2.3　做賬憑證的填制和審核

2.3.1　做賬憑證包括哪些種類

做賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容加以歸類，確定應(yīng)借應(yīng)貸科目和金額而填制的，可以直接作為登記賬簿依據(jù)的會計憑證。從不同的角度，做賬憑證可以分成不同的種類：

1.按照做賬憑證的使用范圍不同，分為專用做賬憑證和通用做賬憑證

（1）專用做賬憑證

專用做賬憑證是指專門記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的做賬憑證。專用做賬憑證按其所反映的內(nèi)容不同，又可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。專用做賬憑證一般適用于企業(yè)規(guī)模較大、經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)量及收付款業(yè)務(wù)較多的單位。

收款憑證是用來記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的做賬憑證，它是根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的原始憑證填制的。收款憑證還可以分為現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證兩種。收款憑證左上角的借方科目固定為“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，其對應(yīng)科目填寫在貸方科目欄中，格式如表2-7所示。

表2-7　收款憑證

付款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的做賬憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的原始憑證填制的。付款憑證也可以分為現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證兩種。付款憑證左上角的貸方科目也固定為“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，其對應(yīng)科目填寫在借方科目欄中，格式如表2-8所示。

表2-8　付款憑證

轉(zhuǎn)賬憑證是用來記錄不涉及現(xiàn)金和銀行存款收付業(yè)務(wù)的做賬憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金和銀行存款收付業(yè)務(wù)以外的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填制的。格式如表2-9所示。

表2-9　轉(zhuǎn)賬憑證

（2）通用做賬憑證

通用做賬憑證是指使用統(tǒng)一的格式記錄所有發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的做賬憑證。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)比較簡單、經(jīng)營規(guī)模較小的單位，為了簡化會計憑證，不再劃分收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，一般使用通用做賬憑證記錄所發(fā)生的各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)。通用做賬憑證的格式與轉(zhuǎn)賬憑證基本相同，只是憑證的名稱不一樣。通用做賬憑證的格式如表2-10所示。

表2-10（通用）做賬憑證

2.按照做賬憑證的填制方法不同，分為復(fù)式做賬憑證、單式做賬憑證和匯總做賬憑證

除以上的分類方法之外，還可以按照做賬憑證的填制方法不同，將做賬憑證劃分為復(fù)式做賬憑證、單式做賬憑證和匯總做賬憑證。

（1）復(fù)式做賬憑證

將一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的各有關(guān)會計科目都集中在一起填制的憑證。復(fù)式做賬憑證能夠集中反映賬戶之間的對應(yīng)關(guān)系，便于了解有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全貌，還可以減少憑證的數(shù)量，但不便于匯總每一會計科目的發(fā)生額和進行分工做賬。

（2）單式做賬憑證

按一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的各個會計科目分別填制的憑證。由于一張憑證只填列一個會計科目，因此使用單式做賬憑證便于匯總每個會計科目的發(fā)生額和進行分工做賬，但填制工作量大，在一張憑證上反映不出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全貌，不便于查賬。

（3）匯總做賬憑證

將許多同類做賬憑證逐日或定期（3天、5天、10天等）加以匯總后填制的憑證。如將收款憑證、付款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證按一定的時間間隔分別匯總，編制匯總收款憑證、匯總付款憑證或匯總轉(zhuǎn)賬憑證；又如，將一段時間的做賬憑證按相同會計科目的借方和貸方分別匯總，編制做賬憑證匯總表，等等。

2.3.2　做賬憑證的基本內(nèi)容

從不同來源取得的原始憑證種類繁多、格式不一，無法系統(tǒng)地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，也難以直接作為登記賬簿的依據(jù)。因此，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的類別、內(nèi)容將原始憑證加以歸類整理，填制具有統(tǒng)一格式的做賬憑證，并將相關(guān)的原始憑證附在后面，既有利于原始憑證的歸類保管，又簡化了做賬工作，從而提高會計工作的質(zhì)量。

做賬憑證的主要作用是對原始憑證進行分類、整理，按照復(fù)式做賬的要求，編制會計分錄，并據(jù)以登記賬簿。做賬憑證的基本內(nèi)容就是會計分錄，在會計實務(wù)中，會計分錄是通過填制做賬憑證來完成的。

作為登記會計賬簿直接依據(jù)的做賬憑證，因各單位規(guī)模大小不同，其反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容以及對賬務(wù)處理的要求也不同，做賬憑證多種多樣。但各種做賬憑證都必須保證賬務(wù)處理的基本要求，必須具備以下基本內(nèi)容（憑證要素）：

（1）填制單位的名稱。

（2）做賬憑證的名稱。

（3）做賬憑證填制的日期及編號。

（4）經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。

（5）經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及的會計科目的名稱以及應(yīng)借應(yīng)貸的金額，包括一級科目和明細(xì)科目。

（6）做賬備注，即用“√”表示已過賬。

（7）所附原始憑證的張數(shù)。

（8）有關(guān)主管和經(jīng)辦人員的簽章。

2.3.3　做賬憑證的填制

為了保證做賬憑證能夠真實、正確、完整地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)，其填制必須符合以下要求：

（1）填制做賬憑證時，必須以審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證為依據(jù)

做賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制，還可以根據(jù)原始憑證匯總表填制，但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張做賬憑證上。除結(jié)賬和更正錯誤的做賬憑證可以不附原始憑證外，其他做賬憑證必須附有原始憑證，并在做賬憑證上注明原始憑證的張數(shù)。如果根據(jù)一張原始憑證編制兩張或兩張以上的做賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的做賬憑證后面，并在其他做賬憑證上注明附有該原始憑證的做賬憑證的編號或者附有原始憑證復(fù)印件。

（2）做賬憑證在一個月內(nèi)必須連續(xù)編號，以便核查

編號要規(guī)范，根據(jù)不同的做賬憑證采用相應(yīng)的編號方法：如果使用通用做賬憑證格式，應(yīng)采用順序編號；如果使用專用做賬憑證格式，則采用“字號編號法”，即按憑證類別順序編號，如收款憑證應(yīng)用“現(xiàn)收字第××號”“銀收字第××號”，付款憑證應(yīng)用“現(xiàn)付字第××號”“銀付字第××號”，轉(zhuǎn)賬憑證應(yīng)用“轉(zhuǎn)字第××號”。如果一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上的做賬憑證時，做賬憑證的編號采用“分?jǐn)?shù)編號法”連續(xù)編號。

（3）做賬憑證的摘要欄是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簡要說明

摘要反映了各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的核心內(nèi)容，是做賬憑證必不可少的項目，填寫時應(yīng)抓住經(jīng)濟業(yè)務(wù)的要點，文字說明須簡明、確切。

（4）做賬憑證必須正確填寫會計分錄

必須按照會計制度統(tǒng)一規(guī)定使用會計科目，賬戶的對應(yīng)關(guān)系必須清楚正確，一級、二級科目或明細(xì)科目要填寫齊全；金額的登記方向和數(shù)字必須正確且符合書寫規(guī)范，角分位不留空白，多余的金額欄應(yīng)劃斜線注銷，合計金額第一位前要填寫貨幣符號。

（5）做賬憑證的項目要填寫齊全，手續(xù)要完備，做到責(zé)任明確

在做賬憑證上，應(yīng)將各項目欄的內(nèi)容填列齊全。憑證填寫完畢后，應(yīng)進行復(fù)核和檢查，并由兩名以上的有關(guān)人員簽名蓋章，明確責(zé)任。出納人員根據(jù)收款憑證收款或根據(jù)付款憑證付款時，要在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以免重收重付，防止差錯。

（6）涉及現(xiàn)金與銀行存款劃轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的，按規(guī)定只填制付款憑證

在采用專用做賬憑證的情況下，凡涉及現(xiàn)金和銀行存款的收款業(yè)務(wù)，填制收款憑證；凡涉及現(xiàn)金和銀行存款的付款業(yè)務(wù)，填制付款憑證。而涉及現(xiàn)金與銀行存款劃轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的，按規(guī)定只填制付款憑證，以免重復(fù)做賬。如將現(xiàn)金存入銀行，同時涉及銀行存款的增加和現(xiàn)金的減少，但只填制現(xiàn)金付款憑證，而不填制銀行存款收款憑證；從銀行提取現(xiàn)金，同時涉及現(xiàn)金的增加和銀行存款的減少，但只填制銀行存款付款憑證，而不填制現(xiàn)金收款憑證。

2.3.4　做賬憑證的審核

正確編制做賬憑證是賬務(wù)處理工作的一個重要環(huán)節(jié)，特別是收付款憑證是出納人員收付款項的依據(jù)。因此，為了保證會計信息的質(zhì)量，除編制做賬憑證的人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、加強自審?fù)猓敃块T還應(yīng)建立相互復(fù)核和專人審核的制度。其審核的主要內(nèi)容包括：

（1）做賬憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實，是否附有經(jīng)過審核了的原始憑證

對做賬憑證的審核，也就是對原始憑證的復(fù)核，所以做賬憑證必須附有原始憑證，且做賬憑證所記錄的內(nèi)容與所附原始憑證反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容必須相符。

（2）做賬憑證的會計分錄編制是否符合要求

做賬憑證的應(yīng)借應(yīng)貸會計科目必須正確，賬戶對應(yīng)關(guān)系必須清晰，金額計算要準(zhǔn)確無誤，記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容必須合理合法。

（3）做賬憑證的摘要填寫是否清楚，項目填寫是否齊全，有關(guān)人員是否簽名蓋章

做賬憑證的摘要既要反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，又要簡明扼要，清楚易懂。做賬憑證的有關(guān)項目要填寫齊全，包括日期、憑證編號、二級和明細(xì)會計科目、附件張數(shù)以及有關(guān)人員簽章等。

（4）審核中如發(fā)現(xiàn)做賬憑證填制有差錯，應(yīng)查明原因重新填制或用正確的方法予以更正

如果在填制做賬憑證時發(fā)生錯誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。如果已經(jīng)登記入賬的做賬憑證，發(fā)現(xiàn)其會計科目填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的做賬憑證，在摘要欄注明“注銷××月××日××號憑證”，同時再用藍(lán)字重新填制一張正確的做賬憑證，注明“訂正××月××日××號憑證”。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以用正確數(shù)字與錯誤數(shù)字的差額，另編制一張調(diào)整的做賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字、調(diào)減金額用紅字。只有經(jīng)過審核無誤的做賬憑證，才能作為登記賬簿的依據(jù)。