（一）制訂采購(gòu)計(jì)劃

在采購(gòu)開始之前，公司需要制訂采購(gòu)計(jì)劃，內(nèi)容主要包括所需采購(gòu)的原材料品種、可供選擇的供應(yīng)商名錄、計(jì)劃采購(gòu)量和主要價(jià)格區(qū)間。采購(gòu)計(jì)劃可結(jié)合公司所處行業(yè)的慣例和需求，按照年計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃等頻率來制訂。

在明確原材料品種、計(jì)劃采購(gòu)量和價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)后，對(duì)供應(yīng)商的選擇十分重要。此時(shí)，不僅要考察供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、資金實(shí)力、誠(chéng)信度等，還要考慮供貨節(jié)奏、付款安排、稅票開具等。采購(gòu)環(huán)節(jié)貨物、發(fā)票、錢的流轉(zhuǎn)如圖1-4所示。

圖1-4　采購(gòu)環(huán)節(jié)貨物、發(fā)票、錢的流轉(zhuǎn)

供貨節(jié)奏直接關(guān)系著公司對(duì)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的安排。一次性供貨過多，會(huì)引起原材料庫存積壓，不僅需要花費(fèi)保管費(fèi)用，還可能出現(xiàn)原材料過期、變質(zhì)或遭受損失等；供貨太少，不能滿足生產(chǎn)需求，可能導(dǎo)致生產(chǎn)暫停進(jìn)而影響銷售端，對(duì)公司聲譽(yù)和形象造成影響。因此，需結(jié)合生產(chǎn)和銷售需求來安排供貨節(jié)奏。通常需要結(jié)合月生產(chǎn)量、原材料需求量、季節(jié)波動(dòng)和價(jià)格趨勢(shì)，來安排公司的供貨節(jié)奏。

付款安排則影響公司內(nèi)部的資金安排。通常，付款主要取決于公司與供應(yīng)商之間的地位和話語權(quán)。對(duì)于強(qiáng)勢(shì)的供應(yīng)商、稀有的原材料，供應(yīng)商會(huì)要求采購(gòu)方先支付一定金額的貨款，之后才發(fā)貨，例如貴州茅臺(tái)的經(jīng)銷商向其采購(gòu)酒類產(chǎn)品，都需要預(yù)先支付一定貨款。相反，若是強(qiáng)勢(shì)的采購(gòu)方和弱勢(shì)的供應(yīng)商這樣的組合，采購(gòu)方通常會(huì)要求供應(yīng)商先發(fā)貨并給予一定賬期，到期之后才付款。付款安排不僅對(duì)公司內(nèi)部資金有所要求，也會(huì)在財(cái)務(wù)報(bào)告中有不同的反映：采購(gòu)時(shí)先款后貨，則記錄為預(yù)付賬款；先貨后款，則記錄為應(yīng)付賬款。

發(fā)票本身只是一個(gè)財(cái)務(wù)問題，卻是公司在選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)考慮的重要因素。供應(yīng)商開具發(fā)票的稅目是否符合采購(gòu)方的需求，稅率的選擇，是專票還是普票等，都將影響采購(gòu)方的成本，是采購(gòu)方選擇供應(yīng)商時(shí)的必要考慮因素。因此，很多公司在制訂采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，都會(huì)邀請(qǐng)財(cái)務(wù)人員發(fā)表專業(yè)意見，而供應(yīng)商開具的發(fā)票便是財(cái)務(wù)人員需考慮的要素。