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(四)應(yīng)用文的格式

應(yīng)用文的格式都是為內(nèi)容服務(wù)的,它們通常承襲沿用,以大家都公認(rèn)或習(xí)慣的某種固定格式來(lái)表現(xiàn),這種約定俗成的格式往往具有相對(duì)的長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性。但這種格式並不是一成不變的,它們其實(shí)在不斷摒棄陳腐成分,吸納新的營(yíng)養(yǎng),隨著時(shí)代的變化而變化,隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展。

1 應(yīng)用文分豎式和橫式兩大類

中文應(yīng)用文的格式,總的分豎式和橫式兩大類。豎式比較古老,比較傳統(tǒng),橫式則更符合現(xiàn)代潮流,方便打印和閱讀。目前,在大陸、新加坡、馬來(lái)西亞、港、澳等地,中文書(shū)寫(xiě)印刷主要或逐漸趨向以橫式為主,泰國(guó)、菲律賓多用豎式而橫、豎兼用,臺(tái)灣則主要沿用豎式。由於中文既可豎排直書(shū)也可橫排橫書(shū),我們可根據(jù)實(shí)際需要,並視乎受文一方的習(xí)慣和認(rèn)可程度,於不同的場(chǎng)合靈活選擇使用橫式或豎式。

各種中文應(yīng)用文的格式,都應(yīng)該是一幅幅設(shè)計(jì)完美的圖形。我們必須在有限的頁(yè)面範(fàn)圍內(nèi),精心進(jìn)行整體的、科學(xué)的、合理的佈局,必要時(shí)將有的文字內(nèi)容居中擺放,將有的文字內(nèi)容頂格來(lái)寫(xiě),將有的文字內(nèi)容前置或後置,將有的文字內(nèi)容齊尾落款,以達(dá)到主旨突出、首尾呼應(yīng)、對(duì)稱美觀、渾然一體的效果。

2 應(yīng)用文的八種基本格式

為方便各位讀者參考和借鑒,現(xiàn)將書(shū)寫(xiě)中文應(yīng)用文的八種基本格式分列於後:

(1)現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)橫式

(2)內(nèi)地標(biāo)準(zhǔn)橫式(稱謂前置)

(3)現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)豎式(稱謂前置)

(4)現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)豎式(稱謂後置)

(5)傳統(tǒng)公文式(分段)

(6)傳統(tǒng)公文式(不分段)

(7)傳統(tǒng)私文式(分段)

(8)傳統(tǒng)私文式(不分段)

(1)現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)橫式
(2)內(nèi)地標(biāo)準(zhǔn)橫式(稱謂前置)
(3)現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)豎式(稱謂前置)
(4)現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)豎式(稱謂後置)
(5)傳統(tǒng)公文式(分段)
(6)傳統(tǒng)公文式(不分段)
(7)傳統(tǒng)私文式(分段)
(8)傳統(tǒng)私文式(不分段)

3 應(yīng)用文格式的演變

總的看來(lái),大多數(shù)中文應(yīng)用文的格式近些年已逐漸由傳統(tǒng)的豎式向現(xiàn)代橫式演變,由較繁複的豎式向便於書(shū)寫(xiě)、方便閱讀和打印的橫式演變。

從古到今,不論中文應(yīng)用文的格式如何演變,它的格式總是為內(nèi)容服務(wù)的。傳統(tǒng)格式中最簡(jiǎn)便、最適用的格式,往往最具有生命力,它經(jīng)歷代沿用,不斷改進(jìn),最終演變成當(dāng)今仍然流行適用的好格式。

應(yīng)用文格式演變最明顯的例子,便是「公函私文化」。甚麼叫「公函私文化」呢?就是指現(xiàn)代公函的格式(不論橫式或豎式),很多都向傳統(tǒng)的私文式格式看齊,它們實(shí)際是仿照傳統(tǒng)私文式格式,並由它直接演變而來(lái),在它們之間,有著明顯的一脈相承的關(guān)係。

我們不妨仔細(xì)比較一下,在所有四種傳統(tǒng)豎式格式中,例(7)傳統(tǒng)私文式(分段)的格式(第16頁(yè)),比其它格式都更簡(jiǎn)便、更適用。如果我們將例(7)這一格式放橫,再用它去與例(1)現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)橫式(第10頁(yè))作直接比較,那麼就不難看出,這兩種格式幾乎完全相同,只不過(guò)橫豎排列不同和不用偏格示敬罷了。作為現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)橫式的例(1),它其實(shí)正是由傳統(tǒng)私文式(分段)例(7)的格式逐漸演變而來(lái)。

需要指出的是,傳統(tǒng)書(shū)信中,為了表示對(duì)受文一方敬重之意,常常在內(nèi)文中保留空格示敬、頂格示敬和偏格示敬的做法,這樣做在形式上固然顯得謙恭有禮,但也更費(fèi)神耗時(shí)。如今,除了開(kāi)頭稱謂和結(jié)尾敬辭仍要頂格示敬或另行頂格示敬之外,內(nèi)文之中的空格示敬、偏格示敬和另行頂格示敬,除非在十分必要的場(chǎng)合,可以省略不用。

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