3.2　會計賬簿的設置與登記

3.2.1　會計賬簿的基本內容

會計賬簿的格式多種多樣，但其基本構成包括封面、扉頁和賬頁三個部分：

（1）封面

注明會計賬簿的名稱，如現金日記賬、銀行存款日記賬、明細分類賬、總分類賬。

（2）扉頁

主要填列會計賬簿的使用信息：做賬單位的名稱、賬簿啟用日期及截止日期、賬戶目錄、頁次、經管人員一覽表、做賬人員及會計主管簽章等。

（3）賬頁

會計賬簿的主體，由若干賬頁組成，每一賬頁主要包括：賬戶名稱（會計科目）、登賬日期欄、做賬憑證的種類和編號欄、摘要欄、借貸方金額和余額欄等。

不同種類的會計賬簿所記錄經濟業務的內容、結構、格式、登記方法不同，本節主要介紹序時賬簿及分類賬簿的結構和登記方法。

3.2.2　會計賬簿設置的原則

任何單位都應當根據本單位經濟業務的特點和經營管理的需要設置一定數量的賬簿。一般來說，設置賬簿應當遵循以下原則：

（1）符合國家統一會計制度的規定。

（2）必須滿足企業經營規模和管理的需要，全面、系統、完整地反映和監督經濟活動及財務狀況。

（3）賬簿的設置要適應不同賬務處理程序的需要，便于賬簿的登記、審核和保管，要能為編制會計報表及時提供數據資料。

（4）賬簿的設置既要有利于會計分工，加強崗位責任制，又要結合實際情況，力求簡便、實用和靈活，節約人力、財力、物力，提高會計工作效率。

3.2.3　序時賬簿的設置與登記

1.普通日記賬

普通日記賬是用來序時地反映和逐筆記錄全部經濟業務的日記賬。普通日記賬也稱分錄簿，它由會計人員按照每天發生的經濟業務的先后順序，確定應借應貸的會計科目，編制會計分錄，逐筆記入普通日記賬的相應欄目，作為記入分類賬的依據。其格式和內容如表3-1所示。

表3-1　普通日記賬

普通日記賬的功能和作用只是把反映繁雜經濟業務的每一張做賬憑證的內容集中在一起，可以全面了解一個時期企業經濟業務的全貌。但普通日記賬不便于分工記錄，也不能把各種經濟業務進行分類反映，且根據普通日記賬逐筆登記總賬的工作量很大。所以，許多單位并不設置這種普通日記賬，而是直接根據做賬憑證登記分類賬，以減少重復工作。

2.特種日記賬

特種日記賬是將大量重復發生的同類經濟業務，集中在一本日記賬中進行登記的賬簿。最常見的特種日記賬是現金日記賬和銀行存款日記賬，其賬頁格式又分為三欄式和多欄式。由于三欄式日記賬最為常見，在此我們僅對三欄式日記賬進行介紹。

現金日記賬是出納人員根據現金收款憑證、現金付款憑證和銀行付款憑證款（記錄從銀行提取現金業務），按經濟業務發生時間的先后順序進行登記的賬簿。

銀行存款日記賬是出納人員根據銀行收款憑證、銀行付款憑證和現金付款憑證款（記錄現金存入銀行的業務），按經濟業務發生時間的先后順序進行登記的賬簿。

三欄式日記賬是指賬頁的金額欄設借、貸、余三欄，用來逐日逐筆登記現金或銀行存款的增減變動情況的序時賬。其格式及內容如表3-2、表3-3所示。

表3-2　現金日記賬

表3-3　銀行存款日記賬

以下是三欄式日記賬的主要欄目及其填寫方法：

日期欄：登記做賬憑證的日期，應與現金或銀行存款實際收付日期一致。

憑證欄：登記入賬的收付款憑證的種類和編號。

摘要欄：簡要說明登記入賬的經濟業務的內容。

現金支票號數和轉賬支票號數欄：如果所記錄的經濟業務是以支票付款結算的，應填寫相應的支票號數，以便與銀行對賬。

對方科目欄：登記現金或銀行存款收入的來源科目、支出的用途科目。

借方、貸方、余額欄：現金日記賬與銀行存款日記賬是由出納員根據審核無誤的收、付款憑證（現金日記賬根據現金收、付款憑證和與現金有關的銀行存款付款憑證登記；銀行存款日記賬根據銀行存款收、付款憑證和與銀行存款有關的現金付款憑證登記）逐日逐筆登記。每日的現金或銀行存款收付業務登記完畢后，應當各自結算出當日收入、支出合計數，并結出余額，做到“日清”。每月末同樣計算現金和銀行存款各自的收入、支出合計數，并結出余額，通常稱作“月結”。

現金日記賬的每日結存余額，應與庫存現金的實有數核對相符；銀行存款日記賬的每日結存余額，應定期與銀行對賬單核對相符，每月至少要核對一次，并通過編制銀行存款余額調節表檢查銀行存款記錄的正確性。如果一個單位按規定在銀行開設了不同銀行存款賬戶，則應分別設置銀行存款日記賬。現金日記賬和銀行存款日記賬還應定期與會計人員登記的現金總賬和銀行存款總賬核對相符。

3.2.4　分類賬簿的設置與登記

1.總分類賬簿

總分類賬簿簡稱總賬。它是按照會計制度中規定的一級會計科目開設的，分類匯總反映各種資產、負債和所有者權益以及費用、成本和收入總括情況的賬簿。總分類賬在全面、總括地反映全部經濟業務的同時，又能為編制會計報表提供依據，因而，任何會計主體都要設置總分類賬。

總分類賬簿一般都采用訂本賬，在一本或幾本賬簿中將全部總分類賬戶按會計科目的編號順序分設，因此對每個賬戶應事先按業務量的大小預留若干賬頁。

總賬一般只進行貨幣量度的核算，因此總分類賬多使用三欄式，在賬頁中設置借方、貸方和余額三個金額欄，其格式及內容如表3-4所示。

表3-4　總分類賬樣式

總分類賬中的對應科目欄，可以設置也可以不設置。“借或貸”欄是指賬戶的余額是在借方還是在貸方。

由于采用的賬務處理程序不同，總分類賬的登記方法和登記程序也不一樣。它可以直接根據做賬憑證，按經濟業務發生的時間順序逐筆登記；也可以根據科目匯總表登記；還可以根據匯總做賬憑證按期或分次匯總登記。具體登記方法參見第4章。

2.明細分類賬簿

明細分類賬簡稱明細賬。它是根據經營管理的實際需要，按照某些一級會計科目所屬的二級科目或明細科目，分類、連續地記錄和反映有關資產、負債和所有者權益以及收入、費用和成本的增減變動等詳細情況的賬簿。

設置和運用明細分類賬，能夠詳細地反映資金循環和收支的具體情況，有利于加強資金的管理和使用，并可為編制會計報表提供必要的資料。所以各會計主體在設置總分類賬的基礎上，還要根據經營管理的需要，設置若干必要的明細分類賬，以形成既能提供經濟活動的總括情況，又能提供具體詳細情況的賬簿體系。

明細分類賬簿的通用格式有三種：三欄式明細分類賬、多欄式明細分類賬和數量金額式明細分類賬。

（1）三欄式明細分類賬

三欄式明細分類賬的賬頁格式與三欄式總分類賬相同，只設置借方、貸方和余額三個金額欄。它主要適用于只要求提供價值指標的賬戶，如預收賬款、應收賬款、長期股權投資、應付賬款、實收資本等科目的明細核算。其賬頁格式及內容如表3-5所示。

表3-5　應收賬款明細賬

（2）數量金額式明細賬

數量金額式明細賬的賬頁格式是在收入、發出、結存三欄下，再分別設數量、單價和金額欄。它主要適用于既要提供價值指標，又要提供數量指標的賬戶，如原材料、庫存商品等賬戶的明細分類賬。

（3）多欄式明細分類賬

多欄式明細分類賬是根據經營管理的需要和經濟業務的特點，在一張賬頁的借方欄或貸方欄下設置若干專欄，集中記錄某一總賬科目所屬的各明細科目的內容。它主要適用于損益類等經濟業務的明細核算，如生產成本、主營業務成本、銷售費用、管理費用、營業外支出、主營業務收入、營業外收入等賬戶的明細分類賬。

此外，為了適應固定資產、低值易耗品等明細核算的特殊要求，其明細分類核算的格式一般采用卡片式，具體格式可以自行設計。

明細分類賬的登記，應根據會計主體業務量的大小、業務性質及管理要求選擇不同的登記方法，可以直接根據原始憑證或原始憑證匯總表、做賬憑證逐日逐筆登記或定期匯總登記。在月末將總分類賬的余額與其所屬的明細分類賬的余額之和核對相符。有些會計科目，如經濟業務內容單純、發生次數較少，可以不設明細賬。

3.總分類賬與明細分類賬的平行登記

總分類賬與明細分類賬的平行登記是對所發生的經濟業務，都要以會計憑證為依據，一方面在有關的總分類賬中進行登記，另一方面同時在該總分類賬所屬的各有關明細分類賬中登記。平行登記既可以滿足管理上對總括會計信息和詳細會計信息的需求，又可以檢驗賬戶的完整性和正確性。采用平行登記的規則，應注意以下幾點：

所謂平行登記是指對所發生的每項經濟業務，都要以會計憑證為依據，一方面記入有關總分類賬戶，另一方面記入有關總分類賬戶所屬明細分類賬戶的方法。平行登記既可以滿足管理上對總括會計信息和詳細會計信息的需求，又可以檢驗賬戶記錄的完整性和正確性。其要點主要包括以下四個方面：

（1）依據相同

對發生的經濟業務，都要以相關的會計憑證為依據，既登記有關總分類賬戶，又登記其所屬明細分類賬戶。

（2）方向相同

將經濟業務記入總分類賬和明細分類賬時，做賬方向必須相同。即總分類賬戶記入借方，明細分類賬戶也記入借方；總分類賬戶記入貸方，明細分類賬戶也記入貸方。

（3）期間相同

對每項經濟業務在記入總分類賬戶和明細分類賬戶過程中，可以有先有后，但必須在同一會計期間全部登記入賬。這里的“同一期間”是指同屬一個會計期間的賬戶，并不是指同一時點登賬。因為明細賬一般是根據做賬憑證及其所附的原始憑證于平時登記，而總賬因選擇的賬務處理程序不同，可能在平時登記，也可能定期登記，但登記總賬與登記明細賬必須在同一會計期間內完成。

（4）金額相等

記入總分類賬戶的金額，應與記入其所屬明細分類賬戶的金額合計相等。這里包含以下含義：總分類賬戶本期發生額與其所屬明細分類賬戶本期發生額之合計相等；總分類賬戶期末余額與其所屬明細分類賬戶期末余額之合計相等。