Step1 設計輸出想象圖

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首先大致做一個“暫定Excel表”

Step1 設計輸出想象圖

Step2 制作輸入→輸出設計圖

Step3 制作路線導航圖

Excel作業的第一步，是設計輸出想象圖。什么是輸出想象圖呢？就是后面圖1-6、圖1-7的樣子。填入哪些數字？最終呈現出來的表格將是個什么形式？我們要事先對這些進行一個想象，或者說先制作一個“暫定Excel表”。

為什么在正式開始制作Excel資料之前，要先設計輸出想象圖呢？因為這樣做有兩個好處：

（1）在作業過程中不會迷失方向，作業速度也能提升；

（2）團隊成員共享輸出想象圖，有了共同的目標，協作起來更加順暢，減少回頭來修改的情況。

您可以嘗試一下在沒有設計好輸出想象圖的情況下，就開始制作Excel資料。做著做著，您就會發現，“這個項目的數字該不該填入表中呢”“以往年度的數字，該追溯到幾年之前呢”，各種各樣的問題會不時跳出來干擾您的思路，弄得自己也不知該往哪個方向走。心煩意亂的情況下，計算也容易出錯，從而導致效率極其低下。所以，只有在開工之前扎扎實實地設計好輸出想象圖，然后按照想象圖的方向集中精力一鼓作氣，就可以很快把Excel資料做好。

＞＞＞ 制作Excel資料的過程中最大的浪費是“修改或重做”

事前必須設計輸出想象圖的另一個理由是，可以在開工之前讓全體團隊成員共享輸出想象圖，即統一思想，建立共同目標。我們可以通過讓相關人員預覽輸出想象圖，收集經營管理層、上司、部下、其他部門同事的各種訴求，然后在團隊中分享這些訴求，讓大家都知道該制作一份什么樣的Excel資料。

舉例來說，下面的圖1-6就是一份輸出想象圖。

制作好輸出想象圖后，我們把它交給經營管理層的領導審閱，他們提出“關于雜志廣告，想看到具體每種雜志所花費的廣告費”。

得到這個具體訴求之后，我們在正式制作Excel資料的時候，就可以把雜志廣告費的詳情呈現出來。

但是，如果沒有設計輸出想象圖，就無法事先分享給其他人，自然無法得到任何訴求和反饋。等正式Excel資料制作完成之后，再分享給其他人，那很可能收到各種各樣的反饋意見，比如“關于雜志廣告，我想了解得更細一點”。這個時候，我們就不得不對Excel資料進行修改甚至重做，這是拖慢工作速度的重要原因。正式資料完成之后，被要求加入新數據，我們還得以新數據為基礎重新進行計算，這樣多花費的時間，不亞于從頭做一份資料的時間。

我估計很多朋友都經歷過事先沒有經過良好溝通，也沒有設計好輸出想象圖，就開始做資料的體驗。當資料完成之后，又收到來自各方的修改請求，于是不得不花時間修改、重做。為了防止這種狀況的發生，事先一定要認真聽取各方意見，把輸出想象圖設計完美。

＞＞＞ 最初的想象圖，表格可以空著，也可以隨便填一些假想數字

設計制作輸出想象圖的時候，最重要的一點就是“大體差不多就行”，目的是迅速完成。

其實，只要設計好輸出想象圖的框架，即使不填入數字，也可以讓大家通過表格、圖表的結構了解這份Excel資料的重點。所以，像下一頁圖1-8那樣的空表格，或圖1-9那樣填入假想數字的表格，都是沒問題的。但有一點大家要注意，我雖然說可以填入“假想數字”，可這些數字也不能太離譜。如果填入的數字脫離現實太遠，容易引起讀者的誤會。我的意思是，在設計輸出想象圖的階段，沒有必要花時間尋找精確的數字，只要大體差不多就行。

在輸出想象圖中填入假想數字的時候，一定要注明“假想數字”，以免讀者將其當作真實數字。

舉個例子，假設我要制作一份銷售計劃的Excel資料，我先設計輸出想象圖，結構設計好了，我要填入假想數字。如果我忘記注明數字都是“假想數字”的話，當上司看到這份輸出想象圖時，就會產生疑惑：“2021年的銷售額達到了783百萬日元？這個數字是怎么算出來的？”結果，上司關注的焦點就會由整份計劃轉移到對數字來源的探究上。也就是說，因為我沒有注明“假想數字”，結果“成功”把上司的關注點帶偏。人有一個特性，就是看到數字時，就想追究一下這個數字的可靠性。為防止讀者在“假想數字”上花多余的精力，就要像圖1-9那樣，明確標注出“假想數字”。