3.1　會計憑證的基本常識

2018年，河南省洛陽市澗西區人民法院做出了這樣一個判決：“被告人常××犯隱匿、故意銷毀會計憑證罪，判處有期徒刑一年，緩刑一年零六個月，并處罰金人民幣十萬元。”

《會計法》第四十四條明確規定：“隱匿或者故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告，構成犯罪的，依法追究刑事責任。”《中華人民共和國刑法》中也有“隱匿、故意銷毀會計憑證、會計賬簿、財務會計報告罪”。

看了上述判決和法律條文，有人可能會疑惑：“會計憑證有這么重要嗎？”的確，會計憑證是如實反映企業經濟業務的憑據，在會計實務中發揮著重要的依據和監督作用。

3.1.1　什么是會計憑證

首先，讓我們來認識一下什么是會計憑證。

1. 會計憑證的定義

會計憑證是財務會計工作中用以記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，是登記賬簿的依據。財務會計不僅反映會計主體的資金運動及其運動過程，還反映資金運動過程中形成的經濟利益關系。為了保護相關者的經濟利益和會計主體的財產安全，所有會計核算資料都必須有記錄、有憑據，以保證會計核算的真實可靠、合規合法。

因此，只有取得審核無誤的會計憑證后，會計人員才能登記入賬，并組織會計核算。

2. 會計憑證的分類

根據會計核算和監督的需要，會計憑證被分為不同類別。

按填制程序和用途不同，會計憑證可以分為原始憑證和記賬憑證兩大類。原始憑證是在經濟業務發生時立即填制或取得的會計憑證。它按來源的不同，又可以分為自制原始憑證和外來原始憑證。記賬憑證可以分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。會計憑證的分類如圖3-1所示。

3.1.2　會計憑證的作用

會計憑證的重要性是毋庸置疑的，它在企業的財務工作中可以起到三個作用。

1. 會計憑證可以記錄經濟業務，提供記賬依據

準確填制會計憑證可以及時、如實地反映各項經濟業務的內容及其完成情況，為財務核算和管理提供可靠的原始資料；而且，會計憑證是登記賬簿的重要依據，如果沒有會計憑證，我們就無法記賬。

2. 會計憑證可以明確經濟責任，強化內部控制

會計憑證上不僅如實記錄了每筆經濟業務的內容，而且憑證上還有相關部門和人員的簽章，這就意味著相關部門和人員要為經濟活動的真實性、準確性、合法性負責。因此，會計憑證具有明確經濟責任的作用。

通過明確經濟責任，企業的內部部門或人員之間會形成相互牽制、相互監督的關系，從而有效防止財務舞弊，加強內部控制。

3. 會計憑證可以監督經濟活動，控制經濟運行

企業發生的每項經濟業務，都要取得或填制相應的會計憑證，只有這樣才能保證各項經濟業務的發生有真憑實據，防止弄虛作假，一旦發現問題也可以及時追查。因此，會計憑證對經濟活動能夠起到有效的監督作用。

在審核會計憑證的過程中，我們可以檢查和監督企業的各項經濟業務是否合法、是否符合計劃和預算等。一旦發現問題，應及時采取糾正或補救措施。這樣一來，我們就實現了對經濟活動的事中控制。

總之，會計憑證可以起到提高會計信息質量、改善經營管理、提高經濟效益的作用。

3.1.3　會計憑證的傳遞與保管

我們一再強調會計憑證的重要性，就是希望大家能夠引起重視，在填制、審核、傳遞和保管會計憑證的過程中做到盡職盡責。那么，我們應該怎樣傳遞和保管記賬憑證呢？

1. 會計憑證的傳遞

會計憑證的傳遞是指從其取得或填制開始，經過出納、審核、記賬、裝訂到歸檔保管的過程中，在單位內部有關部門和有關人員之間按規定的時間、路線辦理業務手續和進行處理的過程。

那么，這條傳遞路線應該如何設置才合理呢？可以參考以下三個步驟：

第一步，根據經濟業務的特點、內部機構設置、人員分工以及經營管理需要，規定各種會計憑證的聯數和所經過的必要環節。既要使各有關部門和人員能夠充分利用會計憑證了解經濟業務情況，又要避免傳遞路線中出現不必要的環節。

第二步，根據經濟業務辦理必要手續（如計量、檢驗、審核、登記等）的需要，確定憑證在各個環節停留的時間。要防止不必要的耽擱，讓會計憑證以最快的速度傳遞。

第三步，建立憑證交接的簽收制度。為了保證會計憑證的安全和完整，應在各個環節指定專人辦理交接手續，做到責任明確、手續完備而嚴密，并且便于執行。

會計憑證的傳遞一方面要滿足內部控制制度的要求，做到傳遞程序有效合理，另一方面又要節約傳遞時間，盡量減少中間環節，降低執行難度。

2. 會計憑證的保管

會計憑證的正確保管是會計資料完整和安全的重要保障。要做好會計憑證的保管，我們在平時的工作中應該注意以下五點：

第一，日常工作中，要將會計憑證裝訂成冊，并交由專人保管。年終決算后，將全年會計憑證造冊登記并集中歸檔保管。歸檔后的會計憑證應當加貼封條，防止抽換。

第二，調閱已歸檔保管的會計憑證時，要履行審批手續，并做好登記工作。登記內容包括調閱人員姓名、憑證名稱、調閱日期、調閱理由、所在單位/部門等。

第三，原始憑證概不外借，如果其他企業或單位需要使用原始憑證，應當經過本企業或本單位會計機構負責人、會計主管人員的批準。向其他企業或單位提供原始憑證的復制件時，要進行專門的登記，并由提供者和接收者分別簽名或蓋章。

第四，嚴格按照會計制度規定，確定會計憑證的保管期限。會計憑證的保管期限分為永久保管和定期保管，年度財務會計報告及某些涉外的會計憑證、會計賬簿需永久保管，其他會計憑證需定期保管，會計憑證的保管期限為30年。

第五，會計憑證保管期滿后方可銷毀，但銷毀會計憑證要嚴格按相關規定執行，登記造冊并報單位領導審批后，才能銷毀。

合法地取得會計憑證、正確地填制和審核會計憑證、安全妥善地傳遞和保管會計憑證，是財務工作中的基本內容，也是會計核算工作的起點。因此，每位會計人員都要學會正確處理會計憑證。