2.1　統計表概述

為實際需要，常常要把工農業生產、科學技術與日常工作中所得到的相互關聯的數據，按照一定的要求進行整理、歸類、并且按照一定的順序把數據排列起來，制成表格，這種表格稱之為統計表。

統計表是由縱橫交叉線條所繪制的表格來表現統計資料的一種形式，能用簡明的表格形式，將大量統計數字資料加以綜合組織和安排，使資料系統化、標準化，顯得緊湊、簡明、醒目和有條理，避免繁雜的文字敘述，有助于展示數據的結構、分布和特征，便于人們閱讀、對照比較，說明問題，從而更加容易發現現象之間的相互關系、變化規律。利用統計表還便于資料的匯總和審查，便于計算和分析。因此，統計表是統計分析的重要工具。

2.1.1　統計表的構成

統計表一般由表頭、標目、線條、數字和必要的文字說明以及附注5部分組成。

表頭一般應包括表號、總標題和表中數據的單位等內容。表號是表的序號，按先后順序排列。如果只有一個表，可以不用表號。標題是指統計表的總名稱，不可缺少。標題應簡明、確切地概括出統計表的內容，一般需要表明統計數據的時間、地點以及何種數據，即標題內容應滿足3W要求。數據的計量單位相同時，一般把單位放在表格的左上角。不同時，可放在表格里注明。制表日期可放在表的右上角，表明制表的時間。

標目是表的欄目。根據位置與作用，標目可分成橫標目和縱標目，分別表明每一橫行和每一縱欄內數據的意義。橫標目說明被研究事物的主要標志及其分組，縱標目說明橫標目的各項指標。標目排列一般有一定的次序，例如時間先后、數量大小、空間位置、重要性、習慣等。橫標目、縱標目和數字連起來能夠成為一句話，以便進行口頭表述。以圖2-1的內容為例，“指定傳染病（包括性病）”的“病例數”為“393”人，“嚴重遺傳性疾病”的“病例數”為“87”人。橫標目、縱標目有時可以變換。欄目多時要編號，一般按甲、乙、丙，按(1)(2)等次序編號。為便于統攬整個大表或便于小表的擴展，表的“合計”項往往緊鄰橫標目或縱標目。統計表可設計“備考”或“附注”欄，以便必要時填入不屬于表內各項的事實或說明。

線條包括3條基本線：頂線、底線、縱標目分割線，所以有時把統計表稱為“三線表”。頂線和底線可以稍粗。表中如有合計或兩重縱標目，可用橫線隔開。正規的統計表左上角不用斜線，表的兩側不用邊線（左右開口）。如果不復制到Word文檔，Excel中的統計表對表線則無特殊要求。

數字使用阿拉伯數字，必須準確無誤，位數對齊，小數位數一致。手寫的統計表，為了避免涂改和看表時不至于錯行錯列，“0”要填寫，無數字用“-”標識。機打的統計表，則無嚴格要求。在Excel中，為了使界面清爽，可以隱藏“0”值，也可以自動標識“-”。

在使用統計表時，必要時可在表的下方加上注釋，特別要注明資料來源，以表示對他人勞動成果的尊重，方便讀者查閱使用。

統計表各部分的名稱如圖2-1所示。

2.1.2　統計表的分類

統計表有廣義和狹義之分。廣義的統計表包括調查表、資料的登記表、整理表、報表、統計分析結果的描述表，凡是屬于“表”的東西都叫統計表。狹義的統計表則專指統計分析結果的描述表。本書所指統計表為狹義的統計表。

統計表形式繁簡不一，通常是按項目的多少，分為簡單表與復合表兩種。

按一個特征或標志分組的統計表，叫簡單表，如圖2-2和圖2-3所示。

按兩個及其以上特征或標志分組的統計表，叫復合表，如圖2-4和圖2-5所示。

2.1.3　Excel統計表的設計

1．統計表布局實例

設計統計表要符合科學、實用、簡練、美觀的原則，盡量做到重點突出，主次分明，層次清楚，簡單明了，數據準確可靠，文字和線條盡量從簡。一個復合表可以用多個簡單表來表示，多個簡單表也可以用一個復合表來表示，但不能把復合表弄得紛繁復雜，難以閱讀和理解。即便是一個簡單表，也要科學設計，力求簡明實用。

例2-1　某醫院用麥芽根糖漿治療急慢性肝炎254例，療效資料在文件“第2章統計表.xlsx”的“統計表設計”工作表中，如圖2-6所示，試指出其缺點并加以改進。

解題思路：原表標題過于簡單，標目安排不合理，橫標目、縱標目和數字連起來不能成為一句話，難以表述，不好“讀”表，應調整布局。

解題過程：在原標題中增加時間、地點，將“療效”作為橫標目，“例數”和“百分比”作為縱標目，增加“合計”欄，結果如圖2-7所示。

2．制作Excel統計表

Excel是強大的表格工具，框線繪制輕松方便，數據處理和分析易如反掌，因而，很多人喜歡在Excel中制作統計表。需要注意，為易于介紹，本書很多實例用表并未嚴格按照統計表的規范制作，特別是未按“三線表”樣式制作。

例2-2　某年某地鉤端螺旋體病患68例，其中15歲以下、16～44歲、45歲以上分別為8例、50例、10例，試將這些數據制成一個統計表，以說明發病的年齡分布情況。

解題思路：首先要根據數據進行表格設計，繪制好框線，再設置公式進行自動計算。

解題過程：設計表格，添加框線，隱藏背景框線，輸入函數公式。

（1）設計表格。從題目提供的數據來看，統計表只有“年齡”一個分類標志，所以把“年齡”作為橫標目。為了對分布情況一目了然，增加一欄“百分比”。將表格安排在文件“第2章統計表.xlsx”的“統計表設計”工作表中，如圖2-8所示。

（2）添加框線。操作過程為：

?　選擇K14:M14區域。

?　單擊“開始”選項卡。

?　在“字體”組，單擊框線按 旁的下拉按鈕（倒三角形按鈕）。

?　在下拉菜單中選擇“上框線和粗下框線”命令。

?　再選擇K10:M10區域。

?　在右鍵快捷菜單中選擇“設置單元格式”命令。

?　在彈出的“設置單元格式”對話框中單擊“邊框”選項卡。

?　在左側“樣式列表”框中，選擇一種粗框線。

?　在右側“邊框”組，單擊上框線按鈕。

?　在左側“樣式列表”框中，選擇一種細框線。

　在右側“邊框”組，單擊下框線按鈕。

　單擊“確定”按鈕。

操作過程及結果如圖22-9所示。

（3）隱藏背景框線。操作過程為：

?　單擊“視圖”選項卡。

?　在“顯示”組中，去掉勾選“網格線”復選框。

操作過程及結果如圖22-10所示。

（4）輸入函數公式。操作過程為：

?　選擇L14單元格。

?　單擊“公式”選項卡。

?　在“函數庫”組中，單擊自動求和按鈕 。

?　單擊編輯欄的確認按鈕 。

操作過程如圖2-11所示。

?　在M11單元格，輸入函數公式“=ROUND(LL11/$L$14*100,1)”。將M11單元格的公式向下填充到M14單元格格，并在“自動填充選項”中選擇“不帶格式填充”選項。結果如圖2-12所示。

2.1.4　對Excel表照相

在表格制作和數據計算方面，Excel獨具優勢；在文字表達方面，Excel卻難望Word項背。因此，人們喜歡在Excel中制作統計表，在Word中使用統計表，以揚長避短。通過“Ctrl+C”組合鍵、“Ctrl+V”組合鍵、右鍵快捷菜單、功能組的菜單命令等方式，可以將Excel統計表輕松復制到Word中。Excel的照相機功能，有異曲同工之效。

1．啟用照相機功能

在Excel 2016中，照相機功能是隱藏的，需添加加到“自定義快速訪問工具欄”或“自定義”選項卡中。這里以添加到“自定義快速訪問工具欄”為例。具體操作過程為:

?　右擊Excel 2016“自定義快速訪問工具欄”或功能區。

?　在快捷菜單中選擇“自定義功能區”命令。

?　在彈出的“Excel選項”對話框的的左側列表中選擇“快速訪問工具欄”選項。

?　在“從下列位置選擇命令”下拉框中選擇“不在功能區顯示的命令”選項。

?　在列表框中選擇“照相機”選項。

?　單擊“添加”按鈕。

?　單擊“確定”按鈕。

操作過程如圖2-13所示。

2．使用照相機功能

例2-3　在文件“第2章統計表.xlsx”的“樣表””工作表中，F1:J3區域為某校學生人數統計表，試將該表以圖片的形式復制到Word文檔。

解題思路：由于在Exccel 2016中已經啟用了“照相機”功能，因而可以方便地使用“照相機”功能來復制統計表。

解題過程：操作過程如下。

?　選擇需要復制的F1:J3區域。

?　單擊“自定義快速訪問工具欄”中的“照相機”按鈕 。

?　在Word文檔需要插入內容的地方右擊。

?　在快捷菜單中，選擇“粘貼選項”中的一個選項，例如“圖片”（鼠標移到各選項上時，會同步預覽粘貼效果）。操作過程及結果如圖2-14所示。

2.1.5　隱藏區域或工作表的0值

在Excel中，往往使用函數公式進行統計。統計表中的“0”值多了，會增加視覺負擔，顯得礙眼，從手寫時代進入機打時代后，可以使用一些技術手段來隱藏0值，包括自定義單元格格式、設置條件格式、設置Excel選項等方法。如果是函數公式生成的0值，還可在原公式添加“&""”強制讓0值變為空文本。

例2-4　在文件“第2章統計表.xlsx”的“隱0顯-”工作表中，有三科成績統計表，如圖2-15所示。表中有一些0值，試隱藏表中的0值。

解題思路1：Excel單元格格式是一個既基本又高級的功能，利用該功能，可以實現一些非常實用甚至神奇的效果，包括用于隱藏表中的0值。當然，如果所選范圍為整張工作表，就是隱藏工作表中的0值。行號與列標交叉處是“全選”按鈕 ，可選擇整個工作表。Excel單元格自定義格式的代碼結構分為4部分，中間用3個半角分號“;”分隔：正數格式；負數格式；零格式；文本格式。第二、三個分號之間無內容，則表示隱藏0值。

解題過程：操作過程如下。

?　選擇要隱藏0值的區域，例如語文表中的B3:F6區域。

?　單擊“開始”選項卡。

?　在“數字”組中，單擊“數字格式”按鈕。

?　在彈出的“設置單元格格式”對話框中單擊“數字”選項卡。

?　在左側列表中選擇“自定義”選項。

?　在“類型”框中輸入“G/通用格式；-G/通用格式;;@”或“？？？”。

?　單擊“確定”按鈕，完成自定義格式設置。

操作過程及結果如圖2-16所示。

解題思路2：Excel條件格式可以根據單元格內容有選擇地自動應用單元格格式，單元格格式包括數字、字體、邊框、填充，自動標識的功能非常強大，包括用于隱藏表中的0值。當然，如果所選范圍為整張工作表，就是隱藏統計表中的0值。

解題過程：操作過程如下。

?　選擇要隱藏0值的區域，例如數學表中的B10:F13區域。

?　單擊“開始”選項卡。

?　在“樣式”組中單擊“條件格式”按鈕。

?　在下拉菜單中選擇“新建規則”按鈕。

?　在彈出的“新建格式規則”對話框中，選擇“選擇規則類型”列表中的“只為包含以下內容的單元格設置格式”選項。

?　在“只為滿足以下條件的單元格設置格式”組，選擇中間框下拉列表中的“等于”選項。

?　在右框中輸入“0”。

?　單擊“格式”按鈕。

?　在彈出的“設置單元格格式”對話框中選擇“字體”選項卡。

?　在“顏色”下拉列表中選擇“白色”（字體顏色與單元格底色同色就可以隱藏數字）。

　單擊“確定”按鈕2次，完成條件格式設置。

操作過程及結果如圖2-17所示。

解題思路3：Excel選項是很多功能的“總開關”，其設置牽一發而動全身，關乎整個工作表，甚至整個工作簿。利用Excel選項，可以設置隱藏0值。這項功能是隱藏整個工作表的0值，不會只對特定區域隱藏0值。

解題過程：操作過程如下。

?　右擊Excel 2016的“自定義快速訪問工具欄”或功能區。

?　在快捷菜單中選擇“自定義功能區”菜單。

?　在彈出的“Excel選項”對話框的左側列表中選擇“高級”選項。

?　在右側，拖動垂直滾動條，在“此工作表的顯示選項”組中，取消勾選“在具有零值的單元格中顯示零”復選框。

?　單擊“確定”按鈕，完成設置。操作過程及結果如圖2-18所示。

2.1.6　將0值或空單元格標為“-”

在一些統計表中，可能要求將0值或空單元格標示為短橫線“-”。有3種處理方式。一是直接輸入。這里面又有兩種情況，包括逐個輸入和定位查找、批量填充兩種方法。二是輸入“0”后，將“0”替換為“-”。三是設置單元格格式，將輸入的“0”或公示計算產生的“0”顯示為“-”。顯然，前兩種方式也較為快速，但實實在在的“-”可能會影響后續函數公式的設置與計算，加之源數據有變，又得重新操作，因而這兩種方式不是首選。第三種方式較好，外顯為“-”，實質是“0”，不會影響后續函數公式的設置與計算，源數據有變時又會自動適應，因而是最好的辦法。下面就舉例介紹第三種方式。

例2-5　在文件“第2章統計表.xlsx”的“隱0顯-”工作表中，有某食堂上、下半年采購食材的匯總表，表中有一些0值，如圖2-19所示，試將“0”顯示為“-”。

解題思路1：使用會計格式將“0”顯示為“-”。

解題過程：操作過程如下。

?　選擇要將“0”顯示為“-”的區域，例如上半年表中的I3:O6區域。

?　單擊“開始”選項卡。

?　在“數字”組中，單擊“數字格式”按鈕。

?　在彈出的“設置單元格格式”對話框中，選擇“數字”選項卡。

?　在左側列表中選擇“會計專用”選項。

?　在右側“小數位數”框中，將數字改為“0”，或通過旁邊的調節按鈕調整至需要的小數位數。

?　在“貨幣符號（國家／地區）”下拉列表中選擇“無”選項。

?　單擊“確定”按鈕，完成設置。

操作過程及結果如圖2-20所示。

解題思路2：設置自定義格式將“0”顯示為“-”。

解題過程：操作過程如下。

?　選擇要將“0”顯示為“-”的區域，例如下半年表中的I10:O13區域。

?　單擊“開始”選項卡。

?　在“數字”組中單擊“數字格式”按鈕。

?　在彈出的“設置單元格格式”對話框中選擇“數字”選項卡。

?　在左側列表中選擇“自定義”選項。

?　在右側“類型”框中輸入“G/通用格式;-G/通用格式;"-";@”或“[=0]-;G/通用格式”。

?　單擊“確定”按鈕，完成設置。

操作過程及結果如圖2-21所示。