1.2 單證的管理

1.2.1 企業對單證的管理

1．單證管理的意義

（1）為履約提供保證。

（2）為統計分析提供原始資料，提高外貿工作管理水平。

（3）為查詢和處理業務差錯事故提供資料。

2．單證機構設置

單證機構設置類型如表1-4 所示。如何設置單證機構、配備單證人員，主要取決于企業的工作流程、規模、管理等方面的需要。目前，我國大部分貿易公司采用簡單型方式。

3．單證管理的要求

（1）建立完備的單證檔案管理制度。出口單證是出口業務活動的重要憑證，有時即使貨物已出運，單據已交銀行，外匯也已收妥，但事后由于各種原因，往往需要查閱這些單據的留底。例如，客戶對品質、數量的索賠，運輸糾紛起訴，進口清關時對單證內容提出異議，中間商對傭金事項的查詢，開證行提出單證不符、拒絕付款……就要尋根究底，翻查底單直至原始憑證。

出口單據副本的歸檔方法：① 分散歸檔，由各分管環節分別將該環節繕制和經營的副本單據分類歸檔。例如，提單由辦理運輸的環節按運輸日期歸檔，商業發票按發票號碼分別由制單環節歸檔等。② 集中歸檔，在交單后將全套副本集中進行保管。

提示 業務量大、部門多、分工細的單位適宜于分散歸檔，業務量不大、工作線條比較簡單的單位適宜于集中歸檔。

檔卷的編排：以查找方便為原則。如采取集中歸檔的方式，可按合同號碼編組，也可以按發票號碼排列，各單位可視情況自行設計。

保存期限：因為訴訟時效多為貨到后兩年，所以檔案保管的時限以2～3年為宜。

提示 除保留必要的書面資料外，還可充分利用計算機來加強單證管理。

（2）不斷提高單證工作的質量和效率。國際貿易日新月異，法律法規不斷變化。應經常培訓單證人員，使其能適應業務發展的需要，掌握最新的知識和操作技能。同時，結合對履約情況、客戶發展等方面的考察，從審核督促、人員分工、工作考核、流程重組等多方面加以改進，使單證工作不斷完善。

1.2.2 國家對單證的管理

國家相關部門監管外貿的同時，也直接或間接管理外貿單證。

例如，海關總署第172號令《中華人民共和國海關進出境運輸工具艙單管理辦法》自2009年1月1日起施行，適用于海關對進出境船舶、航空器、鐵路列車及公路車輛艙單的管理。該辦法所稱進出境運輸工具艙單（簡稱艙單）是指反映進出境運輸工具所載貨物、物品及旅客信息的載體，包括原始艙單、預配艙單和裝（乘）載艙單。進出境運輸工具載有貨物、物品的，艙單內容應當包括總提（運）單及其項下的分提（運）單信息。進出境運輸工具負責人、無船承運業務經營人、貨運代理企業、船舶代理企業、郵政企業及快件經營人等艙單電子數據傳輸義務人（統稱“艙單傳輸人”），應當按海關備案的范圍在規定時限向海關傳輸艙單電子數據。海關監管場所經營人、理貨部門、出口貨物發貨人等艙單相關電子數據傳輸義務人，應當在規定時限向海關傳輸艙單相關電子數據。對未按該法規定傳輸艙單及相關電子數據的，海關可暫不予辦理運輸工具進出境申報手續。

上述艙單信息往往是根據貨主提供的收貨單、裝貨單匯總的，所以國家對艙單的監管逐漸加強，客觀上起到了督促各外貿關系人認真繕制、使用和管理這類單據。