0.3.3 開發實例——網絡環境下企業辦公自動化系統方案設計

1.引言

在信息技術迅速發展的今天，獲取、處理和利用大量現代信息已成為人類社會信息處理的最緊迫任務。一個國家的經濟現代化必須依賴于管理的現代化和決策的科學化。這就使辦公系統自動化成為當前人類工作、生活的熱門話題。辦公自動化系統是一門綜合多種技術的新型學科，其技術基礎主要是計算機技術、通信技術和其他綜合技術。

2.系統總體方案設計

（1）系統設計原則。辦公自動化系統是一項重要的系統工程，其設計的合理性對日常的維護和未來發展起著極為重要的作用。辦公自動化系統總體設計原則的確定，不僅要考慮近期目標，還要為系統的進一步發展和擴充留有余地。設計中需要考慮各階段的情況，適應長遠發展，統一規劃設計。該系統應具有良好的開放性，這種開放性靠標準化實現，系統建設基于標準的TCP/IP、HTML、SOAP等協議實現。辦公自動化系統總體設計原則：

① 開放原則。采用開放標準、采用開放技術、采用開放結構、采用開放系統組件。

② 實用原則。實用有效是最主要的設計目標，設計結果能滿足需求并且行之有效。

③ 可靠原則。設計穩定可靠，具有高MTBF（平均無故障時間）和低MTBR（平均無故障率），提供容錯設計，支持故障檢測和恢復，可管理性強。

④ 安全原則。安全措施有效可信，能夠在多個層次上實現安全控制。

⑤ 可維護性。采用面向對象的組件模式，此技術的應用可提高系統的可維護性。

⑥ 先進原則。設計思想先進、軟硬件設備先進、網絡結構先進、開發工具先進。

⑦ 靈活原則。系統配置靈活，能夠適應應用和技術發展需要。

⑧ 可擴展性。能夠在規模和性能兩個方向上擴展，擴展后的性能有大幅度提高。

（2）系統拓撲結構。辦公自動化系統的開發是基于先進的軟件工程實現，具有十分強大的智能辦公平臺建設功能。圖0-5為系統拓撲結構。

（3）系統功能模塊設計。辦公自動化系統具有協同工作、公文管理、知識資源庫、生產流程可視化監測、項目管理、綜合查詢、電子公告、討論區、日程管理、會議管理、計劃管理、網上調查、短信、電子郵件、系統管理等功能模塊，如圖0-6所示。

（4）系統功能特點：

① 采用國際標準。系統采用目前業界標準的TCP/IP通信協議。服務器采用標準的HTML超文本協議，數據庫服務器采用數據庫通信協議及標準的SQL數據庫操作命令。系統可與其他任何系統連接，實現信息的共享處理。

② 標準B/S應用系統系統采用標準的Intemet應用開發技術，真正實現客戶端零維護技術，使用瀏覽器即可進入系統進行操作。

③ 大型商用數據庫技術。系統采用大型商用數據庫技術實現，所有信息全部保存在服務器端大型數據庫中。與其他采用免費數據庫的軟件系統相比，該系統具有極高的安全可靠性，可實現高速數據查詢與處理。

④ 高強度加密。系統采用可靠的128位MD5加密技術處理。具有極高的安全性，非授權用戶不可能進行非法操作。普通軟件采用用戶名與密碼對比技術來實現用戶認證，稍熟悉計算機的用戶通過互聯網上廣泛流傳的一些黑客工具，可輕松地破解會員賬號及管理員密碼。

⑤ 無縫Office集成。系統應實現對MS Office文檔的無縫集成，使用戶完全在瀏覽器上對文檔進行編輯，操作方式同單獨使用MS Office軟件一樣，實現文檔修改留痕、批注及讀、寫控制。系統應支持Word、Excel文檔、Excel圖表、PowerPoint、Project項目、VISIO畫圖等Office文檔格式及WPS文檔、WPS表格兩種WPS文檔格式。

⑥ 手寫簽名。系統支持手寫簽名功能，支持市場常見的各種手寫筆、手寫板及鼠標。

⑦ 靈活的工作流。系統工作流可靈活定制，可順序審批、并行會簽、混合審批。在審批過程中，具有權限的用戶可根據需要對工作流進行跳轉、修改以及工作流業務的重定位、委托和移交。

⑧ 數據安全系統具有防復制功能，可將重要的文檔設置為防復制屬性。只能在系統中查看，不能進行任何復制操作（復制/粘貼或打印），保護企業的知識產權。

⑨ 遠程辦公系統支持遠程辦公功能，客戶機可通過Internet或遠程拔號進入辦公自動化系統，經過身份確認后，實現系統所有功能。

⑩ 通用郵件支持系統可與任何標準的電子郵件系統集成到一起。與其他郵件系統進行無縫連接。

? 通信擴展系統具有良好的通信支持功能，支持RT X實時通信及手機短信系統。

? 關系數據庫支持系統與Oracle、Sybase、MS SQLServer、DBF等關系數據庫系統實現無縫集成。解決與ERP等系統的數據集成與共享問題。

3.系統功能

（1）協同工作。協同工作用于處理與審批日常辦公業務相關的各種文檔，支持常見各種Office文檔格式。協同工作支持統一定制文檔模板及客戶端定制個人文檔的功能，可將常用的各種文檔格式定制為模板，在起草文檔時只需引用模板進行修改即可。協同工作中的文檔可備份到知識資源庫模塊中永久保存。

① 草稿/新建事項。用于新建文檔，保存文檔草稿，可引用文檔模板，設置審批流程、備份文件夾、接收人、接收部門、重要程度等信息，并可為文檔增加附件。起草的文檔保存為草稿，可隨時更新修改。

② 發送事項。用于將審批完成的文檔資料發送到相應部門及相應人，如果文檔設置為自動發送狀態，則文檔審批完成后可自動發送給相關部門及相關人。

③ 待辦事項。列出登錄用戶所有需要審批的協同文檔，用戶可打開文檔進行相應審批操作，并對文檔進行添加審批意見、審批通過、返回上一級、返回流程首等審批操作，具有權限的用戶可直接修改文檔及審批流程。

④ 已辦事項。列出用戶審批過的所有文檔。可及時追蹤查看文檔的審批及發送情況，可發送文檔督辦單。

⑤ 流程定制。可設置審批流程，流程可設置進行順序審批，并行會簽或混合方式。可設置審批流程中的文檔修改、文檔復制、流程修改的權限。

⑥ 流程查看。文檔在審批過程中可用圖形方式查看流程，具有權限的用戶可修改流程。

⑦ 個人模板。用戶在協同工作中可創建個人模板，個人模板可設置使用人、使用部門、使用角色，有權限的用戶可使用創建好的個人模板。個人模板支持常見的8種Office文檔格式。

⑧ 回收站。協同工作中的文檔具有回收站功能，文檔刪除后會先放入回收站，回收站中的文檔可恢復，保證用戶重要文檔不被誤刪除。

（2）公文管理。公文管理專用于紅頭文件的審批與管理，公文管理權限應賦于相應的使用部門及人員，普通用戶不能進行操作；公文管理系統的操作方式與協同工作相同，公文管理模塊不支持用戶創建個人模板，必須使用企業規定好的正規公文格式。公文及協同工作支持修改留痕、手寫簽名及全屏批注；支持常見的6種Office文檔及兩種WPS文檔，支持國產辦公軟件，支持全面的數據防復制功能，可根據需要將重要文檔設置為防復制屬性，杜絕非法復制現象，保護企業的知識產權。

（3）知識資源庫。系統提供功能強大的知識資源庫，每個用戶可創建自己的目錄樹，對文檔分類管理。文檔全部保存于服務器的數據庫，用戶可在任何地方打開、處理自己的文檔。知識資源庫中包含：我的文擋、單位文檔、項目文檔、他人文檔、我的收件箱、收件箱規則、綜合查詢等模塊。

（4）電子公告、討論區和網上調查。電子公告用于發布企業各種正規的通知、通告，具有權限的用戶可發布電子公告，普通用戶可隨時上網查詢公告：企業論壇主要是為專家、工程技術人員提供一個網上技術交流、技術咨詢、命題論證、思想交流等相互切磋的環境。管理人員可在線編制網上調查表，普通用戶可在網上填寫并提交調查表。

（5）日程和會議管理。日程管理用于管理用戶的日程安排，可對日程安排設置提醒功能，用戶登錄后，會自動根據日程設置自動提醒用戶。會議管理用于創建會議計劃。可將會議計劃發送到參會部門與參會人，系統可按照設置對參會人員進行相應提醒。

（6）常用工具、個人設置和基礎設置。常用工具包含：員工通信錄、年歷、計算器、個人名片、短信服務、電子郵件、精彩頻道。個人設置包括：修改密碼、代理人員設置、信息轉移設置、郵件設置。基礎設置包含系統設置、組織機構人員設置、職務級別設置、角色信息維護、角色權限沒置等模塊。

（7）后臺管理首頁面。管理員登錄后，可進入后臺管理頁面，進行系統管理工作。后臺首頁面具有如下功能：

① 基礎設置。用于管理組織機構、人員、角色、權限等；

② 應用設置。用于集中設置協同模板、公文模板、討論區、公共資源、精彩頻道等；

③ 其他設置。用于設置手機短信、郵件系統、實時通信RT X、系統運行日志查看等。

（8）應用及其他設置。應用設置包含公文模板格式設置、協同模板格式設置、討論區設置、公共資源設置、審批意見設置、精彩頻道設置、調查問卷設計等模塊。其他設置中包含短信通知設置、郵件系統設置、即時通信RT X設置、系統運行日志等模塊。

4.系統開發技術

（1）開發工具。系統可采用目前最先進的開發工具Microsoft Visual Studio.Net200X實現。Microsoft Visual Studio.Net200X是一套完整的開發工具，用于生成桌面和基于團隊的企業級Web應用程序。除了生成高性能的桌面應用程序外，還可使用Visual Studio.Net200X基于組件的強大開發工具和其他技術，簡化基于團隊的企業級解決方案的設計、開發和部署。Visual Studio.Net200X采用編譯執行的方式，可避免軟件源代碼泄露，大大提高了系統運行速度。

（2）開發規范。應采用精簡的CMMI3規范，將軟件的開發分為需求調研與分析、技術預研、系統設計、實現與測試、系統測試、客戶驗收、服務與維護等幾個階段，可形成開發文檔二十多種，開發模式以線性為主、以并行迭代為輔。嚴謹的開發模式可為以后的系統升級、維護、歸檔提供最佳資料。軟件程序設計流程如圖0-7所示。

5.結束語

該設計系統可滿足在網絡環境下的管理、制度執行、文件傳達、信息溝通和信息發布。該系統是信息在組織內的部門間、單位間、團隊內外、人員之間流轉的平臺，是組織內人員之間溝通、請示、匯報、審批的平臺，是組織計劃管理、監督執行、協調事務的平臺；是知識管理的集中共享和管理平臺。該系統不僅可傳遞組織價值、培養組織文化、推廣和復制組織制度、方法，是組織整合信息孤島，提升辦公能力和執行能力的有效信息化工具和平臺。