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第8章 哪些情況下必須匯報

身在職場,就需要遵守職場的一些生存規則。那么,哪些事情應向上司匯報,哪些不用呢?工作進展到何種程度就應當向上司匯報呢?職場里通用的匯報規則是怎樣的呢?看看下面的建議吧。

一、做好工作計劃后,立即向上司匯報

做好工作計劃后,就應當向上司匯報。這樣可以讓上司了解計劃的內容,提出合理化的建議或意見。而且上司可以審時度勢,從大局出發,指出計劃的問題所在,提出有益且有效的修改建議,避免你在開展工作后做無用功,費力不討好。

二、工作進行到一定程度時

工作進行到一定程度時,要保證上司對我們的工作進展、遇到的難題或取得的成果有所了解。這樣,上司才會心中有數,或者及時給予我們幫助和支持。不要等到工作結束了,才對上司匯報。如果事情順利還好,萬一事情進展不順利,這個時候上司就沒有時間做出應變,無法采取措施挽回損失,只能眼睜睜地看著。因此,在工作過程中,一定要適時地將工作進展匯報給上司。

三、工作進行過程中出現意外時

當工作進行過程中出現意外時,我們要及時向上司匯報,尋求上司的支持和幫助。因為一般情況下,上司的能力、經驗、人脈資源總是比我們更勝一籌,尋求上司幫助勝算更大。

四、需要做出超權限的決策時

這一點做員工的一定要記住,凡是自己權限以外的事情,必須要請示上司。一方面表示我們對上司權威的尊重,另一方面讓自己不必承擔不必要的責任。很多人會猜測上司的意圖,覺得應該沒問題,或者根據以往的經驗覺得沒問題。實際上,這都是靠不住的,如果所做的決定超越權力范圍,那么隨時隨地會讓自己陷入尷尬和泥沼之中。最常見的,比如財務方面的問題,關乎錢的事一定不要擅自做主;再如人事方面的,沒有這個權力就千萬不要說大話,不要做任何承諾。一定要記住說這句話:我請示一下上司,再給您答復。

五、出錯了及時匯報

報喜不報憂,這是多數人的通病,特別是在失敗是由自己造成的情況下。實際上,碰到這種情況,就更加不能隱瞞,不好的消息越早匯報越有價值,有利于企業及早采取相應的策略,以減少損失。如果延誤了時機,就可能鑄成無法挽回的大錯。知錯就改,坦誠溝通,反而會讓你因禍得福。

前幾年,某市舉辦國際風箏節,具體負責外事接待工作的干事小張,因為一時疏忽,把幾名外國友人的國籍、名字給弄混了,這讓前來會見的市長很是難堪。正待被提拔的小張當然意識到錯誤的嚴重性,如果處理不好,非但不能得到提拔,恐怕連現在的這個職位也難保住。好在小張研究過心理學,他借著午餐前與市長、外賓接近的機會,主動向他們檢討了自己的錯誤。外賓們被小張的坦誠態度打動,在市長面前連連稱贊小張誠懇且友好;市長也為小張能夠在外賓面前及時承認錯誤、挽回面子而感到高興,對小張留下了深刻的印象。

兩個月后,小張沒有被降職,反而順利被提拔。

六、工作完成后及時匯報

工作完成后,要把工作的整體情況向上司做個匯報。要有重點、有層次地匯報:我們工作中哪些是做得好的,需要繼續發揚的;哪些是存在問題,需要改進的,如何改進,等等。

七、全權委托的事也要匯報

有的朋友會詰問:全權委托的事也要匯報嗎?要的。在上司已經把事情全權委托給你辦的情況下,不僅要和上司仔細討論各種問題,請示相關情況,還要及時匯報各種相關事宜。

一般情況下,把稍微有些難度的工作交給年輕員工去辦,是訓練年輕員工最有效的辦法。上司在做出各種工作任務布置后,一般會在一邊詳細觀察,這種情況下,你更有必要把事情的前因后果詳細地向上司匯報。

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