明朝萬歷二十一年、朝鮮宣祖二十六年（公元1593年）三月八日，李如松派人到達朝鮮的義州告訴經略宋應昌日軍想要和談。宋應昌知道后馬上專門起草了一篇宣諭小西行長等日本人的諭文，要求他們送還占領的朝鮮領土、釋放俘虜的兩位朝鮮王子等人，并且要求小西行長等人轉告豐臣秀吉，讓他上表向萬歷皇帝謝罪；并且宋應昌表示，如果日本方面能夠全部做到，他將奏請朝廷冊封豐臣秀吉為日本國王。最后，宋應昌話鋒一轉，在諭文中威脅小西行長等人，表示如果日軍一直怙惡不悛，他將集結福建、廣州、浙江、南京、薊州、保定、京師、真定的精銳軍隊，并聯合暹羅、琉球等國，備齊萬億火龍神鴉等火器，直搗日本巢穴，盡行誅滅。十五日，宋應昌派沈惟敬帶上這篇諭文，并和宋應昌的兩位都是浙江余姚（今浙江省寧波市余姚市）人的幕僚胡澤、沈思賢一起前往王京和小西行長和加藤清正展開和談。

后來在當天下午沈惟敬與小西行長、加藤清正在龍山倉達成了一個初步協議：

第一，日軍承諾在四月八日從王京撤退，明軍也承諾把軍隊分批次撤回明朝的遼東境內。

第二，大明要派遣正式的談判使者，前往日本就封貢事宜與豐臣秀吉直接會談。

第三，日軍要在四月八日從王京撤退當天釋放被俘虜的朝鮮的兩位王子和陪臣。

同時，沈惟敬還向小西行長、加藤清正等人提出要求：日軍從王京撤退之后，不能率軍去攻打朝鮮的全羅道（今朝鮮半島西南部）；日軍在撤退的時候，要將龍山倉剩余的2萬石糧食（火燒龍山倉之戰中日軍的糧食被明軍燒毀后剩下的）留下，不能燒毀或者撤退時一起帶走；并且在撤退時，日軍要留下一名將領作為人質。小西行長和加藤清正聽完后都表示同意。

龍山倉和談結束后，第二天上午，也就是十六日上午，沈惟敬讓沈思賢留在這里等到時候日軍撤退時負責押運2萬石糧食，然后沈惟敬就和胡澤一起乘船離開，二十四日晚上，沈惟敬和胡澤回到義州，二十五日上午，沈惟敬向宋應昌報告了在這次龍山倉和談中與小西行長、加藤清正達成初步協議的經過時，對于小西行長在這次和談中提出的一條建議：“大人（指沈惟敬），你們明軍可以先派兩名使者乘船到日本，向太閣大人乞和；然后再以你們大明皇帝的名義，派另一名使者乘船渡海到日本，并且同意恢復日本與大明之間的貿易往來（實際上也就是通貢），這樣一來，太閣大人就會同意我們軍隊從朝鮮撤兵了。”這段話說完后沈惟敬就和小西行長、加藤清正達成了初步協議的第二條：“大明要派遣正式的談判使者，前往日本就封貢事宜與豐臣秀吉直接會談。”沈惟敬在報告時可能沒有向宋應昌非常全面的匯報，或者是換成了可以使宋應昌同意的其它語句，這使得宋應昌認為派使者去日本，讓日本方面遞交出“豐臣秀吉寫的投降書”的可能性很大。

接著宋應昌聽完報告后他對沈惟敬說道：“沈游擊，由你專門負責與日本人之間的和談，但是我們不能在與日本人和談的這件事情上欺騙朝鮮，也不能欺騙皇上和朝廷，本經略已經選好了五名官員作為你此次去和日本人進行和談的謀士，你要率領這五名謀士在與日本人的和談中（實際上就是明朝的使者作為人質跟隨日軍乘船前往日本），讓日本遞交出豐臣秀吉的投降書。等這份投降書交到本經略手上后，本經略就會馬上轉奏給皇上，按照封貢的程序，先冊封豐臣秀吉為日本國王，然后再同意日本向我們大明通貢，切記勿令誤事。”對于小西行長向沈惟敬提出的通貢等要求，宋應昌基本上已經妥協，而且表示了同意，接著宋應昌叫站在門外的兩位部下謝用梓、徐一貫進來先和沈惟敬見了一面，謝用梓、徐一貫就是后來到達日本后與日本人和談的正副使。這兩名官員都是文官，長期跟隨在宋應昌身邊，關于謝用梓、徐一貫兩名赴日使者的具體資料在史料中沒有留下詳細的記載，但是他們各自的年紀都應該很大。隨后又有三名大明官員先后到達宋應昌居住的地方，這三名官員分別是宋應昌的幕僚胡澤，以及剛被宋應昌派人叫回來的幕僚沈思賢，然后加上游擊將軍周弘謨，最后宋應昌又決定派人把指揮吳宗道叫了過來，就這樣加上沈惟敬一共七名大明官員參加即將與日本人展開的和談。