1.3 會計賬簿

1.3.1 會計賬簿概述

會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以經過審核的會計憑證為依據，全面系統連續地記錄各項經濟業務的賬簿。在形式上，會計賬簿是若干賬頁的組合；在實質上，會計賬簿既是會計信息形成的重要環節，是會計資料的主要載體之一，也是會計資料的重要組成部分。

會計賬簿是賬戶的表現形式，兩者既有區別又有聯系。賬戶是在賬簿中以規定的會計科目開設戶頭，用以規定不同的賬簿所記錄的內容，賬戶存在于賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和信息載體。如果沒有賬戶也就沒有所謂的賬簿；如果沒有賬簿，賬戶也成了一種抽象的東西，無法存在。但是賬簿只是一種外在形式，賬戶才是它的真實內容。賬簿序時分類地記載經濟業務，是在個別賬戶中完成的，也可以說，賬簿是由若干張賬頁組成的一個整體，而開設于賬頁上的賬戶則是這個整體上的個別部分。因此，賬簿和賬戶的關系，是形式和內容的關系。

（一）會計賬簿的意義

各單位每發生一項經濟業務，都必須取得或填制原始憑證，并根據審核無誤的原始憑證及有關資料填制記賬憑證。通過記賬憑證的填制和審核，可以反映和監督單位每一項經濟業務的發生和完成情況。但是由于會計憑證數量多，格式不一，所提供的資料比較分散，缺乏系統性，每張憑證一般只能反映個別經濟業務的內容。為了連續、系統、全面地反映單位在一定時期內的某一類和全部經濟業務及其引起的資產與權益的增減變化情況，給經濟管理提供完整而系統的會計核算資料，并為編制會計報表提供依據，就需要設置會計賬簿，把分散在會計憑證中的大量核算資料加以集中和歸類整理，分門別類地記錄在賬簿中。因此，每一單位都應按照國家統一的會計制度和會計業務的需要設置和登記會計賬簿。通過賬簿記錄，既能對經濟活動進行序時核算，又能進行分類核算；既可提供各項總括的核算資料，又可提供明細核算資料。

合理的設置和登記賬簿，能系統地記錄和提供企業經濟活動的各種數據。它對加強企業經濟核算，改善的提高經營者有著重要意義，主要表現在以下三個方面。

（1）通過設置和登記賬簿，可以系統地歸納和積累會計核算的資料，為改善企業經營管理，合理使用資金提供資料。通過賬簿的序時核算和分類核算，把企業承包經營情況，收入的構成和支出的情況，財物的購置、使用、保管情況、全面、系統地反映出來，用于監督計劃、預算的執行情況和資金的合理有效使用，促使企業改善經營管理。

（2）通過設置和登記賬簿，可以為計算財務成果編制會計報表提供依據。根據賬簿記錄的費用、成本和收入、成果資料，可以計算一定時期的財務成果，檢查費用、成本、利潤計劃的完成情況。經核對無誤的賬簿資料，及其加工的數據為編制會計報表提供總括和具體的資料，是編制會計報表的主要依據。

（3）通過設置和登記賬簿，利用賬簿的核算資料，為開展財務分析和會計檢查提供依據。通過對賬簿資料的檢查、分析，可以了解企業貫徹有關方針、政策、制度的情況，可以考核各項計劃的完成情況。另外，對資金使用是否合理，費用開支是否符合標準，經濟效益有無提高，利潤的形成與分配是否符合規定等作出分析、評價，從而找出差距，挖掘潛力，提出改進措施。

（二）會計賬簿的分類

在會計賬簿體系中，有各種不同功能和作用的賬簿，它們既各自獨立、又相互補充。為了便于了解和使用，必須從不同的角度對會計賬簿進行分類。

1．會計賬簿按用途分類

會計賬簿按其用途不同，可分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿。

序時賬簿，又稱日記賬，是按經濟業務發生或完成時間的先后順序進行登記的賬簿。按其記錄的內容不同，序時日記賬又分為普通日記賬和特種日記賬。

普通日記賬是指用來逐筆記錄全部經濟業務的序時賬簿。即把每天發生的各項經濟業務逐日逐筆地登記在日記賬中，并確定會計分錄，然后據以登記分類賬。

特種日記賬是用來逐筆記錄某一經濟業務的序時賬簿。目前在我國，大多數單位一般只設現金日記賬和銀行存款日記賬。

分類賬賬簿，是對全部經濟業務按照會計要素的具體類別而設置的分類賬戶進行分類登記的賬簿。按照總分類賬戶分類登記經濟業務事項的是總分類賬簿，簡稱總賬，按照明細分類賬戶分類登記經濟業務事項的是明細分類賬簿，簡稱明細賬。分類賬簿提供的核算信息是編制會計報表的主要依據。

在實際工作中，序時賬簿和分類賬簿還可以結合為一本，既進行序時登記，又進行總分類登記的聯合賬簿，稱為“日記賬”。

備查賬簿，簡稱備查賬，是對某些能在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中進行登記或者登記不夠詳細的經濟業務事項進行補充登記時使用的賬簿，又稱為輔助賬簿。這些賬簿可以對某些經濟業務的內容提供必須的參考資料，但是它記錄的信息不需編入會計報表中，所以也稱表外記錄。備查賬簿沒有固定格式，可由各單位根據管理的需要自行設置與設計。如租入固定資產登記簿、應收票據備查簿、受托加工來料登記簿。

2．會計賬簿按外形特征分類

會計賬簿按其外形特征不同，可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。

訂本式賬簿，也稱訂本賬，是指在賬簿啟用前就把具有賬戶基本結構并連續編號的若干張賬頁固定地裝訂成冊的賬簿。這種賬簿的優點是：可以避免賬頁散失，防止賬頁被隨意抽換，比較安全；其缺點是；由于賬頁固定，不能根據需要增加或減少，不便于按需要調整各賬戶的賬頁，也不便于分工記賬。這種賬簿一般使用于總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬。

活頁式賬簿，也稱活頁賬，是指年度內賬頁不固定裝訂成冊，而是將其放置在活頁賬夾中的賬簿。當賬簿登記完畢之后（通常是一個會計年度結束之后），才能將賬頁予以裝訂，加具封面，并給各賬頁連續編號。這種賬簿的優點是：隨時取放，便于賬頁的增加和重新排列，便于分工記賬和記賬工作電算化；缺點是：賬頁容易散失和被隨意抽換。活頁賬在年度終了時，應及時裝訂成冊，妥善保管。各種明細分類賬一般采用活頁賬式。

卡片式賬簿，又稱卡片賬，是指由許多具有一定格式的卡片組成，存放在一定卡片箱內的賬簿。卡片賬的卡片一般裝在卡片箱內，不用裝訂成冊，隨時可存放，也可跨年度長期使用。這種賬簿的優點是：便于隨時查閱，也便于按不同要求歸類整理，不易損壞；其缺點是：賬頁容易散失和隨意抽換。因此，在使用時應對賬頁連續編號，并加蓋有關人員圖章，卡片箱應由專人保管，更換新賬后也應封扎保管，以保證其安全。在我國，單位一般只對固定資產和低值易耗品等資產明細賬采用卡片賬形式。

3．會計賬簿按賬頁的格式分類

會計賬簿按其賬頁的格式不同，可以分為兩欄式賬簿、三欄式賬簿、多欄式賬簿、數量金額式賬簿和橫線登記式賬簿。

兩欄式賬簿，是指只有借方和貸方兩個基本金額欄目的賬簿。普通日記賬一般采用兩欄式賬簿。

三欄式賬簿，是指其賬頁的格式主要分為借方、貸方和余額三欄或者收入、支出和余額三欄的賬簿。三欄式賬簿又可分為設對方科目和不設對方科目兩種。區別是在摘要欄和借方科目欄之間是否有一欄“對方科目”欄。有“對方科目欄”的，稱為設對方科目的三欄式賬簿；不設“對方科目”欄的，稱為不設對方科目的三欄式賬簿。它主要適用于各種日記賬、總分類賬以及資本、債權債務明細賬等。

多欄式賬簿，是指根據經濟業務的內容和管理的需要，在賬頁的“借方”和“貸方”欄內再分別按照明細科目或某明細科目的各明細項目設置若干專欄的賬簿。這種賬簿可以按“借方”和“貸方”分別設專欄，也可以只設“借方”專欄，“貸方”的內容在相應的借方專欄內用紅字登記，表示沖減。收入、費用明細賬一般均采用這種格式的賬簿。

數量金額式賬簿，是指在賬頁中分設“借方”“貸方”和“余額”或者“收入”“發出”和“結存”三大欄，并在每一大欄內分設數量、單價和金額三小欄的賬簿，數量金額式賬簿能夠反映出財產物資的實物數量和價值量。原材料和庫存商品、產成品等明細賬一般采用數量金額式賬簿。

橫線登記式賬簿，是指賬頁分為借方和貸方兩個基本欄目，每一個欄目再根據需要分設若干欄次，在賬頁兩方的同一行記錄某一經濟業務自始至終所有事項的賬簿。它主要適用于需要逐筆結算的經濟業務的明細賬，如物資采購、應收賬款等明細賬。

1.3.2 會計賬簿的設置和登記

（一）會計賬簿的基本內容

各種賬簿所記錄的經濟內容不同，賬簿的格式又多種多樣，不同賬簿的格式所包括的具體內容也不盡一致，但各種主要賬簿應具備以下基本內容。

（1）封面。主要用于表明賬簿的名稱，如現金日記賬、銀行日記賬、總分類賬、應收賬款明細賬等。

（2）扉頁。主要用于載明經管人員一覽表，其應填列的內容主要有：經管人員、移交人和移交日期；接管人和接管日期。

（3）賬頁。賬頁是用來記錄具體經濟業務的載體，其格式因記錄經濟業務的內容的不同而有所不同，但每張賬頁上應載明的主要內容有：賬戶的名稱（即會計科目）；記賬日期欄；記賬憑證種類和號數欄；摘要欄（經濟業務內容的簡要說明）；借方、貸方金額及余額的方向、金額欄；總頁次和分頁次等。

（二）會計賬簿的啟用

為了保證會計賬簿記錄的合法性和會計資料的真實性、完整性，明確經濟責任，會計賬簿應由專人負責登記。啟用會計賬簿應遵守以下規則。

1．認真填寫封面及賬簿啟用和經管人員一覽表

啟用會計賬簿時應在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱，并在賬簿扉頁附賬簿啟用和經辦人員一覽表（簡稱啟用表）。啟用表內容主要包括：賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁數、記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。

啟用訂本式賬簿，應當從第一頁到最后一頁順序編定頁數，不得跳頁、缺頁。使用活頁式賬簿，應當按賬戶順序編號，并要定期裝訂成冊；裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼，另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。卡片式賬簿在使用前應當登記卡片登記簿。

2．嚴格交接手續

記賬人員或者會計機構負責人、會計主管人員調動工作時，必須辦理賬簿交接手續，在賬簿啟用和經管人員一覽表中注明交接日期、交接人員和監交人員姓名，并由雙方交接人員簽名或者蓋章，以明確有關人員的責任，增強有關人員的責任感，維護會計記錄的嚴肅性。

3．及時結轉舊賬

每年年初更換新賬時，應將舊賬的各賬戶余額過入新賬的余額欄，并在摘要欄中注明“上年結轉”字樣。

（三）會計賬簿的設置原則

會計賬簿的設置和登記，包括確定賬簿的種類、設計賬頁的格式、內容和規定賬簿登記的方法等。各單位應根據經濟業務的特點和管理要求，科學、合理地設置賬簿。具體表現為以下內容。

（1）賬簿的設置必須保證能夠全面、系統地核算和監督各項經濟活動，為經濟管理提供必要的考核指標。

（2）賬簿的設置要從各單位經濟活動和業務工作特點出發進行設置，以有利于會計分工和加強崗位責任制。

（3）賬簿結構要求科學嚴密，有關賬簿之間要有統馭關系或平行制約關系，并應避免重復記賬或遺漏。

（4）賬簿的格式，要力求簡明實用，既要保證會計記錄的系統和完整，又要避免過于煩瑣，以便于日常使用和保存。

賬簿的設置要組織嚴密、層次分明。賬簿之間要互相銜接、互相補充、互相制約，能清晰地反映賬戶間的對應關系，以便能提供完整、系統的資料。

（四）日記賬的設置和登記

日記賬有普通日記賬和特種日記賬兩類。

1．普通日記賬

普通日記賬是逐日序時登記特種日記賬以外的經濟業務的賬簿。在不設特種日記賬的企業，則要序時地逐筆登記企業的全部經濟業務，因此普通日記賬也稱分錄簿。

普通日記賬一般分為“借方金額”和“貸方金額”兩欄，登記每一分錄的借方賬戶和貸方賬戶及金額，這種賬簿不結余額。其格式如表1-10所示。

2．特種日記賬

常用的特種日記賬是“現金日記賬”和“銀行存款日記賬”。在企業、行政、事業單位中，現金日記賬和銀行存款日記賬的登記，既有利于加強貨幣資金的日常核算和監督，也有利于貫徹執行國家規定的貨幣資金管理制度。

（1）現金日記賬。現金日記賬是用來核算和監督庫存現金每日的收入、支出和結存狀況的賬簿。它由出納人員根據現金收款憑證、現金付款憑證和銀行存款付款憑證，按經濟業務發生時間的先后順序，逐日逐筆進行登記。

現金日記賬的結構一般采用“收入”“支出”“結余”三欄式。現金日記賬中的“年、月、日”“憑證字號”“摘要”和“對方科目”等欄，根據有關記賬憑證登記；“收入”欄根據現金收款憑證和引起現金增加的銀行存款付款憑證登記（從銀行提取現金，只編制銀行存款付款憑證）; “支出”欄根據現金付款憑證登記。每日終了應計算全日的現金收入、支出合計數，并逐日結出現金余額，與庫存現金實存數核對，以檢查每日現金收付是否有誤。每月期末，應結出當期“收入”欄和“支出”欄的發生額和期末余額，并與“現金”總分類賬戶核對一致，做到日清月結，賬實相符。如賬實不符，應查明原因。現金日記賬的格式如表1-11所示。

（2）銀行存款日記賬。銀行存款日記賬用來核算和監督銀行存款每日的收入、支出和結存情況的賬簿。它是由出納人員根據銀行存款收款憑證、銀行存款付款憑證和現金付款憑證按經濟業務發生時間的先后順序，逐日逐筆進行登記的序時賬簿。銀行存款日記賬應按企業在銀行開立的賬戶和幣種分別設置，每個銀行存款賬戶設置一本銀行存款日記賬。

銀行存款日記賬的結構一般也采用“收入”“支出”和“結余”三欄式，由出納人員根據銀行存款的收、付款憑證，逐日逐筆按順序登記。對于將現金存入銀行的業務，因習慣上只填制現金付款憑證，不填制銀行存款收款憑證，所以此時的銀行存款收入數，應根據相關的現金付款憑證登記。另外，因在辦理銀行存款收付業務時，均根據銀行結算憑證辦理，為便于和銀行對賬，銀行存款日記賬還設有“結算憑證種類和號數”欄，單獨列出每項存款收付所依據的結算憑證種類和號數。銀行存款日記賬和現金日記賬一樣，每日終了時要結出余額，做到日清，以便檢查監督各項收支款項，避免出現透支現象，同時也便于同銀行對賬單進行核對。銀行存款日記賬的格式同現金日記賬的格式相似。

現金日記賬和銀行存款日記賬都必須使用訂本賬。

（五）分類賬的設置和登記

分類賬有總分類賬和明細分類賬兩類。

1．總分類賬

總分類賬也稱總賬，是按總分類賬戶進行分類登記，全面、總括地反映和記錄經濟活動情況，并為編制會計報表提供資料的賬簿。由于總分類賬能全面地、總括地反映和記錄經濟業務引起的資金運動和財務收支情況，并為編制會計報表提供數據。因此，任何單位都必須設置總分類賬。

總分類賬一般采用訂本式賬，按照會計科目的編碼順序分別開設賬戶，并為每個賬戶預留若干賬頁。由于總分類賬只進行貨幣度量的核算，因此最常用的格式是三欄式，在賬頁中設置借方、貸方和余額三個基本金額欄。總分類賬中的對應科目欄，可以設置也可以不設置。“借或貸”欄是指賬戶的余額在借方還是在貸方。

總分類賬的登記，可以根據記賬憑證逐筆登記，也可以通過一定的方式分次或按月一次匯總成匯總記賬憑證或科目匯總表，然后據以登記，還可以根據多欄式現金、銀行存款日記賬在月末時匯總登記。總分類賬登記的依據和方法，取決于企業采用的賬務處理程序。

總分類賬的格式如表1-12所示。

2．明細分類賬

明細分類賬是根據明細賬戶開設賬頁，分類、連續地登記經濟業務以提供明細核算資料的賬簿。根據實際需要，各種明細賬分別按二級科目或明細科目開設賬戶，并為每個賬戶預留若干賬頁，用來分類、連續記錄有關資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤等詳細資料。設置和運用明細分類賬，有利于加強資金的管理和使用，并可為編制會計報表提供必要的資料，因此，各單位在設置總分類賬的基礎上，還要根據經營管理的需要，按照總賬科目設置若干必要的明細賬，以形成既能提供經濟活動總括情況，又能提供具體詳細情況的賬簿體系。

明細賬的格式，應根據它所反映經濟業務的特點，以及財產物資管理的不同要求來設計，一般有三欄式明細分類賬、數量金額式明細賬、多欄式明細分類賬和橫線登記式明細分類賬四種。

（1）三欄式明細分類賬。三欄式明細分類賬賬頁的格式同總分類賬的格式基本相同，它只設借方、貸方和金額三個金額欄，不設數量欄。所不同的是，總分類賬簿為訂本賬，而三欄式明細分類賬簿多為活頁賬。這種賬頁適用于采用金額核算的應收賬款、應付賬款等賬戶的明細核算。

（2）數量金額式明細賬。數量金額式明細賬賬頁格式在收入、發出、結存三欄內，再分別設置“數量”“單價”和“金額”等欄目，以分別登記實物的數量和金額。其格式如表1-13所示。

數量金額式明細賬適用于既要進行金額明細核算，又要進行數量明細核算的財產物資項目。如“原材料”“庫存商品”等賬戶的明細核算。它能提供各種財產物資收入、發出、結存等的數量和金額資料，便于開展業務和加強管理的需要。

（3）多欄式明細分類賬。多欄式明細分類賬是根據經濟業務的特點和經營管理的需要，在一張賬頁的借方欄或貸方欄設置若干專欄，集中反映有關明細項目的核算資料。它主要適用于只記金額、不記數量，而且在管理上需要了解其構成內容的費用、成本、收入、利潤賬戶，如“生產成本”“制造費用”“管理費用”“主營業務收入”等賬戶的明細分類賬。“本年利潤”“利潤分配”和“應交稅金——應交增值稅”等科目所屬明細科目則需采用借、貸方均為多欄式的明細賬。

多欄式明細賬的格式視管理需要而呈多種多樣。它在一張賬頁上，按明細科目分設若干專欄，集中反映有關明細項目的核算資料。如“制造費用明細賬”，它在借方欄下，可分設若干專欄，如工資和福利費、折舊費、修理費、辦公費……其格式如表1-14所示。

企業發生的制造費用，借記本科目；分配計入有關成本核算對象時，貸記本科目。除季節性生產企業外，本科目月末應無余額。這類賬頁，多用于關于費用、成本、收入、成果類科目的明細核算。

多欄式明細分類賬是由會計人員根據審核無誤的記賬憑證或原始憑證，按照經濟業務發生的時間先后順序逐日逐筆進行登記的，對于成本費用類賬戶，只在借方設專欄，平時在借方登記費用，成本發生額，貸方登記月末將借方發生額一次轉出的數額。平時如發生貸方發生額，應用“紅字”在借方有關欄內登記，表示應從借方發生額中沖減。同樣，對于收入、成果類賬戶，只在貸方設專欄，平時在貸方登記收入的發生額，借方登記月末將貸方發生額一次轉讓“本年利潤”的數額，若平時發生退貨，應用“紅字”在貸方有關欄內登記。

（4）橫線登記式明細分類賬。橫線登記式明細分類賬是采用橫線登記，即將每一相關的業務登記在一行，從而可依據每一行各個欄目的登記是否齊全來判斷該項業務的進展情況。該明細分類賬適用于登記材料采購業務、應收票據和一次性備用金業務。

橫線登記式明細分類賬相同的業務登記在一行，可以清晰看出賬務進出情況，利于財務分析。

各種明細賬的登記方法，應根據本單位業務量的大小和經營管理上的需要，以及所記錄的經濟業務內容而定，既可以根據原始憑證、匯總原始憑證或記賬憑證逐筆登記，也可以根據這些憑證逐日或定期匯總登記。

1.3.3 記賬規則與錯賬更正

（一）記賬規則

1．根據審核無誤的會計憑證登記賬簿

記賬的依據是會計憑證，記賬人員在登記賬簿之前，應當首先審核會計憑證的合法性、完整性和真實性，這是確保會計信息的重要措施。

2．記賬時要做到準確完整

記賬人員記賬時，應當將會計憑證的日期、編號、經濟業務內容摘要、金額和其他有關資料記入賬內。每一會計事項，要按平行登記方法，一方面記入有關總賬；另一方面記入總賬所屬的明細賬，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡清晰工整。記賬后，要在記賬憑證上簽章并注明所記賬簿的頁數，或畫“√”表示已經登記入賬，避免重記、漏記。

3．書寫不能占滿格

為了便于更正記賬和方便查賬，登記賬簿時，書寫的文字和數字上面要留有適當的空格，不要寫滿格，一般應占格距的1/2，最多不能超過2/3。

4．順序連續登記

會計賬簿應當按照頁次順序連續登記，不得跳行、隔頁。如果發生跳行、隔頁的，應當將空行、空頁用紅色墨水對角畫線注銷，并注明“作廢”字樣，或者注明“此行空白”“此頁空白”字樣，并由經辦人員蓋章，以明確經濟責任。

5．正確使用藍黑墨水和紅墨水

登記賬簿要用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫。這是因為，各種賬簿歸檔保管年限，國家規定一般都在10年以上，有些關系到重要經濟資料的賬簿，則要長期保管，因此要求賬簿記錄保持清晰、耐久，以便長期查核使用，防止涂改。紅色墨水只能在以下情況下使用：沖銷錯賬；在未設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數；在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額；根據國家統一會計制度的規定可以使用紅字登記的其他會計記錄。在會計上，書寫墨水的顏色用錯了，會傳遞錯誤的信息，紅色表示對正常記錄的沖減。因此，紅色墨水不能隨意使用。

6．結出余額

凡需要結出余額的賬戶，應按時結出余額，現金日記賬和銀行日記賬必須逐日結出余額；債權債務明細賬和各項財產物資明細賬，每次記賬后，都要隨時結出余額；總賬賬戶平時每月需要結出月末余額。結出余額后，應當在“借或貸”欄內寫明“借”或者“貸”字樣以說明余額的方向。沒有余額的賬戶，應當在“借或貸”欄內寫“平”字，并在余額欄內用“0”表示，一般來說，“0”應放在“元”位。

7．過次承前

各賬戶在一張賬頁記滿時，要在該賬頁的最末一行加計發生額合計數和結出余額，并在該行“摘要”欄注明“過次頁”字樣；然后，再把這個發生額合計數和余額填列在下一頁的第一行內，并在“摘要”欄內注明“承前頁”，以保證賬簿記錄的連續性。

8．賬簿記錄錯誤應按規定的辦法更正

賬簿記錄發生錯誤時，不得括、擦、挖、補，隨意涂改或用褪色藥水更改字跡，應根據錯誤的情況，按規定的方法進行更正。

（二）錯賬更正

登記會計賬簿是一項很細致的工作。在記賬工作中，可能由于種種原因會使賬簿記錄發生錯誤，有的是填制憑證和記賬時發生的單純筆誤；有的是寫錯了會計科目、金額等；有的是合計時計算錯誤；有的是過賬錯誤，登記賬簿中發生的差錯，一經查出就應立即更正。對于賬簿記錄錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫，而必須根據錯誤的具體情況和性質，采用規范的方法予以更正。錯賬更正方法通常有畫線更正法、紅字更正法和補充登記法三種。

1．畫線更正法

記賬憑證填制正確，在記賬或結賬過程中發現賬簿記錄中文字或數字有錯誤，應采用畫線更正法。具體做法是：先在錯誤的文字或數字上畫一條紅線，表示注銷，畫線時必須使原有字跡仍可辨認；然后將正確的文字或數字用藍字寫在畫線處的上方，并由記賬人員在更正處蓋章，以明確責任。對于文字的錯誤，可以只畫去錯誤的部分，并更正錯誤的部分，對于錯誤的數字，應當全部畫紅線更正，不能只更正其中的個別錯誤數字。例如，把“3457”元誤記為“8457”元時，應將錯誤數字“8457”全部用紅線注銷后，再寫上正確的數字“3457”，而不是只刪改一個“8”字。

2．紅字更正法

在記賬以后，如果發現記賬憑證中應借、應貸科目或金額發生錯誤時，可以用紅字更正法進行更正。具體做法是：先用紅字金額，填寫一張與錯誤記賬憑證內容完全相同的記賬憑證，且在摘要欄注明“更正某月某日第×號憑證”，并據以用紅字金額登記入賬，以沖銷賬簿中原有的錯誤記錄，然后再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，登記入賬。這樣，原來的錯誤記錄便得以更正。

3．補充登記法

在記賬之后，如果發現記賬憑證中應借、應貸的賬戶沒有錯誤，但所記金額小于應記金額，造成賬簿中所記金額也小于應記金額，這種錯賬應采用補充登記法進行更正。更正的方法是：將少記金額用藍筆填制一張與原錯誤記賬憑證會計科目相同的記賬憑證，并在摘要欄內注明“補記某月某日第×號憑證”并予以登記入賬，補足原少記金額，使錯賬得以更正。

錯賬更正的三種方法，其中，紅字更正法和補充登記法都是用來更正因記賬憑證錯誤而產生的記賬錯誤，如果非因記賬憑證的差錯而產生的記賬錯誤，只能用畫線更正法更正。

以上三種方法對當年內發現填寫記賬憑證或者登記賬簿錯誤而采用的更正方法，如果發現以前年度記賬憑證中有錯誤（指會計科目和金額）并導致賬簿登記出現差錯，應當用藍字或黑字填制一張更正的記賬憑證。因錯誤的賬簿記錄已經在以前會計年度終了進行結賬或決算，不可能將已經決算的數字進行紅字沖銷，只能用藍字或黑字憑證對除文字外的一切錯誤進行更正，并在更正憑證上特別注明“更正××年度錯賬”的字樣。

1.3.4 對賬和結賬

登記賬簿作為會計核算的方法之一，它除了包括記賬外，還包括對賬和結賬兩項工作。

（一）對賬

對賬，即核對賬目，是保證會計賬簿記錄質量的重要程序。在會計工作中，由于種種原因，難免會發生記賬、計算等差錯，也難免會出現賬實不符的現象。為了保證各賬簿記錄和會計報表的真實、完整和正確，如實地反映和監督經濟活動，各單位必須做好對賬工作。

賬簿記錄的準確與真實可靠，不僅取決于賬簿的本身，還涉及賬簿與憑證的關系，賬簿記錄與實際情況是否相符的問題等。所以，對賬應包括賬簿與憑證的核對、賬簿與賬簿的核對、賬簿與實物的核對。把賬簿記錄的數字核對清楚，做到賬證相符、賬賬相符和賬實相符。對賬工作至少每年進行一次。對賬主要包括如下內容。

1．賬證核對

賬證核對是指將會計賬簿記錄與會計憑證包括記賬憑證和原始憑證有關內容進行核對。由于會計賬簿是根據會計憑證登記的，兩者之間存在鉤稽關系，因此，通過賬證核對，可以檢查、驗證會計賬簿記錄與會計憑證的內容是否正確無誤，以保證賬證相符。各單位應當定期將會計賬簿記錄與其相應的會計憑證記錄（包括時間、編號、內容、金額、記錄方向等）逐項核對，檢查是否一致。如有不符之處，應當及時查明原因，予以更正。保證賬證相符，是會計核算的基本要求之一，也是賬賬相符、賬實相符和賬表相符的基礎。

2．賬賬核對

賬賬核對是指將各種會計賬簿之間相對應的記錄進行核對。由于會計賬簿之間相對應的記錄存在內在聯系，因此，通過賬賬相對，可以檢查、驗證會計賬簿記錄的正確性，以便及時發現錯賬，予以更正，保證賬賬相符。賬賬核對主要包括如下內容。

（1）總分類賬各賬戶借方余額合計數與貸方余額合計數核對相符。

（2）總分類賬各賬戶余額與其所屬明細分類賬各賬戶余額之和核對相符。

（3）現金日記賬和銀行存款日記賬的余額與總分類賬中“現金”和“銀行存款”賬戶余額核對相符。

（4）會計部門有關財產物資的明細分類賬余額與財產物資保管或使用部門登記的明細賬核對相符。

3．賬實核對

賬實核對是在賬賬核對的基礎上，將各種財產物資的賬面余額與實存數額進行核對。由于實物的增減變化、款項的收付都要在有關賬簿中如實反映，因此，通過會計賬簿記錄與實物、款項的實有數進行核對，可以檢查、驗證款項、實物會計賬簿記錄的正確性，以便于及時發現財產物資和貨幣資金管理中存在的問題，查明原因，分清責任，改善管理，保證賬實相符。賬實核對主要包括如下內容。

（1）現金日記賬賬面余額與現金實際庫存數核對相符。

（2）銀行存款日記賬賬面余額與開戶銀行對賬單核對相符。

（3）各種材料、物資明細分類賬賬面余額與實存數核對相符。

（4）各種債權債務明細賬賬面余額與有關債權、債務單位或個人的賬面記錄核對相符。

實際工作中，賬實核對一般要結合財產清查進行。有關財產清查的內容和方法將在以后的章節中介紹。

（二）結賬

結賬，是在把一定時期內發生的全部經濟業務登記入賬的基礎上，按規定的方法將各種賬簿的記錄進行小結，計算并記錄本期發生額和期末余額。

為了正確反映一定時期內在賬簿中已經記錄的經濟業務，總結有關經濟活動和財務狀況，為編制會計報表提供資料，各單位應在會計期末進行結賬。會計期間一般按日歷時間劃分為年、季、月，結賬于各會計期末進行，所以分為月結、季結、年結。

1．結賬的基本程序

結賬前，必須將屬于本期內發生的各項經濟業務和應由本期受益的收入、負擔的費用全部登記入賬。在此基礎上，才可保證結賬的有用性，確保會計報表的正確性。不得把將要發生的經濟業務提前入賬，也不得把已經在本期發生的經濟業務延至下期（甚至以后期）入賬。結賬的基本程序具體表現為以下內容。

（1）將本期發生的經濟業務事項全部登記入賬，并保證其正確性。

（2）根據權責發生制的要求，調整有關賬項，合理確定本期應計的收入和應計的費用。

第一，應計收入和應計費用的調整。

應計收入是指那些已在本期實現、因款項未收而未登記入賬的收入。企業發生的應計收入，主要是本期已經發生且符合收入確認標準，但尚未收到相應款項的商品或勞務。對于這類調整事項，應確認為本期收入，借記“應收賬款”等科目，貸記“營業收入”等科目；待以后收妥款項時，再借記“現金”或“銀行存款”等科目，貸記“應收賬款”等科目。

第二，收入分攤和成本分攤的調整。

收入分攤是指企業已經收取有關款項，但未完成或未全部完成銷售商品或提供勞務，需在期末按本期已完成的比例，分攤確認本期已實現收入的金額，并調整以前預收款項時形成的負債，如企業銷售商品預收定金、提供勞務預收傭金。在收到預收款項時，應借記“銀行存款”等科目，貸記“預收賬款”等科目；在以后提供商品或勞務、確認本期收入時，借記“預收賬款”等科目，貸記“營業收入”等科目。

成本分攤是指企業的支出已經發生、能使若干個會計期間受益，為正確計算各個會計期間的盈虧，將這些支出在其受益期間進行分配。如企業已經支出，但應由本期或以后各期負擔的待攤費用，購建固定資產和無形資產的支出等。企業在發生這類支出時，應借記“待攤費用”“固定資產”“無形資產”等科目，貸記“銀行存款”等科目。在會計期末進行攤銷時，應借記“制造費用”“管理費用”“銷售費用”等科目，貸記“待攤費用”“累計折舊”“累計攤銷”等科目。

（3）將損益類賬戶轉入“本年利潤”賬戶，結平所有損益類賬戶。

（4）結算出資產、負債和所有者權益賬戶的本期發生額和余額，并結轉下期。

2．結賬的基本方法

結賬時，應當結出每個賬戶的期末余額。需要結出當月（季、年）發生額的賬戶，如各項收入、費用賬戶等，應單列一行登記發生額，在摘要欄內注明“本月（季）合計”或“本年累計”。結出余額后，應在余額前的“借或貸”欄內寫“借”或“貸”字樣，沒有余額的賬戶，應在余額欄前的“借或貸”欄內寫“平”字，并在余額欄內用“0”表示。為了突出本期發生額及期末余額，表示本會計期間的會計記錄已經截止或者結束，應將本期與下期的會計記錄明顯分開，結賬一般都畫“結賬線”。畫線時，月結、季結用單線，年結畫雙線。畫線應畫紅線并應畫通欄線，不能只在賬頁中的金額部分畫線。

結賬時應根據不同的賬戶記錄，分別采用不同的結賬方法。

（1）總賬賬戶的結賬方法。總賬賬戶平時只需結計月末余額，不需要結計本月發生額。每月結賬時，應將月末余額計算出來并寫在本月最后一筆經濟業務記錄的同一行內，并在下面通欄畫單紅線。年終結賬時，為了反映全年各會計要素增減變動的全貌，便于核對賬目，要將所有總賬賬戶結計全年發生額和年末余額，在摘要欄內注明“本年累計”字樣，并在“本年累計”行下畫雙紅線。

（2）現金日記賬、銀行存款日記賬和需要按月結計發生額的收入、費用等明細賬的結賬方法。現金日記賬、銀行存款日記賬和需要按月結計發生額的各種明細賬，每月結賬時，要在每月的最后一筆經濟業務下面通欄畫單紅線，結出本月發生額和月末余額寫在紅線下面，并在摘要欄內注明“本月合計”字樣，再在下面通欄畫單紅線。

（3）不需要按月結計發生額的債權、債務和財產物資等明細分類賬的結賬方法。對這類明細賬，每次記賬后，都要在該行余額欄內隨時結出余額，每月最后一筆余額即為月末余額。也就是說月末余額就是本月最后一筆經濟業務記錄的同一行內的余額。月末結賬時只需在最后一筆經濟業務記錄之下通用欄畫單紅線即可，無須再結計一次余額。

（4）需要結計本年累計發生額的收入、成本等明細賬的結賬方法。對這類明細賬，先按照需按月結計發生額的明細賬的月結方法進行月結，再在“本月合計”行下的摘要欄內注明“本年累計”字樣，并結出自年初起至本月末止的累計發生額，再在下通欄畫單紅線。12月末的“本年累計”就是全年累計發生額，全年累計發生額下面通欄畫雙紅線。

（5）年度終了結賬時，有余額的賬戶，要將其余額結轉到下一會計年度，并在摘要欄內注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年結轉的余額，并在摘要欄內注明“上年結轉”字樣。結轉下年時，既不需要編制記賬憑證，也不必將余額再記入本年賬戶的借方或貸方，使本年有余額的賬戶的余額變為零，而是使有余額的賬戶的余額如實反映在賬戶中，以免混淆有余額賬戶和無余額的賬戶的區別。

若由于會計準則或會計制度改變而需要在新賬中改變原有賬戶名稱及其核算內容的，可將年末余額按新會計準則或會計制度的要求編制余額調整分錄，或編制余額調整工作底稿，將調整后的賬戶余額抄入新賬的有關賬戶余額欄內。