第二章
生產時間——完成更多的工作

手中牢牢緊握那根指引自己走完忙碌人生迷宮的線索的人，一定是那些每天早晨都會為一整天的事務做計劃并執行計劃的人。

——維克多·雨果（Victor Hugo）

為了保持自己的最佳狀態，你需要用與如今大多數人不同的方式來思考工作效率。你充分利用工作時間的能力，高產的能力，用更短時間、更優質量完成更多工作的能力給你的事業帶來的影響，是其他任何因素都不可及的。當你為一整天做計劃，進行管理，設置最優項并將精力集中于最有價值的時間利用上時，你就獲得了工作效率。

高效工作需要高水平的心理與身體能量，自律、專注與決心會讓你既快又好地完成工作。

你思考工作的方式，將在很大程度上決定你能完成工作的數量與質量。關于個人工作效率的三個最重要的詞是：清晰、專注與專心。

第一個關鍵詞是清晰。讓你思路更清晰的出發點是你要不間斷地自問自答這個問題：我期望得到什么結果？這也在95%的程度上決定了你的成功。

在生活和工作中，結果是至關重要的。它們不是唯一，卻主要決定著你的收入、聲望、未來，以及別人看待與談論你的方式。

成功人士在工作時的表現通常被別人形容為“高效率”。他們獲得了“結果導向者”的稱號。無論何時，當任何人有大型且重要的工作需要準時、完美地完成時，這些成功人士就變成了核心人物。你的目標就是成為這些成功人士中的一員。

你的個人品牌

每個人在別人的腦海中都有一個“品牌”。你的個人品牌通常被總結為幾句話——當他們想到你、和別人說到你的時候就會拿出來用。你的個人品牌在很大程度上決定了你生活和工作中發生的大部分事情。

最近的一項研究表明，當你遇見一個陌生人的時候，你會尋找構成他個人品牌的兩組品質。第一組品質是“熱情與信任”。這是一個你可以信任并讓你感到舒心的人嗎？足夠有趣的是，當你第一次遇見他人的時候，不出五秒鐘，你就會做出這個判定。而且，你很少判斷失誤。

人們尋找的第二組品質是“素質和能力”的綜合。這個人能夠且愿意出色、準時地完成工作嗎？他有能力嗎？回答這些問題需要花費更長的時間、更深的思考、更多的調查以及更豐富的經驗。

熱情和能力是必不可少的

研究人員總結道：如果你是一個熱情且令人信任的人，是那種讓人們喜歡、欣賞并愿意與之共處的人，那么你就會擁有很多朋友，有良好的人際關系。但是，如果你對外的名聲是不特別擅長你的工作，更糟糕的是，如果你被公認為無能力或者不可靠，那么人們也許仍然會喜歡你，只不過他們也會可憐你。

原因是，人們本能地認為，一個品質好但卻不擅長工作的人，擁有的是有限的未來。從長遠來看，他們是不會成功的。這樣的人不會成為一個成功人士，而只是一個不會在生活中取得很多成就的非成功者。

也許，在這個世界上，關于工作最重要的一種能力是“可靠性”。這意味著，人們每次都能完全地相信你能準時、出色地完成一項工作。

經常去卡拉OK的人都有一個常用詞：表現。他們通常會問一個關于表演者的問題：“他表現得如何？”這是對一個卡拉OK歌手的整體表現的描述。

在生活中，我們總是被其他人評價與判斷，正如我們對別人所做的那樣。每一天，每個場景，你都在以一種特殊的方式表現自己，制造并給別人留下特殊的印象。你給別人的全部印象就構成了你的個人品牌。問題是，你要怎樣表現自己呢？

你的目標是表現為一名頂級的表演者。你想讓人們在想到你、談論你的時候，把你視為一個優秀的人，一個在任何情況下都能一如既往真正做出有價值的貢獻的人。這是你能擁有的最棒的聲譽或品牌。

然而，每個人都知道真相。在任何工作環境下，人人都知道誰才是最優秀、最有效率的人。因此，對于你來說，問題是，你要如何表現自己？

一種嚴重的流行病

流行病是一種在大面積區域內傳播，影響人口數量龐大的疾病或慢性病。如今，有一種“表現不佳”的流行病在西方世界蔓延。它在降低生產力，削弱個性，摧毀人們對未來的希望與夢想，切斷人們對成就和進步的渴望，并且讓無數的人，特別是年輕人，從事與他們能力不匹配的低收入工作。

這種流行病可以被叫作“電子產品干擾的詛咒”。根據來自羅致恒富（Robert Half International）的信息，我們得知，在每個工作日里，有足足一半的時間被浪費在那些既對公司沒有任何價值，也對手頭工作沒有任何幫助的活動中。很多時間被浪費是由于人們無法開始并全天候有效率地工作。

多數人在他們二十幾歲、三十幾歲時進入互聯網時代的職場中。如今，我們擁有臉書（Facebook）、優兔（YouTube）視頻網站、谷歌（Google）、領英（LinkedIn）、推特（Twitter）以及智能手機；而在2016年，有120萬種應用（App）可供智能手機下載。這些手機應用通過不同的形式讓人們進行消遣、娛樂、享受以及浪費時間。據估計，如今成人平均每天花費3.5個小時用來瀏覽手機應用、檢查郵件以及收發信息。

即使沒有這些電子活動，人們也能知道發生了什么。沉迷于讓其分心的活動中的人們將會發現，他們對未來的希望與夢想在慢慢消逝。當人們花費更多的時間來回應電子干擾時，由于他們持續被打擾，所以會以不盡如人意的表現去做更少的工作。

你的職場

很多人的表現及其所得都遠低于他們的潛力，他們是怎樣做的呢？你不得不追溯到孩子們的第一次工作經歷：他們的學校和課堂作業。

情況是這樣的：當你是一個孩子，第一次去學校的時候，通常你會感到緊張并且沒有安全感。但你很快意識到，學校里面有很多和你同齡的孩子。那么，你會和同齡的孩子做什么呢？你們一起玩耍！很快，你就把學校當作你和你的朋友一起玩耍的場所。

隨著你在學校度過了一年又一年，學校變成了你的主要玩耍場所。當然，你也必須要做一定數量的作業，取得一定的成績，才被允許繼續學業。然而，與學校作業相比，你把你的朋友和社交活動放在了主要位置。

如果你足夠幸運，繼續讀了大學，你會繼續和伙伴們玩耍，但是，此時已經沒有人來監督你了！上了大學的大多數人都把四年或五年的時間用在了與其他人進行社交活動的無盡循環中，他們只做足夠的可以避免被學校勸退的學校作業。

職場

當你完成學業以后，你開啟了第一份工作。在工作的第一天，你會感到些許緊張，不確定將會發生什么。接著，你會被介紹給工作伙伴，他們中的很多人與你同齡。這讓你想起了校園生活。你會和同齡人做什么？你們一起玩耍！

今天，對于美國成年人來說，工作場所就是最主要的游戲場所。據有關人士估計，一般的員工直到上午11點左右才開始工作，而到了下午3點，他們就開始逐步結束工作了。

人們到達工作單位以后做的第一件事就是“和朋友們玩耍”。他們用一半的時間和同事們聊天，其內容與他們被雇用來做的工作毫不相干。當結束了與同事的談話以后，他們開始閱讀郵件、收發信息、瀏覽臉書上發布的消息，查看哪些東西、哪些地方在打折，以及處理各種形式的廣告和群發的垃圾郵件。突然，他們抬起了頭，一天就過去了。

由于很多人把工作場所當成了游戲場所，所以，當老板令他們去做一些實際工作的時候，他們經常會感到厭煩。他們專注于不間斷的電子產品的干擾，以至于他們沒有時間以嚴肅的態度進行工作。

電子郵件病

一般的成年人每天會檢查郵件145次。這也是時間管理專家朱莉·摩根斯坦恩（Julie Morgenstern）撰寫《永遠不要在早晨查看郵件》（Never Check E-Mail in the Morning）那本書的原因。越來越多的公司和組織也得出了同樣的結論，其中甚至包括《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）。花費太多時間處理電子郵件會危害到你的職業生涯，幾乎不可能讓你在工作中有上佳表現。

電子郵件之所以會對你目前的生產力和未來的發展前景產生破壞性影響，是因為你每接收或發送一次郵件，你的身體就會釋放出微量的多巴胺。多巴胺是一種類似于可卡因的刺激物，它會給你一種輕微的愉悅感，讓你在不知不覺中想要重復這種感覺。一旦你通過收發電子郵件、檢查即時通信信息（SMS）、打電話以及其他借助智能手機或電腦完成的交流而獲得這種愉悅感，你就開始一整天都做這些事了。很快，你就不能自已，就像一個上癮的人一樣。

根據《今日美國》（USA Today）中的一則故事，我們得知，當你連續不間斷地處理電子郵件和信息時，你的大腦會變得越來越疲倦。結果是，你會在一天中失去大約10個點的智商。隨著時間的推移，你會變得越來越遲鈍。在一天結束的時候，你的大腦會特別疲憊，以至于你難以作出決定——即使是晚上吃什么、看什么電視這樣最簡單的決定也不行。

工作時間vs.游戲時間

應對你被不可抗拒的“分心吸引力”纏繞的辦法就是，在工作的時候，你要不斷提醒自己：這是生產時間，不是游戲時間。

當你開始參加工作的時候，你就簽訂了合約，你用一定質量和數量的工作來換取一定金額的工資和福利。你許下了諾言，就要遵守諾言。既然你簽了合約，你就需要去履行合約中的條款。當你這樣思考工作的時候，你就會改變對工作的全部看法。

每天，在工作時的每一秒鐘，你都要自問以下問題。

（1）為什么我會拿到工資？我被雇用過來是為了完成什么？

（2）我現在所做之事是我拿到工資的原因嗎？我現在所做的是在最好、最高效地運用我的時間嗎？

如果你現在所做之事并不是你被聘請過來要做的最重要的事，那么不管你此刻在做什么，停下來，返回去，去做你被雇用來應該做的事。

當你開始工作了，就只工作

在工作上取得成功的最重要的原則是：把所有的工作時間都用來工作。

當你到了公司，向同事們問好以后，就迅速投入工作中。低下頭，像賽跑中“脫韁而出”的運動員一樣全力以赴。如果人們想要和你聊天，禮貌微笑著告訴他們，你很樂意在完成工作以后與他們交流。在此期間，你有需要完成的工作，并且時間緊迫。最終，那些不珍惜自己時間也不珍惜別人時間的時間浪費者們，會覺得你很無趣，他們就會去和其他同樣喜歡浪費時間的人交談，花費越來越多的時間。

關于工作時間，這里有一個簡單的法則：不要在早上檢查電子郵件。每天只檢查郵箱兩次，分別在上午11點和下午3點。而在此之間，關掉郵箱。記住，每聽到一次收到信息的聲音，你就會產生一次多巴胺帶來的興奮感，這種興奮感會讓你從工作中分心并減弱自己的生產力。離開那些讓你分心的事物。

專注和專心

獲得高生產效率的第二個關鍵因素是專注。你在最重要任務上的專注能力可以幫助你在職業生涯中快速前進，這比任何其他因素對你的幫助都要大。電子產品的干擾破壞了你的注意力，讓你從工作中分心，而這些工作是你獲得成功所需的成績。

很多人都被同時完成多項任務的神話所蠱惑。他們認為，他們能夠同時做好幾項工作。但有關專家發現，同時完成多項任務僅僅是在“轉變任務”，人們穿梭于多種工作之間，很少能夠長時間地專注于任何一項工作。更糟的是，不管你因何種原因被打斷，你將會花費大約17分鐘的時間才能將注意力重新放到一項重要的工作上。

獲得高生產效率的第三個關鍵因素是專心。所有重要的工作都需要在連續一段時間內一心一意地將注意力集中，直至完成工作。這通常被稱為“集中思維活動”（concentrated mind activity，CMA）。幸運的是，專心是一種技能，或者說是一種習慣，你能夠通過多次重復練習學會它，直到你能輕松自如地運用它。

巨大的好處

在全天的工作中保持思路清晰、專注與專心，會給你帶來兩個巨大的好處。第一個好處是，你會成為你們團隊中最高效、最受尊敬的人之一。你會更快地完成更多、更高質量的工作。會有越來越多的重要工作將被分配給你。你會得到上級的關注與尊敬。這樣一來，你就能賺更多的收入，也會加快晉升的步伐。機會之門將為你敞開，并且常常比你現在想象中來得更快一些。

第二個好處是你看待自己的方式。你所有的工作生活以及大部分的個人生活，都圍繞著一個個不斷開始、結束的任務運轉。每次你開始并完成一項任務，不管它是什么規模的任務，你都會得到一股能量、激情以及自尊。自我感覺越好，你就會越開心。你的大腦會釋放內啡肽，這實質上是一種“令人愉悅的麻醉品”，你在別人面前就會更有創造力、更冷靜、更自信、更加風度翩翩。

感覺自己像個勝利者

這里有一個法則：用一個工作清單來開始每一天，清單上的工作是你需要去完成的。按照從最重要到最不重要的等級給工作排序。從最重要的工作開始進行，約束自己不停地進行這項工作，直至完成它。

每當你完成一項工作，你就會得到一些內啡肽，它會讓你更開心，并增加你的自尊心和自豪感。當你完成一項含金量高的工作時，你就會得到更強烈的幸福感和自尊心。當你完成最重要的工作后，比如完成了工作中的主要任務，你會獲得一種爆發式的興奮感，這種興奮感讓你感覺自己非常棒。在你養成了開始并完成最重要工作的習慣以后，你的整個生活和事業會跨入快車道。

與由完成工作而獲得的幸福感和自豪感相反的是，工作了一個小時又一個小時，但感覺仍然難以完成工作的那種挫敗與不滿。記住，結果就是一切。只有當你意識到，你正在通往獲得你所期待的最重要的成果的路上時，你才會感覺快樂。

讓工作時間更有效率

這里有一系列使用生產時間的方式，可以使你大幅度地提高生產力、績效、產出，得到更多的獎勵并增加收入。你做一件事的95%取決于你的習慣，通過練習和重復，你培養出了新的習慣。練習下面給出的成熟的技巧，不出一個月，你就會將自己的生產力提高一到兩倍。你將讓自己與優秀的人為伍。

列清單

時間管理的第一個技巧是，每天在開始工作以前，把你需要做的所有工作都簡單地列出來。更好的技巧是，在你結束一天工作的時候，把第二天要做的事也羅列出來。

當你把第二天要做的事都列了清單以后，你會在整晚睡覺的時候用潛意識來思考這些工作。早上醒來以后，你經常已經有如何用更少的時間把這些工作做得更好的想法和見解了。

如果有新事情出現，把它寫在清單里。在你把它寫下來之前，拒絕做任何事，哪怕是一個電話都不能打，一封郵件也不能發。一旦你把事情都寫在清單里，你就能看清哪項工作更重要，哪項工作是次要的了。

根據時間管理專家艾倫·拉金（Alan Lakein）所說，你按照清單展開工作并堅持的第一天，將會節省25%的時間。3～4個星期以后，你將會養成為每一天、每一個項目或是你要進行的每一個多任務活動去列清單的習慣。你的生產力將會迅速提高。

設置清晰的優先次序

在你開始工作之前，將清單上的事情按照優先次序排好。花點兒時間置身事外地思考一下你必須要做什么，你要意識到，你不可能把所有事情都完成。不管你的生產力如何，你總有太多的工作需要做。你總是需要去做選擇：先做哪項工作，其次要做什么，哪項工作根本不需要去做。

在對清單的處理上，運用二八定律。回想一下，它的內容是80％的結果取決于你20％的活動。也就是說，若你為某一天列出了10項活動，它們中的兩項會比其他八項活動加在一起更有價值。當然，有時清單中某一個單獨的問題比其他所有事情加在一起還重要。

記住，重要的不是你投入了多少時間，而是你在那段時間內完成的工作和事情的價值。你的任務是關注成績而不是活動本身。基于任務的價值來分配時間，先做最重要的任務。

ABCDE法

練習ABCDE法。在你開啟一天的工作之前，仔細檢查你所列的任務清單，在每一個任務或活動前分別寫上A、B、C、D、E五個字母。思考一下每個工作完成或未完成可能帶來的結果。某事很重要，重要到具有巨大的潛在結果；某事不重要，具有較低的或完全沒有任何潛在結果。而結果就是一切。

成功且高產的人，會把大部分工作時間用在那些會有巨大的潛在結果的活動上；而那些不成功的人，用更長的時間更努力地工作，但他們把太多工作時間用在那些擁有較少可能或根本不會有結果的事情上。他們完成這些工作與否根本不重要。

將任務清單上的每一項任務都和字母A、B、C、D、E對應起來。A類任務就是你必須要去做的任務。這個任務完成與否，具有嚴重的潛在結果。如果你沒有做或沒有準時完成它，將會有非常嚴重的問題出現。這些A類任務就是你每天必須要做的最重要的事情。

在你應該要進行的活動前面寫上字母B，這些活動完成與否具有輕微的潛在結果。你遲早都要完成它們，但它們的重要性不能和A類任務相提并論。原則上，只要有A類任務沒有完成，你就不要去做B類任務。

C類任務是那些你若去做很不錯，但不管怎樣都沒有任何結果的事情。檢查郵件、往家里打電話、和同事一起喝咖啡，這些活動都是你樂意去做的，但你是否去做其實對你完全沒有任何影響。

選擇你的任務

不幸的是，絕大多數的人都把大部分時間用來做B類和C類任務。他們認為，因為自己是在辦公室做這些任務的，所以他們覺得自己就是在工作。但這并不是真的。你只是在工作場所中，并不意味著你真的在工作。

將那些你可以交給別人去做的任務標記為D類任務，他們的收入或計時工資遠不如你，但也能完成。如果你渴望你的時薪是25美元（年薪5萬美元）或50美元（年薪10萬美元），那么就不要把你的時間浪費在時薪10美元的人也可以做的任務上。

E類任務就是那些你能剔除且不會對你產生任何影響的工作。它可能是你曾經做了一陣子的任務，但它已不再重要。它可能已經不再是你要做的任務了。它可以被你放心地剔除，且對你的職業生涯根本沒有任何影響。

整理任務清單

現在，返回去看看你的任務清單，并將A類任務中的事項按照優先次序標注成A-1、A-2、A-3……依次類推，緊挨著你最重要的那些工作。以同樣的方法來整理B類任務。整理以后，從A-1任務開始進行，將你的時間用在最重要且最有價值的事情上。下定決心一心一意地去做一項任務，直到你百分之百地完成它。堅持不要轉移或分散注意力。

做一個任務清單，按優先次序整理，接著開始并完成最重要的任務，這項簡單的法則可以使你工作輸出的數量和質量都提升1～2倍。這是擁有高績效的關鍵。記住，結果就是一切。

提高你的“能量回報率”

商業策略專注于幫助企業增加股本回報率（return on equity，ROE），即其投入資本的回報率。這意味著，一家企業想從資金和努力上獲得最高的銷售額和利潤。

你的個人資本就是你的身體能量、心理能量和情感能量。你的目標同樣是從工作中獲得盡可能多的東西，來提高你的個人“能量回報率”。

你用在計劃工作上的每一分鐘都會為你節省至少10分鐘的完成工作所需的時間。為一整天作計劃只需要花費你10～12分鐘的時間。但僅僅通過事前作計劃，就可以讓你賺回兩個小時——120分鐘的生產時間。能量回報率超過了1000%。

時間和金錢是可以互換的。它們或是被花掉或是用作投資。如果你花費了時間或花掉了金錢，那它們就一去不復返了。你永遠都不能讓它們回來。但是，如果你投資時間和金錢，你可能會持續幾年都得到回報。當你把金錢投資于可以帶來利潤的有價值的事物上時，你就能年復一年地賺錢。這個投資的過程是獲得大多數財富的基礎。

當你把時間和金錢投資在自己身上，你的工作就會越做越好，那么這項投資可以持續多年，讓你的收入增加，得到一個更高的能量回報率。如果你接下來將得到的高收入再次投資給自己，你很快就會成為你所在的領域中最有價值、收入最高的人之一。

三件事法則

在工作中實踐“三件事法則”（the Law of Three）。這個法則的內容是：不管你在工作中完成了多少任務，你對公司和你自己的貢獻的價值，有90％僅僅來自于三個任務。

當我和客戶工作的時候，我讓他們列出一個清單，把在一周或一個月內完成的每件事都寫上去。他們在給我的清單上列出了20或30個任務，甚至有人寫了50個任務，他們認為這些任務是他們工作說明的一部分。

接著，我向他們解釋道，他們在工作中做的三件事就構成了他們所做的所有事的價值總和的90％。這意味著，就價值而言，只要你做的不是那三件主要任務中的事情，這件事的價值就落入了后10％。

對你來說，提高生產力的關鍵在于找到最重要的那三項任務，然后心無旁騖地專心去完成它們。

把你做的每一件事都列在清單上，以此開始。

為了確定你最重要的三個任務，看看你列出的清單，然后自問以下三個有魔力的問題。

（1）如果我全天只能做這個清單中的一件事，哪件事會給我的工作和公司帶來最大價值？（不管答案是什么，將它圈出來。）

（2）如果我全天只能做這個清單中的兩件事，那么第二個可以給我的事業或工作帶來貢獻的活動是什么？（回答這個問題就不像第一個問題那么容易了，但通常答案很清楚。）

（3）如果我全天只能做這個清單中的三件事，那么第三個可以讓我創造最大價值的活動是什么？

當你自問了上述三個問題且有了清楚的答案后，你會驚訝地發現這個法則到底有多么正確。如果你恰好一整天都在做那三件事，那么你的職業生涯很有可能會發生變化。

下面是有關“三件事法則”的四個結論。

（1）做更少的事。你永遠無法趕上進度。你永遠不能把列表中的每一件事都完成。為了掌控自己的生活，你必須放棄很多細碎的事情。

（2）做更重要的事。去做你認為最重要的三個任務，直到把主要任務做完再去做其他的事情。

（3）用更多的時間去做最重要的任務，最好持續一整天。你花費在最重要的事情上的時間越多，于外你會越高產，于內你會越快樂。

（4）把你最重要的任務做得更好。在你最重要的任務范圍內不斷地自我完善，這是你能對自己做的最大的投資。這能大大提升你的生產力、績效和產出，并能讓你在更短的時間內完成更多的工作。

今天就下定決心，你要獲得這樣的名聲——成為你們組織中最努力工作的人。但不要告訴任何人，將它埋在心底。

想象一下：在你的公司中，在最有效率的人之間有一場比賽，而你是唯一一個了解這場比賽的人。與其把它告訴給其他人，不如讓人們通過觀察你的工作而自己得出結論。記住：將所有的工作時間都用來工作。

行動練習

1.把你計劃每天要做的所有的事情都列在一個清單里。

2.為你的清單設置優先級，從那項最有價值利用你時間的活動開始。

3.約束自己從你最重要的任務開始，一心一意地工作，直到完成這項任務。