八、內(nèi)部控制信息化落地

內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)了單位的業(yè)務(wù)管理與財(cái)務(wù)管理的有機(jī)結(jié)合，需要信息系統(tǒng)的支撐。將內(nèi)部控制嵌入信息系統(tǒng)之中，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的程序化和常態(tài)化，可以改變單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分塊管理、信息分割、信息“孤島”的局面，可以使單位領(lǐng)導(dǎo)的管理方式由傳統(tǒng)的日常管理向例外管理轉(zhuǎn)變，集中精力處理重大問題，進(jìn)一步提高管理效率。

（一）內(nèi)部控制信息化的必要性

內(nèi)部控制信息化是將內(nèi)控理念、控制流程、控制方法等要素通過信息化的手段固化到信息系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制體系的系統(tǒng)化與常態(tài)化。

1．內(nèi)部控制信息化固化了業(yè)務(wù)流程，減少了人為因素的影響

信息化固化了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程，信息系統(tǒng)自動(dòng)記錄和跟蹤業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行狀態(tài)，并將不相容崗位相互分離和內(nèi)部授權(quán)審批控制嵌入到信息系統(tǒng)中，使業(yè)務(wù)流程和管理制度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)和主動(dòng)提示。“自動(dòng)”實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部控制對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的約束，任何違背內(nèi)部控制管理規(guī)定的行為都能夠得到制止，減少了人為因素對(duì)管理制度執(zhí)行的影響。

2．內(nèi)部控制信息化提高了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息的準(zhǔn)確性

單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)通過信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，提高了系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確性，降低了日常工作出錯(cuò)的概率，而且可以使管理人員有更多的精力應(yīng)對(duì)重要的或者突發(fā)性事項(xiàng)，提高風(fēng)險(xiǎn)管理的針對(duì)性和內(nèi)部控制的有效性。

3．內(nèi)部控制信息化提高了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息的及時(shí)性和相關(guān)性

信息系統(tǒng)能夠及時(shí)生成日常管理所需的相關(guān)信息，各級(jí)管理人員在各自權(quán)限范圍內(nèi)，通過可視化界面，得到有關(guān)預(yù)算執(zhí)行的各類指標(biāo)，并動(dòng)態(tài)掌握管理職責(zé)范圍內(nèi)的預(yù)算安排、可用財(cái)力、指標(biāo)執(zhí)行等方面的信息，以便做出科學(xué)、合理的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策。

4．內(nèi)部控制信息化創(chuàng)造了單位信息交互與共享的平臺(tái)

內(nèi)部控制信息化為單位創(chuàng)造了信息交互與共享的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高了信息溝通的效率，并減少信息傳遞過程中人為因素的影響，提高了信息溝通的效果。

（二）完善信息系統(tǒng)管理，加強(qiáng)單位信息化建設(shè)

1．通過歸口管理，完善單位信息系統(tǒng)

行政事業(yè)單位至少應(yīng)從信息系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)和安全管理三個(gè)方面來完善單位信息系統(tǒng)管理，同時(shí)加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，將信息系統(tǒng)建設(shè)作為“一把手”工程來抓，設(shè)置信息系統(tǒng)管理崗位，明確信息系統(tǒng)管理責(zé)任，對(duì)信息系統(tǒng)實(shí)行歸口管理，統(tǒng)籌管理信息系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行和維護(hù)等工作。

行政事業(yè)單位應(yīng)重視信息系統(tǒng)在單位內(nèi)部控制中的作用，根據(jù)內(nèi)部控制相關(guān)要求，結(jié)合組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)能力等因素，制定信息系統(tǒng)建設(shè)總體規(guī)劃，健全單位信息系統(tǒng)管理程序，有序組織信息系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)，優(yōu)化單位升級(jí)活動(dòng)流程，防范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的人為風(fēng)險(xiǎn)，提高單位內(nèi)部管理水平。

2．信息化建設(shè)路徑選擇

行政事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化，可以通過信息系統(tǒng)的自制和外包兩種建設(shè)方式。

信息系統(tǒng)自制指的是單位利用自身的人力、財(cái)力、物力，建設(shè)適合單位自身特點(diǎn)的信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)外包指的是在單位的內(nèi)部信息資源（信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施、信息技術(shù)人員等）有限的情況下，以契約的方式將全部或者部分信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)外包給信息技術(shù)供應(yīng)商，從而完成單位信息化建設(shè)的一種措施。

在這兩種建設(shè)方式中，信息系統(tǒng)自制對(duì)單位自身的技術(shù)實(shí)力要求較高，后者較低。一般而言，如果市場(chǎng)有較為成熟且能夠滿足單位特殊需求的系統(tǒng)或者軟件，單位應(yīng)首選外包；如果市場(chǎng)沒有符合單位特殊需求的系統(tǒng)或者軟件，單位可以選擇自行開發(fā)和業(yè)務(wù)外包；如果自身技術(shù)力量薄弱或者出于成本效益考慮，不愿意維持龐大的開發(fā)隊(duì)伍，可以采取業(yè)務(wù)外包，它能夠最大限度地利用信息技術(shù)供應(yīng)商的資金、規(guī)模優(yōu)勢(shì)、創(chuàng)新能力以及特殊技能，有助于降低單位對(duì)于信息系統(tǒng)的建設(shè)費(fèi)用，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平和質(zhì)量。需要注意的是，如果涉及某些需要有保密性質(zhì)的業(yè)務(wù)，單位要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，確保系統(tǒng)的保密性、安全性。

此外，外部信息技術(shù)供應(yīng)商可以是專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)人員。比如，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制應(yīng)用軟件開發(fā)商、高校專門研究行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的教授、研究人員等。