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第5章 要事為先,趕走時間竊賊

那些優秀的員工總是希望出色地完成任務,愿意從事具有挑戰性的任務,其實這就是成就導向在支配他們的緣故。所謂成就導向,就是指為自己(或所管理的組織)設立目標、提高工作效率和績效的動機與愿望。這樣優秀的員工在工作中有強烈的表現自己能力的愿望,不斷地為自己設立更高的標準,堅持不懈地追求事業上的進步。

根據成就導向原則,我們知道,行動必須圍繞成就開展,必須根據目標努力。也就是說,我們應當去做我們認為重要的事情,而絕對不是被其他事情占用時間、牽著鼻子走。其實這就是執行力的構建基礎——要事為先原則。而所謂的要事,就是重要的事情,就是與目標息息相關的事情,與目標的關系越緊密,優先等級就越高。如果某一件事是達成目標的關鍵事件,那么,這件事無疑就是最重要的事情。

凱文是一家貿易公司的高層領導,他并不是一個工作狂,但是效率奇高。他從來都只參加重要客戶的會議,其他事務則授權給那些年輕的合伙人來處理,他有時甚至編造一些荒唐的理由,解釋自己為何不在公司。

凱文從來不管任何行政事務,他把自己幾乎所有的精力拿來思考如何在與重要客戶的交易中增加獲利,然后再安排用最少的人力達成這個目標。凱文的手上從來不曾同時有三件以上的急事,通常一次只處理一件事情,其他的則暫時放在一旁。

那些高效能人士總是能夠分清事情的輕重緩急,將工作內容分出優先等級,將最要緊的事情放在最優先位置,從而改進工作質量,提高工作效率。

查爾斯·史瓦在半個世紀之前曾擔任伯利恒鋼鐵公司總裁,那時他曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰:“請你告訴我如何才能在辦公時間內做好更多的事,我將支付給你你想要的顧問費?!崩類鄯瞥了剂艘粫?,遞了一張紙給他,并告訴他:“在這張紙上寫下你明天必須要做的最重要的各項工作,你可以先從最重要的那一項工作做起,并持續地做下去,直到完成這一項工作為止。然后重新檢查你的辦事次序,然后著手開始第二項重要的工作。如果任何一項正在開展的工作花掉了你一整天的時間,你也不必擔心。只要你覺得自己手中的工作是最重要的,那就堅持做下去。如果按照這種方法你無法完成全部的重要工作,那么即使運用任何其他方法,你也同樣無法完成它們,而且假如不借助某一件事的優先次序,你可能甚至連哪一種工作最為重要都搞不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。當這個建議對你生效時,你也可以把它提供給你的部屬采用?!?

幾個星期后,史瓦寄了一張面額2.5萬美元的支票給李愛菲,并附言她確實為他上了極其重要的一堂課。伯利恒鋼鐵公司后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者,與李愛菲的那數句真言有著莫大的關系。

這些有著杰出成就的人總是能合理管理自己的時間,用最少的時間去完成最重要的事情,高效快速地實現自己的工作目標。而那些平庸無為的人則總是有意無意地做著與目標毫無關聯的、無意義的事情,如突如其來的意外事件。

楊麗麗每天都乘地鐵到公司上班。這天早上地鐵里非常擁擠,出了地鐵以后,楊麗麗發現自己精致漂亮的單肩背皮包被小偷用刀片劃開了一個大口子。她拉開皮包拉鏈,發現自己的錢包、手機等貴重物品都被偷走了,不禁又傷心又憤怒,而且她的皮包本身也價值不菲,還是老公從香港給她帶回來的。由于心愛的皮包被劃破,加之丟失了貴重財物,楊麗麗的心情變得糟糕極了。她耷拉著臉走進了辦公室,坐在自己的辦公桌旁生悶氣,心里不停地咒罵著“該死的小偷”,后來她又打開QQ向好友訴說自己的悲慘遭遇。一個上午,楊麗麗除了生氣、埋怨,根本就沒有做任何工作。

中午,一位同事就走過來問她要一份資料。見同事站在自己身邊嘮嘮叨叨,楊麗麗沒好氣地說:“催什么催?等一會兒天會塌下來??!”她的同事生氣地走開了,還白了她一眼:“吃火藥了,神經??!”楊麗麗則不以為然,繼續坐在那里憤憤不平。

像楊麗麗這樣的員工不在少數,因為一些意外事件而耽誤自己的正常工作,哪怕是再重要的工作任務,也可以擱置不理。試想,這樣的員工又怎能實現自己的目標,取得輝煌成就呢?更何況,辦公室就是工作的地方,無論有何意外發生,也不應將自己的負面情緒帶到辦公室。

一些意料之外的緊急事件以及一些不可避免的危機,都會對我們造成或大或小的困擾,使我們不得不放下手頭的主要任務,而浪費幾個小時甚至更久的時間去處理這些事。除此之外,在實際的工作中,我們還會遇到一些電話的干擾,遇到一些不速之客來訪,面臨一些令人頭疼的無效會議等,針對這些我們必須要學會甄別,讓自己的行動圍繞“重要的事情”而開展,而堅決趕走那些無謂的事情的困擾。那么,盜竊我們寶貴時間的“無謂的事情”到底有哪些呢?

第一,電話干擾。在電話干擾中,最常見的莫過于推銷電話了。電話鈴響起,顯示的是一個陌生的號碼,你就會去想:這是誰,有什么事情?因此,你就不緊不慢地接了這個電話?;蛟S推銷員的業務、話語絲毫不能使你心動,但是出于禮貌,出于你本身的修養,你不得不找一個合適的理由,以適當的措辭拒絕對方。放下電話,你發現自己原本的思路被打斷,不禁開始走神,并發現自己很難再繼續認真地處理面前的工作。幾分鐘甚至半個小時之后,你才得以重新整理思路,繼續工作。

第二,不速之客。一些并沒有事先預約的、突然造訪的客戶和朋友或其他人,可能會打亂你的工作計劃,導致你不得不重新制定、梳理這一天甚至一周、一個月的工作安排?;蛘咚麄冎皇堑⒄`你少許時間,打斷你的思路,降低你的效率,可是那些無關緊要的事情就這樣偷走了你的時間,使你在實現目標的途中慢了一步。

第三,無效的會議。工作中免不了大大小小的會議,有計劃之中的,也有計劃之外的;有正式的會議,也有非正式的會議;有團體會議,有發生在辦公室的,也有可能發生在走廊、大廳甚至外面的咖啡館、車站的。這些會議中有許多都是沒有必要的,對于目標的實現沒有任何實質性的推動作用,如許多會議就是個別領導的展現會或大家的抱怨會,那么這樣的會議就是無效的,根本就是在浪費時間。

第四,瞎扯閑談。有一些員工總喜歡在工作時間瞎扯閑談,美其名曰“放松”。殊不知,這些與工作無關的內容,對于工作目標的實現沒有任何的意義,不僅竊取了你寶貴的工作時間,還降低了工作效率。

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