第一章　詢價管理

第一節　5W2H法

一、采購類型

作為一名采購從業者，在日常工作中，可將采購標的物籠統地分為兩類：一類是看得見的實物，如原料、輔料、MRO配件、勞保用品等；另一類是服務，如活動策劃、品牌推廣、市場調研等。

對于實物采購，采購人員只需要把握好價格，相對于服務采購較容易把握。服務采購尤其是虛擬服務的很多要求是由服務對象提出來的，供應商因為不知道對方的真實需求，往往容易出問題。

二、5W2H法

那么如何解決這些問題？

針對服務類采購，關鍵是如何讓供應商理解被服務部門的真實需求，而5W2H法是解決這一問題最重要的工具。5W2H具體含義如下。

1．When

什么時間？不僅指提供服務的目標時間點，還指達成服務的關鍵步驟的時間節點。例如，何時招標，何時簽署合同，何時付款等。要制定相應的時間表，并據此把控整個服務采購進程。

2．Where

在哪里？不僅指最終完成服務的地點，還指采購人員要對服務地點有全方位的認知與分析。例如，場地的規格尺寸、場地的使用限制、場地的政策法規監管等。例如舉行年會這類大型現場活動，這一點尤為重要。場地的規格尺寸會限制活動相關聲光設備能否正常安裝與使用；場地的使用限制會影響活動餐飲環節菜品的選擇與上菜方式；場地的政策法規監管更直接決定活動的規模，如逢國家重大會議召開之際，室外的一些活動可能不會批準。對于采購過程中獲取的相關信息，采購人員一定要保存好，并且要落實到合同中。

3．Who

由誰來做？不僅指服務所涉人員名單，還指采購人員要對名單當中每個人的角色作用及權重有清晰的認識。如誰是技術負責人、誰是服務的終端消費者、款項由哪個部門支付等。在整個采購過程中，后者更加重要，畢竟服務參與的人多了，難免會出現“眾口難調”的情況。這時候所占服務權重較大者的意見，往往決定著采購工作的下一步方向。

4．What

目的是什么？不僅指具體的服務需求，如要舉辦一場年會、要進行市場調研等，還指采購人員要對服務需求進行分解，了解各方面的具體要求。以目標顧客購買行為市場調研為例：要明確調研樣本的特征（年齡、性別、所在城市、受教育程度、月收入水平等）；調研的頻次（每個城市需要調研幾次、每次多少個樣本、兩次調研需要間隔多長時間等）；調研的形式（是用調查問卷、隨機走訪，還是神秘訪客）以及其他要求。目標規劃得越詳細，后期的合同條款就會越嚴謹，相應的服務質量就會越高。

5．Why

為什么要做？不僅指采購服務的原因，更重要的是，采購人員一方面要弄明白服務需求是否有待優化的地方，從而簡化流程、降低成本；另一方面要為被服務者設置相應的備選方案，以免采購過程中出現突發情況，達不到被服務者的預期要求。

6．How much

預算多少？采購人員不僅要了解服務預算金額，更重要的是要明確預算如何安排（訂金、現款還是賬期結算）、節省下來的預算如何處理等?？此葡嗤膬蓚€活動，因為性質不同，導致預算要求也不相同。例如，市場推廣與年會活動，因為市場推廣的核心是營銷，要求在保證營銷效果的同時，盡量節省開支，拖長賬期；而年會的核心是員工福利，要求在預算內盡量多提供飲食和獎品。

7．How

如何實施？采購人員不僅要了解要提供服務的實施方案，更重要的是把握實施方案的可行性、專業性與效率。在實施階段，采購人員已經接觸了大量專業供應商，可行性、專業性已基本解決，應該把精力放在效率的提高上。

當然，在實際采購過程中，采購人員不必拘泥于5W2H法的順序和內容，也不必拘泥于其使用范圍。5W2H法不僅適用于服務類采購的需求，對于工程或者其他復雜品類的采購也同樣適用。