第一節 數據、信息與信息系統

在學習會計信息系統之前，有必要對信息系統的一般知識加以了解。

一、數據與信息

（一）數據

數據與信息相伴而生，在日常工作的表述中，人們通常對兩者不作特別的區分而隨意使用。但嚴格來說，兩者的含義有差別。一般認為，數據是對客觀事物性質、特征、形態、結構等進行記錄的符號，能對客觀事物的屬性進行描述。這里所稱的符號是非常廣義的，除了數字、字符、文字、圖形等有形符號外，還包括聲音、磁場等信號。在組織的經營管理過程中，每天都產生大量記錄組織行為的數據，而其中大多數描述經濟業務屬性的數據成了會計數據。

（二）信息

信息的定義多種多樣，但一般認為，信息是對數據的主觀解釋，是經過加工的、具有一定含義、對決策有價值的數據。因此，信息強調的是數據所反映的含義，信息是數據的靈魂。

（三）數據與信息的關系

從以上概念可以看出，數據和信息關系密切但又有差異。第一，不是任何數據都是信息。對事物屬性的雜亂無章的描述可能不能反映任何含義，只能是符號數據而不是信息。第二，信息不隨物理載體變化而變化，但數據會變化。以磁信號記錄的本月銷售數據和紙質上記錄的本月銷售數據反映了同樣的含義，是同樣一條信息，但卻表現為不同的符號形式，是不同的數據，對不同的數據的加工處理方法一般來說是不同的。第三，數據和信息是相對的。信息是有價值的數據，但其價值的有無取決于不同的對象，同樣一個數據對甲用戶對象可能是有用的，這就表現為信息，但對乙用戶對象可能是無用的，那只是一個符號而不是信息。數據與信息的相對性還體現在不同的數據處理環節，數據在完成下一個加工處理過程之前表現為數據，處理的結果有一定的含義則表現為信息。第四，信息一定要借助于數據才能表達。數據是信息的表現形式和載體，信息依賴數據來表達，表達信息的數據形態可以是符號、文字、數字、語言、圖像、視頻等。

（四）信息的特征

信息的特征主要表現為以下幾個方面。

（1）共享性。同一信息可以被多方使用和多次使用。

（2）可傳遞性。信息可以以多種形式傳遞，現代信息技術提高了信息的傳遞速度和范圍。通過不同形式的重新編碼，信息處理效率得到了極大提高。

（3）效益性與可增值性。信息的利用可以給組織帶來價值，不同組織對信息進行再加工（過濾、不同信息的集成與重新處理）后可以獲得更有價值的信息。

（4）時效性。信息是有壽命的，信息生成后輸出花費的時間越短，其價值就越大。加快信息的生成和傳輸，是信息系統產生價值的重要方面。

二、信息系統

（一）系統的概念

系統是由一些相互聯系、相互作用的若干要素，為實現某一目標而組成的具有一定功能的有機整體。

（二）系統的特征

（1）整體性。組成系統的各個要素具有自己的具體目標，而這些具體目標又都為完成系統整體目標而服務。

（2）關聯性。一個系統的各要素之間存在密切聯系，它們相互配合以完成系統整體目標，這種聯系決定了整個系統的機制在一定時期內處于穩定的狀態。

（3）層次性。一個系統必然包含在一個更大的系統內，通過分層，一個系統能夠有條不紊地實現復雜的數據處理，實現龐大的系統功能。

（三）信息系統的定義

信息系統是以信息基礎設施為基本運行環境，由人、信息技術設備、運行規程組成的，以信息為處理對象，進行信息的收集、傳遞、存儲、加工，輔助組織進行各項決策的人－機相結合的系統。

（四）信息系統的基本功能

信息系統的基本功能有數據的收集和輸入、存儲、傳輸、加工、檢索和分析、反饋和控制等。

（五）信息系統的類型

從信息系統的發展過程和系統的功能特點來看，主要的信息系統類型有以下幾類。

（1）電子數據處理系統（Electronic Data Processing System，EDPS），也可叫作事務處理系統（Transaction Processing System，TPS），是計算機用于管理工作的簡單形式，產生于20世紀50年代，主要用于支持企業運行層次的日常操作事務，所處理的問題位于管理工作的底層，主要是對業務事項的記錄、存儲、匯總、分類、排序、數據更新等，其輸入的通常是管理過程中的原始單據，輸出的是分類和匯總的各種報表。在信息系統不斷發展的今天，EDPS仍然是其他信息系統的基礎。

（2）管理信息系統（Management Information System，MIS），是以提高組織管理效率、實現企業戰略競爭優勢為目標，支持組織高層決策、中層控制、基層運作的集成化信息系統。MIS是在EDPS的基礎上發展起來的，其在信息處理的思想、方法、手段以及功能的實現上與EDPS有較大差別。MIS利用EDPS提供的數據，采用大量定量化的管理方法，實現對生產、經營和財務過程的預測、決策、調節、規劃和控制。廣義的MIS包括下面提及的決策支持系統。

（3）決策支持系統（Decision Support System，DSS），是在MIS的基礎上發展起來的，產生于20世紀70年代。與MIS相比，DSS面向高層管理人員，改善和加強了決策支持能力，更趨向于解決半結構化（不可完全程序化）和非結構化問題。

此外，信息系統類型還有專家系統、總裁信息系統、辦公自動化系統、知識管理系統等。實際上，以上關于信息系統的劃分只是一個粗略的分類，投入實際應用的各種信息系統是相互滲透、不斷發展的，各種系統的功能界定并不是絕對清晰的。

三、管理信息系統的構成

管理信息系統（Management Information Systems，MIS）是一個不斷發展的新型學科，其定義隨著計算機技術和通信技術的進步也在不斷更新。在現階段，普遍認為管理信息系統是由人和計算機設備等多種要素組成的并用于滿足組織中管理者在日常管理行為中對信息需求的系統。

管理涉及的職能領域是十分廣泛的，這就形成了各職能性子系統，它們成為管理信息的子系統。

（1）人力資源信息系統（Human Resources，HR）。為有效地統計、調配、激勵和計劃好人力資源，將信息技術應用于人力資源管理，進行薪酬管理、福利管理、人事信息管理等。

（2）供應鏈管理信息系統（supply chain management，SCM）。企業不僅關注組織內部業務處理的相互銜接，還應該從客戶需求出發，連接供應商等外部資源，利用信息技術進行供應商評估管理、采購管理、庫存管理、銷售管理和銷售渠道管理等。

（3）制造管理信息系統（manufacturing management，MM）?？商岣呱a效率，減少資源浪費，利用信息技術安排生產計劃和排程、制訂物料需求計劃、實施訂單管理等。

（4）客戶關系管理（customer relation management，CRM）。隨著市場競爭的加劇，企業越來越重視加強與客戶關系的構建，利用信息技術進行服務管理、客戶管理、機會管理、客戶關懷管理等，實現潛在客戶的挖掘、跟蹤、實時維護等。

（5）會計信息系統（accounting information system，AIS）。將信息技術與會計理論有機融合，通過從各職能子系統獲取信息，動態反映組織的財務狀況和經營成果，為管理決策提供會計信息。會計信息系統是管理信息系統的一個子系統，會計信息系統處理的數據主要來源于其他業務子系統，同時也為其他業務子系統提供信息。