1.1 辦公自動化的作用

辦公自動化又稱OA，是Office Automation的簡稱。辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。通過網絡，單位內部的人員可以跨越時間、地點協同工作，方便快捷地共享信息。

辦公自動化改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，實現了迅速、全方位的信息采集和信息處理，為單位的管理和決策提供了科學的依據。一個單位實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

辦公自動化還是一個單位與整個世界聯系的渠道。單位的局域網可以和Internet相連，一方面，單位員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴進行迅捷的聯系；另一方面，其他單位可以通過Internet訪問該單位對外發布的各種信息，如企業介紹、業務范圍、生產經營業績、產品或服務信息等，從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的單位將通過自己的局域網連接到Internet上，網上交流的潛力將非常巨大，從而進一步拓寬和加強了單位之間的聯系與合作。

辦公自動化具有以下5個方面的積極作用：

（1）可以極大地提高工作效率。各種文件、申請、單據的審批、簽字、蓋章都可以在網絡上進行，而不用再像傳統辦公時期那樣在各部門之間跑來跑去，進行漫長的等待了。

（2）可以節約運營成本，包括時間和紙張。

（3）可以規范單位管理，把一些彈性太大不夠規范的工作流程變得井然有序。例如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程的審批都可以在網上進行。

（4）可以提高企業的競爭力和凝聚力。員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供舞臺，從而使企事業單位的內部凝聚力大大增強。

（5）可以使決策變得迅速、科學。企業的高層領導人可以直接通過網絡瀏覽各種數據，避免在不了解情況、缺乏數據的環境下盲目決策，而是以數據和真相為依據做出科學的決策。

總之，辦公自動化應該作為企事業單位除了生產控制之外的信息處理與管理的集合，能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快地工作。對于單位領導來說，OA應該是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據；對于中層管理者來說，OA應該是信息管理系統；而對于普通管理者來說，OA則是事務/業務處理系統。