3.6 總分類賬的選擇登記工作流程

3.6.1 總分類賬的選擇

1）總分類賬選擇的要求

一般而言，小微企業(yè)應(yīng)根據(jù)其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，參照《小企業(yè)會計準(zhǔn)則》中的“會計科目表”，選擇總分類賬的賬戶名稱，并按每一會計科目依次設(shè)立相應(yīng)賬戶，在各賬戶之間按會計核算程序所規(guī)定的登賬方法預(yù)留空白頁和選擇總賬格式。按財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定，總分類賬的格式主要有三欄式、多欄式（日記總賬）、棋盤式和科目匯總表總賬等。從外表形式上，總分類賬一般應(yīng)采用訂本式賬簿。實行會計電算化的單位，用計算機(jī)打印的總分類賬必須連續(xù)編號，經(jīng)審核無誤后裝訂成冊，并由記賬人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員簽字或蓋章，以防失散。但科目匯總表總賬可以是活頁式。在實際中，小微企業(yè)選擇的總分類賬，必須考慮到：一是對記賬憑證中指明的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行概括反映，保證會計記錄的正確性和完整性；二是提供總括會計信息以滿足管理需要，對明細(xì)賬起控制作用，并能為編制會計報表提供基本數(shù)據(jù)；三是總分類賬賬頁格式的設(shè)計與賬務(wù)處理程序相適應(yīng)，考慮人員分工。

2）總分類賬外表形式與賬頁格式

在外表形式上，總分類賬應(yīng)采用訂本式賬簿；就其賬頁格式，結(jié)合小微企業(yè)業(yè)務(wù)特性，一般選擇三欄式，并采取一張賬頁上開設(shè)一個賬戶的分戶式方式，基本格式為設(shè)“借方”、“貸方”、“余額”三個欄，具體格式如表3-16所示。由于訂本式賬簿的頁次是固定的，不能隨意增添賬頁，也不能任意撕掉賬頁，因而在啟用時應(yīng)根據(jù)每一個會計科目發(fā)生業(yè)務(wù)的多少適當(dāng)估計預(yù)留賬頁數(shù)。

3.6.2 總分類賬的登記工作流程

總分類賬可直接根據(jù)審核后正確無誤的記賬憑證逐日逐筆登記，也可根據(jù)記賬憑證采用一定的方法匯總后進(jìn)行匯總登記（如科目匯總表），其登記方法取決于單位采用的會計核算形式。由于小微企業(yè)業(yè)務(wù)簡單，因此可采用逐日逐筆登記方法，也可采用科目匯總表的方式進(jìn)行登記。無論選擇何種登記方式，月終都要在全部業(yè)務(wù)登記完畢后，結(jié)出各賬戶的本期發(fā)生額和期末余額。

1）記賬憑證會計核算形式下的總分類賬登記

記賬憑證賬務(wù)處理程序是指根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證直接登記總分類賬的賬務(wù)處理程序，具體步驟如圖3-8所示。現(xiàn)以表3-17應(yīng)收賬款總賬和表3-18原材料總賬為例，說明記賬憑證核算形式下總分類賬的登記程序。

（1）根據(jù)原始憑證編制記賬憑證；

（2）會計主管或總賬會計根據(jù)審核無誤后的記賬憑證登記總賬（在記賬憑證下方指定位置簽章）；

（3）將總分類賬與日記賬核對、總賬與所屬明細(xì)賬核對。

①總賬資產(chǎn)類科目各賬戶的余額與負(fù)債、所有者權(quán)益類科目各賬戶的余額合計數(shù)是否相符。

Σ總賬資產(chǎn)類賬戶余額=Σ總賬負(fù)債、所有者權(quán)益類賬戶余額

Σ總賬各賬戶借方發(fā)生額（或貸方發(fā)生額）=Σ總賬各賬戶貸方發(fā)生額（或借方發(fā)生額）

②總分類賬戶與其所屬明細(xì)賬戶各項目之和是否相符。

總分類賬戶與其所屬各個明細(xì)賬戶之間的期初、期末余額是否相等。

總分類賬戶與其所屬各個明細(xì)賬戶之間本期發(fā)生額的合計數(shù)是否相等。

③會計部門的總賬、明細(xì)賬與有關(guān)職能部門的賬、卡之間是否相符。

會計部門的有關(guān)財產(chǎn)物資的明細(xì)賬的余額同財產(chǎn)物資保管部門和使用部門經(jīng)管的明細(xì)記錄的余額定期核對。

各種債權(quán)、債務(wù)明細(xì)賬的余額經(jīng)常或定期同有關(guān)的債務(wù)人、債權(quán)人核對。

庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬余額同總賬有關(guān)賬戶的余額定期核對。

已繳國庫稅費(fèi)以及其他預(yù)算繳款同征收機(jī)關(guān)按照規(guī)定的時間核對。

2）科目匯總表會計核算形式下的總分類賬登記

為了減少登記總分類賬的工作量，在實際中也可選擇科目匯總表核算形式。科目匯總表賬務(wù)處理程序是指對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，首先根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證，然后根據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表，并據(jù)此登記總分類賬的一種賬務(wù)處理形式，具體步驟如圖3-9所示。其主要工作過程為：

（1）制單會計根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證；

（2）會計人員根據(jù)審核后的記賬憑證定期編制科目匯總表，具體格式如表3-19和表3-20所示；

（3）會計主管或總賬會計根據(jù)審核后的科目匯總表（表3-19）登記總分類賬戶（以原材料總賬為例），具體如表3-21所示（注意觀察表3-21與表3-18的區(qū)別）；

（4）按照對賬的要求，定期將總分類賬與日記賬、明細(xì)分類賬相核對（與記賬憑證賬務(wù)處理程序相同）。

【小貼示】

科目匯總表的編制

1．編制方法：第一步，根據(jù)一定時期內(nèi)的全部記賬憑證，采用“T”型賬戶方式匯總每一個會計科目相應(yīng)期間的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額；第二步，將發(fā)生額填入科目匯總表的相應(yīng)欄目（“本期發(fā)生額”欄）內(nèi)；第三步，將所有科目的借方發(fā)生額合計數(shù)與所有科目的貸方發(fā)生額合計數(shù)進(jìn)行核對，以起到試算平衡的作用。

2．編制時間：根據(jù)業(yè)務(wù)的多少，小微企業(yè)可每月匯總編制科目匯總表一次，也可分5天、10天、半個月等定期匯總編制科目匯總表。

3．編制要求：完成上述第三步后，核對相符，說明記賬憑證和科目匯總表的編制基本正確，可作為登記總分類賬戶的依據(jù)。對于庫存現(xiàn)金和銀行存款科目借方和貸方發(fā)生額，也可直接根據(jù)庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的借貸發(fā)生額合計數(shù)填列，不必再根據(jù)收付款憑證歸類匯總。