工單位、設備供應廠商等相關單位參加。此外，項目監理機構可根據需要，參加由建設單位、設計單位或施工單位等相關單位召集的專題會議。

（2）交談協調法

在實踐中，有時可采用“交談”這一方法。交談包括面對面的交談和電話交談兩種形式。無論是內部協調還是外部協調，這種方法使用頻率都是相當高的。其原因在于：

1）保持信息暢通。由于交談本身沒有合同效力及其方便性和及時性，所以建設工程參與各方之間及監理機構內部都愿意采用這一方法進行。

2）尋求協作和幫助。在尋求別人幫助和協作時，往往要及時了解對方的反應和意見，以及采取相應的對策。另外，相對于書面尋求協作，人們更難于拒絕面對面的請求。因此，采用交談方式請求協作和幫助比采用書面方法實現的可能性要大。

3）及時發布工程指令。在實踐中，監理工程師一般都采用交談方式先發布口頭指令，這樣，一方面可以使對方及時地執行指令；另一方面可以和對方進行交流，了解對方是否正確理解了指令。隨后，再以書面形式加以確認。

（3）書面協調法

當會議或者交談不方便或不需要時，或者需要精確地表達自己的意見時，就會用到書面協調的方法。書面協調方法的特點是具有合同效力，一般常用于：不需雙方直接交流的書面報告、報表、指令和通知等；需要以書面形式向各方提供詳細信息和情況通報的報告、信函和備忘錄等；事后對會議記錄、交談內容或口頭指令的書面確認。

（4）訪問協調法

訪問法主要用于外部協調中，有走訪和邀訪兩種形式。

走訪是指監理工程師在建設工程施工前或施工過程中，對與工程施工有關的各政府部門、公共事業機構、新聞媒介或工程毗鄰單位等進行訪問，向他們解釋工程的情況，了解他們的意見。

邀訪是指監理工程師邀請上述各單位（包括業主）代表到施工現場對工程進行指導性巡視，了解現場工作。因為在多數情況下，這些有關方面并不了解工程，不清楚現場的實際情況，如果進行一些不恰當的干預，會對工程產生不利影響。這個時候，采用訪問法可能是一個相當有效的協調方法。

（5）情況介紹法

情況介紹法通常是與其他協調方法緊密結合在一起的，它可能是在一次會議前，或是一次交談前，或是一次走訪或邀訪前向對方進行的情況介紹。形式上主要是口頭的，有時也伴有書面的。介紹往往作為其他協調的引導，目的是使別人首先了解情況。因此，監理工程師應重視任何場合下的每一次介紹，要使別人能夠理解你介紹的內容、問題和困難、你想得到的協助等。

2.5.2.2　監理工程師組織協調要點

組織協調工作涉及面廣，受主觀和客觀因素影響較大，所以監理工程師知識面要寬，要有較強工作能力，能因地制宜、因時制宜處理問題。在實際工作當中，監理工程師應把握好下列事項：

（1）監理指令和審批

監理指令和審批包括監理通知、工程暫停指令、不合格項目處置記錄、進度計劃審批、工程延期審批、費用索賠審批、工作聯系單等，用來協調與項目法人和承包單位的關系。

（2）監理例會和專題會議

監理例會要定期召開，專題會議根據需要召開，協調與項目法人和承包單位的關系，會后要形成會議紀要，明確各方的責任、需承擔的工作、完成的時間和相互的協調配合等。

（3）監理月報

監理月報是與項目法人進行協調的重要方法，應比較完整地反映監理工作的情況、監理的意見和需要由項目法人解決的問題等。

（4）現場協調

質量、進度、造價控制有時需要進行現場協調，特點是直觀、準確、快捷，但現場協調后要形成文字意見。

（5）個別交換意見

當有重大問題、復雜問題需要協調解決時，首先與有關方面個別溝通情況和交換意見，看法基本一致后開會解決，避免把問題激化搞僵。另外每次監理例會之前總監要與項目法人代表先交換意見，有時與承包單位的項目經理也要先交換意見，這樣可以大大提高例會的質量，加快解決問題的時間。

（6）匯報

項目監理部要主動向監理公司匯報工作，反映實際情況，積極爭取各級的支持和幫助。除監理月報外，也應主動向項目法人匯報監理工作，以此取得項目法人的理解和支持。