0.3 辦公自動化系統的建設與管理

0.3.1 辦公自動化系統的開發思路

1.建設辦公自動化系統的意義

隨著辦公活動對信息處理的時效性要求和管理的復雜程度的提高，辦公室迫切需要一個可以實現整合內外資源的、高效的信息系統，來完成信息的收集、整理、傳遞和分析，實現信息大范圍、易控制、高效率而低成本的共享和利用。

辦公自動化是以信息技術、系統科學和行為科學為支柱的一門綜合性技術，它以系統科學為理論基礎，行為科學為主導，綜合運用信息技術完成各種辦公活動，充分有效地利用現有信息資源，以提高生產效率、工作效率和工作質量，輔助決策，促使辦公活動規范化和制度化。它隨信息技術的發展而發展，隨人們辦公方式和習慣以及管理思想的變化而變化。辦公自動化系統有三大特點：

（1）在使用的手段上，辦公自動化綜合運用了現代計算機和通信等高新技術，它涉及行政管理、電子、文秘、機械和物理等多個領域，因而它本身是一門綜合性的技術。

（2）辦公自動化服務的對象是辦公活動，信息處理是整個辦公活動中的主要業務特征。

（3）辦公自動化是對語音、數據、圖像和文字信息的一體化處理過程。它把基于不同技術的辦公設備集成在一起，將多種媒體處理技術組合在一個系統中，使辦公室具有使用和處理多媒體信息的功能。

辦公自動化系統的最終目的是提高辦公質量和辦公效率，促使辦公工作規范化、制度化，并提高辦公人員的決策質量，為決策人員提供更多的信息和決策方案。

2.辦公自動化系統的建設目標

辦公自動化系統的建設應著眼于順應現代行政辦公的需要，總體來說要體現出操作方便、信息共享、切合實際、安全高效、智能決策等特點。系統的建設目標大致包括如下幾個方面：

（1）實現工作流程的自動化。主要是公文的收、發文管理，匯報、請示、審批等流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，提高單位內各單位協同工作的效率。

（2）實現文檔管理的自動化。通過把各類文檔以電子文件的形式存入數據庫，按權限實現共享訪問和修改更新，方便文檔的儲存和使用。

（3）建立電子通信和信息發布的平臺。通過建立單位內的郵件系統和信息發布平臺，使辦公文檔、規章制度、新聞簡報、技術交流等能夠在單位內部各部門得到及時的傳播或傳送。

（4）包含日常辦公輔助子系統。日常事務性的工作如會議安排、物資管理、車輛調度等在辦公自動化系統中應有相應的辦公模塊。

（5）支持分布式辦公。即支持異地辦公和移動辦公。異地辦公和移動辦公是當前辦公自動化的熱點。

3.辦公自動化系統的建設策略

（1）取得單位領導的重視和工作人員的支持。辦公自動化系統的建設是一項系統工程，成功與否很大程度上取決于領導是否重視，領導的重視和參與可以充分調動各方面的積極性。要從信息化建設的角度來認識辦公自動化系統的重要性，通過辦公自動化系統建設提高行政辦公效率和管理水平。領導要在系統應用方面對全局提出統一要求，要求各部門信息及時上網，上報材料必須通過網上報送等。機關工作人員早已習慣手工公文的處理模式，長期以來有一套固定的工作程序和流程，改變原來的工作方式和習慣，應用辦公管理系統，難免存在一部分工作人員有抵觸情緒，阻礙行政辦公系統的推廣應用。因此，做好宣傳工作，轉變觀念，是推行辦公管理系統應用的必要條件。此外還要制訂推廣使用系統的規章制度，以保證系統的運行，從制度上約束工作人員能夠接受和使用系統。

（2）從整體角度進行辦公自動化系統的規劃。辦公自動化系統的建設必須在綜合考慮單位信息化建設的現狀與需求的基礎上，從全局和整體的高度規劃單位信息化建設的方針、策略、發展規劃與實施計劃，全面考慮硬件環境建設、應用系統建設、管理規范建設和支持機制的建設，按照規劃協同地推進單位的辦公自動化。整體規劃的制訂需要在充分了解單位的辦公現狀、需求，特別是單位發展對于信息化需求的基礎上，結合信息技術的發展形勢做出科學、全面的規劃。在規劃的制訂中要做好以下幾個方面的工作：

① 技術人員和管理人員要密切配合。要做好一個整體規劃，必須有單位高層的管理人員參與，這樣才能保證規劃符合單位的實際，符合單位發展的需要；必須有單位相關職能部門的參與，保證規劃的可實施性；還需要有資深的信息技術和辦公自動化方面的專家參與，保證規劃與信息技術發展的統一。

② 從單位實際出發，根據實際需求來制訂規劃。要充分了解單位的需求，包括發展的需求，根據需求來確定規劃，而不是根據技術來定規劃；要了解單位能夠投入的人力和物力情況，根據實際投入來定規劃，而不能做成太過理想不能實施的規劃；規劃既要有宏觀的方針、策略，也要有細致的實施計劃，單純粗線條的規劃很難落實。

③ 站在整體的高度全面規劃。單位辦公自動化系統建設一般情況下會落實到一個部門來牽頭實施，但是規劃的制訂者一定要站在整體的高度來規劃，而不能站在部門的立場來看問題；要從單位的全局出發來做全面的規劃，而不能偏重于一個方面。

（3）有效解決系統的數據共享問題。例如，在學校辦公自動化系統中的主要信息要包括教職工信息、學生信息、科研信息、財務信息、單位綜合信息等幾大類。這些信息來自單位的各職能部門，并為各部門共享。在現實中，單位各部門現有的數據庫大都基于不同的數據庫管理系統，這通常稱之為異構數據庫系統，異構型數據庫中各局部數據庫管理系統在數據模型、數據類型、數據精度、數據庫內部的機制（有效規則、完整性規則、數據庫觸發器、存儲過程）等方面存在著許多差異。所以，異構型數據庫中的數據共享是我們在使用單位辦公自動化系統之前要重點解決的問題。

① 確定共享信息的內容。單位辦公自動化系統中信息的基本來源是單位各部門提供的各種信息。共享信息的確定應遵循以下原則：在基本信息項的基礎上，確定共享信息項；共享信息項由信息主管部門和系統開發設計人員協商約定；所確定的共享信息項一方面要滿足綜合分析、研究的需要，如單位領導決策所需的綜合情況等；另一方面要滿足縱向、橫向信息交換和共享的需要，如學校上級行政管理部門的教育事業統計調查信息、部門與部門間交換或共享的信息；同時對各種基本信息源的設定、補充、變動與修改等，也應由開發設計人員和信息主管部門協商后確定。

② 把分散的局部數據庫建成全局概念數據庫。單位內各行政部門的相對獨立性導致了所使用的數據庫管理系統是不同的，在數據庫中表現為記錄格式、數據類型、精度等方面的差異。為實現數據共享，需仔細研究各局部數據庫的差異，并把各自數據庫的分散管理在邏輯上進行集中，建立一個全局概念數據庫。全局概念數據庫包含了整個辦公自動化系統所需的所有信息，同時對各部門業務子系統中的數據庫開放。

③ 做好數據的標準化和規范化工作。在單位的辦公自動化體系中，各個系統之間是密切相關的，相互之間構成一個有機的整體，如學校財務系統和教務系統中的教師信息都是從人事系統中來的，而人事系統中的工資信息和設備資產系統中的經費信息都與財務系統關聯。因此，整個信息系統的建設最好是在規劃的指導下協同、有序地進行，采用統一的標準和規范，建立通用的接口與平臺。對于單位內部來說，體系結構必須滿足以下要求：單位的管理信息數據可以被多個部門的管理信息系統共享；體系結構要確保各級數據的安全性和有效性，數據規范對于一個行業來說是非常重要的，如果數據沒有一個統一的規范，那么在數據上報和下發過程中，必然還存在一個轉化的過程，使得原有的數據可能無法生成我們需要的數據，因而數據不能進行上下溝通；由于一些單位的信息管理數據是經常需要交換的，為了能夠讓所有的系統都識別這些數據，還必須對接口進行規范。

（4）提高管理人員素質，充分發揮系統優勢。辦公自動化系統是一個人機結合的系統，辦公自動化系統的運用及其功能的發揮不僅離不開人，而且必須在人的干預和控制下才能實現。人和機器在辦公自動化系統中的相互關系是：人是系統的核心部分，在系統中起主導作用，人在系統中的任務主要是決策。機器起人的助手作用，是人的感官和大腦的延伸。辦公自動化系統協調了人機各自的特長，機器著重做日常事務、重復數據信息的處理和比較確定條件下的決策，而人則著重做創造性的工作，在系統的建設和使用中要充分發揮人和機器的優勢。首先要提高辦公人員的素質。作為系統的使用者，辦公人員不僅要熟練掌握辦公活動的基本知識，還要學會使用各種先進技術設備和系統控制設施，這將引起系統辦公人員知識結構的變化。提高人的素質，擴大知識結構，掌握現代高技術在單位辦公系統中的應用，將成為實現辦公自動化的首要前提條件，同時也是該系統建設的一個重要內容。可通過信息技術培訓和系統使用操作方法培訓，逐步提高辦公人員素質，以適應現代化辦公的要求。其次，要做到人機密切結合，以提高工作效率。辦公自動化系統是帶有綜合性、整體性的人機結合系統，只有保持系統平衡、協調一致地工作，才能發揮整個系統的優勢。人機結合必須科學分工，將機械的、純業務的工作交由辦公系統中的計算機等設備去完成，辦公人員則應集中精力和時間，從事最有決定意義的創造性活動。人機結合必須協調一致，形成一個統一的整體，使系統內部各組成部分協同工作。

（5）創造辦公自動化系統安全運行的環境。網絡和信息安全是辦公自動化建設的基礎和前提，辦公系統的安全管理是網絡管理中的重要內容，只有重視安全管理，采取一系列的運行管理體系，才能保證基于網絡的辦公自動化系統的正常運行。可采取以下措施來保障系統安全：

① 加強管理制度建設。建立網上信息發布和信息傳輸的審查制度，執行嚴格的審批程序；建立信息安全保密制度，根據信息秘密等級設置訪問權限，機密信息不得在系統里進行加工、存儲和傳遞；對重要的數據和文件要定時、及時備份。

② 運用技術手段，如信息加密算法和數字簽名技術、防火墻技術、身份識別技術等加強網絡本身的安全防范措施，增強網絡運行的安全性。

③ 開展辦公自動化系統安全的宣傳和教育工作，使全體員工了解辦公自動化系統安全的重要性，提高個人修養，加強職業道德。