第三節(jié) 企業(yè)行政管理崗位

企業(yè)行政管理不只是一個單一的工作，而是由自上到下的一系列的工作崗位所組成的。企業(yè)行政管理崗位簡單分為企業(yè)行政管理基層崗位和企業(yè)行政管理領(lǐng)導崗位兩類。處于組織結(jié)構(gòu)下層的是企業(yè)行政管理的基層崗位（如行政文員、行政助理等），主要從事企業(yè)行政管理的事務性工作；處于組織結(jié)構(gòu)上層的是企業(yè)行政管理的領(lǐng)導崗位（如行政總監(jiān)、行政主管等），主要發(fā)揮領(lǐng)導職能。這兩類行政崗位性質(zhì)有所不同，工作差異較大。

一、企業(yè)行政管理基層崗位

（一）企業(yè)行政管理基層崗位的特點

企業(yè)行政的基層崗位主要從事行政事務性工作，具有鮮明的工作特點。

1．事務性。作為企業(yè)行政的基層崗位人員，每天必須完成大量的、瑣碎的、不起眼的事務，如會議安排、經(jīng)費報銷、用品采購等。完成這些事務既需要有一定的專業(yè)知識，又需要有較高的工作效率。

2．服務性。基層行政事務一般都是為其他部門員工或者領(lǐng)導服務的。服務性質(zhì)的工作一般比較被動，需要多了解他人的需求、替他人著想、服從領(lǐng)導安排，適應能力強才可以做好工作。

3．規(guī)范性。基層行政崗位一般都是經(jīng)過專業(yè)化分工設(shè)計的，工作事務相對具體，并且有單獨的工作要求和規(guī)范，以保證工作的秩序和效率。基層行政崗位工作應該嚴格按照規(guī)范辦事、服從領(lǐng)導的安排和指示，不能超越職權(quán)，自作主張。對于工作發(fā)現(xiàn)的問題，應該及時向上級反映，提出合理建議。

（二）企業(yè)行政管理基層崗位的素質(zhì)要求

根據(jù)企業(yè)行政管理基層崗位的特點，對企業(yè)行政管理基層崗位員工，應有以下幾個方面要求。

1．思想素質(zhì)。作為企業(yè)行政管理基層崗位的員工應具有的思想素質(zhì)是：良好的個人品德，較高的自我成功期待、榮譽感和奉獻精神，較強的事業(yè)心和思辨能力。企業(yè)行政工作大都是重復性、繁瑣性工作，只有具有良好的思想素質(zhì)，才能安心于本職工作，把每一細小的工作做好，從而提高整個企業(yè)行政管理的質(zhì)量和水平。

2．心理素質(zhì)。作為企業(yè)行政管理基層崗位的員工應具有的心理素質(zhì)是：靈活應變，包容性強，遇事冷靜，鎮(zhèn)定，樂觀上進，自我約束力強。企業(yè)行政組織經(jīng)常因為企業(yè)狀況變化而改變員工的工作范圍，而且企業(yè)行政管理工作也常遇到一些突變的情況，所以只有具備良好的應變能力才能較好的適應企業(yè)的行政管理工作。再則，行政管理工作都是日常性工作，企業(yè)領(lǐng)導不可能每天都會安排布置需要從事的工作，這就要求行政管理人員要發(fā)揮各自的主動性，積極承擔相應的工作任務。

3．身體素質(zhì)。企業(yè)行政管理工作既服務于其他企業(yè)部門，又服務于企業(yè)領(lǐng)導，工作量有時會超負荷，這時就要求企業(yè)行政管理基層崗位的員工要有好的身體，具有充沛的精力與體力。

4．能力素質(zhì)。作為企業(yè)行政管理基層崗位的員工應具備的能力素質(zhì)是：有效管理的能力，溝通技巧、解決問題的能力，應急能力，協(xié)調(diào)能力，招聘與配備員工的能力，了解雇傭法律、培訓和發(fā)展員工的能力，技術(shù)能力，預測能力，福利設(shè)計與管理能力，語言和文字表達能力等。

5．專業(yè)知識素質(zhì)。企業(yè)行政管理基層崗位的員工需要有豐富的行政辦公管理及勝任工作的科學文化知識，即要具有理論知識，科技文化知識、法律知識和管理知識，以及相應的管理專業(yè)知識和一定的專業(yè)技能。

案例學習1-2

最佳行政助理

羅塞娜·博得斯基，是美國通用公司前CEO杰克·韋爾奇的高級行政助理，跟隨韋爾奇長達15年之久，被譽為“世界第一副手”。在與韋爾奇搭檔之前的12年中，她擔任過通用各個領(lǐng)域的行政職務——國際人力資源、行政管理和組織規(guī)劃。

在最具挑戰(zhàn)性，高度曝光的企業(yè)環(huán)境中工作，沒有人比她更了解如何分清輕重緩急，代表老板決策，每天篩選成堆的數(shù)據(jù)和信息，以超常速度完成多項任務，在壓力下保持大度。羅塞娜·博得斯基在十幾年的工作生涯中，慢慢積累出來的一些行政助理工作經(jīng)驗是：

（1）收集、查詢上司所需的各方面信息；

（2）將文件與信分門別類放好，并記住他們的位置；

（3）隨時整理好上司的書桌；

（4）廢紙檢查，確認沒有丟掉有用的信息；

（5）用黃色熒光筆為文件作標注；

（6）將每天的日程簡化為一頁摘要；

（7）隨時掌握關(guān)鍵管理人員的行蹤；

（8）掌握旁聽電話的技巧；

（9）一件事務一次處理，堅持到底不拖沓；

（10）及時處理郵件，篩撿出重點的部分。

作為全球最大公司的CEO，韋爾奇是如何操控自如的？了解羅塞娜·博得斯基的工作方法，也許就是答案。成為一名成功的企業(yè)行政管理者，要高效的處理瑣碎而繁雜的行政管理事務，具備優(yōu)秀的素質(zhì)并養(yǎng)成良好的工作習慣是十分重要的。

 

（資料來源：《智鑒——行政辦公經(jīng)典案例》,2006）

課堂討論：

1．你認為作為行政助理還應具備哪些素質(zhì)？

2．請找出一個優(yōu)秀的企業(yè)行政助理案例同大家分享？

3．探討找到的（2）案例中優(yōu)秀企業(yè)行政助理哪里“優(yōu)秀”？

要點：

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二、企業(yè)行政管理領(lǐng)導崗位

（一）企業(yè)行政管理領(lǐng)導崗位的角色定位

企業(yè)行政管理部門是綜合性部門，其職能具有綜合性和兼容性特征。擔任企業(yè)行政部門的管理者，需要在企業(yè)組織中擔當多重工作角色。

1．管家角色。在企業(yè)中，高層領(lǐng)導主要是從宏觀上把握企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略和策略，職能部門負責各項職能工作的具體實施；而企業(yè)行政部門管理者則主要充當統(tǒng)籌、策劃、安排，處理各種行政事務的角色，即類似于“管家”。其主要任務是負責籌劃經(jīng)營策略的制訂、實施、協(xié)調(diào)控制，安排企業(yè)內(nèi)各職能部門的日常工作。這些工作的好壞，直接影響企業(yè)整體的運作效率。

2．助手角色。作為企業(yè)行政管理領(lǐng)導，要認真、負責地協(xié)助企業(yè)高層領(lǐng)導進行企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、運營規(guī)劃、人才規(guī)劃等，特別是要學會為企業(yè)高層領(lǐng)導分擔繁重的日常行政事務，讓他們得以集中精力思考總攬全局、運籌企業(yè)品牌戰(zhàn)略規(guī)劃等重大事務。因此，企業(yè)行政部門管理者要協(xié)助企業(yè)各項活動效率最大化，使企業(yè)管理工作井然有序。

3．參謀角色?，F(xiàn)代企業(yè)所處的市場環(huán)境日益復雜，企業(yè)間的競爭愈加激烈，企業(yè)管理決策的難度越來越大。企業(yè)行政部門管理者的智囊、咨詢、參謀作用愈顯重要。任何個體的智力和經(jīng)驗都是有限的，企業(yè)的決策層往往因為事務繁多，無法對各種情況都作充分了解。企業(yè)行政部門管理者的參謀作用是必需而且重要的。尤其在各種決策相關(guān)信息的綜合把握上，行政部門是企業(yè)信息的主要管理部門，對決策所需的相關(guān)信息的熟悉和把握可以給企業(yè)的高層決策很大的幫助，有助于企業(yè)在各種競爭中增加制勝籌碼。

4．活動家角色。企業(yè)行政部門管理者在企業(yè)活動中起著信息匯總和傳遞的作用，并在職權(quán)范圍內(nèi)從事公關(guān)和協(xié)調(diào)的工作，因而扮演著活動家的角色。企業(yè)行政部門管理者通過各種信息媒介渠道，將企業(yè)的重大決策和重大事件向員工、股東和公眾開放、公布，使其有機會參與企業(yè)的管理；通過正式與非正式的傳播渠道，向股東和員工發(fā)布企業(yè)的經(jīng)營狀況，接受其咨詢；通過新聞發(fā)布會等形式，向各新聞媒介提供企業(yè)信息，塑造良好形象。同時，企業(yè)行政部門管理者又起著信息匯總的作用，即廣泛聽取員工、股東、董事對企業(yè)經(jīng)營管理工作的意見、建議和要求，了解并收集外界對企業(yè)的評價，并將這些信息分析整理后作為企業(yè)決策層的參考資料。

（二）企業(yè)行政管理領(lǐng)導崗位的素質(zhì)要求

企業(yè)行政部門管理者具有多重角色定位，因此對企業(yè)行政管理領(lǐng)導崗位有更高的素質(zhì)要求。

1．資歷要求。從事企業(yè)行政管理領(lǐng)導崗位一般需要有較長的工作經(jīng)歷，在企業(yè)內(nèi)部具有威信，既能夠指揮下屬部門，又能對其他企業(yè)高層管理者產(chǎn)生影響力。雖然企業(yè)不能講按資排輩，但是由于企業(yè)行政部門的綜合性質(zhì)，要求其領(lǐng)導者對企業(yè)的整體情況比較了解，并能夠溝通協(xié)調(diào)其他部門，所以相對而言，對企業(yè)行政部門管理者的工作資歷和經(jīng)驗更為看重。

2．思想素質(zhì)。在企業(yè)行政管理領(lǐng)導崗位，思想素質(zhì)要求高于一般崗位的職業(yè)道德。凡是要求下屬和員工遵守的制度，首先要自己遵守；凡是要求下屬和員工不做的事情，首先自己不能做。領(lǐng)導的政治思想、道德素養(yǎng)必須嚴格要求，才能言傳身教，影響他人。

3．心理素質(zhì)。企業(yè)行政部門管理者需要具有敢于決斷、堅忍不拔和承受壓力的能力，這樣才能從容面對行政領(lǐng)導工作的中的復雜問題。

4．專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)行政部門管理者主要從事管理工作，因此既要熟悉行政業(yè)務，還要有管理知識及經(jīng)驗，對計劃、組織、領(lǐng)導、控制等管理技巧要善于運用。

5．形象要求。個人形象包括穿著、服飾、言談、舉止、神態(tài)等。企業(yè)行政部門是企業(yè)的窗口和樞紐，部門管理者對內(nèi)對外活動很多，應該穿著得體、舉止自如、談吐文雅、工作穩(wěn)重。作為企業(yè)行政管理部門，保持良好個人形象，既能推進個人工作，也能促進企業(yè)其他工作。

課堂討論：

1．你認為作為企業(yè)行政管理領(lǐng)導崗位還應具備哪些素質(zhì)？

2．請找出企業(yè)行政管理基層崗位同領(lǐng)導崗位素質(zhì)有哪些不同？

3．討論從企業(yè)行政管理基層崗位晉升到領(lǐng)導崗位應具備哪些條件？

要點：

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知識鏈接1-2

典型工作崗位介紹

1．行政助理（行政秘書）

行政助理或是行政秘書屬于一個輔助性的工作崗位，一般是協(xié)助總經(jīng)理、行政總監(jiān)或行政主管來完成日常事務性工作。這個崗位的工作具有附屬性，具體而繁雜，工作成績難以直接體現(xiàn)。

行政助理在一些領(lǐng)導者身邊工作往往又是學習鍛煉行政管理技能的好機會，同時，領(lǐng)導通過近距離的觀察指導行政助理的工作，也能為其提拔任用加強了解。行政助理的具體崗位職責工作有：

（1）起草各類工作總結(jié)及領(lǐng)導講話稿、會議材料等；

（2）起草公司股東會和董事會的會議材料；

（3）做好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理；

（4）起草、打印、登記和存檔行政領(lǐng)導的簽發(fā)文件；

（5）協(xié)助行政部經(jīng)理做好企業(yè)的來賓接待及對外聯(lián)絡(luò)工作；

（6）接聽電話、妥當應答，如有必要，做好電話記錄；

（7）掌握行政領(lǐng)導的日程安排，為接見訪客做好預約工作；

（8）收發(fā)傳真，并及時交給行政領(lǐng)導；

（9）按照行政領(lǐng)導的授權(quán)，完成交辦的其他工作。

行政助理的崗位素質(zhì)要求主要有：工作細致認真，謹慎細心，條理性強；良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；熟練使用辦公軟件及辦公自動化設(shè)備；熟悉企業(yè)文檔管理規(guī)范；善于學習，工作有主動性，敢于提出工作建議；具有協(xié)作精神，善于領(lǐng)會意圖和管理者相處融洽。

2．行政部主管

行政部主管屬于企業(yè)的中層干部，負責一個行政管理部門的管理工作，在工作中具有承上啟下的作用。根據(jù)一個企業(yè)的規(guī)模，行政部的管理范圍有所差異，一般來說后勤、總務、保衛(wèi)、秘書、接待等都可能納入行政部的管理范圍。

行政部主管主要負責規(guī)劃好部門工作，對上級的工作任務有效分解，做好計劃；實時掌握部門工作的推進進度，協(xié)調(diào)解決部門工作中出現(xiàn)的問題；把握下屬職員的工作績效，能夠指導培訓其提高工作效率；根據(jù)部門情況向上級反映問題，提供決策參考信息。它的具體崗位職責工作職責如下。

（1）負責全面主持本部門的工作，制定部門工作計劃，并督促部門人員完成本部職責范圍內(nèi)的各項工作任務。

（2）組織對部門員工的績效管理，依照獎懲辦法對員工工作實施考核，并根據(jù)考核結(jié)果進行部門工作調(diào)整、崗位調(diào)換等處理。

（3）對績效不高的部門員工進行談心、指導、培訓等工作。

（4）按照行政部的工作職能，指揮行政部在企業(yè)制度化管理中發(fā)揮作用，對企業(yè)制度的執(zhí)行作監(jiān)督檢查。

（5）協(xié)調(diào)行政部的各項行政服務職能，提高總務、后勤、保衛(wèi)等行政服務工作的效率。

（6）聽取其他部門對行政部的工作意見，及時溝通協(xié)調(diào)，提高行政管理工作在企業(yè)內(nèi)部的滿意率。

（7）匯總部門工作情況，及時向上級反饋匯報。

行政部主管的崗位素質(zhì)要求主要是：具有很強的人際溝通能力，善于向上級匯報，對下級指導，還能夠同其他部門開展橫向溝通；業(yè)務熟悉，包括企業(yè)規(guī)章、行政事務方法，能夠?qū)ο聦俟ぷ鬟M行示范和指導；有較好的寫作閱讀、辦公處理等工作技能；原則性、紀律性強，還具有處理行政事務工作的耐心；熱愛行政管理工作，有較強的工作責任感和事業(yè)心；有較強的綜合協(xié)調(diào)能力和組織管理能力。

3．行政總監(jiān)

行政總監(jiān)也稱首席行政官，是企業(yè)高層管理系列的一個重要職位，是屬于現(xiàn)代大型企業(yè)中內(nèi)部行政管理的最高負責人。行政總監(jiān)同技術(shù)總監(jiān)、財務總監(jiān)、銷售總監(jiān)等一起構(gòu)成企業(yè)的領(lǐng)導核心。

行政總監(jiān)主要負責企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計與健全、行政規(guī)章制度的規(guī)劃管理、統(tǒng)籌企業(yè)文化建設(shè)、溝通協(xié)調(diào)企業(yè)部門行政服務、策劃大型活動事務等。對公司行政后勤、總務、保衛(wèi)、秘書等部門工作擁有指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力。具體崗位工作職責包括：

1參與公司戰(zhàn)略規(guī)劃 重大決策的制定 從內(nèi)部行政的角度提出意見 協(xié)同作出決策判斷；

（2）組織制定行政管理規(guī)章制度，并且督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；

（3）統(tǒng)籌各個行政管理部門行政服務職能，完善職能分工，協(xié)調(diào)部門間的合作關(guān)系；

（4）考察、選拔、推薦各個行政管理部門的負責人；

（5）接受部門行政管理負責人的工作匯報，匯總整理重點事項，在企業(yè)高層管理會議上通報反饋；

（6）選擇時機，有重點的指揮、監(jiān)督、檢查有關(guān)企業(yè)安全保衛(wèi)、法律事務等關(guān)鍵工作事項；

（7）策劃組織企業(yè)行政方面的大型活動、重要會議；

（8）代表企業(yè)參加社會活動，保持同政府主管部門、行業(yè)協(xié)會、新聞媒體、社會公眾的密切友好關(guān)系。

行政總監(jiān)的崗位素質(zhì)要求主要是：有較長的工作經(jīng)歷，在企業(yè)內(nèi)部具有威信，既能夠指揮下屬部門，又能對其他企業(yè)高層管理者產(chǎn)生影響力；管理知識豐富，了解企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，工作流程，可以全面設(shè)計統(tǒng)籌企業(yè)內(nèi)部行政事務；較強的分析、解決問題能力，思路清晰，決策準確；善于識人用人，培養(yǎng)下級干部發(fā)揮工作潛能。

理論聯(lián)系實際

實地考察一家企業(yè)，了解該企業(yè)有哪些行政管理的崗位？并了解該企業(yè)的行政管理崗位有什么工作職責？

記錄：

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思考討論

1．如何認識企業(yè)行政管理的特點？

2．在企業(yè)行政管理的工作內(nèi)容主要有哪些？

3．企業(yè)行政管理的基層崗位同領(lǐng)導崗位的要求有何差異，如何實現(xiàn)從基層行政崗位向行政管理層崗位的職業(yè)過渡？

4．對照企業(yè)行政管理的典型工作崗位介紹，思考自己適合這些崗位嗎？

項目訓練

項目一

【項目任務】

調(diào)查了解一家當?shù)仄髽I(yè)的具體情況，進行該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及組織要素的分析，完成該企業(yè)的行政組織結(jié)構(gòu)模型圖一份及企業(yè)行政部門介紹一份。

【項目目的】

加深對行政組織結(jié)構(gòu)的了解，對企業(yè)行政組織的總體情況產(chǎn)生感性認識。

【項目實施步驟】

1．將同學分為小組，每兩組配合完成任務。

2．兩組分別調(diào)研了解一家企業(yè)的組織情況，為對方提供項目任務的背景信息。

3．根據(jù)企業(yè)的實際情況，每組分別分析企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)的特點。

4．根據(jù)描述和分析，繪制企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)模型，編寫企業(yè)行政部門的簡介。

5．教師檢查，點評。

項目二

【項目任務】

到招聘會現(xiàn)場調(diào)研或者在招聘網(wǎng)站上查找，收集有關(guān)企業(yè)行政管理工作崗位的崗位要求、崗位職責，通過對企業(yè)需求情況的了解，參考表1-2的示例，完成崗位說明書若干份。

【項目目的】

了解企業(yè)行政管理崗位的實際需求和職責。

【項目實施步驟】

1．將同學分為小組，到招聘會現(xiàn)場調(diào)研，了解企業(yè)行政管理崗位需求情況。

2．上網(wǎng)收集網(wǎng)上招聘信息，檢索有關(guān)企業(yè)行政管理崗位的需求情況。

3．對收集到的情況信息進行小組討論，選擇典型的行政管理崗位，編寫崗位說明書若干份。

4．選擇完成較好的同學，在課堂上進行崗位介紹，談談調(diào)研的體會。

5．教師分析，點評。