前言

自2012年發布新版的《黨政機關公文處理工作條例》和GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》以來，其對我國黨政機關公文的進一步制度化運作、標準化實施起到了很大的推動作用。

隨著GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》的發布，各地黨政機關紛紛引入了公文制作的專業軟件，使得公文處理人員只要“程序化”操作，就可以簡單地完成實際上特別復雜的國標格式公文排版，大大簡化了公文處理流程。從提高辦公人員工作效率的角度而言，這無疑是非常有意義的。

但是，作為黨政機關工作人員，僅僅依靠現成的專業軟件，就得以輕松完成國標格式公文制作還遠遠不夠。GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》包含的內容很多，僅僅做到了“認識表面”，而“不知其里”，顯然不能說是一名合格的黨政機關公文處理人員。特別是近幾年新進入黨政機關隊伍的年輕公務員，因為沒有經歷過2012年黨政機關公文格式的大調整，踏入機關后直接碰到的就是現成的專業軟件，對于公文格式的標準排版會有“為什么要這樣做”或者“所使用的版式的由來”這樣的疑惑。

本書著眼于此，以GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》為出發點，最大限度地利用有限的資源，滿足黨政機關、企事業單位、人民團體、各類經濟和社會組織等在辦公實務方面應該解決的需求，以及可能遇到的問題。在對GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》深入解讀的基礎上，圖文并茂地演示了如何使用WPS Word普通文字處理軟件完整規范排版黨政機關通用公文格式的詳細流程和具體步驟，并另辟章節對編排操作上的重點難點進行了理論釋源。通過本書講解，讀者可以使用WPS Word普通文字處理軟件制作出不亞于公文專用制版軟件的質量和效果的公文，從而在傳統公文制作方法和現代計算機及其軟件技術之間搭建起一座日常實際應用上的普適橋梁，拓展了現代化辦公的空間和內涵，能夠對全面提高辦公工作質量和效率起到推動作用。所以，在不是絕對有必要引入公文專用制版軟件（含專用圖形處理軟件在內的相關軟件）的情況下，可以節約此方面的采購開支。同時能夠以較小的成本，在短時間內實現辦公人員對于GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》的更好理解和掌握，并大幅提升文字處理工作（含圖形）的技術能力。由此節省大量培訓經費，以及避免日常工作實務中無謂的時間消耗。各類辦公人員經此形成的意識，會潛移默化地傳導至其經手的各方面工作當中，通過意識轉化，間接地提高整個社會管理和生產的質量與效率。

本書知識覆蓋面較廣，既有理論又有實踐，既有標準又有分析，附帶介紹了發達國家公文處理工作方面的一些情況，以期達成交流。即使非辦公人員閱讀，也可以在一定程度上增加對辦公工作的了解，從而提高科學文化素質并滿足知識需求，促進知識傳播及其使用價值的發揮，為精神文明建設添磚加瓦。所以，本書適用于廣義上的辦公人員，即在工作中涉及各類公文的擬、商、審、簽、印、發、收、辦、存等部分環節或某個環節的人員，也可以對院校相關專業的師生、該方面的社會類培訓機構從業人員，以及文字處理軟件愛好者更好地開展教學和研究工作起到幫助作用。

本書整體思路的連貫性強，內容涵蓋全面。除了GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》的內容，本書還增加了電子印章（簽名章）制作、附件嵌套子附件、印刷份數、翻印機關和翻印日期、二維碼、超A4型紙頁碼編排、公文的打印及檢查，以及正文子要素諸如縱向表格、圖表、邏輯圖形、圖片等GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》尚未涉及，但實務中卻又可能出現的探索性內容。所以讀者在打開本書后，首先要通讀一遍全文，以便把握本書的主要內容，也有利于在需要時快捷查找。

此外，雖然本書“身體力行”地演示了WPS Word的大量功能，但也沒有達到完全覆蓋所有功能的程度。也就是說，在使用WPS Word完整規范編排黨政機關公文格式的過程中，讀者還可以積極探索和思考發現是否有更好的方法。希冀通過這種與大家互動的過程，共同提高GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》的推廣深度以及辦公人員的業務技能水平。

特別需要指出的是，本書出發點雖然著眼于GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》這一具體而有形的標準，但其中涉及的技術方法，亦適用于其他類似的文字處理工作，也同樣可供企事業單位、人民團體、各類經濟和社會組織等在內的辦公人員在實務中參考，以期一道促進全社會的辦公工作質量和效率的提高。

在本書的創作過程中，除了金山公司免費提供的WPS Office 2019文字處理軟件之外，使用到的產品還有：金山公司WPS Word文字處理軟件商用版，華為公司Mate Book系列筆記本計算機，聯想公司臺式計算機，索尼公司PCG-6122T筆記本計算機，微軟公司Windows 10操作系統，奔圖公司M6506打印機，惠普公司DeskJet和LaserJet各一款打印機產品，HyperSnap截圖編輯軟件，億圖圖示Edraw圖形圖表處理軟件，Adobe Acrobat Reader DC閱讀軟件，搜狗（SoGou）文字輸入軟件，WinRAR壓縮軟件，冠捷公司U2777高清顯示屏。期間，使用到的移動存儲介質有金山公司（Kingston）、臺電科技（Teclast）和西部數據（WD）的經典產品，所耗紙品分別來自于得力公司和晨光公司。

在此，向上述公司表示誠摯的謝意，希望您們獲得更大成功！祝愿在您們的助力下，物愈加便捷地服務于人，使人的生活變得越來越美好！

感謝錢蕓同志及其助手宋曉辰老師為本書貢獻的美術設計，劉燕同志為部分語言文字組織的調整潤色，以及相關人員在校對勘誤過程中所做的工作。最后，特別要感謝網絡上未具姓名的眾多解疑釋惑者！正是您們平日里一點一滴的積累，方才幫助解決了本書編寫過程中所遇的不少困難。您們的名字無人知曉，但屏幕背后呼之欲出的形象卻永存于作者心中。您們始終樂于傳播和分享知識的善舉，推動著我們的國家、社會不斷向前，使得每一個親歷者越來越感受到周圍的美好！請允許我再一次向您們致謝，同時也為這個邁向偉大復興的新時代點贊！

作者

于陋室之中