前言

為什么要學習數據庫知識？

當你在商場或超市結賬時，是否注意過收銀員面前顯示器上的軟件？收銀員利用這個軟件，結合掃描設備，就可以完成掃描商品、記錄銷售金額、扣減庫存、查看歷史記錄、退貨、換貨等操作，我們可以將這個軟件稱為“一個賣貨的軟件”，用專業一點兒的術語來說，這其實是一個典型的商品進銷存軟件。

你可能會想：商品進銷存軟件，如此高大上的名字，不是只有在企業中才用的嗎？它與我們的生活有什么關系？是的，商品進銷存軟件確實是企業中最常用的軟件之一，但其實我們的生活時時刻刻都離不開類似的軟件。

商品進銷存軟件本質上屬于數據記錄和處理軟件，在人工智能技術廣泛應用的今天，智能設備無時無刻不在記錄和處理著與你有關的數據，很多時候你甚至意識不到。

在數據庫無處不在、數據思維無處不在的今天，不主動了解一點數據庫知識，真的有點“OUT”了。特別是對于已經熟悉Excel的我們來說，學習點兒數據庫知識，不僅可以幫助我們深刻理解這個數字時代的世界，還可以提高我們的工作效率，從而構建全新的“數據觀”。

為什么要學習Access？

回到前面超市收銀臺的場景，利用Microsoft Office中的Access也能制作出具有類似功能的軟件，并且幾乎不用編寫代碼，即可讓Office用戶過把軟件設計的癮。

Access作為Microsoft Office組件之一，在眾多領域中發揮著作用：利用Access可以構建中小型企業的生產、計劃、庫存、銷售、人事管理、培訓等數據庫管理系統，可以開發大公司的“部門級”應用，等等。不僅如此，Access還是一款極具效力的個人工作效率提升工具，在很多Excel難以施展能力的場所，Access能輕松應對。

提到數據庫，有些人（特別是對數據庫一知半解的人）動不動就拿Oracle、SQL Server等大型數據庫系統說事兒。筆者在這里告訴大家，如果你想學習數據庫知識，Access絕對是一款優秀的入門工具，原因很簡單，Access具有易獲得性、易安裝性及普及性。Access作為一款易學、易用、功能靈活的小型桌面數據庫管理系統，其能力主要體現在以下兩方面。

1.簡單的操作，強大的功能

Access具有強大的可視化操作能力，這一點在所有的數據庫管理系統中是領先的。Access讓人印象尤其深刻的是其查詢、窗體、報表及宏的可視化設計方式，它讓用戶無須編寫代碼，就能開發數據庫應用程序。

由于本書的目標是使Excel用戶快速入門Access數據庫知識，因此很多地方會以Excel為Access的參照物進行對比。我們知道，同為Office組件之一的Excel具有靈活的數據處理和分析能力，然而其能力是有局限的。例如，對數據的規范化存儲與管理、表間的同步修改及刪除、無代碼應用程序的開發等功能，如果使用Excel實現，則會非常麻煩，甚至無能為力；如果使用Access實現，則可以以其內置功能輕松完成。

利用Access中強大的查詢功能，可以非常容易地進行各類統計分析操作，并且可以方便地組合多個相關的數據表，從而實現靈活的表間操作。此外，在處理數據的數量方面，與Excel相比，Access在分析處理幾十萬、上百萬行數據時，速度優勢相當明顯，能夠大幅提升工作效率。

在數據處理自動化方面，如果使用Excel，那么通常需要編寫復雜的VBA程序代碼來實現；如果使用Access，那么利用其自帶的“宏”功能，我們幾乎可以拋棄VBA，簡單地以拖曳鼠標的方式，就像拼七巧板一樣，將Access中的基礎操作按照自定義的順序排列起來，形成連續、定制化的業務邏輯，從而輕松實現數據業務的自動化操作，這樣不但顯著提升了數據庫應用程序的開發效率，還大大降低了用戶的學習難度。

2.使用Access可以開發軟件

對沒有接受過編程訓練的人來說，學習編程不亞于學習“火星文”，而Access改變了這一切，讓我們可以輕松開發出實用的數據庫應用程序。

使用Access可以開發各種數據庫應用程序，如生產管理、銷售管理、庫存管理等企業管理軟件。利用Access，我們可以輕松地建立數據之間的關系，在不編寫代碼的情況下模擬真實商業活動的業務邏輯，從而設計出功能完善的軟件界面。此外，我們可以通過Access的“報表”功能，設計出滿足用戶需求的各種格式的單據報表。通過對本書內容的學習，你會發現，Access作為一款開發數據庫應用程序的“傻瓜”軟件，即使是非計算機專業人員，也能快速掌握。

Access軟件滿足了企業管理人員的需求，使其無須學習編程語言，就能開發出實現自己管理思想的軟件，并且使其能夠借助軟件來規范企業的業務規則，推行其管理理念。Access可以幫助非計算機專業的管理人員實現開發軟件的“夢想”，使其成長為懂管理、會編程的復合型人才。

很多管理人員有絕妙的想法和創意，他們也能夠很清晰地將這些想法和創意以圖文形式表達出來，但由于這些想法和創意需要一些計算機技能來實現，因此束手無策，或者不得不求助“永遠很忙”的信息技術（IT）部門的支援，以至于好的想法和創意長時間無法變為現實。如果他們能夠花一些時間，學習一些Access知識，自己編寫一個體現自己獨特管理思想的軟件，將這些想法和創意變成現實，豈不快哉！

Access和Excel對比，有什么優勢？

讀到這里，你可能會產生這樣的疑問：Access的功能如此強大，為什么用戶普及率遠遠不如Excel呢？筆者認為，造成這種現狀的主要原因有以下兩點。

1.“自由”軟件與“強規則”軟件

與Access對用戶的要求相比，Excel幾乎是一款“自由”軟件，Excel界面對用戶的操作行為幾乎沒有任何約束，用戶可以在Excel的單元格中輸入任何內容，包括文本、數字、日期等，甚至可以在Excel單元格中輸入幾千字的文章。

Access是一款“強規則”軟件，用戶在使用Access前，必須預先了解Access中必須遵守的一些“規則”。在Access數據表中，如果規定了在某一列中只能輸入日期，那么該列絕對不會接收其他類型的數據，如果強行輸入，那么Access會以報錯的方式拒絕接收。如果規定Access數據表中的某一列中不能有重復內容出現，那么在該列中不能輸入重復內容。

民間有句俗話，叫作“沒有規矩，不成方圓”，正是Access中的各種“規則”，避免了數據處理活動中各種“意外”的發生。要知道，在Excel中，由于用戶組織數據不規范，造成Excel報告難以理解、難以維護、難以擴展的例子比比皆是。因此，用“自律才能自由”這句話描述Access簡直再合適不過了。

2.當前的Access培訓存在問題

如果你恰巧在書店翻閱本書，那么，請你隨手翻閱幾本其他關于Access的書籍，你會發現，這些書籍基本遵循一個套路，那就是如何創建數據表、創建查詢、設計窗體和制作報表。

這個套路本身沒有錯誤，然而，大部分Access培訓資料只讓讀者知其然，而不知其所以然；只介紹Access的操作，卻不介紹這些操作背后隱藏的邏輯。按照這種教材學習，充其量只能成為Access的操作工，很難成為Access數據庫應用程序的設計者。

當前的Access培訓機構基本也存在同樣的問題，很多培訓師只是按照培訓資料上的操作步驟，告訴學員先進行什么操作，后進行什么操作，一個界面控件的排列介紹幾十分鐘，將Access的核心內容淹沒在瑣碎的操作細節中，讓學員感到茫然，難以抓住培訓的重點。

本書特點

本書會竭力避免當前Access書籍和培訓中普遍存在的問題，以案例教學的方式，通過一個簡單的小飯館數據庫管理軟件的開發案例，介紹如何規范Access數據、創建查詢和設計窗體，以及如何制作Access報表和宏。本書不僅會介紹Access的操作，而且會詳細介紹這些操作背后隱含的Access數據庫的相關知識，讓讀者不但知其然，還知其所以然。

Access作為一款流行的小型數據庫管理系統，與其他數據庫管理系統相比，具有易學、易用的特點，在很大程度上避免了對用戶的編程要求。但是有得必有失，Access為了保持其開發的靈活性，在開發過程中會涉及各種各樣的設置選項，介紹Access中全部選項的設置方法和設置效果是龐雜且無趣的。所以，本書以一個小飯館數據庫管理軟件為例，從頭到尾介紹整個軟件的設計過程。在設計過程中，我們只對案例中用到的設置選項進行詳細介紹，從而避免打斷思路、分散注意力，并且減輕學習負擔。

本書不是一本大而全的Access書籍，而是一本以案例為導向，幫助讀者快速了解Access功能、理解數據庫思維，指導讀者開發一個小型數據庫管理軟件的案例手冊。

因為本書假設讀者對Excel已經有了一定程度的了解或使用經驗，所以沒有像大部分Access書籍那樣，一開始就引入大量的數據庫專業術語，而是以讀者的Excel知識為基礎，逐步過渡到Access相關知識，讓讀者感覺自己不是在學習一門全新的技術，而是將已掌握的Excel技術“自然擴展”到Access技術，從而減輕讀者的學習負擔。

本書適合對Excel比較熟悉，并且想進一步利用Access技術提升個人能力的Microsoft Office技術愛好者，以及想進一步利用Access技術提高個人及本部門工作效率的職場人士閱讀。此外，對于已經讀過一些“Access操作手冊”，但對Access還沒有建立一個清晰邏輯的Access初學者，本書也非常適用。

最后，我們打個比方，如果說學習Excel是學習一項技能，那么學習Access是學習一項真正的技術。如果你已經掌握了Excel，那么，學習一些Access知識會幫助你建立全新的“數據觀”，讓你的數據分析和處理能力有質的飛越。

作者