2.11　企業(yè)函

函是正式的或官方的書信，是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位之間商洽和聯(lián)系工作時使用的一種應(yīng)用文書，主要用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，也可以向有關(guān)主管部門請求批準事項，向上級機關(guān)詢問具體事項，還可以用于上級機關(guān)答復(fù)下級單位的詢問或請求批準事項，以及上級機關(guān)催辦下級單位有關(guān)事宜。

在企業(yè)管理中，函的使用非常廣泛，如推銷產(chǎn)品函、詢價函、報價函、訂購函、催款函等。

推銷產(chǎn)品函是賣方為了將自己的產(chǎn)品推銷給買方而擬制的一種業(yè)務(wù)類文書。推銷產(chǎn)品函一般在需要將產(chǎn)品推向市場或者向特定目標推薦時使用，能夠使市場及時了解產(chǎn)品的基本情況。

詢價函是買方向賣方提出的對商品交易條件進行詢問的信函，這種文書只是使交易雙方明確交易條件的詢問性文書，沒有法律約束力。一般企事業(yè)單位對詢價函的使用比較多，通過遞交詢價函，能使買方及時了解商品交易條件的相關(guān)情況，合理調(diào)整自身情況，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，以便交易能夠順利進行。

報價函是賣方就自己產(chǎn)品的價格進行報價時所使用的一種信函類文書。報價函一般是賣方在接到買方詢價函后，對詢價函做出的復(fù)函，報價函意味著銷售時機，因此，對報價函的擬制和發(fā)送一定要及時、準確、周到，以便抓住商機。

訂購函是買方按照與賣方預(yù)先談好的條件，向賣方訂購所需貨物時所使用的一種信函類文書。訂購函主要在買方訂購賣方產(chǎn)品時使用，一般是買賣雙方經(jīng)過反復(fù)協(xié)商，就產(chǎn)品價格達成一致意見后，買方按照雙方談妥的條件向賣方訂購所需貨物。通過訂購函這種信函，可以將買賣雙方的意愿用文字的形式固定下來，以便后續(xù)交易的順利進行。

催款函主要在涉及款項的當(dāng)事人之間使用。催款函可以使收款方及時了解付款方拖欠款項的原因，及時追回欠款，及時進行友好溝通，以便采取相應(yīng)的對策措施，避免發(fā)生矛盾。同時，催款函可以起到記載憑證的作用，如果因付款方的拖欠而使收款方遭受了實際經(jīng)濟損失，那么在追查欠款方的經(jīng)濟責(zé)任時，催款函就可以起到很好的記載憑證作用。

此外，還有索賠函、理賠函、邀請函等。

2.11.1　格式寫法

函一般由標題、稱謂、正文、落款四部分組成。

1.標題

函的標題一般有兩種形式：一是完整式標題，即由發(fā)函機關(guān)名稱、事由和文種組成，如“××××公司關(guān)于××××的報價函”；二是省略式標題，即由事由和文種組成，如“關(guān)于××××的邀請函”。

2.稱謂

即對主送機關(guān)的稱呼，頂格寫明主送機關(guān)的全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。主送機關(guān)只能寫一個，即請求給予答復(fù)或批準的機關(guān)名稱。

3.正文

函的正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三個部分。

（1）開頭。開頭部分一般會概括敘述發(fā)函的緣由和發(fā)函的目的、根據(jù)、原因，然后用“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下”等承啟語轉(zhuǎn)入下文。如果是復(fù)函，開頭部分首先引敘來函的日期、標題，然后再交代內(nèi)容根據(jù)，用以說明發(fā)函的緣由。

（2）主體。這部分是函的核心內(nèi)容，主要說明致函事項——詢問、商洽、請求或答復(fù)的事項。一般情況下，無論是洽談工作、詢問或答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準事項等，函的事項部分內(nèi)容單一，即一函一事，行文要直陳其事。如果是復(fù)函，要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。

（3）結(jié)尾。根據(jù)致函事項的不同，可以選擇不同的結(jié)束語，發(fā)函用“特此函詢”“特此函商”“盼復(fù)”“即請函復(fù)”，復(fù)函則可用“此復(fù)”“特此函復(fù)”等。

4.落款

落款包括發(fā)函機關(guān)名稱和發(fā)文日期。寫明發(fā)函機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱，并加蓋公章。使用規(guī)范的阿拉伯?dāng)?shù)字寫明發(fā)文日期。

2.11.2　寫作注意事項

企業(yè)函是代表企業(yè)向外聯(lián)系工作、告知商洽事宜、請求支持幫助的一種應(yīng)用文書。要想取得對方的理解和支持，達到理想的效果，首先，行文應(yīng)簡潔明確，敘事清楚、明白；其次，說理有節(jié)，把握分寸。而要做到上述兩點，撰寫者應(yīng)注意三點：一是善于思索，整理好思路；二是用懇切、謙和的語言表達，避免使用“你們要…”“你們不要…”“否則，由此引起的一切后果，由你方承擔(dān)全部責(zé)任”等命令式的表達方式；三是提出的意見、辦法、請求要符合對方的實際情況。

當(dāng)遇到糾紛類、交涉性的事情需要相互致函時，要注意掌握分寸，避免言語過激，應(yīng)做到有理有節(jié)，用語要顯得平和，切不可帶有怒斥、討伐等語氣。

2.11.3　范文模板

××××公司××××型號鋼材采購詢價函

××××供應(yīng)商：

根據(jù)我公司××××建設(shè)工程進展的需要，我公司擬采購一批××××型號鋼材，特向貴單位發(fā)詢價函，望貴單位給予復(fù)函為盼。

一、規(guī)格型號

…………

二、報價時間及地址

敬請貴單位就以上規(guī)格鋼材在××××年××月××日下午××?xí)r前向我處傳真報價，本報價一經(jīng)我公司認可，即為簽訂合同的最終依據(jù)。

三、供應(yīng)商復(fù)函須知

1.　報價函應(yīng)由貴單位加蓋公章，復(fù)函報價應(yīng)該包含……

2.　供應(yīng)商在報價函中，應(yīng)就以下條款給予說明：

（1）供貨時間：××××　年　××　月　××　日

（2）供貨地址：××××

（3）貨物質(zhì)量滿足國家質(zhì)量標準的相關(guān)證明……

…………

四、結(jié)算方式

…………

五、聯(lián)系方式

…………

××××公司

××××年××月××日