2.1 核心知識

使用Excel 2016制作辦公用品管理電子表格將涉及工作簿、工作表、單元格、數據的輸入與計算等各種基本操作，下面首先梳理一遍相關的核心內容，以便制作時更加得心應手。

2.1.1 認識Excel 2016的操作界面

由于Excel與Word同屬Office辦公軟件，因此Excel 2016操作界面中的標題欄、功能選項卡、功能區、狀態欄等部分與Word 2016的作用和使用方法是大致相同的，這里重點介紹Excel 2016獨有的組成部分，即編輯欄和工作表編輯區，如圖2-1所示。

1. 編輯欄

編輯欄的作用為顯示和編輯當前活動單元格中的數據或公式。其組成部分包括名稱框、“取消”按鈕、“輸入”按鈕、“插入函數”按鈕和編輯框，如圖2-2所示。

• 名稱框：名稱框用于顯示當前所選單元格的地址或函數名稱。
• “取消”按鈕：單擊“取消”按鈕可取消當前輸入的內容。
• “輸入”按鈕：單擊“輸入”按鈕可確認當前輸入的內容。
• “插入函數”按鈕：單擊“插入函數”按鈕可打開“插入函數”對話框，以便在其中選擇需要應用的函數。
• 編輯框：編輯框可顯示當前單元格中的內容，也可在其中輸入和修改所選單元格中的數據。

2. 工作表編輯區

工作表編輯區是Excel 2016編輯數據的主要場所，它包括列標、行號、單元格和工作表標簽4個對象，如圖2-3所示。

• 列標：用A、B、C等大寫英文字母標識，單擊列標可選擇該列單元格，拖曳列標與列標之間的分隔線可調整列寬。
• 行號：用1、2、3等阿拉伯數字標識，單擊行號可選擇該行單元格，拖曳行號與行號之間的分隔線可調整行高。
• 單元格：Excel最基本的數據存儲單元。單個單元格的地址可表示為“列標+行號”，如位于第A列第1行的單元格可用A1單元格來表示；多個連續的單元格地址可表示為“左上角單元格地址：右下角單元格地址”，如A1:C6單元格區域。
• 工作表標簽：顯示工作表的名稱，新建空白工作簿會默認包含一個名為“Sheet1”的空白工作表。

2.1.2 工作表操作

工作表是Excel存儲和管理單元格的對象，熟練掌握工作表的操作就能更好地完成表格的制作與編輯工作。下面重點介紹工作表的插入、重命名、刪除、選擇、移動以及復制等基本操作。

1. 插入工作表

若需要在工作簿中使用多張工作表，則可通過以下3種常用的方法手動進行插入操作。

• 通過按鈕插入：單擊工作表標簽右側的“新工作表”按鈕，此時Excel會在當前工作表右側插入一張空白的工作表。
• 通過快捷鍵插入：按【Shift+F11】組合鍵可在當前工作表左側插入一張空白的工作表。
• 通過鼠標右鍵插入：在工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”選項，此時將打開“插入”對話框，在其中可以選擇插入空白或帶有相應模板的工作表。

2. 重命名工作表

重命名工作表對工作表的管理有利，特別是工作簿中包含多張工作表時，重命名工作表就顯得更有必要。其方法為：在需要重命名的工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”選項，輸入需要的名稱后按【Enter】鍵即可。

3. 刪除工作表

對無用的工作表，可及時將其從工作簿中刪除，其方法為：在需刪除的工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”選項，如果該工作表中有數據，則Excel會打開提示對話框，詢問是否刪除，單擊按鈕即可刪除該工作表。

4. 選擇工作表

當工作簿中存在多張工作表時，可利用以下4種方法選擇工作表。

• 選擇單張工作表：單擊相應的工作表標簽。
• 選擇多張工作表：選擇第1張工作表后按住【Ctrl】鍵不放，繼續單擊其他工作表標簽。
• 選擇連續的工作表：選擇第1張工作表后按住【Shift】鍵不放，繼續單擊任意一張工作表標簽，可同時選擇這兩個工作表及其之間的所有工作表。
• 選擇所有工作表：在任意工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”選項。

5. 移動或復制工作表

移動或復制工作表可以極大地提高工作表制作效率，其方法為：在工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“移動或復制”選項，打開“移動或復制工作表”對話框，在“工作簿”下拉列表中選擇當前打開的任意一個目標工作簿，在下方的列表中選擇工作表移動或復制后的目標位置，選中“建立副本”復選框表示執行復制操作，取消選中該復選框則表示執行移動操作，確認后單擊按鈕即可，如圖2-4所示。

2.1.3 單元格操作

單元格的操作主要是指對單元格的選擇、插入、刪除以及合并等，這些操作可以調整表格的布局，是使用Excel 2016需要掌握的基礎知識。

1. 選擇單元格或單元格區域

選擇單元格或單元格區域的常用方法有以下4種。

• 將鼠標指針移至目標單元格上，單擊鼠標左鍵即可。
• 在某個單元格上按住鼠標左鍵不放并拖曳鼠標指針，至目標位置后釋放鼠標左鍵，可選擇連續的單元格組成的單元格區域。
• 選擇某個單元格，按住【Shift】鍵不放的同時選擇另一個單元格，可選擇以這兩個單元格為對角線的矩形范圍內的所有單元格區域。
• 選擇某個單元格，然后按住【Ctrl】鍵不放，繼續選擇其他單元格或選擇單元格區域，可同時選擇多個不相鄰的單元格或單元格區域。

2. 插入單元格

在制作表格的過程中若遺漏了某些數據，可以在原有表格的基礎上插入單元格進行補充，其方法為：選擇單元格或單元格區域，在“開始”→“單元格”組中單擊“插入”按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“插入單元格”選項，或直接在所選的單元格或單元格區域上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”選項，此時都將打開“插入”對話框。選中與需插入方式對應的單選項后，單擊按鈕即可，如圖2-5所示。其中，“插入”對話框中各單選項的作用分別如下。

• 活動單元格右移：在當前所選的單元格左側插入單元格。
• 活動單元格下移：在當前所選的單元格上方插入單元格。
• 整行：在當前所選的單元格上方插入一行單元格。
• 整列：在當前所選的單元格左側插入一列單元格。

3. 刪除單元格

刪除單元格的方法為：選擇單元格或單元格區域，在“開始”→“單元格”組中單擊“刪除”按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“刪除單元格”選項，或直接在所選的單元格或單元格區域上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”選項，此時都將打開“刪除”對話框。選中與需刪除方式對應的單選項后，單擊按鈕即可，如圖2-6所示。其中，“刪除”對話框中各單選項的作用分別如下。

• 右側單元格左移：當前所選單元格右側的單元格來填補刪除后的位置。
• 下方單元格上移：當前所選單元格下方的單元格來填補刪除后的位置。
• 整行：刪除當前所選單元格所在行的所有單元格。
• 整列：刪除當前所選單元格所在列的所有單元格。

4. 合并單元格

合并單元格是指將選擇的單元格區域合并為一個單元格，其方法為：選擇需合并的單元格區域，在“開始”→“對齊方式”組中單擊按鈕，此時所選的單元格區域不僅將執行合并操作，而且合并后的單元格數據將居中顯示。

2.1.4 數據的基本操作

在Excel 2016中對數據的基本操作主要是數據的輸入、移動或復制、填充和計算等。掌握這些操作后，就能完成對數據表格的制作工作。

1. 輸入數據

在Excel 2016中可以先選擇單元格，然后輸入數據并按【Enter】鍵完成數據的輸入操作。如果需要修改單元格中的數據，則可以雙擊單元格，將光標定位在單元格的目標位置或在編輯框中定位光標，輸入數據后按【Enter】鍵即可。

需要注意的是，由于數據的類型不同，輸入時采用的方法也不盡相同，下面將一些常見的數據輸入方法歸納到表2-1中，以供參考。

2. 移動或復制數據

實際操作中，一般會通過組合鍵或拖曳鼠標指針的方法實現數據的移動或復制操作，具體實現方法如下。

• 組合鍵：選擇單元格后按【Ctrl+X】組合鍵剪切數據，選擇目標單元格，然后按【Ctrl+V】組合鍵可實現數據的移動操作；選擇單元格后按【Ctrl+C】組合鍵復制數據，選擇目標單元格，然后按【Ctrl+V】組合鍵可實現數據的復制操作。
• 拖曳鼠標指針：選擇單元格，在其邊框上拖曳鼠標指針至目標單元格，釋放鼠標左鍵即可實現數據的移動操作；選擇單元格，按住【Ctrl】鍵的同時拖曳所選單元格的邊框至目標單元格，釋放鼠標左鍵可實現數據的復制操作。

3. 填充數據

當需要在一列或一行單元格中輸入遞增的數據時，可以通過填充的方式快速實現輸入操作。比如A1單元格為“序號”，需要在A2:A11單元格中依次輸入數字1～10，此時可首先在A2單元格中輸入“1”，然后選擇該單元格，按住【Ctrl】鍵的同時拖曳該單元格右下角的填充柄至A11單元格，釋放鼠標左鍵即可完成輸入操作，如圖2-7所示。

4. 計算數據

Excel 2016具有強大的數據計算功能，對普通數據表格而言，只需借助“=”號就能實現數據的計算操作。例如：A1單元格中的數據為5，A2單元格中的數據為6，若要在A3單元格中計算前兩個單元格數據之和，則可在A3單元格中輸入“=A1+A2”，然后按【Enter】鍵確認即可；若要在A3單元格中計算前兩個單元格數據的乘積，則可在A3單元格中輸入“=A1*A2”，按【Enter】鍵確認即可。