第七節 公文格式病誤例釋

一、“成文日期”方面常見的病誤

成文日期錯誤主要是指文件在成文日期的確定上不正確。這方面的問題主要包括：

（一）把成文日期當作發文日期。

例如：一份文件，領導同志是2014年11月15日簽發的，按規定本應將此日期打印在落款之下方，而此文卻寫成2014年11月28日”，把文件打印成文后的發文日期當作成文日期，這是不對的。發文日期應當標注在文件最下端“印制版記”欄內。

（二）用小寫漢字數目字標注成文日期。

例如：2014年11月15日，或者雖采用阿拉伯數字，卻省略了“年、月、日”，寫作2014，11，15，這些都是錯誤的。成文日期必須寫公元全稱，使用阿拉伯數字，并注明年月日，例如：“2014年11月15日”。

二、“發文字號”方面常見的病誤

“發文字號”方面常見的病誤主要表現為：

（一）在發文字號的編排上，不符合規定。

例如：

1．（15）×財字第017號

2．×電（15）第6號

3．冀×發（2015）4號

黨和國家兩大公文處理法規明確規定：發文字號，包括機關代字、年份（年度）、序號（順序號）。上述幾種發文字號都是不符合這一規定原則的。第一個發文字號，排列的次序前后顛倒，而且多一個“字”及一個“第”字，年號被縮簡，且用圓括號，在順序號前冠以“0”也是錯誤的。正確的寫法應當是：×財[2015] 17號；第二個發文字號，年號被縮簡，且采用圓括號，順序號前加了一個“第”字，也不符合規范要求。正確的寫法應當是：×電[2015] 6號；第三個發文字號，近似合乎規定，但年號使用圓括號是錯誤的，應當寫作“冀×發[2015] 4號”。

（二）一文多號錯誤。

即指在一份文件的版頭處出現了兩個或兩個以上的發文字號。例如：某市科委、財委、經委等八個單位聯合行文，在版頭“發文機關名稱”之下，并列了八個發文字號，占去了首頁一多半的位置，使得這份文件的首頁變得很不勻稱。按規定，聯合行文時，只標明主辦機關發文字號。因此，這份文件應按規定只標市科委的發文字號即可，其余七個單位的發文字號均可省略。

（三）黨政機關發文字號混在一起。

是指在一個單位中，黨政對外行文代字不分，相互混雜。例如：某地冶金局，不論是以局行政或黨組織名義發出的文件，在黨組織中也不管是以機關黨組織名義還是以機關黨委名義發出的文件，統統以“×冶”為機關代字。這種做法實際起不到編制發文字號的真正作用，黨政文件混編在一起，查找起來十分不便。

（四）機關代字重復。

指發文字號中的“機關代字”一個地區中出現重復的問題。比如：某市市委政法委員會、市政協、市委政治思想工作領導小組的機關代字，選擇了與市政府相同的機關代字——“×政”，這就造成了一個地方上多家代字相重復，從而使“×政”這個代字失去了實際存在的意義。正確的做法應該是避開出現重復，體現出各自的代表性，比如：市委政法委應選用“×黨法”、市政府政法辦公室應選用“×政法”、市政協應選用“×政協”、市委政治思想工作領導小組應選用“×黨思”等。

（五）發文字號不明確發文含義。

發文字號中看不到發文的含義，即在機關代字中未標明“發”字，如“津塘水”，代表天津市塘沽區水產局，但由于未標明“發”字，僅僅看這個機關代字“津塘水”判明不了它是一份發文還是一份收文的文號。因此，凡屬發文編號的均應在機關代字中加注“發”字，以示與收文字號相區別。

三、“發文機關署名”（落款）方面常見的病誤

主要是指在文件發文機關（亦稱落款）的寫法上不準確、不規范。例如：××港務監督局，在文件落款處寫作“港監局”；×××油田管理局，將落款寫作“××油田”，這都是不符合規范的。按照公文法規的規定，發文機關名稱要求寫全稱或規范化的簡稱。如“中華人民共和國機械電子部”、“中國共產黨山東省委員會”及“中共廣州市委”、“天津棉紡一廠”等。同時，發文機關的標注位置，要位于正文的下側偏右處，力求與下面并排的成文日期相勻稱，例如：

中共北京市海淀區委組織部

2014年12月8日

四、“附件說明”方面常見的病誤

文件格式中的“附件說明”部位標注不合規范。如××海水淡化研究所寫給上級的《關于報送2014年工作總結的報告》或《關于上報2015年工作計劃的報告》的“附件說明”，標注有“附件：《2014年的工作總結》一份”，或“附件：《2015年工作計劃》一份”，這種標注是不必要的。按照人們一般處理此類問題的做法，凡是正文中寫明上報、下發、批轉、轉發、報轉、發布某某文件字樣的，附件說明處不必再注明“附件”字樣，以避免重復。又如××縣委轉發地委一份通知，在附件說明處寫作“附件隨后”，此外還看到有的文件在附件說明處寫作“附件三份”、“附件列后”等，這都是不規范的寫法。正確的寫法是：要注明附件的順序、標題及件數。

五、公文版記（文尾）方面常見的病誤

版記，亦稱文尾，通常由抄送范圍和印制記錄（或稱印刷機關和印發時間）組成，它同版頭一樣都是正式文件不可缺少的部分，位于文件末頁下端。如果不符合上述情形，都屬文尾錯位。文尾錯位的具體表現是：

（一）文尾被錯放在公文附件或被批轉（轉發、印發）件的前面，致使主件和附件、被批轉件組成的統一整體被分割。

（二）在被批轉文件中，有的主件的文尾不僅被錯放在被批轉件的前面，而且還繼續保留被批轉件的文尾。

（三）文尾位置被隨意提高或降低，遇到文件末頁上端空白地方大一些時，就將文尾部分提高，甚至提到文件版面的1/2處，這是不妥當的。

（四）無文尾版記。

六、“行文對象”標注方面常見的病誤

行文對象標注中常見的錯誤是亂用標點，具體是指在公文的主送、抄送單位中使用標點不嚴肅、不認真，出現差誤。例如，主送單位寫作：“各縣、市委宣傳部、財政局、郵電局：”由于在“宣傳部”的后面錯用了兩個頓號，造成財政局、郵電局都成了縣、市委的所屬機構了；某縣工商局于2014年10月7日發出的一份文件，文尾的抄送單位寫成：“各行署、自治州、市、縣黨委、政府、人大、體改委、編委、省直有關部門”，這里一頓到底，而且最后一個抄送單位后面無句號，概念模糊不清，令人費解。

七、“數目字”標注方面常見的病誤

在公文寫作中，運用數目字表述數量時的不規范問題，具體表現有：

（一）該用阿拉伯數字時用了小寫漢字。

公文中的發文編號，版頭左上角的份數序號，印發記錄處的印發日期與印發份數等，按規定均應使用阿拉伯數字，如果用了小寫漢字即屬表述不當。

（二）該用小寫漢字的卻使用阿拉伯數字。

如數字作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略詞或具有修辭色彩的語句，鄰近的兩個數字并列連用、表示概數時，應用小寫漢字，假若把“二萬五千里長征”、“一把手”、“五六天”，寫作“2萬5千里長征”、“25000里長征”、“1把手”、“56天”即屬表述有誤。

（三）數量語表述上有錯誤。

如“鷹廈鐵路北段兩列貨車相撞，四輛車輛報廢，六輛車輛破損……”。“車”是表示物件的名稱，“輛”是車的計量單位，合成為“車輛”是一個表示不定量的名詞，因此它就不能再受定量的修飾。“今年我廠上交利稅比去年增長了75%，而生產成本卻下降了一倍……”“倍”只有在增長上才能使用，在減少、下降方面是不能使用“倍”的，因為降低一倍即減少100%，而這顯然是不可能的。“去年我廠產值為4000萬元，今年是8000萬元，前年是2000萬元，去年比前年翻了一番，今年比去年又翻了一番，比前年是翻了三番……”翻三番，是指2000萬元的8倍，即1.6億元，而8000萬元只是前年的3倍，把“倍”和“番”的概念混淆了。再如“參加廠長、經理學習班的185名學員，期末考試成績在85分以上者有100名，85分以下者有85名……”，這一闡述也是不夠恰當的。因為按照約定俗成的慣例，當用“以上”或“以下”表示界限時，一般均包括前面的本數在內；當“以上”與“以下”連用時，對本數包括在哪里應做出明確交待，否則，本數就被丟掉或重復出現。故這段話應寫成：“成績在85分及其以上者有100名，85分以下者有85名。”