1.2　Excel 2016工作環(huán)境

習慣于Excel 2003的用戶可能深有體會，Excel 2003使用菜單和工具欄管理各種命令，有的命令可能隱藏得很深。有時為了尋找一個不常用的命令不得不千里迢迢、翻山越嶺、層層剝筍，很是費勁。如今，Excel用戶的這種煩惱已大大減少了。自Excel 2007以來的版本，Excel將各種命令按選項卡“鋪陳”在功能區(qū)，用戶可以很方便地調(diào)用命令，有一種信手拈來的感覺，可以極大地增加用戶體驗，提高工作效率。

1.2.1　Excel 2016窗口

知己知彼，百戰(zhàn)不殆。熟悉Excel 2016窗口，有助于讀者在學習Excel 2016時對號入座，按圖索驥。Excel 2016窗口主要由標題欄、功能區(qū)、編輯區(qū)和狀態(tài)欄4部分組成，如圖1-2所示。

1．標題欄

標題欄左側(cè)為“快速訪問工具欄”。默認情況下，“快速訪問工具欄”包括“保存”“撤銷”和“恢復”3個按鈕。可以單擊下拉箭頭，從下拉菜單中增加或減少“快速訪問工具欄”的命令按鈕。也可以單擊下拉箭頭，從下拉菜單中選擇命令設置“快速訪問工具欄”在功能區(qū)上方或下方顯示。標題欄中間為工作簿名稱和應用程序名稱。如果計算機未通過Excel文件啟動，直接啟動Excel 2016程序時，工作簿名稱默認為“工作簿1”。文件保存后，將顯示保存后的文件名稱。標題欄右側(cè)為“功能區(qū)顯示選項”和“最小化”“最大化（向下還原）”“關閉”等窗口控制按鈕。

2．功能區(qū)

Excel 2016將絕大多數(shù)命令整合在功能區(qū)中，以方便用戶根據(jù)需要，直觀地選擇相應的操作。功能區(qū)主要由選項卡、組和按鈕組成。

選項卡位于功能區(qū)最上面一排，在Excel 2003中被稱作“菜單”。Excel 2016根據(jù)功能的不同，將絕大部分功能歸類、整合到不同的選項卡中。Excel 2016的選項卡分為主選項卡和工具選項卡。用戶可以自行添加或減少選項卡，以方便使用。主選項卡集成了Excel的常規(guī)操作。默認情況下，顯示8個主選項卡，分別為“文件”“開始”“插入”“頁面布局”“公式”“數(shù)據(jù)”“審閱”“視圖”選項卡。嚴格地說，所謂的“文件”選項卡不屬于選項卡。工具選項卡集成了對某一特定對象的操作，隨著對特定對象的選擇而自動彈出。特定對象包括SmartArt圖形、形狀、圖片、藝術字、表格、圖表、迷你圖、數(shù)據(jù)透視表、數(shù)據(jù)透視圖、切片器、公式等對象。例如，如果工作表中插有形狀，當鼠標選中任意形狀時，系統(tǒng)就會自動彈出“繪圖工具·格式”選項卡。又如，如果工作表中插有表格或套用了表格樣式，當光標位于表格中時，系統(tǒng)會自動彈出“表格工具·設計”選項卡。選項卡一排還包括“告訴我您想要做什么…”搜索框以及“登錄”“共享”等功能按鈕。

組是構(gòu)成選項卡的基本單位，整合了執(zhí)行特定操作的命令。每個選項卡根據(jù)功能歸類，將命令按鈕分為若干“組”。例如，“開始”選項卡，包括“剪貼板”“字體”“對齊方式”“數(shù)字”“樣式”“單元格”“編輯”等組。對于某些組，Excel還提供“對話框啟動器”，單擊該按鈕，在打開的對話框中可以進行更多的操作。如圖1-3所示，橢圓位置為“開始”選項卡“剪貼板”組、“字體”組和“對齊方式組”的“對話框啟動器”。

按鈕是“組”的基本單位，每一個按鈕都能實現(xiàn)相應的功能。功能區(qū)的每一個“組”包含多個命令按鈕，命令按鈕簡稱命令或按鈕。Excel 2016的按鈕分為3類。一是單一按鈕，如字體“加粗”按鈕；二是只提供下拉菜單的按鈕，如“條件格式”按鈕；三是帶下拉菜單的紐帶，如“字體顏色”按鈕。Excel的3類按鈕如圖1-4所示。

Excel 2016有極少數(shù)的命令不在功能區(qū)顯示，例如“記錄單”“照相機”等。如果需要這些命令，可以單擊“快速訪問工具欄”下拉箭頭，從下拉菜單中通過單擊“其他命令”、打開“Excel選項”對話框來添加。

3．編輯區(qū)

工作表編輯區(qū)是編輯表格、分析數(shù)據(jù)的主要場所，由名稱框、編輯欄、行號、列標、單元格、工作表標簽、工作表切換按鈕、水平滾動條、垂直滾動條等組成。

名稱框也稱地址欄，具體有3個用途。

（1）自動顯示所選單元格的地址。如果為單元格或區(qū)域定義了名稱，還可以顯示該單元格或區(qū)域的名稱。

（2）可以很方便地用來定義名稱。以對A1:A4區(qū)域定義名稱“data1”為例，操作過程為：

?　選擇A1:A4區(qū)域。

?　將地址欄中的名稱“A1”直接改為“data1”。

?　按回車鍵確認。

操作過程如圖1-5所示。

（3）可以利用名稱查看相應的區(qū)域。事先為A1:A4、B1:B4、C1:C4區(qū)域分別定義名稱“data1”“data2”“data3”。利用名稱查看相應區(qū)域的操作過程為：

?　單擊名稱框下拉箭頭。

?　選擇需要查看的名稱，例如“data2”。

?　B1:B4區(qū)域就高亮顯示了。操作過程如圖1-6所示。

用于顯示、輸入和編輯當前活動單元格中的內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)、符號、函數(shù)公式等。默認情況下，編輯欄只高亮顯示“插入函數(shù)”按鈕 ，當將光標移動到編輯欄并將文本插入點定位到編輯欄中時，將激活“取消”按鈕 和“輸入”按鈕 。光標移動到這3個按鈕上面，灰色按鈕會變成彩色按鈕。“取消”按鈕用于取消輸入，“輸入”按鈕用于確認輸入。在編輯欄編輯比雙擊單元格編輯要常用得多。

行號就是行的編號，顯示在工作表編輯區(qū)的左邊，由1，2，…，1048576表示。按“Ctrl+↓”組合鍵可以直達第1048576行。1048576為2的20次方，常用2^20表示。

列標就是列的標志，顯示在工作表編輯區(qū)的上邊，用字母A，B，…，XFD表示，相當于1～16384列。按“Ctrl+→”組合鍵可以直達第16384列。

單元格就是行號和列標的交匯處（坐標）。正在輸入和編輯的單元格叫作活動單元格，為綠色粗框，右下角有一個小方塊，形如 。

工作表標簽即工作表的稱謂。每一個工作表都有一個稱謂，默認為用數(shù)字編號，插入新工作表時，數(shù)字依次遞增，從Sheet1、Sheet2，一直到Sheet255。

工作表切換按鈕即用于工作表之間相互切換的按鈕。當工作表太多，以至于不能全部顯示時，系統(tǒng)就自動激活工作表切換按鈕 。每單擊一次按鈕 ，左邊隱藏的工作表標簽就顯示出一個；按住Ctrl鍵單擊按鈕 ，則滾動到第一個工作表。每單擊一次按鈕 ，則右邊隱藏的工作表標簽就顯示出一個；按住Ctrl鍵單擊按鈕 ，則滾動到最后一個工作表。當開頭的工作表未完全顯示時，按鈕 就出現(xiàn)在工作表標簽的左邊；當結(jié)尾的工作表未完全顯示時，按鈕 就出現(xiàn)在工作表標簽的右邊。按鈕 在左邊時，單擊它與單擊按鈕 的作用一樣。按鈕 在右邊時，單擊它與單擊按鈕 的作用一樣。還可以使用右鍵單擊工作表切換按鈕，彈出“激活”對話框，從“活動文檔”列表框中選擇需要激活的工作表，如圖1-7所示。

滾動條用于顯示工作表編輯區(qū)的位置，可以單擊滾動條箭頭或滾動條灰底處，也可以拖動滾動條。

4．狀態(tài)欄

狀態(tài)欄左側(cè)顯示單元格模式（編輯或就緒）信息、錄制宏（或停止錄制宏）按鈕。狀態(tài)欄右側(cè)顯示所選區(qū)域的統(tǒng)計信息、視圖模式切換按鈕和縮放滑塊（顯示比例）。

1.2.2　Excel 2016主題

Excel 2016的主題相當于外觀風格，用戶可以自行選定。設置主題的過程為：

?　在功能區(qū)單擊“文件”選項卡。

?　單擊“賬戶”選項。

?　在“Office主題”下拉列表中選擇一種主題，例如“深灰色”主題。

?　單擊“返回”按鈕 ，回到Excel窗口。

操作過程及“深灰色”主題效果如圖1-8所示。

1.2.3　Excel三大元素

在Excel中，工作簿、工作表和單元格是構(gòu)成Excel文件的主要骨架，被稱為Excel的三大基本元素，如圖1-9所示。

1．工作簿

在Excel中，一個工作簿（Book）就是一個文件，一個工作簿可以包含1～255個工作表（Sheet），工作簿是工作表的集合體。可以把一個工作簿理解為一本書，一個工作表理解為其中的一個章節(jié)。默認的新建工作簿包含的工作表的張數(shù)由設置決定。設置默認的新建工作簿包含的工作表張數(shù)的過程為：

?　在快速訪問工具欄或功能區(qū)右擊。

?　在右鍵快捷菜單中選擇“自定義功能區(qū)”菜單（前2步也可以先單擊文件“選項卡”，再選擇“選項”菜單完成）。

?　在“Excel選項”對話框中的左側(cè)框中選擇“常規(guī)”選項。

?　將右側(cè)的“新建工作簿時”組中的“包含的工作表數(shù)”框中的數(shù)值修改為1～255的整數(shù)。

?　單擊“確定”按鈕，完成設置。設置過程如圖1-10所示。

2．工作表

工作表是工作簿的基本組成單位。一個工作表由1048576行和16384列構(gòu)成，共有1048576×16384=17179869184個單元格。1048576相當于2的20次方，通常寫成2^20；16384相當于2的14次方，可寫成2^14。即一個工作表有2^34個單元格。一個工作表就有這么多單元格，一個工作簿有255個工作表，整個工作簿的單元格有多少就可想而知了。難怪不少人認為Excel就是一個小型數(shù)據(jù)庫，這種說法真的沒有任何夸張。

3．單元格

單元格是工作表中的最小單位，位于列標和行號的交叉處，用列標和行號的坐標來標識這個唯一的地址。例如，A列第1行的單元格地址為A1，C列第5行的單元格地址為C5。單元格區(qū)域由若干連續(xù)的單元格組成，單元格區(qū)域呈矩形。單元格區(qū)域的地址由矩形區(qū)域的左上角單元格的地址和右下角單元格的地址組成，中間用英文冒號“：”連接。例如，A列第1行至C列第5行的區(qū)域表示為A1:C5，D列第3行至H列第4行的區(qū)域表示為D3:H4。

4．三大元素的關系

工作簿、工作表和單元格三者的關系是包含與被包含的關系，即工作簿包含工作表，工作表包含單元格，如圖1-11所示。