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進貨管理

進貨是店鋪經營中的一個重要環節,是店鋪所有商業活動的起點。進貨管理涉及一系列過程,包含采購進貨、存貨管理、盤點管理、防損管理等。

店鋪進貨就好比人們吃飯,一日三餐、三餐適量是最好的飲食習慣。進貨也一樣,不是越多越好,也不是越少越好,而應該以適時適量為原則。因此,店長要根據店內商品的庫存及銷售情況做好進貨管理。進貨管理的流程如圖2-1所示。

圖2-1 進貨管理流程

◇→ 商品采購的重點

商品采購是指商品的選擇與進貨。商品采購管理是指店鋪為了完成銷售計劃,在保證商品質量的前提下,在適當的時候,以適當的價格,從合適的供應商那里購買一定數量的商品所采取的管理活動。那么,如何才能以較低的價格采購到適銷對路的商品呢?答案是掌握商品采購的六大重點,如圖2-2和表2-1所示。

圖2-2 商品采購的重點

表2-1 商品采購的重點

在采購商品時,還需要填寫如表2-2所示的商品采購單。

表2-2 商品采購單

商品采購合同(樣本)

甲方(采購人):

合同編號:

乙方(供貨單位):

簽約地點:

根據《中華人民共和國合同法》,甲乙雙方同意簽訂本合同。詳細技術說明及其他有關合同項目的特定信息由合同附件予以說明,合同附件及本項目的談判文件、報價文件、成交通知書等均為本合同不可分割的部分。雙方同意共同遵守以下條款:

一、合同貨物

二、合同總價

合同總價為人民幣(大寫)___元。該合同總價已包括貨物設計、材料、制造、包裝、運輸、安裝、調試、檢測、驗收合格交付使用之前及保修期內保修服務與備用物件等所有相關項目的含稅費用。本合同執行期間,合同總價不變,甲方無須另向乙方支付本合同規定之外的其他任何費用。

三、質量要求

1.乙方必須提供全新的貨物(含零部件、配件等),表面無劃傷和碰撞痕跡,且權屬明確,不得侵犯他人的知識產權。

2.貨物必須符合或優于國家《室內裝飾裝修材料木家具中有害物質限量》的環保標準,以及本項目談判文件的質量要求和技術指標與出廠標準。

3.乙方必須在本合同簽訂之日起一周內送交貨物成品樣板給甲方確認,在甲方出具樣板確認書后,乙方才能按樣生產,并以此樣板為驗收樣板。每件貨物上均應有產品質量檢驗合格標志。

4.一旦貨物質量出現問題,乙方應負責“三包”(包修、包換、包退),費用由乙方負擔,甲方有權到乙方生產場地檢查貨物質量和生產進度。

5.貨到現場后,由于甲方保管不當造成的質量問題,乙方亦應負責修理,但費用由甲方負擔。

四、交貨及驗收

1.乙方交貨期限為合同簽訂生效后的___日內,在合同簽訂生效之日起___天內交貨到甲方指定地點,隨即在___天內全部完成安裝調試工作,經驗收合格交付使用,并且最遲應于___年___月___日前全部完成安裝調試工作,經驗收合格交付使用(由于采購方原因造成合同推遲簽訂或驗收的,時間順延)。交貨驗收時,必須提供市級以上產品質檢部門從同類產品中抽樣檢查合格的檢測報告。

2.驗收由甲方組織,乙方配合進行。

(1)貨物在乙方通知安裝調試完畢后10個工作日內初步驗收。初步驗收合格后,進入3個月試用期;試用期間發生重大質量問題,修復后試用期相應順延;試用期結束后5個工作日內完成最終驗收。

(2)驗收標準:按照國家有關規定以及甲方招標談判文件的質量要求和技術指標、乙方的報價文件及承諾與本合同約定的標準進行驗收;甲乙雙方如果遇到對質量要求和技術指標的約定標準有異議的事項,由甲方在招標與投標文件中按照質量要求和技術指標比較優勝的原則確定的標準進行驗收。

(3)驗收時如發現交付的貨物有短裝、次品、損壞或其他不符合標準及本合同規定的,甲方應做出詳細的現場記錄,或由甲乙雙方簽署備忘錄,此現場記錄或備忘錄可作為補充和更換損壞部件的有效證據,由此導致的時間延誤和相關費用由乙方承擔,驗收期限相應順延。

(4)如質量驗收合格,雙方簽署質量驗收報告。

3.貨物安裝完成后10個工作日內,甲方無故不進行驗收工作并已使用貨物的,視同已安裝調試完成并驗收合格。

4.乙方應將貨物的裝箱清單、配件、隨機工具、用戶使用手冊、原廠保修卡等資料交付給甲方;乙方不能完整交付貨物及本款規定的單證和工具的,必須負責補齊,否則視為未按合同約定交貨。

5.如貨物經乙方兩次維修仍不能達到合同約定的質量標準,甲方有權退貨,并視為乙方不能交付貨物而必須支付違約金給甲方,甲方還可依法追究乙方的違約責任。

五、付款方式

1.甲方在本合同簽訂生效之日起,在接到乙方通知和票據憑證資料以及乙方交給甲方的合同履約保證金(按合同總價的百分之五計算:¥___元,人民幣(大寫)___元整)后的15個工作日內支付合同金額百分之三十的價款。

2.全部貨物安裝調試完畢并驗收合格之日起,甲方接到乙方通知和票據憑證資料以后的15個工作日內,向有關機構提交支付憑證資料,辦理財政國庫集中支付手續,并向乙方核撥合同總價百分之七十的款項:¥___元,人民幣(大寫)___元整。

3.合同履約保證金。貨物驗收合格滿一年后,甲方財務部門接到乙方通知和支付憑證資料,以及由甲方確認本合同貨物質量與服務等約定事項已經履行完畢的正式書面文件后的15個工作日內,向銀行遞交結算憑證資料并向乙方支付價款:¥___元,人民幣(大寫)___元整。

4.乙方必須向甲方出具合法有效的完稅發票及憑證資料進行支付結算。

六、售后服務

1.質保期為驗收合格后___年,質保期內出現質量問題,乙方在接到通知后4小時內到達現場,24小時內完成維修或更換,并承擔修理調換的費用;如貨物經乙方兩次維修仍不能達到本合同約定的質量標準,則視為乙方未能按時交貨,甲方有權退貨并追究乙方的違約責任。貨到現場后由于甲方保管不當造成的問題,乙方亦應負責修復,但費用由甲方負擔。

2.乙方必須指派專人負責與甲方聯系售后服務事宜。

七、違約責任

1.甲方違約責任

(1)甲方無正當理由拒收貨物的,應償付合同總價百分之五的違約金。

(2)甲方逾期支付貨款的,除應及時繳足貨款外,每逾期1天,還應向乙方償付欠款總額萬分之五的違約金;逾期付款超過30天的,乙方有權終止合同。

(3)甲方償付的違約金不足以彌補乙方損失的,還應按乙方損失尚未彌補的部分,向乙方支付賠償金。

2.乙方違約責任

(1)乙方交付的貨物質量不符合合同規定的,應向甲方支付合同總價百分之五的違約金,并在合同規定的交貨時間內更換合格的貨物,否則,視為乙方不能交付貨物而違約,按本條本款第(2)項規定由乙方償付違約金給甲方。

(2)乙方不能交付貨物或逾期交付貨物而違約的,除應及時繳足貨物外,每逾期1天,還應向甲方償付逾期交貨部分貨款總額萬分之五的違約金;逾期交貨超過30天的,甲方有權終止合同,乙方應按合同總價的百分之三十向甲方支付賠償金,并全額退還甲方已經付給乙方的貨款及利息。

(3)乙方貨物經甲方送交具有法定資格的質量技術監督機構檢測后,如檢測結果認定貨物質量不符合國家規定的環保標準,則視為乙方沒有按時交貨而違約,乙方必須在30天內無條件更換合格的貨物,如逾期不能更換合格的貨物,甲方有權終止合同,乙方應另付合同總價百分之三十的賠償金給甲方。

(4)乙方保證本合同貨物的所有權、知識產權等權利無瑕疵。如任何第三方經法院(或仲裁機構)裁決有權對上述貨物主張權利或國家機關依法對貨物進行沒收查處的,乙方除應向甲方返還已收款項外,還應另按合同總價的百分之五向甲方支付違約金并賠償因此給甲方造成的一切損失。

(5)乙方支付的違約金不足以彌補甲方損失的,還應按甲方損失尚未彌補的部分,向甲方支付賠償金。

八、爭議解決辦法

因貨物的質量問題發生爭議,由省級質量技術監督局或其指定的質量鑒定單位進行質量鑒定。貨物符合標準的,鑒定費由甲方承擔;貨物不符合質量標準的,鑒定費由乙方承擔。

合同履行期間,若雙方發生爭議,可協商或由___市政府采購管理部門協調解決,協調不成的,由___市仲裁委員會仲裁。

九、其他

如有未盡事宜,由雙方依法簽訂補充合同。本合同一式六份,自雙方蓋章之日起生效。甲方三份,乙方、政府采購管理部門、招標代理機構各執一份。

甲方:

簽字:

日期:

乙方:

簽字:

日期:

資料來源:節選自http://www.zhaoziliao.com/article/2/2006/20060919818.html

在簽訂商品采購合同時,應當填寫如表2-3所示的審批表。

表2-3 商品采購合同審批表

注:須附法人代表證書、企業營業執照或法人代表授權委托書,并作為合同的組成部分。

◇→ 進貨管理作業

為了保證店鋪能夠買到適銷對路的商品,采購人員必須了解采購的過程,做好采購業務決策,加強對商品采購過程的監督,確保采購工作的圓滿完成。

為了科學地組織商品采購,店鋪必須根據自身狀況,建立相應的采購部門,根據商品的經營范圍、種類制作商品經營目錄,并確定采購渠道,與相關的供應商進行進貨洽談、簽訂訂貨合同,隨后完成商品檢驗與驗收活動。表2-4介紹了進貨管理的各項作業。

表2-4 進貨管理作業

續表

續表

表2-5為我們提供了訂貨單的模板。

表2-5 訂貨單

表2-6為我們提供了商品驗收單的模板。

表2-6 商品驗收單

表2-7為我們提供了補貨申請單的模板。

表2-7 補貨申請單

表2-8為我們提供了退貨申請單的模板。

表2-8 退貨申請單

商品驗收管理制度

一、商品驗收的要求

(1)收貨時,必須進行嚴格的商品驗收,并有詳細記錄;

(2)商品驗收必須及時、準確,做到隨到隨驗;

(3)商品驗收時既要重視數量清點,也要注意質量檢查。

二、商品驗收的程序和方法

1.單貨核對

商品運達時,必須將送貨單據與所收商品逐一核對檢查,通過核對,檢查送貨單據所列名稱、規格與所收商品是否相符,如發現單貨不符,應與對方協商解決。

2.清點數量

商品名稱、規格核對無誤后,要按照發貨單所列數量清點商品。對于整件包裝商品,在外包裝完好無損的情況下,可按大件驗收,必要時可進行開箱抽查。如果外包裝破損,應拆除包裝,逐一清點。對于散裝商品,還應檢驗商品重量,如發現商品殘損,應與對方協商解決。對于隨貨贈送的促銷商品,應按正常商品對待,核對名稱、規格,并清點數量。

3.檢驗質量

在商品質量驗收時,主要檢查商品有無殘缺、破損、變質、變形、裂痕、污跡、霉點、結塊、揮發、變味等情況,對有保質期的商品還應檢查商品的生產日期和保質期,如發現質量問題,應予以拒收或雙方協商解決。

4.辦理驗收手續

商品經過單貨核對、數量和質量驗收無誤后,可同意收貨并辦理有關手續,在對方送貨單據上簽字,然后將有關單據轉交相關責任部門。

5.商品入庫

收貨后,應及時將商品入庫或轉送給銷售部門。在商品搬運過程中,要輕拿輕放,小心搬運,杜絕野蠻裝卸,盡可能地避免商品損失。

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