第4章 部門工作分配

4.1 新部門如何進(jìn)行組織設(shè)計(jì)

4.1.1 組織設(shè)計(jì)的目的與任務(wù)

組織設(shè)計(jì)是建立在對(duì)活動(dòng)、過(guò)程、決策、信息流和角色分析的基礎(chǔ)之上的。它產(chǎn)生了一個(gè)包括許多職位和單位的結(jié)構(gòu)，這些職位和單位之間的關(guān)系包括協(xié)作、行使權(quán)力和信息交換。

組織設(shè)計(jì)的目的是明確職位和崗位的角色及相互關(guān)系，以便使它們之間能夠順暢地交流。組織設(shè)計(jì)還考慮如何給人們帶來(lái)機(jī)遇使他們更好地發(fā)揮自己的才能以及在組織內(nèi)相應(yīng)的授權(quán)過(guò)程。它應(yīng)該符合組織對(duì)生產(chǎn)力、運(yùn)營(yíng)效率和產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的要求，但同時(shí)也必須滿足個(gè)人對(duì)興趣、挑戰(zhàn)和成就感的需要。

組織設(shè)計(jì)的最終任務(wù)應(yīng)該是：確保公司的結(jié)構(gòu)、工作過(guò)程和運(yùn)作方法與其戰(zhàn)略要求和技術(shù)水平相適應(yīng)，同時(shí)也與環(huán)境相適應(yīng)。如果組織設(shè)計(jì)達(dá)不到內(nèi)部和外部的連貫性和一致性，就會(huì)出現(xiàn)混亂。而且，正如明茲伯格（Mintybag）說(shuō)的那樣：“組織和個(gè)人一樣，可以決定其希望成為什么樣的組織，然后盡力去追求，但不要過(guò)分執(zhí)著。”

4.1.2 組織設(shè)計(jì)的一般步驟

（1）決定部門想做的工作

決定部門應(yīng)做哪些工作、每項(xiàng)工作進(jìn)行的方式。例如營(yíng)銷部門進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查是自己完成呢，還是委托外部調(diào)查公司進(jìn)行。這一步驟能讓你充分掌握整個(gè)部門的工作種類、工作量、工作的性質(zhì)。

（2）決定部門的人數(shù)

依據(jù)對(duì)部門工作量與質(zhì)的掌握，你可評(píng)估要完成這些工作所需要的人力。

（3）工作劃分及職位說(shuō)明

你可將類似或相關(guān)的工作集成一個(gè)單位，每個(gè)單位由一個(gè)職位的部下負(fù)責(zé)。為了讓部下確實(shí)了解他應(yīng)做些什么工作，該如何進(jìn)行以及為何要做這項(xiàng)工作，你必須協(xié)同每位部下做好職位說(shuō)明。

（4）訂出職位規(guī)范

職位規(guī)范是訂出每個(gè)職位上的工作人員該具備的資格條件，這些資格條件能幫助你找出較合適的人擔(dān)任這份職務(wù)。職位規(guī)范通常列出一些項(xiàng)目，如學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)、外語(yǔ)能力、工具操作能力、體力技能、溝通能力、專業(yè)技巧、資格認(rèn)證等，以客觀地遴選適合的人員。

（5）訂出與其他部門協(xié)調(diào)的方式

許多工作需要幾個(gè)部門共同完成，因此部門經(jīng)理要建立部門間溝通協(xié)商的渠道及方法。例如若公司的賬款收取是由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，那么針對(duì)一些賬款回收有問(wèn)題的客戶，一定要和營(yíng)業(yè)部門或法律部門共同處理，這三個(gè)部門就必須建立正式的溝通渠道。

（6）決定管理幅度

管理幅度是指單位主管直接管理部下的人數(shù)。你必須重視部門業(yè)務(wù)內(nèi)容的多寡與繁重，將部門單位再劃分為若干個(gè)工作單位；每個(gè)單位負(fù)責(zé)人要管理幾位部下呢？這需由你來(lái)決定。一般而言，部下人數(shù)眾多，則無(wú)法有效溝通和管理好；部下人數(shù)過(guò)少，則管理的能力將不能充分發(fā)揮。

（7）決定授權(quán)程度

你要規(guī)定出哪些事情可由部下自己決定，哪些事情要向你報(bào)告獲得同意后才能決定。

（8）繪出部門的組織圖

4.1.3 組織設(shè)計(jì)中要注意的問(wèn)題

①明確組織為什么存在，它的意圖和目標(biāo)。

②分析和識(shí)別組織的各項(xiàng)工作過(guò)程，每個(gè)工作過(guò)程需要完成的活動(dòng)或任務(wù)，決策流和工作流等。

③將有關(guān)活動(dòng)適當(dāng)?shù)胤峙浣o團(tuán)隊(duì)和個(gè)人。

④將由團(tuán)隊(duì)和個(gè)人從事的相關(guān)活動(dòng)符合邏輯地組成組織單位，同時(shí)要確保組織單位之間的工作流不受阻礙。

⑤規(guī)定每一級(jí)責(zé)任層次上對(duì)工作過(guò)程和活動(dòng)的管理與協(xié)調(diào)。

⑥確保對(duì)協(xié)作和溝通的過(guò)程給予高度重視。

⑦建立起報(bào)告和溝通關(guān)系。

⑧承認(rèn)非正式網(wǎng)絡(luò)作為溝通信息和聯(lián)合決策手段的重要性。

⑨ 盡可能使組織工作過(guò)程能夠適應(yīng)變化。