1.1 表格設(shè)計(jì)基本規(guī)范

Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能是建立在標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的表格基礎(chǔ)之上的，不規(guī)范的表格很難或無(wú)法使用公式或函數(shù)進(jìn)行計(jì)算、無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的排序與篩選，無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行透視分析，無(wú)法建立圖表顯示數(shù)據(jù)情況等。因此，要想利用Excel高效制表，首先在表格設(shè)計(jì)上就應(yīng)當(dāng)確保規(guī)范化。

1.1.1 單元格合并不亂用

利用Excel制作表格時(shí)，首先應(yīng)根據(jù)所提供的基本信息設(shè)置表項(xiàng)目，然后將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入表格的各項(xiàng)目中。由于數(shù)據(jù)的復(fù)雜多樣，表格中常常需要預(yù)留一些空白單元格，這些單元格切勿隨意合并，也不要為了美觀而使用多行表頭、斜線表頭等樣式。強(qiáng)行合并單元格可能帶來(lái)以下麻煩。

（1）無(wú)法排序。

（2）無(wú)法篩選數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)篩選結(jié)果不正確。

（3）不方便粘貼數(shù)據(jù)。

（4）無(wú)法精準(zhǔn)地對(duì)單元格進(jìn)行分類(lèi)匯總。

（5）數(shù)據(jù)透視表結(jié)果不正確或無(wú)法使用數(shù)據(jù)透視表功能。

（6）輸入公式時(shí)，無(wú)法正確選擇單元格區(qū)域。

（7）使用IF、SUMIF、COUNTIF等函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)結(jié)果不正確。

實(shí)際上，除表格標(biāo)題可以按需要合并外，表格正文內(nèi)容最好都不要合并，應(yīng)維持Excel本身的表格結(jié)構(gòu)，這樣在后期處理數(shù)據(jù)時(shí)也會(huì)更加方便。當(dāng)然，對(duì)于那些不參與計(jì)算、統(tǒng)計(jì)和分析的數(shù)據(jù)，合并與否對(duì)表格功能是沒(méi)有影響的。

1.1.2 字段統(tǒng)一要常用

由于Excel會(huì)將完全相同的單元格內(nèi)容判斷為同一對(duì)象，所以在制作表格時(shí)，特別是輸入中文字段時(shí)，應(yīng)保證內(nèi)容完全相同。字段的統(tǒng)一主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（1）全稱(chēng)與簡(jiǎn)稱(chēng)要統(tǒng)一。如“A電子數(shù)碼有限公司”“A數(shù)碼公司”和“A公司”，在Excel看來(lái)，這是3家不同的公司。因此，全稱(chēng)與簡(jiǎn)稱(chēng)使用時(shí)要擇其一而用，不能混亂使用。

（2）避免使用多余空格。如“張三”和“張三”，Excel同樣會(huì)判斷成兩個(gè)不同的人員。因此，輸入時(shí)應(yīng)留心不能有多余的空格。

（3）中文數(shù)字與阿拉伯?dāng)?shù)字要統(tǒng)一。如“六年級(jí)三班”和“6年級(jí)3班”，Excel同樣會(huì)判斷為兩個(gè)不同的班級(jí)，因?yàn)镋xcel會(huì)區(qū)分中文數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字。因此，要注意數(shù)字的統(tǒng)一性。