學(xué)一學(xué) 1.3 認(rèn)識(shí)Office 2010的操作界面

Microsoft Office 2010的各個(gè)組件具有風(fēng)格相似、面向結(jié)果的用戶界面，下面將分別介紹Word 2010、Excel 2010、PowerPoint 2010與Outlook 2010的界面。

1.3.1 Word 2010的操作界面

啟動(dòng)Word 2010后，首先顯示的是軟件啟動(dòng)畫面，接下來(lái)打開的窗口便是操作界面。該操作界面主要由標(biāo)題欄、功能區(qū)、文檔編輯區(qū)和狀態(tài)欄等部分組成，如圖1.24所示。

標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于窗口的最上方，從左到右依次為控制菜單圖標(biāo)、快速訪問(wèn)工具欄、正在操作的文檔的名稱、程序的名稱和窗口控制按鈕。

控制菜單圖標(biāo)：單擊該圖標(biāo)，將會(huì)彈出一個(gè)窗口控制菜單，通過(guò)該菜單，可對(duì)窗口執(zhí)行還原、最小化和關(guān)閉等操作。

快速訪問(wèn)工具欄：用于顯示常用的工具按鈕，默認(rèn)顯示的按鈕有“保存”、“撤銷”和“恢復(fù)” 3個(gè)按鈕，單擊這些按鈕可執(zhí)行相應(yīng)的操作。

窗口控制按鈕：從左到右依次為“最小化”按鈕、“最大化”按鈕/“向下還原”按鈕和“關(guān)閉”按鈕，單擊它們可執(zhí)行相應(yīng)的操作。

功能區(qū)

功能區(qū)位于標(biāo)題欄的下方，默認(rèn)情況下包含“文件”、“開始”、“插入”、“頁(yè)面布局”、“引用”、“郵件”、“審閱”和“視圖”8個(gè)選項(xiàng)卡，單擊某個(gè)選項(xiàng)卡，可將它展開。此外，當(dāng)在文檔中選中圖片、藝術(shù)字或文本框等對(duì)象時(shí)，功能區(qū)中會(huì)顯示與所選對(duì)象設(shè)置相關(guān)的選項(xiàng)卡。例如，在文檔中選中表格后，功能區(qū)中會(huì)顯示“表格工具/設(shè)計(jì)”和“表格工具/布局”兩個(gè)選項(xiàng)卡。

每個(gè)選項(xiàng)卡由多個(gè)組組成，例如，“開始”選項(xiàng)卡由“剪貼板”、“字體”、“段落”、“樣式”和“編輯”5個(gè)組組成。有些組的右下角有一個(gè)小圖標(biāo)，我們將其稱為“功能擴(kuò)展”按鈕，將鼠標(biāo)指針指向該按鈕時(shí)，可預(yù)覽對(duì)應(yīng)的對(duì)話框或窗格，單擊該按鈕，可彈出對(duì)應(yīng)的對(duì)話框或窗格。

提示

在Word 2010中，功能區(qū)中的各個(gè)組會(huì)自動(dòng)適應(yīng)窗口的大小，有時(shí)還會(huì)根據(jù)當(dāng)前操作對(duì)象自動(dòng)調(diào)整顯示的按鈕內(nèi)容。

此外，在“Microsoft Office Word幫助”按鈕的左側(cè)有一個(gè)“功能區(qū)最小化”按鈕，對(duì)其單擊可最小化功能區(qū)，以擴(kuò)大文檔編輯區(qū)的顯示范圍。最小化功能區(qū)后，“功能區(qū)最小化”按鈕轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢归_功能區(qū)”按鈕，對(duì)其單擊可還原功能區(qū)。此外，雙擊除“文件”選項(xiàng)卡外的任意選項(xiàng)卡，可最小化或還原功能區(qū)。

提示

在功能區(qū)的右側(cè)有一個(gè)“Microsoft Office Word幫助”按鈕，對(duì)其單擊可打開Word 2010的幫助窗口，在其中可查找需要的幫助信息。

文檔編輯區(qū)

文檔編輯區(qū)位于窗口中央，以白色顯示，是輸入文字、編輯文本和處理圖片的工作區(qū)域，程序在該區(qū)域中向用戶顯示文檔內(nèi)容。

當(dāng)文檔內(nèi)容超出窗口的顯示范圍時(shí)，編輯區(qū)右側(cè)和底端會(huì)分別顯示垂直與水平滾動(dòng)條，拖動(dòng)滾動(dòng)條中的滾動(dòng)塊，或單擊滾動(dòng)條兩端的小三角按鈕，編輯區(qū)中顯示的區(qū)域會(huì)隨之滾動(dòng)，從而可查看其他內(nèi)容。

技巧

在垂直滾動(dòng)條的底端，單擊“前一頁(yè)”按鈕或“下一頁(yè)”按鈕，可使文檔向前或向下翻一頁(yè)顯示。

狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于窗口底端，用于顯示當(dāng)前文檔的頁(yè)數(shù)/總頁(yè)數(shù)、字?jǐn)?shù)、輸入語(yǔ)言，以及輸入狀態(tài)等信息。狀態(tài)欄的右端有兩欄功能按鈕，其中視圖切換按鈕用于選擇文檔的視圖方式，顯示比例調(diào)節(jié)工具用于調(diào)整文檔的顯示比例。

1.3.2 Excel 2010的操作界面

啟動(dòng)Excel 2010后，即可進(jìn)入其操作界面，如圖1.25所示。與Word 2010的操作界面相比較，Excel 2010操作界面中許多組成部分相同，且功能和用法相似，此處不再贅述。

下面主要介紹一下Excel 2010操作界面中的工作表編輯區(qū)，工作表編輯區(qū)是編輯電子表格的主要場(chǎng)所，主要包括單元格、數(shù)據(jù)編輯欄、行號(hào)和列標(biāo)等組成部分。

單元格

單元格是工作表編輯區(qū)中的矩形小方格，它是組成Excel表格的基本單位，用于顯示和存儲(chǔ)用戶輸入的所有內(nèi)容。

數(shù)據(jù)編輯欄

數(shù)據(jù)編輯欄位于工作表編輯區(qū)的正上方，用于顯示和編輯當(dāng)前單元格中的數(shù)據(jù)或公式。數(shù)據(jù)編輯欄由單元格名稱框、按鈕組和編輯框3部分組成，如圖1.26所示。

單元格名稱框：用于顯示當(dāng)前單元格的名稱，該名稱由大寫英文字母和數(shù)字兩部分組成，大寫英文字母表示該單元格的列標(biāo)，數(shù)字表示該單元格的列號(hào)。

按鈕組：當(dāng)在對(duì)某個(gè)單元格進(jìn)行編輯時(shí)，按鈕組會(huì)顯示為，單擊其中的“取消”按鈕可取消編輯，單擊“輸入”按鈕可確認(rèn)編輯，單擊“插入函數(shù)”按鈕，可在彈出的“插入函數(shù)”對(duì)話框中選擇需要的函數(shù)。

編輯框：用于顯示單元格中輸入的內(nèi)容，將光標(biāo)插入點(diǎn)定位在編輯框內(nèi)，還可對(duì)當(dāng)前單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和刪除等操作。

行號(hào)和列標(biāo)

在工作表編輯區(qū)右側(cè)顯示的阿拉伯?dāng)?shù)字是行號(hào)，上方顯示的大寫英文字母是列標(biāo)，通過(guò)它們可確定單元格的位置。例如單元格“A1”表示它處于工作表中第A列的第1行。

切換工作條

切換工作條位于工作表編輯區(qū)的左下方，由滾動(dòng)顯示按鈕、工作表標(biāo)簽和“插入工作表”按鈕 3部分組成。

滾動(dòng)顯示按鈕用于顯示需要的工作表標(biāo)簽。當(dāng)工作簿中的工作表太多時(shí)，工作表標(biāo)簽就無(wú)法完全顯示出來(lái)，此時(shí)便可通過(guò)滾動(dòng)顯示按鈕顯示需要的工作表標(biāo)簽。

按鈕：單擊該按鈕，可顯示出第一個(gè)工作表標(biāo)簽。

按鈕：單擊該按鈕，工作表標(biāo)簽會(huì)向左移動(dòng)一個(gè)位置。

按鈕：單擊該按鈕，工作表標(biāo)簽會(huì)向右移動(dòng)一個(gè)位置。

按鈕：單擊該按鈕，可顯示出最后一個(gè)工作表標(biāo)簽。

工作表標(biāo)簽用于切換工作表，單擊某個(gè)工作表標(biāo)簽可切換到對(duì)應(yīng)的工作表。“插入工作表”按鈕位于工作表標(biāo)簽的右側(cè)，單擊該按鈕，可在當(dāng)前工作簿中添加新的工作表。

1.3.3 PowerPoint 2010的操作界面

啟動(dòng)PowerPoint 2010后看到的窗口便是它的操作界面，如圖1.27所示，該操作界面與Office 2010其他組件的操作界面相似，不同的是界面中含有視圖窗格和備注窗格，下面分別進(jìn)行介紹。

幻燈片編輯區(qū)

PowerPoint窗口中間的白色區(qū)域?yàn)榛脽羝庉媴^(qū)，該部分是演示文稿的核心部分，主要用于顯示和編輯當(dāng)前顯示的幻燈片。

視圖窗格

視圖窗格位于幻燈片編輯區(qū)的左側(cè)，包含“大綱”和“幻燈片”兩個(gè)選項(xiàng)卡，用于顯示演示文稿的幻燈片數(shù)量及位置。

視圖窗格中默認(rèn)顯示的是“幻燈片”選項(xiàng)卡，它會(huì)在該窗格中以縮略圖的形式顯示當(dāng)前演示文稿中的所有幻燈片，以便查看幻燈片的設(shè)計(jì)效果，如圖1.28所示。

在“大綱”選項(xiàng)卡中，將以大綱的形式列出當(dāng)前演示文稿中的所有幻燈片，如圖1.29所示。

備注窗格

備注窗格位于幻燈片編輯區(qū)的下方，通常用于為幻燈片添加注釋說(shuō)明，比如幻燈片的內(nèi)容摘要等。

提示

將鼠標(biāo)指針停放在視圖窗格或備注窗格與幻燈片編輯區(qū)之間的窗格邊界線上，拖動(dòng)鼠標(biāo)可調(diào)整窗格的大小。

1.3.4 Outlook 2010的操作界面

啟動(dòng)Outlook 2010后看到的窗口便是它的操作界面，如圖1.30所示，該操作界面與Office 2010其他組件的操作界面略有不同，接下來(lái)主要對(duì)不同部分進(jìn)行介紹。

導(dǎo)航窗格：在其中單擊相應(yīng)的選項(xiàng)可展開相應(yīng)的功能界面，進(jìn)而可在右側(cè)的操作窗口中進(jìn)行所需的操作。

操作窗口：該窗口中顯示的內(nèi)容和各種參數(shù)選項(xiàng)隨左側(cè)單擊的選項(xiàng)而定，在其中可進(jìn)行與相關(guān)功能相應(yīng)的操作。

待辦事項(xiàng)欄：用于顯示日期、會(huì)議和約會(huì)等信息。

狀態(tài)欄：用于顯示電子郵件收發(fā)工作的完成進(jìn)度等信息。

提示

在Outlook 2010操作界面中，“開始”選項(xiàng)卡中顯示的組是動(dòng)態(tài)的，會(huì)根據(jù)導(dǎo)航窗口中單擊的按鈕而發(fā)生變化。若在導(dǎo)航窗格中單擊“郵件”按鈕，“開始”選項(xiàng)卡中會(huì)顯示“新建”、“刪除”、“響應(yīng)”和“快速步驟”等組；若在導(dǎo)航窗格中單擊“聯(lián)系人”按鈕，“開始”選項(xiàng)卡中會(huì)顯示“新建”、“刪除”、“通信”和“當(dāng)前視圖”等組。