第1篇
基礎篇

1 全面認識RPA

1.1 RPA概述

大數據、智能化、移動互聯網、云計算和物聯網正在促使未來成為一個“萬物互聯、無處不在、虛實結合、智能計算、開放共享”的智能時代。這些技術給人們的生產、生活帶來了翻天覆地的變化，財務的第四次變革方興未艾。云技術、流程機器人、可視化、高級分析、認知計算、內存計算和區塊鏈是財務轉型的技術支撐。財務職能將更多地側重于決策并呈現出如下新趨勢：提供數據驅動的決策支持、提供深入價值鏈的業務支持、提高生產率和工作效率、進行更有效的風險控制。

財務轉型、財務共享和財務機器人是“面—線—點”的關系。財務轉型是財務整體的變革再造；財務共享是財務業務流程的優化，是財務轉型的第一步，其為財務機器人的運行提供了良好的環境和運行基礎；財務機器人則是財務共享服務中心流程節點上的技術應用和優化，其將財務人員從大量、重復且機械化的工作中解放出來，得以從事更具價值和創造性的工作。

1.1.1 RPA的概念

機器人流程自動化，即通過使用用戶界面層中的技術，模擬并增強人與計算機的交互過程，執行基于一定規則的可重復任務的軟件解決方案。RPA也被稱為數字化勞動力（digital labor），是數字化的支持性智能軟件技術，能夠完成以往只有人類才能完成的工作，或者成為高強度工作的勞力補充。從功能上來講，RPA軟件是一種處理重復性工作和模擬手工操作的程序，可以實現數據檢索與記錄、圖像識別與處理、平臺上傳與下載、數據加工與分析、信息監控與產出五大功能；與其他應用程序相比，RPA軟件的特點主要有24小時機器處理、基于明確規則編寫腳本、以系統外掛形式部署操作、模擬用戶操作與交互動作（見圖1-1）。

現在，已有不少企業在辦公領域采用RPA取代一些重復和煩瑣的日常流程，包括財務管理、稅務管理、合規管理、數據科技、金融、人力資源等領域。根據市場研究公司Transparency Market Research的研究，2017年，全球機器人自動化市場規模達到了11億美元，2018—2026年，全球機器人自動化市場預計可實現28.1%的年復合增長率。

RPA技術發展如此之快，其原因在于，企業渴望利用技術提升工作效率與質量，降低人工成本，而傳統軟件系統的開發需要選擇一種程序語言，如C++、Python或者Java等，之后程序員需要全面、詳細、邏輯嚴謹地從頭編輯程序腳本。而RPA軟件不同于傳統的軟件系統，其主要通過直接錄制的方式捕捉用戶的操作規則，不需要編輯程序。除此以外，與IT系統相比，RPA投資回報周期短，成本低；與增加人力勞動的方式相比，RPA軟件可以為企業降低人工成本，減少出錯率，如表1-1所示。

1.1.2 RPA軟件的功能

RPA軟件可以記錄用戶在計算機上的操作行為，并將這些操作行為轉換成計算機可以理解和處理的語言，然后根據自身已建立的規則自動完成計算機上的工作。總體來說，RPA軟件可以實現以下功能：

①數據抓取。通過預先設定的規則，RPA軟件機器人可自動訪問內外網，靈活獲取頁面元素，根據關鍵字段搜索數據，提取并存儲相關信息。

②數據遷移。RPA軟件具有靈活的擴展性和無侵入性，可集成在多個系統平臺上，跨系統自動處理結構化數據，進行數據遷移，檢測數據的完整性和準確性，且不會破壞系統原有的結構。

③數據處理。對于原始的結構化數據，RPA軟件機器人可按照預先設定的規則自動處理數據，并對處理后的數據進行統計、整理等，從而得到滿足個性化管理需求的數據信息。

④圖像識別處理。RPA軟件機器人可依托OCR（光學字符識別）對掃描所得的圖像進行識別，進一步優化、校正分類結果，并對識別完成的文字信息進行審核與初加工，將提取的信息輸出為能結構化處理的數據。

⑤數據上傳下載。不同系統平臺間常常需要傳遞數據及文件信息。RPA機器人可模擬人工操作，自動登錄多個異構系統，將指定數據及文件信息上傳至特定系統，也可從系統中下載指定數據及文件信息，并按預設路徑進行存儲，或者進一步根據規則進行平臺數據上傳或其他處理。

1.1.3 RPA的發展歷程

1.1.3.1 技術發展階段

RPA發展至今主要經歷了四個階段：輔助性RPA（assistedRPA）、非輔助性RPA（unassistedRPA）、自主性RPA（autonomousRPA）、認知性RPA（cognitiveRPA）（見圖1-2）。

①輔助性RPA。在發展的1.0階段，RPA被稱為虛擬助手，其主要工作目標是提高工作效率。這一階段的RPA涵蓋了機器人自動化的主要功能，部署在員工的個人電腦上，局限是難以實現端到端的自動化，不能成規模地應用。

②非輔助性RPA。在發展的2.0階段，RPA被稱為虛擬勞動力，其主要工作目標是實現端到端的自動化，以及虛擬員工分級。在此階段，RPA主要部署在VMs（virtual memory system，一種虛擬內存系統）上，其主要特征是能夠編排工作內容、集中化管理機器人、分析機器人表現。局限性是對機器人的控制和管理依舊需要人工，操作過程中需要改變用戶的管理界面和系統。

③自主性RPA。在發展的3.0階段，RPA的主要工作目標是實現端到端的自動化，以及成規模發展多功能的虛擬勞動力。在此階段，RPA主要部署在云服務器和SaaS（software as a service，一種軟件租賃使用模式）上，特點是實現自動分級、動態負載平衡、情景感知、高級分析和工作流，局限是處理非結構化的數據非常困難。

④認知性RPA。4.0階段是RPA未來展望的一個階段，涵蓋了下一代RPA的所有功能，其主要運用人工智能技術和自然語言處理來分析非結構化數據，進行預先規范性的分析，自動編排多任務接收。

1.1.3.2 技術成熟度曲線

除此以外，RPA技術的發展也可以通過技術成熟度曲線（The Hype Cycle，簡稱Hype曲線）進行描述。Hype曲線指新技術、新概念在媒體上的曝光度隨時間變化的曲線。Gartner公司將Hype曲線劃分成五個階段（見圖1-3）：第一個階段是科技誕生的促動期，即觸發期。在此階段，媒體的積極報道使RPA技術的知名度變得非常高。第二個階段是過高期望的峰值期，即期望膨脹期。早期公眾的過分關注演進出了一系列成功的故事。對于失敗的案例，有些公司采取了補救措施，但大部分公司對此卻無動于衷。第三個階段是泡沫化的低谷期，即幻滅期。當幻象破滅之后，RPA技術已經進入了低谷，甚至做風險投資的人對此都沒有了興趣。第四個階段是穩步爬升的光明期，即復蘇期。在此階段，新科技的誕生會在市面上受到主流媒體與業界的高度關注。第五個階段是實質生產的高峰期，即成熟期。在此階段，新科技產生的利益與潛力被市場實際接受，技術的工具、方法論經過數代的演進，進入了非常成熟的階段。目前，按照Hype曲線的描述，RPA技術處在第三個階段和第四個階段之間。

經過數十年的發展，RPA技術已經有了成熟的技術積累，目前在市場上也有專業的RPA公司。由此可見，RPA并不是一個新興的技術，它已經進入了成熟發展階段。

1.1.4 RPA軟件的應用領域

1.1.4.1 RPA軟件的適用場景

RPA軟件是一種處理重復性工作、模擬手工操作的應用程序，它所適用的場景主要有以下特征：重復性高的業務、量大易出錯的業務、7×24小時的工作模式、多個異構系統。

①重復性高的業務。企業有很多流程固定的工作，需工作人員遵循明確的規則按部就班地完成，這類工作占用大量人力，但產生的效益不高，重復的工作容易消磨員工的積極性，這類工作恰恰適合RPA軟件來完成。

②量大易出錯的業務。在處理大量數據的過程中，人們需要投入較多的人力和時間，并且很容易產生錯誤。RPA軟件可以處理批量數據，速度快、準確度高，且節省人工成本。

③7×24小時的工作模式。按照規定，員工工作時間通常為8小時/天，每周基本工作時長為40小時，但是RPA軟件可以7×24小時工作，大大延長了工作時間。

④多個異構系統。在企業信息化建設過程中，各業務線的應用系統建設和數據系統實施具有階段性，企業的異構數據源特別復雜，如果依賴人工完成這項枯燥、復雜、繁重的任務，不僅耗時、費力還容易產生錯誤。同時，由于缺乏統一的數據管理平臺解決數據分散性問題，信息壁壘會造成“信息孤島”，給企業進一步的信息整合和數據系統建設帶來了極大的困擾。RPA軟件通過系統交互，設計獨立的自動化任務，可以在異構系統間進行數據的共享與流轉，同時對數據進行采集、遷移、輸入等動作，解決了多個異構系統數據互聯互通的難題。

1.1.4.2 RPA軟件的適用領域

RPA可以助力多個業務領域，如財務、采購、稅務、信息技術、客戶服務、供應鏈、人力資源等。尤其在財務領域，RPA軟件適用于采購到付款、銷售到收款、存貨與成本、差旅與報銷、資金管理、稅務管理、預算管理、財務分析報告等多個真實財務工作場景。

（1）財務領域。

財務機器人是RPA技術在財務領域的具體應用。財務機器人在RPA技術的基礎上，針對財務的業務內容和流程特點，以自動化代替手工操作，輔助財務人員完成交易量大、重復性高、易于標準化的基礎業務，從而優化財務流程，促進財務轉型。

①采購到付款。在采購到付款流程中，發票校驗與單據處理方面，RPA可以基于明確的規則進行三單（發票、訂單、收貨單）匹配、自動處理發票掃描結果、自動核對相關單據的真實性與準確性，為會計信息的及時性提供保障；付款方面，RPA軟件可以自動采集系統中付款申請單的付款信息，如付款賬號、付款金額、付款事項，與網銀對接，實現付款自動化。RPA軟件還可以在自動付款流程中再次設置核對環節，根據RPA軟件自帶的日志隨時查看所有付款的詳細信息。

②銷售到收款。在銷售到收款流程中，應收管理方面，RPA軟件可將應收賬款明細賬與銀行流水對接，根據銀行流水單或已認領的銀行流水匯總表與應收賬款明細賬進行自動化核對，每日更新應收賬款單據，及時反映客戶回款信息；自動開票方面，RPA軟件對接開票軟件，從系統中抓取銷售數據與客戶信息，一鍵式跨系統自動開票。

③存貨與成本。在存貨與成本流程中，RPA軟件可以自動錄入成本統計指標，根據企業現有的成本分攤方法，自動在系統內進行成本費用的分攤。RPA軟件還可以結合企業存貨盤點制度，自動在系統中錄入盤點結果，生成盤點報告。

④差旅與報銷。在差旅與報銷流程中，RPA軟件可以自動進行發票信息核對（核對差旅報銷單與發票類型、金額等）以及報銷標準核查等操作。RPA軟件根據企業自行設置的報銷標準，基于OCR技術及電子發票識別技術等，對員工的差旅報銷單以及發票的真實性與合法性進行審核，并自動提交至付款系統。

⑤資金管理。在資金管理流程中，RPA軟件可以實現自動歸集資金、資金計劃信息的采集與處理和銀行對賬等功能。資金集中管理的集團公司可以每日一鍵歸集所有子公司的銀行資金，使資金計劃信息的采集與處理有保障。RPA軟件還可以自動采集銀行流水、銀行財務賬等數據進行核對，自動生成銀行余額調節表。

⑥稅務管理。在稅務管理流程中，RPA軟件可以自動采集企業系統中所有的稅務相關數據，將稅務相關財務數據與業務數據進行核對，自動進行納稅申報。發票驗真方面，RPA軟件可以自動登錄發票驗真平臺，對企業歸集的發票自動驗真并出具報告。

⑦預算管理。在預算管理流程中，RPA軟件可以實現輔助預算自動編制、預算執行情況實時監測以及自動生成預算報告等功能。在預算編制的反復溝通、預算執行情況的上傳下達以及預算報告的通報和反饋過程中，RPA軟件可以通過郵件自動化操作，幫助管理層、各部門進行高效溝通，省時省力，為預算管理中的上下級和各部門加強合作起到很好的推動作用。

⑧財務分析報告。在財務分析報告流程中，對于集團公司來說，RPA可以自動采集各子公司及分支機構的經營數據和財務數據，自動完成合并抵銷，節省大量的人工時間，有助于及時出具財務分析報告，支持集團管理決策。

（2）其他領域。

除財務領域外，其他很多行業領域也可以采用RPA技術，比如金融行業、保險行業、零售行業、制造行業、電信行業、旅游行業以及醫療行業等。在不同的行業中，RPA軟件完成的工作不盡相同，但業務本質有著相通之處。

相關鏈接

德勤智能機器人

2016年3月10日，德勤與Kira Systems聯手，正式將人工智能引入財務工作，使財務管理進入一個全新的時代，幾段“小勤人”（德勤機器人的昵稱）幫助企業完成財務工作的視頻引起了大家的關注。“小勤人”幾分鐘就能完成財務人員幾十分鐘才能完成的工作，且可以7×24小時不間斷工作。現如今，德勤智能機器人中心與多家企事業單位合作，提供財務自動化流程解決方案。機器人提升了財務部門的工作效率，幫助財務人員完成了大量重復、規則化的工作。

（1）三四個小時完成一個財務人員一天的工作。

德勤智能機器人可以將財務人員從重復勞動中解放出來。財務人員只需要把增值稅發票放入掃描儀中進行掃描，剩下的工作全部可由“小勤人”完成。配合OCR技術和Insight Tax Cloud發票查驗云助手，在不到一分鐘的時間內，“小勤人”已經成功查驗了一張發票并在Excel表中登記了結果。然后財務人員將增值稅發票移送到稅務部門，稅務人員會啟動“小勤人”，讓它自動去發票選擇確認平臺批量勾選需要下載的增值稅發票，再根據剛剛登記的發票清單去匹配，自動判斷是否可以認證、抵扣。“小勤人”會把需要勾選的發票整理成批量勾選上傳文件，導入發票選擇確認平臺，這樣就可以抵扣進項稅。一個“小勤人”三四個小時就完成了財務人員一天的工作，使財務人員可以把精力放到日常溝通和數據分析中。

（2）開票效率提升75%。

引入“小勤人”之后，機器人流程自動化技術的運用提高了財務人員配置的合理性和有效性，實現了人力資源和工作強度的“削峰填谷”。原有的開票人員可以從機械的工作者轉變成機器人的管理者，原有的大多數開票操作都可以交給機器人完成，開票人員只需要等待發票打印完成、審核蓋章即可。預計每個開票流程可由20分鐘縮減到5分鐘。此外，月末關賬的峰值時段，“小勒人”7×24小時的不間斷工作能夠緩解財務人員的工作壓力。

（3）往來結轉和盤點新玩法，1天做完40多人的工作。

某餐飲集團門店數量近200家，隨著業務持續擴張，報銷、收入確認、往來結轉和月末盤點等流程的處理難度不斷加大，效率較低，人工成本逐年增加；門店和共享服務中心財務人員合計近200人，由于還未形成統一標準化的管理，報銷審核、收入對賬的流程周期長，異常處理滯后。引入“小勤人”之后，月結周期開始的第一天，財務人員將收集到的門店盤點結果放在公共盤，維護好公司代碼主數據，并給機器人專用郵箱發送作業開始的指令，5分鐘后第一家門店便結轉完成，15分鐘后第一家門店的盤點被標記為已完成。機器人在工作日結束的時候發來郵件告知任務結束，附件包含所有生成的憑證。通過實施機器人自動化，企業可以減少門店向共享服務中心提交審核的流程，縮短財務處理周期，及時發現賬實不符等異常情況，并及時響應。此舉有助于實現門店的統一管理，優化財務處理流程，加強內控，提高整體財務服務水平。