第四章　FM：設施管理

一、FM品類概述

（一）FM定義及類別

大家可能不熟悉什么是“設施管理”，它的英文是facility management，簡稱FM。其實“設施管理”這一術語可以追溯到1979年美國密歇根州的安·阿波設施管理協(xié)會的成立，以及1980年美國國家設施管理協(xié)會的創(chuàng)建，后來國際性專業(yè)組織——國際設施管理協(xié)會成立。

在實踐中，人們比較容易混淆“設備”和“設施”這兩個詞。“設施”是為開展某項工作或滿足某種需要而建立的系統(tǒng)、建筑物或成套設備；“設備”是由多個單元和所需組件、零件連接而成或聯(lián)合使用，并能夠完成某項使用功能的組合體。形象地打個比方，我們家里的房子叫設施，房子里的家具、電器叫設備。在一個工廠里，公共部分如廠房、泵房、變壓器等稱為公共設施，生產(chǎn)產(chǎn)品的設備稱為工廠設備。這兩個部分在有的公司由不同部門負責，工廠設備由設備部門或維修部門負責，而公共設施由公共設施部門或行政部門負責。

設施管理不僅成為一個專業(yè)，還成為一個行業(yè)，真正得到世界范圍的認可還是近幾年的事。越來越多的企業(yè)開始相信，保持管理上的井井有條和高效率的設施管理對其業(yè)務的成功是必不可少的。設施管理包括兩部分，如圖4-1所示：一部分是設施運營，它看得見、摸得著，如設施的維修；另一部分是設施服務，它看不見、摸不著，如各種人工服務。

圖4-1　設施管理分類示意圖

（二）FM采購特點

設施管理有什么不一樣？作為一個新興行業(yè)，設施管理有其自身的特點，有專家將其總結歸納為“六化”：專業(yè)化、精細化、集約化、智能化、信息化、定制化。

專業(yè)化。設施管理提供策略性規(guī)劃、財務與預算管理、不動產(chǎn)管理、空間規(guī)劃及管理、設施設備的維護和修理、能源管理等多方面內(nèi)容，需要專業(yè)的知識和管理，有大量的專業(yè)人才參與。另外，化工、制藥、電子技術等不同的行業(yè)和領域，對水、電、氣、熱等基礎設施以及公共服務設施的要求不同，所涉及的設施設備也不同，需要實行專業(yè)化服務。

精細化。設施通常就是一個系統(tǒng)，管理上必須以業(yè)務規(guī)范化為基礎，以精細化流程控制為手段，運用科學的方法對客戶的業(yè)務流程進行研究分析，尋找控制重點并進行有效的優(yōu)化、重組和控制，實現(xiàn)質(zhì)量、成本、進度、服務總體最優(yōu)。

集約化。設施是耗能大戶、管理重點，管理上要致力于資源、能源的集約利用，通過流程優(yōu)化、空間規(guī)劃、能源管理等服務對資源、能源實現(xiàn)集約化的經(jīng)營和管理，以降低運營成本，提高運營收益，最終提高客戶的運營能力。

智能化。數(shù)字化時代，設施管理必須充分利用數(shù)字化技術，實現(xiàn)智能化服務與管理，如智能家居、智能辦公、智能安防系統(tǒng)、智能能源管理系統(tǒng)、智能物業(yè)管理維護系統(tǒng)、智能信息服務系統(tǒng)等。在此基礎上，實現(xiàn)智能樓宇、智能工廠。

信息化。堅持與高新技術應用同步發(fā)展，大量采用信息化技術與手段，實現(xiàn)業(yè)務操作可視化、平臺化、自動化。在降低成本、提升效率的同時，信息化保證了管理與技術數(shù)據(jù)分析處理的準確性，實現(xiàn)科學決策。

定制化。每個公司都是不同的，專業(yè)的設施管理供應商根據(jù)客戶的業(yè)務流程、工作模式、經(jīng)營目標，以及存在的問題和需求，為客戶量身定制設施管理方案，合理組織空間流程，提高物業(yè)價值，最終實現(xiàn)客戶的經(jīng)營目標。

FM品類采購的基本特征為：

（1）通常不涉及企業(yè)戰(zhàn)略資產(chǎn)，屬于非核心業(yè)務。

（2）人工成本是主要的成本驅動因素，屬于勞動密集型。

（3）管理降本機會多，服務成本可壓縮空間相對較小。

（4）會計科目為費用支出，節(jié)省基于歷史支出數(shù)據(jù)。

（5）在供應商選擇上，F(xiàn)M部門話語權較大，通常傾向于使用本地供應商。

（6）很多時候，需要關注政府的相關管理規(guī)定。

（三）FM供應市場分析

設施供應商大的大，小的小，有的與政府密切相關，有的市場充分競爭。如果我們對FM行業(yè)做供應市場分析，就可以發(fā)現(xiàn)：

首先，最具戰(zhàn)略性的是設施設備的維護保養(yǎng)品類，比如廠房基建、高壓配電房及配電柜、空調(diào)暖氣等。這部分專業(yè)性較強，對企業(yè)的正常運營有重要影響，需要供應商的快速響應和高度配合。

其次，是危廢管理等品類。廢油、廢漆、廢氣等排放涉及環(huán)保要求，政府有嚴格的管控，有些復雜度較高的危化品處理，甚至難以找到更多的供應商，采購議價權也比較薄弱。該品類需要謹慎處理，處理不當容易導致政府監(jiān)管處罰，影響企業(yè)的正常運營。

再次，則是管路及供電設施類。該品類可以引入市場充分競爭，但需要注意的是，一定要選擇有資質(zhì)的大公司，如果操作不當，可能引發(fā)停機、停電，對企業(yè)業(yè)務的影響較大。可以引入機電工程公司做年度維保，以保持業(yè)務的穩(wěn)定性。

最后，相對來說，市場競爭比較充分的是維護保潔類。這個品類技術門檻低，對企業(yè)的正常運營影響較小，可以競爭采購。

（四）FM成本驅動因素

以建筑工程為例，F(xiàn)M項目成本影響因素有施工組織設計、合同條件、當?shù)匚飪r水平、技術規(guī)范等，如圖4-2所示。其中占比最大的是施工成本，占比約38%，如圖4-3所示。而施工成本在核算時，大部分勞工是按工作時間計酬（比如小時、天、工作日等），所以控制好施工工時，把控好施工總進度，可以有效控制此品類的總成本。

圖4-2　建筑服務成本影響因素

圖4-3　項目成本分解示意圖

材料類的成本通常占到18%～30%（根據(jù)行業(yè)不一樣，略有區(qū)別）。因為材料類的市場價格可查，預先商定價格與市場行情指數(shù)掛鉤，可以有效控制此成本浮動。客戶通常只在價格超出約定范圍時才會介入，價格可以與指數(shù)掛鉤（指數(shù)化定價）。表4-1提供了建筑服務合同定價策略，供采購同行在管理實踐中參考。

表4-1　建筑服務合同定價策略

（五）FM采購流程關鍵控制點

施工管理采購與傳統(tǒng)工廠生產(chǎn)物料采購流程大相徑庭，涉及項目管理、環(huán)境安全、政府法規(guī)等多方面要求，主要關鍵控制點有：

（1）科學劃分相對獨立的施工工程段，每個工程段管理清晰，化整為零，逐個擊破。

（2）利用監(jiān)理公司的質(zhì)量監(jiān)理權威性加強質(zhì)量管理。

（3）讓專業(yè)廠商和專業(yè)隊伍參與施工。

（4）利用社會資源為工人后勤工作、生活提供保障。

（5）科學合理地安排材料供應，既不影響進度又不占用大額資金。

（6）儲備充足的工人資源作為后備力量，可隨時調(diào)用。

（7）以圖、表等書面形式向施工班組進行技術交底，并做詳細解釋。將設計圖、施工方法等內(nèi)容清楚地傳遞給施工班組，工序交接以書面形式做交接記錄，并對工人進行安全文明施工和工程質(zhì)量要求崗前培訓，嚴格執(zhí)行現(xiàn)場巡查制度和現(xiàn)場技術員全過程監(jiān)控重要工序施工的制度。

（8）建立與質(zhì)量標準掛鉤的獎罰制度，管理人員分段管理。各段施工班組掛牌施工，責任明確區(qū)分，獎罰分明，嚴格執(zhí)行。

（9）與各專業(yè)隊伍共建完成工程段保護制度，統(tǒng)一保護標志并全場掛牌。

（六）FM常見采購策略

1.FM常用采購策略：招標采購

（1）依法必須進行招標的工程項目，在進行施工招標前應具備以下條件：

①招標人已經(jīng)依法成立。

②初步設計和概算應當履行審批手續(xù)的，已經(jīng)獲得批準。

③招標范圍、招標方式和招標組織形式應當履行核準程序的，已經(jīng)核準。

④相應的資金或資金來源已核實，有招標所需的設計圖紙和技術資料。

（2）招標的組織形式有自行招標和委托招標。

·自行招標：當業(yè)主有與工程項目規(guī)模及復雜程度相適應的工程技術、工程造價和工程管理人員，具備編寫招標文件和評標能力時，可以自行招標。

·委托招標：如果工程任務量大且復雜，或業(yè)主缺乏有經(jīng)驗、有技術的招標技術人員，或時間緊迫等，開發(fā)企業(yè)可以委托有相關資質(zhì)的專業(yè)機構來組織招標。

（3）招標方式有公開招標、邀請招標。

·公開招標：招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標，也稱為競爭性招標，即由招標人在報刊、電子網(wǎng)絡或其他媒體上刊登招標公告，吸引眾多企業(yè)單位參加投標競爭，招標人從中擇優(yōu)選擇中標單位（招標流程如圖4-4所示）。

·邀請招標：招標人以投標邀請的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蚱渌M織投標，也稱為有限競爭招標，即由招標人選擇若干供應商或承包商，向其發(fā)出投標邀請，由被邀請的供應商、承包商投標競爭，從中選定中標者。

圖4-4　公開招標工作流程

2.整合設施管理（integrated facility management，IFM）

隨著我國采購模式不斷完善，IFM采購模式開始在大型企業(yè)流行并迅速擴展開來，常見于大型商業(yè)空間或工業(yè)園區(qū)；簡單理解，就是業(yè)主從傳統(tǒng)的采購物業(yè)服務，擴展到采購以提高員工滿意度為結果導向的綜合服務，包括基礎的設備、安全、安保、清潔，以及其他圍繞滿意度衍生的所有服務。甲方以整體外包的形式，提出工作說明書（statement of work，SOW）、服務級別協(xié)議（service level agreement，SLA，是指提供服務的企業(yè)與客戶之間就服務的品質(zhì)、水準、性能等方面所達成的雙方共同認可的協(xié)議或契約）以及關鍵績效指標（key performance indicator，KPI），供應商提供系統(tǒng)解決方案并報價。

如表4-2所示，F(xiàn)M轉型為IFM成為趨勢，轉型過程中采購應抓住機會。

表4-2　IFM轉型的驅動因素