3.2　Excel搞不定

到現在為止，我們通過對小飯館客戶訂單原始數據進行拆分、整理，已經能夠方便地對小飯館菜品的銷售數量和銷售金額按照各種分組標準進行分類匯總了。從此以后，如果小飯館的業務數據按照新的數據組織形式錄入和管理，也就是將小飯館新的業務數據錄入規范化后的相應Excel工作表中，就可以隨時使用Excel進行銷售數量和銷售金額的匯總和分析了。

但是，在前面提到的Excel方案中，還有一個重要的問題沒有解決，那就是，小張希望小飯館數據管理軟件能夠將食材（菜品原材料）的采購數據也能有效地管理起來，使小張能夠根據客戶“所訂菜品”的“份數”和“要求送達時間”準確地推算出以下數據。

· 原材料的采購數量。

· 原材料的需求時間。

如果這項管理功能能夠實現，小張就能夠對小飯館的各種原材料需求量進行精確的分析和預測，從而避免原材料采購不足造成的訂單延誤，以及原材料采購過度造成的浪費。無疑，這將是小飯館經營管理上的一個巨大提升。

然而，單純用Excel解決原材料采購問題也并非易事。也就是說，以Excel為工具，根據“所定菜品”的“份數”和每種菜品的“原材料清單”推算各種原材料的需求量，雖然不能說Excel不可以完成，但非常麻煩。

總而言之，Excel不是解決這類問題的合適工具，在Microsoft Office組件中，解決這類問題的最佳工具是Access。

Access是Microsoft公司出品的一款小型桌面數據庫管理系統，它可以方便地對數據進行存儲和可視化管理，并且在不編寫程序代碼的情況下開發數據庫應用程序。Access的這種不用編寫代碼就可以開發數據庫應用程序的特性，讓廣大管理崗位的非IT技術人員也能夠享受軟件設計的樂趣，輕松地將管理思想轉化成IT實現，這是Access數據庫廣受歡迎的原因之一。此外，Access是Microsoft Office的組件之一，其易獲得性也促使Access成為最適合小微型企業及大型企業部門級數據管理的工具之一。

如圖3-3所示，事實上，基于客戶所定菜品種類和數量推算出原材料需求量問題的實質是，將客戶訂單中的每一種菜品（“T2訂單詳情”表中的信息）對比原材料清單（“T4原料清單”表中的信息）進行物料清單分解，從而得出各種原材料的需求量。

以訂單編號為DD-00001的客戶訂單為例，該客戶訂單所定的菜品為“青椒雞蛋”和“米飯”各1份。

對照“T4原料清單”表可知，每份“青椒雞蛋”需要200克青椒和150克雞蛋，每份“米飯”需要150克米飯。這樣，我們就可以得到“表3訂單詳情按原料清單分解”表中粗線框中的內容（標記為B的部分）。

在圖3-3中，我們將“T2訂單詳情”表中粗線框中的內容（標記為A的部分），結合“T4原料清單”表中的原材料信息，組合生成“表3訂單詳情按原料清單分解”表中粗線框中的內容（標記為B的部分），這個過程稱為物料清單分解。使用Excel很難完成物料清單分解過程，而使用Access可以自動完成。

接下來，我們拋棄Excel方案，詳細講解如何采用Access方案對小飯館業務數據進行管理及分析。在第4章，我們將經過規范化處理的Excel數據遷移到Access中（這個遷移過程很輕松），并且根據小飯館的業務規則，建立數據表之間的邏輯關系，最終設計一個適合用戶操作的程序界面，使用Access設計一個小飯館數據庫管理軟件。