第三節 數據的管理與分析

財務基礎數據做好后，要篩選得到對工作有幫助的信息，必須對現有數據進行處理和分析，常用方法有排序、篩選、分類匯總和數據透視表。

一、數據排序

對數據進行排序是數據分析不可缺少的組成部分，我們對數據進行排序后就可以快速直觀地顯示數據，更好地理解數據，組織并查找所需數據，最終幫助我們作出有效的分析決策。

EXCEL 2010的排序功能更強大，優化后的排序功能可以更好地滿足用戶需求，除了可以對文本，數據進行排序外，還可對時間、日期、單元格字體顏色、圖表、自定義序列等內容進行排序。

排序原則：

（1）如果按某一列進行排序，則在該列上完全相同的行將保持它們的原始次序。

（2）被隱藏起來的行不會被排序，除非它們是分級顯示的一部分。

（3）如果按多列進行排序，則主要列中有完全相同的記錄行會根據制定的第二列進行排序，如果第二列中有完全相同的記錄行時，則會根據制定的第三列進行排序。

（4）在排序列中有空白單元格的行會被放置在排序的數據清單的最后。

（5）排序選項中如包含選定的列、順序和方向等，則在最后列次后會被保存下來，直到修改它們或修改選定區域或列標記為止。

1．簡單排序

簡單排序是指排序的條件單一，工作表的數據是按照指定的某一種條件進行排列。

【例1-5】按佳園公司職工信息表中職工年齡的升序排列數據。

方法一：使用“升序”按鈕排序。

步驟1：對數據進行簡單升序排序。打開職工信息表，將光標定位于擬排序所在更任一單元格如F4單元格，單擊【數據】選項卡中【排序和篩選】組的【升序】按鈕。

步驟2：顯示排序后的效果，如圖1-41所示。

方法二：使用“排序”窗口進行排序。

步驟1：打開職工信息表，將光標定位于擬排序所在列任一單元格如F4單元格，單擊【數據】選項卡、【排序和篩選】組、【排序】按鈕。

步驟2：設置排序關鍵字。在打開的【排序】窗口中單擊【主要關鍵字】右側的下三角按鈕，在展開的下拉列表中打擊“出生日期”選項，如圖1-42所示。單擊【排序依據】下三角按鈕“數值”項【次序】下三角按鈕“升序”項并單擊【確定】，完成設置。

2．高級排序

高級排序就是按照多個關鍵字對數據進行排序。除了在彈出的“排序”窗口中要設置主要關鍵字外，還要通過編輯設置對每個關鍵字來實現對數據的排序。設置多個關鍵字排序的目的是為了設置排序的優先級。

【例1-6】將佳園公司職工信息表先按“出生日期”的升序排列，若出生日期相同（如1975/12/6），再按“入職日期”升序排序。

步驟1：打開“職工信息表”工作簿，將光標定位于擬排序所在列任一單元格如F4，依次單擊【數據】【排序和篩選】【排序】按鈕。

步驟2：設置排序主要關鍵字。在【排序】窗口中單擊【主要關鍵字】右側的下三角按鈕“出生日期”選項。

步驟3：設置添加條件。單擊【排序】窗口【添加條件】，顯示【次要關鍵字】排序條件，選擇排序主要關鍵字為“基礎工資”，排序依據“數值”，排序次序“升序”，如圖1-43所示。

3．自定義序列排序

EXCEL 2010還允許對數據進行自定義排序，即按照我們事先設置的自定義序列中的順序排序。

【例1-7】將佳園公司職工信息表按職工的文化程度大專、本科、碩士的次序排列數據。

步驟1：打開“職工信息表”工作簿，選取數據單元格任一單元格，單擊【數據】選項卡、【排序和篩選】組、【排序】按鈕。

步驟2：設置排序主要關鍵字。在【排序】窗口中單擊【主要關鍵字】右側的下三角按鈕“文化程度”選項。

步驟3：單擊【次序】下側的下三角按鈕，在展開的下拉列表中單擊【自定義序列】選項，如圖1-44所示。

步驟4：添加自定義序列。在彈出的【自定義序列】窗口的“輸入序列（E）:”下的文本中，按豎列輸入要排序的次序“大?！薄氨究啤薄按T士”、然后單擊【添加】，如圖1-45所示。

步驟5：選擇自定義序列。單擊【添加】按鈕后，序列將添加到左側【自定義序列】下的列表框里，選擇序列“大?！薄氨究啤薄按T士”，單擊【確定】按鈕后退出【自定義序列】窗口，單擊【確定】按鈕退出【排序】窗口。顯示排序后的效果如圖1-46所示。

二、數據篩選

使用篩選功能選擇數據，可以幫助我們快速而又方便地查找和使用所要的數據，篩選過后的數據顯示為只是滿足指定條件的數據，而那些無用的數據就會被隱藏起來。篩選數據之后，那些篩選產生的數據子集，就可以直接被我們用于分析和使用。

1．自動篩選

自動篩選可以用在快速篩選且篩選條件較少的數據時，一般情況下，我們在使用自動篩選時，篩選條件是單一的。

（1）單條件自動篩選。

【例1-8】篩選出佳園公司職工信息表中文化程度為本科的職工信息。

步驟1：定位于選擇數據表范圍內的任意單元格，單擊【數據】選項卡、【排序和篩選】組、【篩選】工具按鈕，如圖1-43所示。

步驟2：單擊“文化程度”字段右側的【篩選】按鈕下拉列表【全選】復選框，取消“√”標記【本科】復選框，打上“√”標記，單擊【確定】按鈕，如圖1-47所示。

在圖1-47中可以看出，對“文化程度”列的數據進行自動篩選后，右側的篩選按鈕發生了改變，因此，可以從篩選按鈕上看出對哪些列的數據進行了篩選，即對哪些列表設置了篩選條件。另外，從工作表行號上可以看出隱藏了哪些行。

（2）多條件自動篩選。

【例1-9】篩選出佳園公司職工信息表中文化程度為本科的女職工信息。

步驟1：在所示的表格中單擊“性別”字段后的【篩選】按鈕，選擇“女”，并單擊【確定】按鈕，如圖1-48所示。

步驟2：重復上面的步驟，單擊“文化程度”字段后的【篩選】按鈕，選擇“本科”。篩選結果如圖1-49所示。

2．自定義篩選

如果要設置一個條件范圍，篩選出符合或范圍內的數據行，則需要使用自定義篩選。自定義篩選數據比較靈活，可以進行比較復雜的篩選。

【例1-10】篩選出佳園公司職工信息表中70年代出生的職工信息。

步驟1：選中出生日期列標下所有數據區域（F2:F11），點擊【數據】選項卡下的【分列】，默認選項到第3步，將數據完全修改為“日期”“YMD”格式，如圖1-50所示。

步驟2：單擊選擇數據表格范圍內的任意單元格。

步驟3：在打開的【日期篩選】后選擇【自定義篩選（F）…】，如圖1-51所示。

步驟4：設置篩選條件。在打開的定義自定義篩選方式窗口中，選擇出生日期“在以下日期之后或與之相同”“1970/1/1”“在以下日期之前”“1980/1/1”，如圖1-52所示。點擊“確定”后，篩選結果如圖1-53所示。

3．取消篩選

對工作表進行篩選后，不符合條件的數據行就被隱藏。若需要查看被隱藏的數據行，就需要進行取消篩選操作。取消篩選時，對某一列數據進行了篩選操作，就需要對該列數據進行取消篩選操作。

【例1-11】取消篩選出20世紀70年代出生的職工信息。

單擊【數據】選項卡、【排序和篩選】組、【清除】按鈕，清除篩選結果；單擊【篩選】圖標按鈕，撤銷篩選功能。

三、數據透視分析

數據透視表（Pivot Table）是一種交互式的表格，可以對工作表數據的重新組合，它通過組合、計數、分類匯總、排序等方式從大量數據中提取總結性信息，用以制作各種分析報表和統計報表。數據透視表可以動態地改變它們的版面布置，以便按照不同方式分析數據，也可以重新安排行號、列標和頁字段。每一次改變版面布置時，數據透視表會立即按照新的布置重新計算數據。另外，如果原始數據發生更改，則可以更新數據透視表。

例如，可以水平或者垂直顯示字段值，然后計算每一行或列的合計；也可以將字段值作為行號或列標，在每個行列交匯處計算出各自的數量，然后計算小計和總計。再如，如果要按季度來分析每個雇員的銷售業績，可以將雇員名稱作為列標放在數據透視表的頂端，將季度名稱作為行號放在表的左側，然后對每一個雇員以季度計算銷售數量，放在每個行和列的交匯處。

1．創建數據透視表

EXCEL 2010提供了創建數據透視表的向導來進行操作與數據分析。

【例1-12】根據圖1-54所示的“全家百貨超市2015年各季度商品銷售情況表”創建數據透視表。

步驟1：選中需要匯總的數據單元格，含列標題。

步驟2：單擊【插入】選項卡、【數據透視表】下拉框選擇“數據透視表”，如圖1-55所示。

步驟3：此時，【選擇一個表或區域（S）】下的【表/區域（T）:】會自動出現需要匯總的數據單元格（含列標題），單擊選擇【新工作表（N）】選項，如圖1-56所示，單擊【確定】按鈕。

步驟4：在如圖1-57所示的【數據透視表字段列表】任務窗格中，將“銷售區域”和“類別”依次拖動至【行標簽】下的空白框中，將“季度”拖動值【列標簽】下的空白框中，再將“銷售額”拖動至【數值】下的空白框中。單擊【確定】按鈕，創建好的數據透視表如圖1-58所示。

2．數據透視圖

數據透視圖是數據透視表的圖表化，更能體現“透視”的效果。

【例1-13】根據圖1-54所示的“全家百貨超市2015年各季度商品銷售情況表”創建數據透視圖。

步驟1：選中需要匯總的數據單元格，含列標題。

步驟2：單擊【插入】選項卡、【數據透視表】下拉框選擇“數據透視圖”，如圖1-59所示。

步驟3:【選擇一個表或區域（S）】下的【表/區域（T）:】會自動出現需要匯總的數據單元格（含列標題），單擊選擇【新工作表（N）】選項，并單擊【確定】按鈕。

步驟4：此時出現【數據透視表字段列表】任務窗格，如圖1-60所示，在其中將“銷售區域”拖動至【行標簽】下的空白框中，將“季度”拖動值【列標簽】下的空白框中，再將“銷售額”拖動至【數值】下的空白框中，單擊【確定】按鈕，創建好的數據透視圖如圖1-61所示。

我們如果按“類別”細分銷售額，可以僅將“類別”拖拽至【行標簽】下的空白框中，結果如圖1-62所示。

3．數據透視的編輯

數據透視表的編輯包括對報表字段的設置和對整個報表的布局格式的設置。最基本的就是通過【數據透視表字段列表】窗格對報表字段進行設置。

（1）添加字段。

在數據透視表創建完成后，我們就需要添加數據透視表的字段。添加字段的方法有三種。例如，將“銷售區域”字段添加到“報表篩選”空白框中?？梢栽凇緮祿敢暠碜侄瘟斜怼看案裰杏覔粢砑拥淖侄巍颁N售區間”，在彈出的快捷選項卡中單擊【添加到報表篩選】命令。

（2）設置字段。

【例1-14】將圖1-58中所有數值型數據改為貨幣型顯示。

步驟1：選擇要設置的數據。按住鼠標左鍵拖動選中所有數值型數據區域B6:E14。

步驟2：打開【單元格格式】窗口，點擊鼠標右鍵彈出快捷選項卡【設置單元格格式（F）…】，打開【設置單元格格式】窗口，如圖1-63所示。

步驟3：選擇【設置單元格格式】【數字】【貨幣】項，小數位修改為“2”位，選擇貨幣符號“－Y”，如圖1-64所示，單擊【確定】。

（3）篩選字段。

數據透視表中的報表篩選字段、列標簽字段和行標簽字段，我們可以很方便地篩選出符合要求的數據，同時快速地查閱數據內容。

篩選報表字段值：單擊【銷售區域全部】右側的下拉三角按鈕，選擇“日用品區”項，如圖1-65所示，單擊【確定】，完成對其他銷售區間的隱蔽。

篩選行標簽字段值：單擊【行標簽】右側的下拉三角按鈕，在展開的下拉列表中單擊“全選”和“第4季度”項，如圖1-66所示，單擊【確定】，完成對其他季度的隱蔽。

（4）更改匯總方式。

在數據透視表中，EXCEL提供了多種匯總方式，包括求和、計數、平均值、最大值、最小值、乘積、數值計數等，用戶可以根據需要選擇不同的匯總方式來進行匯總。

例如，將數據透視表中的銷售額的匯總方式改為平均值。

步驟1：單擊要改變匯總方式的數據透視表中的任一單元格。

步驟2：選擇平均值匯總方式。在數據透視表【選項】【字段設置】中，打開【值字段設置】窗口，選擇【值字段設置】窗口中【匯總方式】選項卡中的“平均值”，如圖1-67所示。

步驟3：設置匯總字段的數字格式。單擊【值字段設置】窗口中的【數字格式（N）】按鈕，打開【設置單元格格式】窗口，選擇【數值】項，并保留2位小數并單擊【確定】，回到【值字段設置】窗口。

步驟4：完成平均值設置。單擊【值字段設置】窗口和【確定】按鈕。

3．格式化數據透視表

數據透視表建立完成后，為了使數據透視表更加美觀，我們還可以對它的格式進行設置。在設置其格式時，最簡單、快速的方法是使用數據透視表樣式。

設置數據透視表格式的實施步驟如下：

選定數據透視表格范圍內的任意一個單元格，然后單擊【設計】選項卡下的【數據透視表樣式】、【其他】工具按鈕和【數據透視表樣式中等深淺9】，如圖1-68所示。當然，我們也可以自動套用“數據透視表樣式中等深淺9”的數據透視表效果圖。

4．刪除數據透視表

如果要刪除數據透視表，先將光標定位于數據透視表，在【選項】選項卡上的【操作】組中，單擊“選定”，然后單擊“整個數據透視表”，再按鍵盤中的Delete鍵。